104
b. Letter surat.
Pemesanan melalui surat banyak dilakukan terutama untuk pemesanan dalam jumlah besar group dengan maksud untuk
pertemuan, istirahat, tour, penggunaan surat lebih efisien karena informasi yang disampaikan lebih jelas dan mudah dipahami,
serta ada bukti yang nyata apabila timbul kesalahan mengenai pemesanan kamar.
c. Telex.
Telex adalah alat pemesanan kamar yang cukup modern pada waktu itu, yaitu cepat diterima serta ada bukti, cara mengirimnya
dengan menggunakan kode-kode tertentu, namun dengan perkembangan teknologi computer yang semakin canggih, para
calon tamu, kebanyakan lebih suka dengan menggunakan emailfax.
d. Facsimile.
Metodepemesanan kamar dengan menggunakan fotokopi jarak jauh, sehingga berita yang disampaikan sama persis dengan yang
diterima, ini merupakan alat komunikasi yang sangat baik, sama cepatnya dengan telepon, disamping memiliki kecepatan yang
sama dengan telepon namun facsimile memiliki kelebihan dalam penggunaannya dimana kedua belah pihak mempunyai tanda
bukti sebagai konfirmasi dan setiap saat dapat dikirim.
e. Computer
Penggunaan computer biasanya banyak dipergunakan pada perusahaan besar maupun pada hotel-hotel yang bertaraf
internasional yang mempunyai hubungan kerjasama dengan hotel lain hotel chain. Melalui computer pemesan dapat mengetahui
apakah kamar masih tersedia atau penuh.
f. Personal langsung.
Reservasi yang dilakukan oleh orang yang bersangkutan yang secara langsung datang ke hotel.
Sumber - sumber Reservasi. Yang dimaksud dengan sumber-sumber pemesanan kamar adalah asal
usul datangnya pemesanan kamar yang dibuat oleh berbagai pihak. Adapun sumber-sumber pemesanan kamar tersebut adalah:
a. Perusahaan: perusahaan yang dapat dijadikan sebagai sumber
pemesanan kamar adalah perusahaan swasta, perusahaan asing, perusahaan gabungan,
b. Biroagen perjalanan: agen perjalanan dapat dijadikan sebagai
sumber pemesanan kamar, karena tamu-tamu yang dibawa oleh travel agent tersebut memerlukan tempat akomodasi. Sumber
pemesanan kamar dari travel agent dapat digolongkan menjadi dua yaitu:
105 a. FIT
Free Independent Traveler Free Individual Traveler. b.GIT Group Inclusive Tour atau orang-orang yang
mengadakan perjalanan dalam suatu kelompok, biasanya di dalam GIT sudah termasuk paket perjalanan, minimal jumlah
kamar dalam group sebanyak 8 kamar.
c. Airlines companies: sumber pemesanan kamar yang diperoleh
dari perusahaan penerbangan, antara lain:awak kabin, kantor- kantor perwakilan yang tersebar di dalam maupun diluar negeri.
d. Kantor pemerintahan: pejabat pemerintahan serta tamu yang
berasal dari perusahaan NegaraBUMN.
e. Hotel representative: pemesanan kamar yang berasal dari
kantor perwakilan hotel seperti perwakilan yang berada di bandara udara.
f. Tamu hotel: tamu hotel dapat disebut juga sumber pemesanan
kamar, karena tamu dapat memesankan kamar bagi orang lain atau untuk diri sendiri untuk rencana kunjungan yang berikutnya.
g. Car rental company: sumber pemesanan kamar yang diperoleh
dari perusahaan penyewaan mobil.
h. Central reservation system: sistem pemesanan kamar melalui
jaringan komputer, yang mana jaringan itu sudah diakses ke komputer sehingga dapat melakukan pemesanan secara
langsung. Ada beberapa jenis central reservation system, yaitu : An affiliate reservation yaitu sebuah jaringan pemesanan
kamar untuk hotel yang memiliki mata rantai bisnis. A hotel chain’s reservation system, contoh; Holidex Holiday
Inn Group; Maxial Hyatt Group. Non-chain properties contoh; LHW Leading Hotel of the
World; SRS Steigenberger Reservation Service. Non affiliate reservation network yaitu jaringan pemesanan
kamar yang tidak terikat mata rantai hotel.
i. Individual reservation: perorangan yang melakukan pemesanan
kamar
j.Inter sells agencies: perusahaan yang memberikan jasa
pelayanan dalam segala sesuatu yang sifatnya pemesanan seperti tiket pesawat, sewa mobil dan lain sebagainya.
5. Sistem reservasi
Berbeda hotel maka akan berbeda pula sistem yang digunakan dalam menerima pemesanan kamar, hanya disesuaikan dengan kebutuhan dan
keinginan masing-masing hotel, namun umumnya proses penanganan pemesanan kamar dapat dilihat gambaran tentang basic reservation
activities.
106 Gambar 3.20. Basic reservation activities
Menerima permintaan pemesanan kamar
adalah suatu kegiatan atau proses mengumpulkan informasi atau data tentang calon tamu dan orang yang melakukan pemesanan
kamar. Informasi yang diperlukan oleh pihak hotel antara lain:
Jenis dan jumlah kamar yang diinginkan
Jumlah orang yang akan menginap
Tanggal kedatangan tanggal keberangkatan
Nama tamu yang menginap di hotel
Nama pemesan orang yang dapat dihubungi
untuk tindak lanjut informasi pemesanan
kamar
Nama perusahaan atau biro perjalanan
Alamat dan nomor telepon perusahaan
Rincian kedatanganwaktu
transportasi yang digunakan
Cara pembayaran yang digunakan
Permintaan khusus Tabel 3.1. Informasi yang diperlukan dalam pembuatan reservasi
Me ne rima p e rminta a n p e me sa na n ka ma r
Me me riksa ke te rse d ia a n ka ma r
Me ne rima a ta u me no la k p e me sa na n ka ma r
Me ma stika n p e me sa na n ka ma r Me nc a ta t
me nd o kume nta sika n re se rva si
Me ng a rsip p e me sa na n ka ma r
Me mb ua t la p o ra n p e me sa na n ka ma r
Me la kuka n p e rub a ha n a ta u p e mb a ta la n p e me sa na n ka ma r,
jika d i p e rluka n