Pengendalian Intern Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Paroki Santo

Tabel 5.2 Perbandingan Fakta dengan PTKAP Mengenai Prosedur Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji Lanjutan No. Prosedur Teori Fakta Keterangan 2 Prosedur pencatatan kas Kasir mencatat penerimaan kas berdasarkan kejadian dan laporan dari fungsi penerimaan. Pencatatan BKM dilakukan oleh Kasir untuk semua transaksi penerimaan uang selain pengambilan uang dari bank. Pengambilan uang dari bank untuk mengisi saldo kas Dewan Paroki dilakukan oleh Bendahara Dewan Paroki. Setiap penerimaan kas dicatat oleh Kasir ke dalam Buku Kas Harian. Pembuatan BKM dilakukan oleh Bendahara I, sedangkan pencatatan ke dalam BKDP dilakukan oleh Kasir. Belum mengacu. Pencatatan dokumen BKM yang seharusnya dilakukan oleh Kasir namun dilakukan oleh Bendahara I. Sedangkan pada pencatatan BKDP yang seharusnya dibuat oleh Bendahara I dibuat oleh Kasir. Prosedur pencatatan kas tidak menimbulkan kemungkinan terjadinya penyalahguna- an kas namun membuat prosedur menjadi lebih rumit. 3 Prosedur penyimpanan kas Bendahara akan menyimpan semua penerimaan di bank yang telah ditetapkan. Penerimaan kas disimpan oleh Kasir di dalam salah satu ruangan Pastoral namun jarang sekali disetorkan ke bank. Kunci ruang penyimpanan uang dipegang oleh Kasir. Belum mengacu. Penyimpanan kas yang dilakukan oleh Kasir di ruang penyimpanan dan bukan di bank. Sumber: Data Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji diolah Berikut ini adalah prosedur penerimaan dan pencatatan kas secara rinci yang terjadi di Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji: 1 Prosedur Penerimaan Kas dari Amplop Persembahan Bulanan Umat APBU Prosedur penerimaan kas yang berasal dari Amplop Persembahan Bulanan Umat APBU terjadi melalui dua prosedur yaitu: a Prosedur Penerimaan APBU dari Ketua Lingkungan Perhitungan APBU yang dikoordinir oleh Ketua Lingkungan diserahkan kepada Kasir, satu kali setiap bulannya. Ketua Lingkungan menerima APBU dari umat dan mencatatnya ke dalam Catatan Penerimaan Amplop Persembahan Bulanan Umat CPAP. APBU diserahkan kembali ke umat sedangkan CPAP diserahkan ke Kasir beserta uang yang diterima. Kasir menerima uang dan CPAP dari Ketua Lingkungan. Setelah itu, Kasir membuat Tanda Terima TT rangkap dua. Kasir mencatat ke dalam CPLL berdasarkan TT tersebut, kemudian dilanjutkan dengan mencatat ke dalam Buku Kas Harian BKH milik Kasir. Kasir lalu menandatangani CPAP, TT dan CPLL. Selanjutnya, Kasir mengembalikan CPAP dan menyerahkan TT rangkap dua ke Ketua Lingkungan. BKH, CPLL, TT dan uang diserahkan Kasir ke Bendahara I untuk dibuatkan Bukti Kas Masuk BKM. Bendahara I menerima uang, BKH, CPLL dan TT dari Kasir. Berdasarkan catatan dan dokumen tersebut, Bendahara I lalu membuat Bukti Kas Masuk BKM rangkap dua. Bendahara I mengentry data ke komputer berdasarkan BKM. Output yang dihasilkan adalah Laporan Kas Bendahara. Setelah itu, Bendahara I menandatangani CPLL dan BKM. LKB diarsipkan berdasarkan tanggal secara permanen. BKM rangkap satu diarsipkan berdasarkan nomor urut secara permanen. Uang, BKM rangkap dua, BKH, CPLL, TT rangkap satu diserahkan kembali kepada Kasir sebagai dasar pencatatan ke dalam Buku Kas Dewan Paroki dan untuk disimpan. Kasir menerima uang, BKM rangkap dua, BKH, CPLL dan TT rangkap satu dari Bendahara I. Berdasarkan BKM rangkap dua, Kasir lalu mencatat ke dalam BKDP. Kasir lalu menyimpan uang tersebut di ruang penyimpanan. BKM rangkap dua dan TT rangkap satu diarsipkan secara permanen berdasarkan nomor urut, sedangkan BKH dan CPLL diarsipkan secara permanen berdasarkan tanggal. Gambar 5.1 Flowchart Sistem Akuntansi penerimaan APBU dari Ketua Lingkungan Sumber: Data diolah Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji KETUA LINGKUNGAN MULAI Menerima APBU dari umat APBU mencatat jumlah yang diterima dari APBU ke dalam CPAP CPAP CPAP APBU 1 UMAT uang dan CPAP diserahkan ke Kasir Catatan: APBU = Amplop Persembahan Bulanan Umat CPAP = Catatan Penerimaan Amplop Persembahan Bulanan Umat BKH = Buku Kas Harian CPLL = Catatan Penerimaan Lain - Lain TT = Tanda Terima BKM = Bukti Kas Masuk BKDP = Buku Kas Dewan Paroki LKB = Laporan Kas Bendahara I BENDAHARA I 2 menerima uang, BKH, CPLL dan TT dari Kasir BKH CPLL TT 1 membuat BKM 2 BKM 1 entry data ke dalam komputer berdasarkan BKM LKB menandatangani CPLL dan BKM LKB 2 BKM 1 BKH CPLL TT 1 bersama uang diserahkan ke Kasir sebagai dasar pencatatanke dalam BKDP T N 3 LKB diarsipkan dalam komputer Gambar 5.2 Flowchart Sistem Akuntansi penerimaan APBU dari Ketua Lingkungan Lanjutan Sumber: Data diolah Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji KASIR 1 CPAP menerima uang dan CPAP dari KL membuat TT berdasarkan CPAP 2 TT 1 mencatat ke CPLL berdasarkan TT CPLL mencatat ke dalam BKH berdasarkan CPLL BKH menandatangani CPAP, TT, dan CPLL BKH CPLL 2 TT 1 CPAP 2 KL 3 BKM 2 BKH CPLL TT 1 mencatat ke dalam BKDP berdasarkan BKM BKDP menyimpan uang ke dalam ruang penyimpanan dan mengarsipkan dokumen dan catatan CATATAN: CPAP = Catatan Penerimaan Amplop Persembahan Bulanan Umat TT = Tanda Terima CPLL = Catatan Penerimaan Lain-Lain BKH = Buku Kas Harian KL = Ketua Lingkungan BKM = Bukti Kas Masuk BKDP = Buku Kas Dewan Paroki menerima, BKM, BKH, CPLL, TT, dan uang dari Bendahara I bersama uang diserahkan ke Bendahara I BKDP BKM 2 BKH CPLL TT 1 SELESAI T N b Prosedur Penerimaan APBU dari Kotak Persembahan Gereja Perhitungan APBU yang dikumpulkan dari kotak persembahan gereja diawali dengan penghitungan isi kotak persembahan gereja oleh Tim Penghitung. Kemudian, Tim Penghitung mencatat jumlah penerimaan ke dalam Berita Acara Penghitungan dan Penyerahan Hasil Kotak Persembahan BAKG dan Rincian Berita Acara Penghitungan dan Penyerahan Hasil Kotak Persembahan RBAKG dan menandatanganinya. BAKG dan RBAKG ini dibuat rangkap dua. Setelah ditandatangani kemudian diserahkan ke Kasir bersama dengan jumlah uang yang dikumpulkan. Kasir menerima uang, BAKG dan RBAKG dari Tim Penghitung. Kasir kemudian mencatat ke dalam CPLL berdasarkan RBAKG dan BAKG, kemudian dilanjutkan dengan mencatat ke dalam Buku Kas Harian BKH milik Kasir. Kasir lalu menandatangani RBAKG, BAKG dan CPLL. Selanjutnya, Kasir mengembalikan RBAKG rangkap dua dan BAKG rangkap dua kepada Tim Penghitung. BKH, CPLL, BAKG ,RBAKG dan uang diserahkan Kasir ke Bendahara I untuk dibuatkan Bukti Kas Masuk BKM. Bendahara I menerima uang, BKH, CPLL, RBAKG dan BAKG dari Kasir. Berdasarkan catatan dan dokumen tersebut, Bendahara I lalu membuat Bukti Kas Masuk BKM rangkap dua. Bendahara I mengentry data ke komputer berdasarkan BKM. Output yang dihasilkan adalah Laporan Kas Bendahara. Setelah itu, Bendahara I menandatangani CPLL dan BKM. LKB diarsipkan berdasarkan tanggal secara permanen. BKM rangkap satu diarsipkan berdasarkan nomor urut secara permanen. Uang, BKM rangkap dua, BKH, CPLL, BAKG rangkap satu dan RBAKG rangkap satu diserahkan kembali kepada Kasir sebagai dasar pencatatan ke dalam Buku Kas Dewan Paroki dan untuk disimpan. Kasir menerima uang, BKM rangkap dua, BKH, BAKG rangkap satu dan RBAKG rangkap satu dari Bendahara I. Berdasarkan BKM rangkap dua, Kasir lalu mencatat ke dalam BKDP. Kasir lalu menyimpan uang tersebut di ruang penyimpanan. BKM rangkap dua rangkap satu diarsipkan secara permanen berdasarkan nomor urut, sedangkan BKH, BAKG rangkap satu, RBAKG rangkap satu dan CPLL diarsipkan secara permanen berdasarkan tanggal. Gambar 5.3 Flowchart Sistem Akuntansi penerimaan APBU dari Kotak Persembahan Sumber: Data diolah Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji TIM PENGHITUNG MULAI membuat BAKG dan RBAKG 2 RBAKG 1 2 BAKG 1 1 BAKG dan RBAKG yang telah ditandatangani TP diserahkan ke Kasir bersama dengan uang yang didapatkan TP membuka isi kotak persembahan gereja BENDAHARA I menerima uang, BKH, CPLL, RBAKG dan BAKG dari Kasir 2 BKH CPLL RBAKG 1 BAKG 1 membuat BKM berdasarkan BKH 2 BKM 1 entry data ke komputer berdasarkan BKM arsip LKB dalam komputer LKB menandatangani BKM LKB 2 BKM 1 BKH CPLL RBAKG 1 BAKG 1 3 N T bersama uang diserahkan kembali ke Kasir untuk dicatat ke dalam BKDP dan disimpan ke ruang penyimpanan Catatan: BAKG = Berita Acara Penghitungan dan Penyerahan Hasil Kotak Persembahan RBAKG = Rincian Berita Acara Penghitungan dan Penyerahan Hasil Kotak Persembahan BKM = Bukti Kas Masuk LKB = Laporan Kas Bendahara TP = Tim Penghitung BKH = Buku Kas Harian BKDP = Buku Kas Dewan Paroki CPLL = Catatan Penerimaan Lain-Lain Gambar 5.4 Flowchart Sistem Akuntansi penerimaan APBU dari Kotak Persembahan Lanjutan Sumber: Data diolah Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji KASIR 1 menerima BAKG, RBAK dan uang dari TP 2 RBAKG 1 2 BAKG 1 mencatat penerimaan ke dalam CPLL CPLL mencatat ke dalam BKH berdasarkan CPLL BKH menandatangani BAKG, RBAKG dan CPLL BKH CPLL 2 RBAKG 1 2 BAKG 1 bersama uang diserahkan ke Bendahara I untuk dibuatkan BKM dikembalikan ke TP untuk diarsipkan secara permanen 2 TP 3 BKM 2 BKH CPLL RBAKG 1 BAKG 1 mencatat ke dalam BKDP berdasarkan BKM BKDP mengarsipkan dokumen dan catatan serta menyimpan uang ke ruang penyimpanan BKDP SELESAI N T Catatan : RBAKG = Rincian Berita Acara Penghitungan dan Penyerahan Hasil Kotak Persembahan BAKG = Berita Acara Penghitungan dan Penyerahan Hasil Kotak Persembahan TP = Tim Penghitung CPLL = Catatan Penerimaan Lain-Lain BKH = Buku Kas Harian BKM = Bukti Kas Masuk BKDP = Buku Kas Dewan Paroki menerima uang, BKM, BKH, RBAKG, CPLL dan BAKG dari Bendahara I untuk dicatat ke dalam BKDP dan disimpan BKM 2 BKH CPLL RBAKG 1 BAKG 1 2 Prosedur Penerimaan Kas dari Kolekte Berbeda dengan prosedur penerimaan dan pencatatan kas yang berasal dari Amplop Persembahan Bulanan Umat APBU, penerimaan kas yang berasal dari Kolekte dihitung setiap hari Senin oleh Tim Penghitung di tempat yang telah ditentukan di dalam lingkungan gedung gereja. Uang hasil Kolekte tersebut sebelumnya dikumpulkan dan disimpan di tempat yang telah ditentukan oleh Tim Penghitung. Lalu pada hari Senin dihitung oleh Tim Penghitung. Setelah selesai menghitung hasil kolekte, Tim Penghitung mengisi dan menandatangani Berita Acara Penghitungan dan Penyerahan Hasil Kolekte BAPK. BAPK ini dibuat rangkap dua. Tim Penghitung kemudian menyerahkan BAPK kepada Kasir langsung pada hari itu juga. Kasir menerima uang dan BAPK dua rangkap dari Tim Penghitung. Berdasarkan BAPK tersebut, Kasir mencatat pada BKH. Kasir lalu menandatangani BAPK rangkap satu dan dua. BAPK rangkap satu, Buku Kas Harian BKH dan uang hasil penerimaan kas diserahkan Kasir kepada Bendahara I. BAPK rangkap dua diserahkan ke Tim Penghitung untuk diarsipkan secara permanen berdasarkan urut tanggal. Bendahara I menerima uang, BKH dan BAPK dari Kasir. Berdasarkan BKH dan BAPK, Bendahara I membuat Bukti Kas Masuk BKM dua rangkap. Selanjutnya Bendahara I mengentry data ke komputer berdasarkan BKM. Output dari entry data tersebut adalah Laporan Kas Bendahara LKB. Setelah entry data, Bendahara I kemudian menandatangani BKM. LKB disimpan secara permanen berdasarkan urut tanggal. BKM rangkap satu diarsipkan permanen berdasarkan nomor urut. Uang, BKH, BAPK dan BKM rangkap dua diserahkan kembali ke Kasir untuk disimpan dan dicatat ke dalam Buku Kas Dewan Paroki BKDP. Kasir menerima BKM rangkap dua, BKH, BAPK rangkap satu dan uang dari Bendahara I. Berdasarkan BKM, Kasir mencatat ke dalam BKDP. Setelah mencatat ke dalam BKDP, Kasir menyimpan uang ke dalam ruang penyimpanan. BKDP, BKH dan BAPK rangkap satu diarsipkan secara permanen berdasarkan urut tanggal. Sedangkan, BKM rangkap dua disimpan berdasarkan nomor urut. Gambar 5.5 Flowchart Sistem Akuntansi Penerimaan Kolekte Sumber: Data diolah Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji Tim Penghitung mulai mencatat hasil kolekte ke BAPK 2 BAPK 1 1 BAPK diserahkan bersama uang kolekte setelah ditanda tangani oleh TD 2 BKH BAPK 1 membuat BKM berdasar BKH 2 BKM 1 entry data berdasar BKM arsip LKB di komputer LKB menaandatangani BKM LKB 2 BKM 1 BKH BAPK 1 T N 3 menerima uang, BKHdan BAPK dari kasir Bendahara I bersama uang diserahkan kembali kekasir untuk sumber pencatatan BKDP catatan: BAPK=Berita Acara Perhitungan dan Penyerahan hasil Kolekte BKH=Buku Kas Harian BKM=Bukti Kas Masuk LKB=Laporan Kas Bulanan BKDP=Buku kas Dewan Paroki TP=Tim Penghitung TP menghitung hasil kolekte setiap hari Senin Gambar 5.6 Flowchart Sistem Akuntansi Penerimaan Kolekte Lanjutan Sumber: Data diolah Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji Kasir 1 2 menerima uang dan BAPK yang telah ditandatangani dari TP mencatat BAPK ke dalam BKH BKH menandatangani BAPK BKH 2 bersama uang diserahkan ke bendahara 1 untuk dibuatkan BKM dikembaliakn ke TP untuk diarsipkan secara permanen BAPK 1 2 BAPK 1 3 BKM 2 BKH BAPK 1 menerima uang untuk disimpan dan BKM, BKH, serta BAPK untuk dicatat ke dalam BKDP dari bendahara 1 mencatat ke dalam BKDP berdasarkan BKM BKDP menyimpan uang ke dalam ruang penyimpanan BKDP N T selesai catatan: BAPK=Berita Acara Perhitungan dan Penyerahan hasil Kolekte BKH=Buku Kas Harian BKM=Bukti Kas Masuk BKDP=Buku kas Dewan Paroki TP=Tim Penghitung BKM 2 BKH BAPK 1 TP b. Dokumen dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas di Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji Tabel 5.3 Perbandingan Dokumen dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas di Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji dengan PTKAP No. Dokumen Teori Fakta Keterangan 1 Amplop Persembah- an Bulanan Umat APBU APBU diisi oleh umat saat menyerahkan persembahan bulanan, baik yang diserahkan ke Ketua Lingkungan maupun kotak persembahan gereja. APBU diisi oleh umat saat menyerahkan persembahan bulanan, baik yang diserahkan ke Ketua Lingkungan maupun kotak persembahan gereja. Sudah mengacu. 2 Tanda Terima Dokumen untuk mencatat penerimaan kas secara tunai yang ditandatangani oleh Bendahara Dewan Paroki, Kasir, dan Penyetor. Tanda terima dibuat rangkap tiga. Tanda Terima dibuat oleh Kasir. Tanda terima digunakan untuk mencatat penerimaan kas secara tunai yang berasal dari penyumbang. Dokumen ini dibuat rangkap tiga dan ditandatangani oleh Bendahara, Kasir, dan Penyetor. Tanda Terima dibuat oleh Kasir. Sudah mengacu. Tabel 5.3 Perbandingan Dokumen dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas di Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji dengan PTKAP Lanjutan No. Dokumen Teori Fakta Keterangan 3 Bukti Kas Masuk BKM Bukti intern untuk mencatat semua penerimaan kas. Pencatatan BKM dilakukan oleh Kasir untuk semua transaksi penerimaan uang selain pengambilan uang dari bank. Pengambilan uang dari bank untuk mengisi saldo kas Dewan Paroki dilakukan oleh Bendahara. BKM ditandatangani oleh Pastor Paroki, Bendahara Paroki, Kasir dan Operator Dokumen ini digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kas secara tunai. Bukti Kas Masuk dibuat oleh Bendahara I. BKM hanya ditandatangani oleh Pastor Paroki, Bendahara I dan Operator. Belum mengacu. Penerapan sistem akuntansi penerimaan kas yang belum mengacu yaitu tidak adanya bagian untuk tandatangan Kasir dan juga pada prosedur pencatatan ke dalam dokumen yang seharusnya dilakukan oleh Kasir tetapi dilakukan oleh Bendahara I. 4 Bukti Bank Masuk BBM Bukti intern untuk mencatat semua penerimaan uang melalui bank oleh Bendahara Dewan Paroki yang ditandatangani oleh Pastor Paroki, Bendahara Dewan Paroki dan Operator. BBM merupakan dokumen untuk mencatat semua penerimaan kas melalui bank dan ditandatangani oleh Pastor Paroki, Bendahara Dewan Paroki dan Operator. BBM dibuat oleh Bendahara I. Sudah mengacu. Tabel 5.3 Perbandingan Dokumen dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas di Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji dengan PTKAP Lanjutan No. Dokumen Teori Fakta Keterangan 5 Berita Acara Penghitung- an dan Penyerahan Hasil Kotak Parkir BAHP Dokumen inidigunakan untuk mencatat penghitungan hasil Parkir. BAHP ditandatangani oleh Tim Penghitung dan Kasir. Dokumen inidigunakan untuk mencatat penghitungan hasil parkir. BAHP ditandatangani oleh Tim Penghitung dan Kasir. Sudah mengacu. 6 Berita Acara Penghitung- an dan Penyerahan Kolekte BAPK BAPK digunakan untuk mencatat penerimaan kas dari kolekte. Dokumen ini dibuat oleh Tim Penghitung yang minimal terdiri dari dua orang. Pihak yang menandatangani dokumen ini adalah Tim Penghitung dan Kasir. BAPK merupakan dokumen untuk mencatat hasil penerimaan kas dari kolekte. Dokumen ini dibuat oleh Tim Penghitung yang terdiri dari minimal dua orang dan ditandatangani oleh Kasir dan Tim Penghitung. Sudah mengacu. 7 Berita Acara Penghitung- an dan Penyerahan Hasil Kotak Lilin BAHL BAHL merupakan dokumen untuk mencatat penghitungan dan penyerahan hasil kotak lilin yang dilakukan oleh Tim Penghitung. Dokumen ini ditandatangani oleh Tim Penghitung dan Kasir. BAHL digunakan untuk mencatat penerimaan kas dari hasil penghitungan kotak lilinyang dibuat oleh Tim Penghitung. Dokumen ini ditandatangani oleh Kasir dan Tim Penghitung. Sudah mengacu. Tabel 5.3 Perbandingan Dokumen dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas di Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji dengan PTKAP Lanjutan No. Dokumen Teori Fakta Keterangan 8 Berita Acara Penghitungan dan Penyerahan Hasil Panduan Misa BAHM Dokumen ini digunakan untuk mencatat penghitungan hasil teks misa yang dilakukan oleh Tim Penghitung. Pihak yang menandatangani BAHM adalah Kasir dan Tim Penghitung. BAHM digunakan untuk mencatat penghitungan penerimaan kas hasil dari teks misa yang dilakukan oleh Tim Penghitung. Kasir dan Tim Penghitung adalah pihak yang menandatangani dokumen ini. Sudah mengacu. Sumber: Data Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji diolah c. Catatan dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas di Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji Tabel 5.4 Perbandingan Catatan dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas di Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji dengan PTKAP No Catatan Teori Fakta Keterangan 1 Buku Kas Harian Catatan yang dibuat Kasir untuk mencatat penerimaan dan pengeluaran kas. Kasir mencatat secara historis atau urut tanggal. Catatan yang digunakan Kasir untuk mencatat penerimaan dan pengeluaran kas. Sudah mengacu. Tabel 5.4 Perbandingan Catatan dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas di Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji dengan PTKAP Lanjutan No Catatan Teori Fakta Keterangan 2 Catatan Penerimaan Hasil Kotak Lilin, Kolekte, Parkir, Teks Misa CKPTL Catatan yang dibuat Kasir untuk mencatat penerimaan berdasarkan BAPK, BAHM, BAHP dan BAHL. Tidak digunakan. Pencatatan penerimaan kas tersebut langsung dicatat ke dalam BKH. Sudah mengacu. Tidak digunakan- nya CKPTL tidak menimbul- kan kemungkinan terjadinya penyalahgun a-an kas karena fungsi CKPTL digantikan oleh BKH. 3 Catatan Penerimaan Lain- LainCPLL Catatan yang dibuat Kasir untuk mencatat penerimaan yang tidak bisa dimasukkan ke dalam CKPTL. Catatan yang digunakan untuk mencatat penerimaan yang tidak bisa dicatat dalam CKPTL. Pencatatan ke dalam CPLL dilakukan oleh Kasir. Sudah mengacu. 4 Catatan Penerimaan Amplop Persembah- an Bulanan Umat CPAP Catatan yang dibuat Ketua Lingkungan mencatat penerimaan APBU dari umat dan ditandatangani oleh Kasir. Catatan yang dibuat Ketua Lingkungan mencatat penerimaan APBU dari umat dan ditandatangani oleh Kasir. Sudah mengacu. 5 Buku Bank Terikat Sementara- Giro Catatan yang berguna untuk mencatat transaksi bank terikat sementara giro masuk. Tidak menggunakan. Penyimpanan kas tidak dilakukan dalam bentuk Giro. Tabel 5.4 Perbandingan Catatan dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas di Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji dengan PTKAP Lanjutan No Catatan Teori Fakta Keterangan 6 Berita Acara Penghitung- an dan Penyerahan Dana Kotak Persembah- an Gereja BAKG Catatan ini merupakan bukti pertanggungjaw aban penghitungan dan penyerahan hasil Kotak Persembahan Gereja yang dilakukan oleh Tim Penghitung. Ditandatangani oleh Tim Penghitung dan Kasir. BAKG dibuat untuk mencatat jumlah penerimaan dari kotak persembahan Gereja yang ditandatangani oleh Tim Penghitung dan Kasir. Sudah mengacu. 7 Rincian Berita Acara Penghitung- an dan Penyerahan Dana Kotak Persembah- an Gereja RBAKG Catatan ini berisi rincian penerimaan kas yang terdapat dalam BAKG. Penerimaan kas diklasifikasikan ke dalam persembahan bulanan umat, persembahan khusu, sumbangan maksud tertentu dan sumbangan bebas. Catatan ini dibuat oleh tim penghitung dan ditandatangani oleh Kasir dan Tim Penghitung. Catatan ini dibuat untuk merinci penerimaan kas yang berasal dari BAKG. Catatan ini dibuat oleh Tim Penghitung dan diserahkan beserta BAKG kepada Kasir untuk ditandatangani. Sudah mengacu. Tabel 5.4 Perbandingan Catatan dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas di Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji dengan PTKAP Lanjutan No Catatan Teori Fakta Keterangan 8 Buku Kas Dewan Paroki BKDP Catatan yang digunakan untuk mencatat transaksi kas masuk dan keluar. BKDP dibuat oleh Bendahara Dewan Paroki. Catatan ini berguna untuk mencatat transaksi kas masuk dan keluar,namun pencatatan dilakukan oleh Kasir. Belum mengacu. Pencatatan ke dalam BKDP seharusnya dilakukan oleh Bendahara bukan oleh Kasir. 9 Buku Bank Terikat Sementara- Tabungan BTST Catatan ini berguna untuk mencatat transaksi bank terikat sementara tabungan masuk dan keluar. BTST dibuat oleh Bendahara Dewan Paroki. Catatan ini digunakan untuk mencatat transaksi bank terikat sementara tabungan masuk dan keluar. Pihak yang membuat BTST adalah Bendahara I Sudah mengacu. 10 Laporan Kas Bendahara LKB Catatan ini merupakan output dari entry data yang dilakukan bendahara I ke komputer Catatan ini merupakan output dari entry data yang dilakukan bendahara I ke komputer Sudah mengacu. Sumber: Data Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji diolah 3. Praktik yang Sehat Praktik yang sehat dilakukan untuk menjamin terlaksananya pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan transaksi penerimaan kas yang telah ditetapkan. Perbandingan praktik sehat yang telah dijalankan Paroki dengan PTKAP adalah sebagai berikut: 118 Tabel 5.5 Perbandingan Fakta dengan PTKAP Mengenai Praktik yang Sehat dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas No Teori Fakta Keterangan 1 Pemberian nomor urut tercetak pada setiap dokumen akuntansi yang digunakan. BKM, BBM, dan Tanda Terima dibuat dengan nomor urut tercetak. Sudah mengacu. 2 Adanya dokumentasi yang baik untuk setiap transaksi penerimaan kas yang mencakup pemberian nomor urut bukti transaksi dan penyimpanan secara rapi sehingga pencarian mudah dilakukan. Pendokumentasian dan penyimpanan BKM, BBM, secara baik dilakukan seperti: a. Dokumen dibuat rangkap dengan masing-masing dokumen dibuat dengan warna yang berbeda. b. Apabila terdapat kesalahan tulis penerimaan kas dalam dokumen penerimaan kas atau dokumen penerimaan kas tersebut rusak atau sobek, maka dokumen yang salah, rusak atau sobek tersebut tetap diarsipkan oleh Bendahara Dewan Paroki. Sudah mengacu. 3 Adanya monitoring secara berkala dan berjenjang atas penerimaan kas dan proses akuntansi yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berwenang. Monitoring secara berkala dilakukan oleh: a. Dewan Paroki setiap tiga bulan sekali. b. Tim Kerja Bendahara satu bulan sekali. Sudah mengacu. 4 Adanya RAPB dan RAI yang disusun berdasarkan visi, misi dan fokus pastoral Paroki. RAPB dan RAI disusun berdasarkan visi, misi dan fokus pastoral. Penyusunan RAPB dan RAI mengenai sumber penerimaan kas adalah sebagai berikut: a. Tim kerja, ketua bidang dan bendahara menyusun kegiatan sesuai dengan sasaran strategis disertai dengan rincian anggarannya. b. Bendahara dan Dewan Harian melakukan pencermatan akan anggaran yang diajukan apakah sesuai atau tidak. c. RAPB dan RAI disahkan melalui Rapat Pleno. Sudah mengacu. 119 Tabel 5.5 Perbandingan Fakta dengan PTKAP Mengenai Praktik yang Sehat dalam Sistem Penerimaan Kas Lanjutan No Teori Fakta Keterangan 5 Penyusunan Laporan Keuangan yang harus diserahkan ke Keuskupan Agung Semarang terdiri dari Neraca; Laporan Aktivitas; Laporan Arus Kas; Laporan Realisasi Anggaran; Catatan Atas Laporan Keuangan; RAPB dan RAI untuk tahun berikutnya. Laporan Keuangan yang diserahkan ke Keuskupan Agung Semarang hanya terdiri dari Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Kas, Laporan Aktivitas, Laporan arus Kas Bulanan, Neraca, RAPB dan RAI. Sedangkan Laporan Realisasi Anggaran tidak diserahkan, namun tetap dibuat oleh Tim Kerja Bendahara dan diserahkan ke Dewan Paroki. Belum mengacu. Terletak pada ketidaklengkapan laporan keuangan yang disampaikan ke Keuskupan Agung Semarang. 6 Laporan arus kas wajib dilaporkan kepada Keuskupan Agung Semarang paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya Laporan arus kas dilaporkan ke Keuskupan Agung Semarang setiap tanggal 20 bulan berikutnya. Belum mengacu. Terletak pada keterlambatan penyampaian Laporan Arus Kas. 7 Laporan keuangan tahunan yang terdiri dari neraca, laporan aktivitas, laporan arus kas, catatan atas laporan keuangan, realisasi anggaran, RAPB dan RAI untuk tahun yang akan datang dilaporkan kepada Keuskupan Agung Semarang paling lambat pada akhir bulan Febuari tahun berikutnya. Laporan keuangan seperti neraca, laporan aktivitas, laporan arus kas, catatan atas laporan keuangan, realisasi anggaran, RAPB dan RAI untuk tahun yang akan datang dilaporkan kepada Keuskupan Agung Semarang setiap bulan Desember. Sudah mengacu. Laporan keuangan tahunan diserahkan ke Keuskupan Agung Semarang tidak melewati batas akhir penyerahan yang telah ditetapkan Sumber: Data Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji diolah

B. Pengendalian Intern Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Paroki Santo

Fransiskus Xaverius Kidul Loji Yogyakarta 1. Struktur Organisasi yang Berkaitan dengan Pembagian Tugas Unsur pertama sistem pengendalian intern untuk pengeluaran kas yang diterapkan di Paroki yaitu struktur organisasi yang berkaitan dengan pemisahan tanggung jawab. Fungsi-fungsi yang berkaitan dengan prosedur pengeluaran kas yang diterapkan di Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji yaitu fungsi yang memerlukan kas, fungsi pengesahan, fungsi akuntansi dan fungsi kas. Fungsi yang memerlukan kas berkaitan dengan masing-masing anggota tim kerja bidang dan kepanitian-kepanitiaan yang membutuhkan pengeluaran kas untuk melaksanakan kegiatan. Fungsi pengesahan berfungsi sebagai pengesahan suatu daftar permintaan pengeluaran kas yang telah dibuat oleh Tim Kerja. Fungsi akuntansi berkaitan dengan pencatatan semua transaksi pengeluaran kas. Sedangkan fungsi kas difungsikan untuk memegang kas yang diterima pihak Paroki dalam rangka pembiayaan Tim Kerja atau pembiayaan lainnya. Pengeluaran kas digunakan untuk membiayai kegiatan rutin program Tim Kerja, kegiatan kepanitiaan, membiayai kebutuhan rutin Paroki, perawatan gedung, pembiayaan inventaris dan pengeluaran kolekte terikat sementara. Fungsi yang memerlukan kas dilakukan oleh Tim Kerja dan kepanitian-kepanitiaan seperti kepanitiaan Natal dan Paskah yang membutuhkan pengeluaran kas untuk melaksanakan kegiatan dan program Paroki. Tim Kerja dan Kepanitiaan akan mengajukan permintaan pengeluaran kas yang harus mendapat persetujuan dari Ketua Bidang Tim Kerja dan Ketua Panitia. Fungsi pengesahan dilakukan oleh Bendahara III dan diotorisasi oleh Bendahara I setelah ada persetujuan dari Pastor Paroki. Bagian ini mempunyai fungsi untuk mengesahkan suatu proposal dan buku pengajuan dana yang telah dibuat oleh Tim Kerja dan Kepanitiaan. Fungsi akuntansi yang berkaitan dengan pencatatan transaksi pengeluaran kas dilakukan oleh Kasir dan Bendahara I. Pencatatan pengeluaran kas ke dalam BKK dilakukan oleh Bendahara I, sedangkan pencatatan ke dalam BKDP dilakukan oleh Kasir. Fungsi terakhir yaitu fungsi kas yang difungsikan untuk memegang kas yang diterima pihak Paroki dalam rangka pembiayaan Tim Kerja, kepanitiaan dan pengeluaran rutin juga dilakukan oleh Kasir. Tabel 5.6 Perbandingan Fakta dengan PTKAP Mengenai Fungsi Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji No Fungsi Teori Fakta Keterangan 1 Fungsi yang memerlukan kas Fungsi ini dilakukan oleh pihak-pihak yang memerlukan pengeluaran kas untuk membiayai program dan kegiatan Paroki. Fungsi ini dilakukan oleh Tim Kerja Bidang, Kepanitiaan dan pihak-pihak yang memerlukan pengeluaran kas untuk melaksananakan kegiatan dan program Paroki. Tepat Tabel 5.6 Perbandingan Fakta dengan PTKAP Mengenai Fungsi Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji Lanjutan No Fungsi Teori Fakta Keterangan 2 Fungsi Pengesahan Fungsi ini dilakukan oleh anggota Tim Kerja Bendahara yang tidak melakukan pengeluaran kas dan tidak melakukan pencatatan. Fungsi pengesahan dilakukan oleh Bendahara III. Bendahara III tidak menyimpan uang kas yang digunakan untuk membiayai program dan kegiatan Paroki juga tidak melakukan pencatatan pengeluaran kas ke dalam dokumen dan catatan akuntansi. Tepat 3 Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggungjawab dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas ke dalam dokumen dan catatan akuntansi. Fungsi ini dilakukan oleh Bendahara Dewan Paroki. Fungsi akuntansi dilakukan oleh Kasir dalam hal pencatatan ke dalam BKDP dan oleh Bendahara I dalam hal pembuatan BKK. Tepat 4 Fungsi kas Fungsi ini dilakukan oleh Bendahara Dewan Paroki sebagai pemegang kas. Fungsi ini dilakukan oleh Kasir sebagai seorang yang bertanggung jawab dalam memegang kas. Pengeluaran kas hanya dilakukan Kasir jika otorisasi terpenuhi. Tepat Sumber: Data Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji diolah 2. Prosedur Pencatatan Transaksi Keuangan a. Prosedur Pencatatan Pengeluaran Kas Menurut Mulyadi 1993: 168 dalam suatu organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang. Suatu organisasi harus membuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi dalam organisasi. Dokumen dan formulir akuntansi yang digunakan harus diawasi sedemikian rupa agar otorisasi dapat digunakan untuk merekam penggunaan wewenang dalam transaksi. Secara umum setiap prosedur pengeluaran kas di Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji terdiri dari tiga tahap. Tahap pertama adalah tahap pengajuan dana, tahap kedua adalah tahap pencairan dana, sedangkan tahap terakhir adalah tahap pelaporan kegiatan. Tahap pengajuan dana dimulai dengan penyusunan Rincian Anggaran Kegiatan dengan menggunakan Buku Pengajuan Dana BPD. BPD dicetak rangkap empat untuk Pastor Paroki, Ketua Bidang, Bendahara Dewan Paroki dan Tim Kerja. Rincian Anggaran Kegiatan yang disusun harus sesuai dengan kegiatan yang telah tercantum dalam Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja RAPB. Pengajuan dana dilakukan paling lambat 14 hari sebelum kegiatan dilakukan. RAK dalam BPD tersebut harus mendapat persetujuan dari Ketua Bidang dan Koordinator Tim. BPD tersebut kemudian diserahkan ke Bendahara III yang akan memberikan keputusan apakah pengajuan dana tersebut disetujui atau tidak. Tahap kedua yaitu tahap pencairan dana. BPD yang telah disetujui oleh Bendahara III diserahkan kepada Kasir. Kegiatan yang telah disetujui dalam RAPB maksimal dicairkan dalam waktu tiga bulan. Kasir menyerahkan uang kepada Tim Kerja disertai dengan Tanda Bayar. Tahap terakhir yaitu tahap pelaporan kegiatan. Laporan kegiatan merupakan bentuk pertanggungjawaban dari kepercayaan yang diberikan Paroki kepada Tim Kerja dan Kepanitian yang telah menggunakan kas Paroki untuk melaksanakan program kegiatan. Laporan Kegiatan berisikan Laporan Narasi Kegiatan dan Laporan Keuangan. Laporan Narasi Kegiatan merupakan deskripsi tentang kegiatan yang telah dilaksanakan. Laporan Narasi Kegiatan menjelaskan kegiatan yang dilaksanakan, pihak yang terlibat, tempat dan waktu penyelenggaraan kegiatan dan alasan dilakukannya kegiatan. Jika dalam kegiatan tersebut ada dokumentasi yang berupa fotogambar dapat dilampirkan. Sedangkan Laporan Keuangan berisikan laporan penerimaan kas yang berasal dari penerimaan Paroki, swadaya serta donatur dan laporan pengeluaran kas yang digunakan untuk membiayai program dan kegiatan tersebut. Mekanisme Pelaporan Kegiatan dan Keuangan yang diterapkan Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji. Pelaporan diserahkan satu minggu setelah kegiatan dilaksanakan. Laporan Kegiatan diserahkan kepada Bendahara III. Setelah diterima Laporan Kegiatan akan diverifikasi oleh Bendahara III terkait dengan keabsahan bukti dan penggunaan dana riil pelaksaannya. Laporan Kegiatan harus dilengkapi dengan nota dan kwitansi asli serta diotorisasi oleh Tim Kerja dan Ketua Bidang. Jika dalam kegiatan ada dokumentasi berupa foto atau narasi kegiatan harus diikutsertakan. Pelaporan kegiatan dengan menggunakan buku yang telah disediakan yaitu Buku Laporan Kegiatan BLK. Bukti pengeluaran yang berupa Tanda Bayar dari Bendahara III yang asli ditempelkan pada buku Laporan Kegiatan. Berikut ini adalah perbandingan prosedur dalam sistem akuntansi pengeluaran kas yang terdapat di Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji dengan PTKAP: