103 kamar digunakan atau tidak digunakan sesuai dengan yang
sudah tertera pada surat kesepakatan. - Travel agent voucher; jaminan pemesanan kamar yang
dilakukan oleh pihak biro perjalanan yang jaminannya berupa voucher
b. Pemesanan kamar tidak bergaransinon-guaranteed reservation Non guaranteed reservation adalah suatu pemesanan kamar yang
tidak disertai jaminan apapun. Pihak hotel hanya akan memastikan kamar yang telah dipesan tersedia, sampai pada batas waktu yang
telah ditentukan saat tanggal kedatangan. Umumnya batas waktu tersebut adalah pukul 18.00 waktu setempat. Hal ini sering disebut
juga dengan istilah 6 pm release.
c. Confirmed reservation.
Pemesanan kamar yang telah disetujui oleh pihak hotel dengan bukti surat kepastian tentang pemesanan kamarconfirmation letter yang
dikirimkan kepada tamu yang bersangkutan. Confirmation letter ini harus dibawa oleh tamu pada saat check-in sebagai bukti untuk
memperoleh kamar.
Media pemesanan kamar Media pemesanan kamar adalah alat penghubung yang digunakan
oleh pihak pemesan dengan pihak hotel. Media pemesanan kamar tersebut adalah:
a. Telephone.
Suatu cara yang paling banyak dilakukan, karena mudah, cepat dan menghemat waktu. Kelemahan dari sistem ini adalah apabila
ada kekeliruan pemesanan dan menimbulkan keluhan dari tamu, serta didapat bukti karena pembicaraan tidak direkam. Sedangkan
kelemahan lain adalah jika ada pemesanan dari luar negeri dan penerima kurang dapat menangkap dialek bahasa asal penelpon
akan mengalami kesulitan sehingga terjadi kesalahan dalam mengisi reservation form.
Gambar.3 19. Penanganan pemesanan kamar melalui telepon
104
b. Letter surat.
Pemesanan melalui surat banyak dilakukan terutama untuk pemesanan dalam jumlah besar group dengan maksud untuk
pertemuan, istirahat, tour, penggunaan surat lebih efisien karena informasi yang disampaikan lebih jelas dan mudah dipahami,
serta ada bukti yang nyata apabila timbul kesalahan mengenai pemesanan kamar.
c. Telex.
Telex adalah alat pemesanan kamar yang cukup modern pada waktu itu, yaitu cepat diterima serta ada bukti, cara mengirimnya
dengan menggunakan kode-kode tertentu, namun dengan perkembangan teknologi computer yang semakin canggih, para
calon tamu, kebanyakan lebih suka dengan menggunakan emailfax.
d. Facsimile.
Metodepemesanan kamar dengan menggunakan fotokopi jarak jauh, sehingga berita yang disampaikan sama persis dengan yang
diterima, ini merupakan alat komunikasi yang sangat baik, sama cepatnya dengan telepon, disamping memiliki kecepatan yang
sama dengan telepon namun facsimile memiliki kelebihan dalam penggunaannya dimana kedua belah pihak mempunyai tanda
bukti sebagai konfirmasi dan setiap saat dapat dikirim.
e. Computer
Penggunaan computer biasanya banyak dipergunakan pada perusahaan besar maupun pada hotel-hotel yang bertaraf
internasional yang mempunyai hubungan kerjasama dengan hotel lain hotel chain. Melalui computer pemesan dapat mengetahui
apakah kamar masih tersedia atau penuh.
f. Personal langsung.
Reservasi yang dilakukan oleh orang yang bersangkutan yang secara langsung datang ke hotel.
Sumber - sumber Reservasi. Yang dimaksud dengan sumber-sumber pemesanan kamar adalah asal
usul datangnya pemesanan kamar yang dibuat oleh berbagai pihak. Adapun sumber-sumber pemesanan kamar tersebut adalah:
a. Perusahaan: perusahaan yang dapat dijadikan sebagai sumber
pemesanan kamar adalah perusahaan swasta, perusahaan asing, perusahaan gabungan,
b. Biroagen perjalanan: agen perjalanan dapat dijadikan sebagai
sumber pemesanan kamar, karena tamu-tamu yang dibawa oleh travel agent tersebut memerlukan tempat akomodasi. Sumber
pemesanan kamar dari travel agent dapat digolongkan menjadi dua yaitu:
