Confirmed reservation. Telephone. Tipe, media sumber pemesanan kamarmeans and sources of

107 Memeriksa ketersediaan kamar Sebelum menerima suatu pemesanan kamar, adalah hal yang sangat penting dilakukan oleh seorang petugas reservasi adalah memeriksa keadaan kamar yang tersedia pada tabel kontrol reservasi, tabel ini ada beberapa macam yaitu: a.Forecast board. Forecast board atau tabel keadaan kamar untuk masa yang akan datang bentuknya menyerupai sebuah kalender. Papan data keadaan kamar dimasa mendatang ini biasanya ditampilkan dalam periode untuk 4 bulan ke depan dan tanggal-tanggal yang tertera adalah mewakili informasi tentang status kamar. KEY : Fully Booked Approximately 90 booked More Than 50 Booked All Rooms Available b. Reservation chart. b. Tabel pemesanan kamarreservation chart Banyak hotel menggunakan reservation chart atau tabel pemesanan kamar. Tabel tersebut digunakan untuk menampilkan dan mendata kamar yang tersedia. Reservation chart dapat dibedakan menjadi dua bentuk: conventional chart dan density chart. ROOMS FORECAST BOARD SEPTEMBER S M T W T F S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 OCTOBER S M T W T F S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Tabel 3.2. Data keadaan kamar yang akan datang 108 1 Tabel kamar konvensional conventional chart. Conventional chart biasanya dipergunakan pada hotel kecil, dimana jumlah kamarnya tidak terlalu banyak dan dapat diketahui jumlah kamar yang terisi dan kamar yang sudah dipesan. Sedangkan menerima pemesanan kamar lebih banyak dari jumlah kamar yang tersedia tidak memungkinkan. Prosedur pengisian conventional chart dapat dilakukan sebagai berikut: - Pengisian dan perubahan harus dilakukan dengan pensil. - Perhatikan nomor kamar yang akan dialokasikan sebelum memberikan konfirmasi. - Pemberian tanda alokasi dengan strip anak panah mulai dari tanggal tiba sampai tanggal berangkat, sedangkan diatas tanda strip dituliskan nama tamu dengan pensil. - Didalam penulisan nama tamu tidak perlu ditulis jabatan atau nama pemberian, cukup dengan nama panggilan surname. - Bila terdapat pesanan pendek hanya satu atau dua hari sehingga tidak mungkin menulis nama tamu secara lengkap maka cukup diisi NOMOR FOLIO pada buku harian F2 , F3, dst. - Diadakan perbaikan bila terjadi perubahan dan keluarkan dari tabel bila terjadi pembatalan. Keuntungan dari conventional chart, nomor kamar bisa ditentukan sebelum tamu tiba, lebih mudah melihat kamar yang masih bisa dijual, namun mempunyai kekurangan yaitu kelebihan pemesanan kamar tidak bisa diperlihatkan, memerlukan waktu lama dalam memasukkan atau merubah data, sulit menentukan kamar. CONVENTIONAL CHART Month: November 2007 Std=Standad room S=Single, D = Double, T= Twin DATE ROOM 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 101 Std Sgl 102 Std Dbl 103 Std Twn TENNY , MR IHSAN, MR DANISH, MS Ta b e l 3.3. Ta b e l p e me sa na n ka ma r mo d e l c o nve ntio na l c ha rt