Bagian reservasi reservation section

104

b. Letter surat.

Pemesanan melalui surat banyak dilakukan terutama untuk pemesanan dalam jumlah besar group dengan maksud untuk pertemuan, istirahat, tour, penggunaan surat lebih efisien karena informasi yang disampaikan lebih jelas dan mudah dipahami, serta ada bukti yang nyata apabila timbul kesalahan mengenai pemesanan kamar.

c. Telex.

Telex adalah alat pemesanan kamar yang cukup modern pada waktu itu, yaitu cepat diterima serta ada bukti, cara mengirimnya dengan menggunakan kode-kode tertentu, namun dengan perkembangan teknologi computer yang semakin canggih, para calon tamu, kebanyakan lebih suka dengan menggunakan emailfax.

d. Facsimile.

Metodepemesanan kamar dengan menggunakan fotokopi jarak jauh, sehingga berita yang disampaikan sama persis dengan yang diterima, ini merupakan alat komunikasi yang sangat baik, sama cepatnya dengan telepon, disamping memiliki kecepatan yang sama dengan telepon namun facsimile memiliki kelebihan dalam penggunaannya dimana kedua belah pihak mempunyai tanda bukti sebagai konfirmasi dan setiap saat dapat dikirim.

e. Computer

Penggunaan computer biasanya banyak dipergunakan pada perusahaan besar maupun pada hotel-hotel yang bertaraf internasional yang mempunyai hubungan kerjasama dengan hotel lain hotel chain. Melalui computer pemesan dapat mengetahui apakah kamar masih tersedia atau penuh.

f. Personal langsung.

Reservasi yang dilakukan oleh orang yang bersangkutan yang secara langsung datang ke hotel. Sumber - sumber Reservasi. Yang dimaksud dengan sumber-sumber pemesanan kamar adalah asal usul datangnya pemesanan kamar yang dibuat oleh berbagai pihak. Adapun sumber-sumber pemesanan kamar tersebut adalah:

a. Perusahaan: perusahaan yang dapat dijadikan sebagai sumber

pemesanan kamar adalah perusahaan swasta, perusahaan asing, perusahaan gabungan,

b. Biroagen perjalanan: agen perjalanan dapat dijadikan sebagai

sumber pemesanan kamar, karena tamu-tamu yang dibawa oleh travel agent tersebut memerlukan tempat akomodasi. Sumber pemesanan kamar dari travel agent dapat digolongkan menjadi dua yaitu: 105 a. FIT Free Independent Traveler Free Individual Traveler. b.GIT Group Inclusive Tour atau orang-orang yang mengadakan perjalanan dalam suatu kelompok, biasanya di dalam GIT sudah termasuk paket perjalanan, minimal jumlah kamar dalam group sebanyak 8 kamar.

c. Airlines companies: sumber pemesanan kamar yang diperoleh

dari perusahaan penerbangan, antara lain:awak kabin, kantor- kantor perwakilan yang tersebar di dalam maupun diluar negeri.

d. Kantor pemerintahan: pejabat pemerintahan serta tamu yang

berasal dari perusahaan NegaraBUMN.

e. Hotel representative: pemesanan kamar yang berasal dari

kantor perwakilan hotel seperti perwakilan yang berada di bandara udara.

f. Tamu hotel: tamu hotel dapat disebut juga sumber pemesanan

kamar, karena tamu dapat memesankan kamar bagi orang lain atau untuk diri sendiri untuk rencana kunjungan yang berikutnya.

g. Car rental company: sumber pemesanan kamar yang diperoleh

dari perusahaan penyewaan mobil.

h. Central reservation system: sistem pemesanan kamar melalui

jaringan komputer, yang mana jaringan itu sudah diakses ke komputer sehingga dapat melakukan pemesanan secara langsung. Ada beberapa jenis central reservation system, yaitu : An affiliate reservation yaitu sebuah jaringan pemesanan kamar untuk hotel yang memiliki mata rantai bisnis. A hotel chain’s reservation system, contoh; Holidex Holiday Inn Group; Maxial Hyatt Group. Non-chain properties contoh; LHW Leading Hotel of the World; SRS Steigenberger Reservation Service. Non affiliate reservation network yaitu jaringan pemesanan kamar yang tidak terikat mata rantai hotel.

i. Individual reservation: perorangan yang melakukan pemesanan

kamar

j.Inter sells agencies: perusahaan yang memberikan jasa

pelayanan dalam segala sesuatu yang sifatnya pemesanan seperti tiket pesawat, sewa mobil dan lain sebagainya.

5. Sistem reservasi

Berbeda hotel maka akan berbeda pula sistem yang digunakan dalam menerima pemesanan kamar, hanya disesuaikan dengan kebutuhan dan keinginan masing-masing hotel, namun umumnya proses penanganan pemesanan kamar dapat dilihat gambaran tentang basic reservation activities. 106 Gambar 3.20. Basic reservation activities Menerima permintaan pemesanan kamar adalah suatu kegiatan atau proses mengumpulkan informasi atau data tentang calon tamu dan orang yang melakukan pemesanan kamar. Informasi yang diperlukan oleh pihak hotel antara lain: ƒ Jenis dan jumlah kamar yang diinginkan ƒ Jumlah orang yang akan menginap ƒ Tanggal kedatangan tanggal keberangkatan ƒ Nama tamu yang menginap di hotel ƒ Nama pemesan orang yang dapat dihubungi untuk tindak lanjut informasi pemesanan kamar ƒ Nama perusahaan atau biro perjalanan ƒ Alamat dan nomor telepon perusahaan ƒ Rincian kedatanganwaktu transportasi yang digunakan ƒ Cara pembayaran yang digunakan ƒ Permintaan khusus Tabel 3.1. Informasi yang diperlukan dalam pembuatan reservasi Me ne rima p e rminta a n p e me sa na n ka ma r Me me riksa ke te rse d ia a n ka ma r Me ne rima a ta u me no la k p e me sa na n ka ma r Me ma stika n p e me sa na n ka ma r Me nc a ta t me nd o kume nta sika n re se rva si Me ng a rsip p e me sa na n ka ma r Me mb ua t la p o ra n p e me sa na n ka ma r Me la kuka n p e rub a ha n a ta u p e mb a ta la n p e me sa na n ka ma r, jika d i p e rluka n