56
2. Petugas membuat surat tagihan rangkap 2 dua, kopi pertama untuk
diberikan kepada yang tertagih dan kopi kedua disimpan sebagai pertinggal.
3. Jika surat tidak diindahkan maka perpustakaan melakukan penagihan
dengan cara menempelkan nama tertagih di mading fakultas tertagih. 4.
Bila buku yang ditagih dikembalikan, petugas menyelesaikan proses pengembaliannya sesuai dengan proses pengembalian.
3.10.1.7 Bebas Pinjam
Surat bebas pinjam biasanya diperlukan oleh mahasiswa yang akan menyelesaikan masa studinya. Surat bebas pinjam merupakan salah satu bukti
bahwa tidak ada lagi pinjaman mahasiswa yang belum dikembalikan ke
perpustakaan. Prosedur pengurusan surat pinjam adalah sebagai berikut:
1. Anggota perpustakaan meminta surat bebas pinjam kebagian sirkulasi
sesuai dengan keperluannya. 2.
Petugas perpustakaan terlebih dahulu memeriksa riwayat peminjam apakah masih ada bahan pustaka yang belum dikembalikan, jika
mahasiswa sudah mengembalikan bahan pustaka yang dipinjam, maka petugas memberikan formulir surat bebas pinjam untuk diisi identitas
mahasiswa. Setelah mahasiswa selesai mengisi surat tanda bebas pinjam maka perpustakaan memproses, setelah selesai diproses maka
perpustakaan akan memberikan surat bebas pinjam pada mahasiswa.
3.11 Pelayanan Referensi
Layanan Refensi merupakan kegiatan melayankan koleksi perpustakaan, terutama koleksi pustaka acuan yang tidak boleh dibawa pulang hanya dapat
dibaca di tempat saja oleh penggunanya. Akan tetapi dapat difoto copy oleh penggunanya.
Pada umumnya koleksi referensi berguna untuk tujuan penelitian dan penulisan karya ilmiah atau untuk mendapatkan informasi secara ringkas dan
umum. Tidak seperti koleksi lain yang dalam pembahasan lebih dalam dan luas layaknya buku teks lainnya
Universitas Sumatera Utara
57
Tabel 8 Jumlah Koleksi Referensi
Koleksi referensi pada Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara terdapat pada lantai dua. Dan koleksi yang tersedia antara lain:
Ensiklopedi, Kamus, Buku Pedoman, Indeks, Abstrak, Who’s who, Bibliografi, Biografi, Atlas, Direktori, Map, Buku Tahunan, Dll
3.12 Pelayanan Komputer
Informasi merupakan hal yang sangat dibutuhkan oleh pengguna setiap waktunya. Pada perpustakaan selain berupa buku teks Perpustakaan Universitas
Muhammadiyah Sumatera Utara menyediakan layanan komputer agar pengguna dapat menelusuri informasi yang lebih luas melalui internet. Untuk keseluruhan
komputer yang disediakan berjumlah 8 unit. Tata cara pemakaian komputer yaitu:
1. Pengguna melapor ke operator untuk pemakaian komputer.
2. Batas pemakain komputer hanya 1 jam
3. Apabila memakai koneksi internet tidak boleh membuka facebook
atau sejenisnya.
No. Jenis Koleksi Referensi
Jumlah Judul Jumlah
Eksemplar
1. Ensiklopedi
10 50
2. Kamus
10 30
3. Buku Pedoman
20 15
4. Indeks
25 34
5. Who’s who
10 20
6. Bibliografi
9 15
7. Biografi
5 11
8. Atlas
11 20
9. Direktori
10 11
10. Map
35 25
11. Buku Tahunan
40 105
JUMLAH 185
367
Universitas Sumatera Utara
58
3.13 Pelayanan Fotocopy
Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara menyediakan fotocopy bagi koleksi yang tidak dapat dipinjam seperti layanan referensi.
Layanan ini juga berguna untuk pengguna luar yang tidak dapat meminjam buku yang dibutuhkan namun dapat memperolehnya dengan memfotocopy bahan
pustaka yang mereka inginkan dengan perlembar fotocopy sebesar Rp 500.
3.14 Perawatan Bahan Pustaka
Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara belum lama berdiri, sehingga jumlah koleksi pada perpustakaan tersebut belum mengalami
kerusakan yang berarti didukung dengan jumlah koleksi yang masih belum mencakupi seluruh pengguna perpustakaan.
Namun demikian Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara tatap melakukan kegiatan perawatan bahan pustaka untuk mencegah
kerusakan yang berarti menjaga kelestarian bahan pustaka dan mencegah terjadinya kerusakan pada bahan pustaka.
Perawatan yang dilakukan pada perpustakaan UMSU biasanya dilakukan dengan metode kebersihan yang dilakukann secara rutin pada ruangan serta
koleksi yang ada. Adapun perawatan yang dilakukan perpustakaan tersebut adalah:
a. Memberikan sampul pada tiap-tiap koleksi bahan pustaka.
b. Mengatur suhu ruangan, agar koleksi bahan pustaka tersebut tidak
mengalami penjamuran atau lembab. c.
Mengatur intensitas cahaya dalam ruangan perpustakaan. Karena koleksi akan cepat rapuh dan rusak jika terkena panas yang berlebihan.
d. Memperbaiki koleksi bahan pustaka yang mengalami kerusakan.
3.15 Pengolahan Bahan Pustaka
Proses pengolahan pustaka dimulai setelah buku masuk ke perpustakaan kemudian langsung dibawa ke bagian pengadaan untuk dilakukan pengecekan.
Setelah bahan pustaka selesai di perikasa, maka kegiatan selanjutnya adalah inventarisasi bahan pustaka kedalam buku induk yang telah disediakan oleh
Universitas Sumatera Utara
59
bagian pengadaan sendiri. Setelah selesai diinventarisasi, bahan pustaka dibawa ke bagian pengatalogan untuk dilakukan proses pengolahan selanjutnya. Adapun
kegiatan-kegiatan pengolahan bahan pustaka yang dilakukan di bagian pengatalogan yaitu penentuan tajuk subjek, klasifikasi, pembuatan deskripsi
bibliografi, dan penyelesaian fisik. Kegiatan selanjutnya adalah penyususnan buku ke rak shelving.
Pengolahan bahan pustaka di Perpustakaan UMSU bertujuan untuk memudahkan pengguna dalam proses temu balik informasi melalui titik akses
yang telah dibuat menurut standar yaitu, pengarang, judul, dan subjek dalam bentuk katalog berabjad dengan menggunakan kartu katalog dan katalog .
Kartu katalog tidak pernah digunakan pengguna lagi karena telah tersedia OPAC, meskipun katalog tersebut hanya dapat diakses di dalam ruangan
Perpustakaan saja melaluai terminal-terminal komputer yang disediakan. Maksudnya adalah OPAC tidak disediakan pada situs web Perpustakaan UMSU,
sehingga tidak dapat diakses secara global.
3.15.1 Katalogisasi
