Pengendalian Intern Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Paroki Santo

Mekanisme Pelaporan Kegiatan dan Keuangan yang diterapkan Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji. Pelaporan diserahkan satu minggu setelah kegiatan dilaksanakan. Laporan Kegiatan diserahkan kepada Bendahara III. Setelah diterima Laporan Kegiatan akan diverifikasi oleh Bendahara III terkait dengan keabsahan bukti dan penggunaan dana riil pelaksaannya. Laporan Kegiatan harus dilengkapi dengan nota dan kwitansi asli serta diotorisasi oleh Tim Kerja dan Ketua Bidang. Jika dalam kegiatan ada dokumentasi berupa foto atau narasi kegiatan harus diikutsertakan. Pelaporan kegiatan dengan menggunakan buku yang telah disediakan yaitu Buku Laporan Kegiatan BLK. Bukti pengeluaran yang berupa Tanda Bayar dari Bendahara III yang asli ditempelkan pada buku Laporan Kegiatan. Berikut ini adalah perbandingan prosedur dalam sistem akuntansi pengeluaran kas yang terdapat di Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji dengan PTKAP: Tabel 5.7 Perbandingan Fakta dengan PTKAP Mengenai Prosedur Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji No Fungsi Teori Fakta Keterangan 1 Prosedur pengajuan pengeluaran kas Prosedur pengeluaran kas menggunakan proposal yang dirapatkan dan dibuat oleh Tim Kerja Bidang atau pihak yang membutuhkan kas. Prosedur pengajuan pengeluaran kas menggunakan proposal atau Buku Pengajuan Dana yang dibuat oleh Tim Kerja Bidang dan pihak- pihak yang membutuhkan kas. Sudah mengacu. 2 Prosedur pengeluaran kas Prosedur pengeluaran kas dilakukan oleh Bendahara Dewan Paroki jika otorisasi dalam proposal telah terpenuhi. Pengeluaran kas dilakukan oleh Kasir atas persetujuan Pastor Paroki, Bendahara I, dan Bendahara III. Sudah mengacu. 3 Prosedur pencatatan pengeluaran kas Pencatatan transaksi pengeluaran kas dilakukan oleh Bendahara Dewan Paroki. Pencatatan pengeluaran kas dilakukan oleh Kasir ke dalam Buku Harian Kas. Pembuatan BKK dilakukan oleh Bendahara I, sedangkan pencatatan ke dalam BKDP dilakukan oleh Kasir. Sudah mengacu. Sumber: Data Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji diolah Prosedur yang dilaksanakan Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji dalam sistem akuntansi pengeluaran kas terdiri dari prosedur pengeluaran kas untuk keperluan intern dan keperluan ekstern. Pengeluaran kas untuk keperluan intern terdiri dari prosedur pengeluaran kas untuk biaya tim kerja dan untuk biaya kepanitiaan. Sedangkan prosedur pengeluaran kas untuk keperluan ekstern adalah pengeluaran kas untuk penyetoran dana ke Keuskupan Agung Semarang. Berikut ini adalah prosedur dan pencatatan sistem pengeluaran kas secara rinci yang dilakukan oleh Paroki: 1 Prosedur Pengeluaran Kas untuk Biaya Tim Kerja Tim Kerja menyusun Rincian Anggaran Kegiatan RAK dengan menggunakan Buku Pengajuan Dana BPD yang dibuat rangkap empat. BPD tersebut ditandatangani oleh Ketua Tim Kerja, Ketua Bidang dan Pastor Paroki sebagai bentuk persetujuan. BPD diserahkan ke Bendahara III, lalu diperiksa apakah kegiatan yang diajukan telah sesuai dengan RAPB. Jika Bendahara III menolak BPD, maka akan dikembalikan ke Tim Kerja untuk direvisi. Jika menerima maka BPD akan ditandatangani oleh Bendahara III. BPD rangkap satu diserahkan ke Pastor Paroki untuk diarsipkan, BPD rangkap tiga dan empat diserahkan ke Kasir untuk pencairan dana. Sedangkan, BPD rangkap dua diarsipkan sementara untuk diserahkan ke bendahara I bersamaan dengan penyerahan Buku Laporan Kegiatan BLK. Kasir menerima BPD rangkap tiga dan empat dari Bendahara III kemudian membuat Tanda Bayar TB berdasarkan jumlah di BPD. TB dibuat rangkap dua. Kasir mencatat jumlah pengeluaran kas ke dalam BKH berdasarkan TB. Kasir kemudian menandatangani TB dan menyerahkan uang ke Tim Kerja untuk pelaksanaan kegiatan. TB rangkap dua, BPD rangkap tiga dan empat diserahkan ke Tim Kerja untuk pelaksanaan kegiatan. BKH diarsipkan berdasarkan tanggal sedangkan TB diarsipka berdasarkan nomor urut. Setelah Tim Kerja mencairkan dana serta menerima TB, BPD rangkap tiga dan empat, Tim Kerja melaksanakan kegiatan. BPD rangkap empat diserahkan ke Ketua Bidang sedangkan rangkap tiga disimpan sebagai arsip Tim Kerja. Setelah pelaksanaan kegiatan dilakukan maka Tim Kerja membuat laporan kegiatan menggunakan BLK. BLK dibuat rangkap empat. BLK serta TB rangkap dua diserahkan ke Bendahara III sebagai bentuk pertanggungjawaban. Bendahara III menerima BLK empat rangkap dan TB rangkap dua dari Tim Kerja. Bendahara III kemudian memeriksa apakah BLK yang dilaporkan telah sesuai dengan BPD. Jika tidak sesuai maka dikembalikan ke Tim Kerja untuk direvisi. Jika telah sesuai maka Bendahara III akan menandatangani BLK. BLK rangkap satu diserahkan ke Pastor Paroki, rangkap tiga diserahkan ke Tim Kerja, dan rangkap empat diserahkan ke Ketua Bidang. Sedangkan BLK rangap dua dan TB rangkap dua diserahkan ke Bendahara I bersamaan dengan BPD untuk dibuatkan BKK. Bendahara I menerima BLK rangkap dua, TB rangkap dua, dan BPD dua dari Bendahara III. Berdasarkan BLK, Bendahara I membuat BKK dua rangkap. Selanjutanya mengentry data ke computer yang outputnya menghasilkan Laporan Kas Bendahara LKB. BKK tersebut kemudian ditandatangani oleh Bendahara I. LKB, BLK rangkap dua dan BPD rangkap dua diarsipkan secara permanen bersadarkan urut tanggal. BKK rrangkap satu dan TB rangkap dua diarsipkan secara permanen berdasarkan urut nomor. Sedangkan BKK rangkap dua diserahkan ke Kasir untuk dasar pencatatan Buku Kas Dewan Paroki BKDP. Kasir menerima BKK rangkap dua dari Bendahara I. Kasir mencatat ke dalam BKDP berdasarkan BKK rangkap dua. BKK rangkap dua diarsipkan secara permanen urut nomor sedangkan BKDP diarsipkan permanen berdasarkan urut tanggal. Gambar 5.7 Flowchart Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Tim Kerja Sumber: Data diolah Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji TIM KERJA MULAI membuat rincian anggaran kegiatan dalam BPD 4 3 2 BPD 1 1 BPD diserahkan ke Bendahara III setelah ditandatangani oleh Pastor Paroki, Ketua Tim Kerja dan Ketua Bidang 3 menerima uang, TB dan BPD dari Kasir untuk melaksanakan kegiatan TB 2 4 BPD 3 melaksanakan kegiatan lalu membuat laporan kegiatan dengan BLK 4 3 2 BLK 1 menyerahkan BLK disertai TB 2 ke Bendahara III 4 3 2 T BLK 1 4 Ketua Bidang TB 2 diserahkan ke Bendahara III sebagai bentuk pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan CATATAN: BPD = Buku Pengajuan Dana TB = Tanda Bayar BLK = Buku Laporan Kegiatan Gambar 5.8 Flowchart Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Tim Kerja Lanjutan Sumber: Data diolah Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji BENDAHARA III 1 4 3 2 BPD 1 apakah BPD telah sesuai dengan RAPB ? menandatangani RAPB diserahkan ke Pastor Paroki untuk diarsipkan diarsipkan sementara untuk diserahkan ke Bendahara I bersama denga penyerahan BLK T 2 menerima BPD yang telah ditandatangani oleh Ketua Bidang, Ketua Tim Kerja, dan Pastor Paroki dari Bendahara III tidak ya 4 3 2 BPD 1 4 3 2 BPD 1 Pastor Paroki Tim Kerja 4 4 3 2 BLK 1 TB 2 apakah BLK telah sesuai dengan BPD? menandatangani BLK menerima BLK disertai TB dari Tim Kerja 3 diserahkan ke Bendahara I bersama dengan BPD untuk dibuatkan BKK 5 tidak ya Pastor Paroki Tim Kerja Kepala Bidang 4 3 2 BLK 1 TB 2 4 3 2 BLK 1 TB 2 diserahkan ke Tim Kerja untuk direvisi CATATAN: BPD = Buku Pengajuan Dana BLK = Buku Laporan Kegiatan TB= Tanda Bayar BKK = Bukti Kas Keluar Gambar 5.9 Flowchart Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Tim Kerja Lanjutan Sumber: Data diolah Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji KASIR 2 4 BPD 3 menerima BPD yang telah ditandatangani Pastor Paroki, Ketua Tim Kerja, Ketua Bidang dan Bendahara III membuat TB sesuai dengan jumlah di BPD 2 TB 1 mencatat ke BKH berdasarkan TB BKH menandatangani TB dan menyerahkan uang ke Tim Kerja BKH 2 TB 1 4 BPD 3 T N 3 bersama uang diserahkan ke Tim Kerja untuk pelaksanaan kegiatan 6 BKK 2 menerima BKK dari Bendahara I sebagai sumber pencatatan BKDP mencatat BKDP berdasarkan BKK BKDP mengarsipkan BKK dan BKDP secara permanen BKDP BKK 2 N T selesai CATATAN: BPD= Buku Pengajuan Dana TB = Tanda Bayar BKH = Buku Kas Harian BKK = Bukti Kas Keluar BKDP = Buku Kas Dewan Paroki Gambar 5.10 Flowchart Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Tim Kerja Lanjutan Sumber: Data diolah Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji BENDAHARA I 5 T BLK 2 TB 2 BPD 2 membuat BKK berdasarkan pengeluaran yang terdapat di BLK 2 BKK 1 entry data berdasarkan BKM arsip LKB dalam komputer LKB menandatangani BKK LKB 2 BKK 1 BLK 2 TB 2 BPD 2 BKK diserahkan ke Kasir untuk dasar pencatatn ke dalam BKDP 6 T N menerima BPD dari Bendahara III menerima BLK dan TB dari Bendahara III CATATAN: BPD = Buku Pengajuan Dana BLK= Buku Laporan Kegiatan TB = Tanda Bayar BKK = Bukti Kas Keluar LKB = Laporan Kas Bendahara BKDP = Buku Kas Dewan Paroki 2 Prosedur Pengeluaran Kas untuk Biaya Kepanitiaan Setiap kepanitiaan seperti Panitia Natal dan Paskah wajib membuat proposal kegiatan kepanitiaan yang mencakup tujuan kegiatan, targetsasaran peserta, susunan panitia, waktu penyelenggaraan, tempat kegiatan, teknis pelaksanaan dan Rancangan Anggaran Penerimaan dan Biaya Kegiatan RAPB. Kepanitiaan dibentuk oleh Dewan Paroki. Proposal tersebut ditandatangani oleh Ketua dan Pastor Paroki, kemudian dibuat rangkap dua dan diserahkan ke Bendahara III paling lambat 14 hari sebelum kegiatan dilaksanakan. Bendahara III memeriksa kesesuaian antara kegiatan kepanitiaan yang akan dilaksanakan dengan program kegiatan yang telah disahkan dalam Rapat Pleno Dewan Paroki. Setelah proposal kegiatan tersebut disetujui, Bendahara III kemudian memberikan tanda tangan di proposal tersebut dan menyerahkan proposal rangkap dua ke Kasir untuk pencairan dana. Sedangkan, proposal rangkap satu diarsipkan sementara untuk nanti diserahkan ke Bendahara I bersamaan dengan penyerahan Laporan Pertanggungjawaban LPJ. Kasir menerima proposal kegiatan rangkap dua yang telah ditandatangani Ketua Panitia, Pastor Paroki dan Bendahara III kemudian membuat Tanda Bayar TB sesuai dengan jumlah permintaan dana di proposal. TB dibuat rangkap dua. Kasir lalu mencatat pengeluaran kas ke dalam Buku Kas Harian BKH. Kasir menandatangani TB. Kasir lalu menyerahkan TB rangkap dua, proposal rangkap dua dan uang kepada Panitia untuk pelaksanaan kegiatan. BKH dan TB rangkap satu diarsipkan secara permanen. Panitia menerima uang, TB rangkap dua dan proposal kegiatan rangkap dua dari Kasir, kemudian melaksanakan kegiatan. Setelah kegiatan selesai dilakukan, Ketua Panitia wajib membuat laporan pertanggungjawaban kepanitiaan LPJ yang di dalamnya berisi laporan pelaksanaan kegiatan, laporan realisasi anggaran dan bukti-bukti pendukung. Laporan ini wajib dilaporkan tujuh hari setelah kepanitiaan dilaksanakan dan dibuat rangkap dua. Laporan pertanggungjawaban diserahkan ke Bendahara III beserta TB rangkap dua. Bendahara III menerima LPJ dua rangkap dan TB rangkap dua dari Panitia. Bendahara III kemudian memeriksa kesesuaian LPJ dengan proposal kegiatan yang diajukan. Jika tidak sesuai maka dikembalikan ke Tim Kerja untuk direvisi. Jika telah sesuai maka Bendahara III akan menandatangani LPJ. TB rangkap dua dan LPJ rangkap I diserahkan ke Bendahara I bersamaan dengan proposal kegiatan rangkap I. Sedangkan LPJ rangkap dua diserahkan ke Panitia untuk diarsipkan. Bendahara I menerima LPJ rangkap satu, TB rangkap dua, dan Proposal rangkap satu dari Bendahara III. Berdasarkan LPJ, Bendahara I membuat BKK dua rangkap. Selanjutnya mengentry data ke computer yang outputnya menghasilkan Laporan Kas Bendahara LKB. BKK tersebut kemudian ditandatangani oleh Bendahara I. LKB, LPJ rangkap satu dan proposal rangkap satu diarsipkan secara permanen bersadarkan urut tanggal. BKK rangkap satu dan TB rangkap dua diarsipkan secara permanen berdasarkan urut nomor. Sedangkan BKK rangkap dua diserahkan ke Kasir untuk dasar pencatatan Buku Kas Dewan Paroki BKDP. Kasir menerima BKK rangkap dua dari Bendahara I. Kasir mencatat ke dalam BKDP berdasarkan BKK rangkap dua. BKK rangkap dua diarsipkan secara permanen urut nomor sedangkan BKDP diarsipkan permanen berdasarkan urut tanggal. Gambar 5.11 Flowchart Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Kepanitiaan Sumber: Data diolah Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji PANITIA MULAI membuat Proposal Kegiatan 2 PROP 1 1 diserahkan ke Bendahara III setelah ditandatangani Ketua Panitia dan Pastor Paroki 3 TB 2 PROP 2 menerima proposal, TB dan uang dari Kasir untuk melaksanakan kegiatan melaksanakan kegiatan dan membuat LPJ 2 LPJ 1 menyerahkan LPJ disertai TB ke Bendahara III 2 LPJ 1 TB 2 4 diserahkan ke Bendahara III sebagai bentuk pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan T PROP 2 Catatan: PROP = Proposal TB = Tanda Bayar LPJ = Laporan Pertanggungjawaban Gambar 5.12 Flowchart Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Kepanitiaan Lanjutan Sumber: Data diolah Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji BENDAHARA III 1 menerima pengajuan proposal dari Panitia 2 PROP 1 apakah proposal telah sesuai dengan proker dalam RPDP? menandatangani proposal 2 PROP 1 T diarsipkan sementara untuk diserahkan ke Bendahara I bersamaan dengan penyerahan LPJ 2 diserahkan ke Kasir untuk pencairan dana dikembalikan ke Panitia untuk direvisi ya tidak 2 PROP 1 4 menerima LPJ atas kegiatan yang dilaksanakan Panitia disertai TB 2 LPJ 1 TB 2 apakah LPJ telah sesuai dengan Proposal? 3 diserahkan kembali ke Panitia untuk direvisi menandatangani LPJ 5 diserahkan ke Bendahara I bersamaan dengan PROP 1 diserahkan ke Panitia untuk diarsipkan secara permanen YA Tidak 2 LPJ 1 TB 2 2 LPJ 1 TB 2 Panitia Catatan: Prop = Proposal Kegiatan LPJ = Laporan Pertanggungjawaban TB = Tanda Bayar Gambar 5.13 Flowchart Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Kepanitiaan Lanjutan Sumber: Data diolah Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji KASIR 2 menerima Proposal yang telah ditandatangani KP, PP dan Bendahara III PROP 2 membuat TB berdasarkan jumlah pengajuan pengeluaran kas di Proposal 2 TB 1 mencatat ke BKH berdasarkan TB BKH menandatangani TB dan meyerahkan uang kePanitia BKH 2 TB 1 PROP 2 bersama uag diserahkan ke Panitia untuk pelaksanaan kegiatan 3 N T 6 menerima BKK dari Bendahara I untuk dicatat ke dalam BKDP BKK 2 mencatat ke dalam BKDP BKDP mengarsipkan BKDP dan BKK BKDP BKK 2 SELESAI N T Catatan: PROP = Proposal KP = Ketua Panitia PP = Pastor Paroki TB = Tanda Bayar BKH = Buku Kas Harian BKK = Bukti Kas Masuk BKDP = Buku Kas Dewan Paroki Gambar 5.14 Flowchart Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Kepanitiaan Lanjutan Sumber: Data diolah Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji BENDAHARA I T PROP 1 menerima proposal dari Bendahara III 5 LPJ 1 TB 2 menerima LPJ dan TB dari Bendahara III membuat BKK berdasarkan pengeluaran di LPJ 2 BKK 1 entry data berdasarkan BKK arsip LKB dalam komputer LKB menandatangani BKK LKB 2 BKK 1 LPJ 1 TB 2 PROP diserahkan ke Kasir untuk dasar pencatatan ke dalam BKDP 6 T N Catatan: PROP = Proposal LPJ = Laporan Pertanggungjawaban TB = Tanda Bayar BKK = Bukti Kas Keluar LKB = Laporan Kas Bendahara 3 Prosedur Pengeluara Kas untuk Penyetoran Dana ke Keuskupan Agung Semarang KAS Jadwal untuk penyetoran dana ke KAS telah ditetapkan jadwalnya. Penyetoran dana ke KAS diawali dengan pengambilan uang dari ruang penyimpanan oleh Kasir. Kasir mengambil uang sesuai dengan jumlah penyetoran lalu mencatat ke dalam Tanda Bayar TB yang dicetak rangkap dua. TB tersebut kemudian dijadikan dasar pencatatan ke dalam Buku Kas Harian. Setelah menandatangani TB, Kasir lalu menyerahkan uang. TB dan BKH kepada Bendahara I untuk ditandatangani. Bendahara I menerima uang, TB dan BKH dari Kasir lalu menandatangani TB. Uang, TB rangkap dua dan BKH diserahkan ke Kasir untuk disetorkan ke KAS lewat transfer tunai bank. Setelah Kasir menerima uang, TB rangkap dua dan BKH dari Bendahara I, kemudian Kasir mentransferkan uang tersebut lewat bank ke rekening KAS. Kasir mendapatka Bukti Transfer Bank BTB dari bank yang bersangkutan. BKH, TB rangkap dua dan BTB rangkap dua disimpan berdasarkan urut tanggal, sedangkan BTB rangkap satu diserahkan ke Bendahara I untuk dibuatkan Bukti Kas Keluar BKK. Bendahara I menerima BTB rangkap satu dari Kasir kemudian membuat BKK berdasarkan BTB tersebut. Setelah itu mengentry data. Output dari entry data ini adalah Laporan Kas Bulanan LKB. Bendahara menandatangani BKK. LKB dan BTB rangkap satu disimpan berdasarkan urut tanggal, sedangkan BKK rangkap dua diserahkan ke Kasir untuk dicatat ke dalam Buku Kas Dewan Paroki BKDP. Kasir menerima BKK rangkap dua dari Bendahara I. berdasarkan BKK tersebut Kasir mencatat ke dalam BKDP, kemudian mengarsipkan BKK dan BKDP berdasarkan urut tanggal dan nomor. Gambar 5.15 Flowchart Sistem Akuntansi Pengeluaran Penyetoran Dana ke Keuskupan Agung Semarang Sumber: Data diolah Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji Mulai KASIR penyetoran uang ke KAS sudah ada jadwalnyadilakukan sesuai jadwal yang telah ada mengambil uang di ruang penyimpanan mencatat ke TB 2 TB 1 mencatat BKH berdasarkan TB menandatangani TB BKH BKH 2 TB 1 1 bersama uang diserahkan ke bendahara 1 2 BKH TB 2 menyetorkan jumlah uang meminta BTB 2 BTB 1 menyerahkan BTB ke bendahara 1 BKH TB 2 2 BTB 1 T 3 diserahkan ke BI untuk dibuatkan BBK 4 BKK 2 mencatat BKK ke dalam BKDP BKDP mengarsipkan BKK BKDP BKK 2 BKDP N T selesai catatan: TB:Tanda bayar BKH:Buku Kas Harian BTB:bukti transfer bank BKK:Bukti klas keluar BKDP:Buku kas Dewan paroki menerima BKK dari Bendahara 1 untuk dicatat di BKDP Gambar 5.16 Flowchart Sistem Akuntansi Pengeluaran Penyetoran Dana ke Keuskupan Agung Semarang Lanjutan Sumber: Data diolah Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji Bendahara 1 1 BKH 2 TB 1 menandatangani TB BKH 2 TB 1 N 2 menerima uang yang akan disetorkan, BKH, dan TB bersama uang diserahkan ke kasir untuk disetorkan ke kas lewat bank catatan: TB:Tanda bayar BKH:Buku Kas Harian BTB:bukti transfer bank BKK:Bukti klas keluar BKDP:Buku kas Dewan paroki KAS: Keuskupan Agung Semarang 3 BTB 1 membuat BBK berdasarkan BTB 2 BBK 1 entry data BBK LKB arsip dalam komputer LKB menandatangani BKK LKB 2 BKK 1 BTB 1 menerima BTB dari Kasitr sebagai bukti penyetoran dana ke KAS diserahkan ke kasir untuk dasar pencatatan BKDP 4 T N b. Dokumen dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas di Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji Tabel 5.8 Perbandingan Dokumen dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas di Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji dengan PTKAP No Dokumen Teori Fakta Keterangan 1 Bukti kas keluar BKK Dokumen ini digunakan sebagai bukti intern untuk mencatat semua pengeluaran kas oleh Bendahara Dewan Paroki. BKK dibuat per tanggal dan ditandatangani oleh Pastor Paroki, Bendahara Dewan Paroki dan Operator. BKK merupakan bukti intern pengeluaran kas yang dibuat oleh Bendahara I. BKK dibuat per tanggal dan ditandatangani oleh Pastor Paroki, Bendahara I, dan Operator. Tepat 2 Bon sementara Bukti pengeluaran yang bersifat masih sementara dan belum dibebankan ke BKDP. Tidak menggunakan. Tepat. Pencatatan pengeluaran kas mengguna- kan tanda bayar. Tabel 5.8 Perbandingan Dokumen dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas di Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji dengan PTKAP Lanjutan No Dokumen Teori Fakta Keterangan 3 Bukti bank keluar BBK Dokumen untuk mencatat semua pengeluaran bank oleh Bendahara Dewan Paroki yang ditandatangani oleh Pastor Paroki, Bendahara Paroki dan Operator. Bukti intern untuk mencatat semua pengeluaran bank yang dibuat oleh Bendahara I dan ditandatangani oleh Pastor Paroki, Bendahara Paroki, dan Operator. Tepat 4 Tanda bayar Dokumen ini merupakan media otorisasi atau tanda persetujuan Pastor Paroki dan Bendahara Dewan Paoki atas pengeluaran kas yang dilakukan. Dokumen ini dibuat oleh Bendahara Dewan Paroki dan dicetak rangkap dua. Dokumen ini ditandatangani oleh Pastor Paroki, Bendahara Dewan Paroki, Kasir dan Penerima. Tanda Bayar dibuat oleh Kasir untuk media otorisasi atas pengeluaran kas dan ditandatangani oleh Pastor Paroki, Bendahara I, dan Penerima. Dokumen ini dicetak rangkap tiga. Tepat Sumber: Data Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji diolah 147 c. Catatan dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas di Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji Tabel 5.9 Perbandingan Catatan dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas di Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji dengan PTKAP No Catatan Teori Fakta Keterangan 1 Buku Kas Dewan Paroki BKDP Catatan yang digunakan untuk mencatat semua transaksi kas keluar. BKDP dibuat oleh Bendahara Dewan Paroki. BKDP merupakan catatan transaksi pengeluaran kas yang dibuat oleh Kasir. Belum mengacu. Pencatatan ke dalam BKDP seharusnya dilakukan oleh Bendahara. 2 Buku Kas Harian Catatan yang dibuat Kasir untuk mencatat pengeluaran kas. Catatan yang digunakan Kasir untuk mencatat pengeluaran kas. Sudah mengacu. 3 Buku Bank Terikat Sementara-Tabungan BTST Catatan ini berguna untuk mencatat transaksi bank terikat sementara tabungan masuk dan keluar. BTST dibuat oleh Bendahara Dewan Paroki. Catatan ini digunakan untuk mencatat transaksi bank terikat sementara tabungan masuk dan keluar. Pihak yang membuat BTST adalah Bendahara I. Sudah mengacu. 4 Buku Bank Tidak Terikat BBTT Catatan ini digunakan untuk mencatat transaksi bank tidak terikat masuk dan keluar. Pencatatan ke dalam BBTT dilakukan oleh Bendahara Dewan Paroki. Catatan ini digunakan untuk mencatat transaksi bank tidak terikat masuk dan keluar. Pencatatan ke dalam BBTT dilakukan oleh Bendahara I. Sudah mengacu. 5 Buku Bank Terikat Sementara-Giro Catatan ini digunakan untuk mencatat transaksi bank terikat sementara giro masuk dan keluar. BBTG dicatat oleh Bendahara Dewan Paroki. Tidak menggunakan karena Penyimpanan kas tidak dilakukan dalam bentuk Giro sehingga tidak ada pengeluaran kas dalam bentuk giro. Sudah mengacu. 148 Tabel 5.9 Perbandingan Catatan dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas di Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji dengan PTKAP Lanjutan No Catatan Teori Fakta Keterangan 6 Laporan Kas Kecil Dewan Paroki LKKP LKKP digunakan untuk mencatat pengeluaran kas sehari-hari dengan jumlah yang relatif kecil. Catatan ini menggunakan metode Saldo Dana Tetap. Pencatatan ke dalam LKKP dilakukan oleh Kasir. Catatan ini hanya diisi oleh kebutuhan kas kecil untuk bagian kesekretariatan saja. Pencatatan ke dalam LKKP dilakukan oleh petugas kesekretariatan dengan menggunakan metode Saldo Dana Tetap. Sudah mengacu. 7 Laporan Kas Kecil Devosionalia LKKD LKKD digunakan Kasir Devosionalia untuk mencatat pengeluaran kas devosionalia sehari-hari dengan jumlah yang relatif kecil. Catatan ini menggunakan metode Saldo Dana Tetap. Tidak menggunakan. Pengeluaran di luar pengeluaran bagian kesekretariatan dicatat langsung dalam Buku Kas Dewan Paroki. Sudah mengacu. Fungsi dari LKKD digantikan oleh BKDP dan BKH. 8 Laporan Kas Kecil Wisma Paroki LKKW LKKW digunakan Kasir Devosionalia untuk mencatat pengeluaran kas devosionalia sehari-hari dengan jumlah yang relatif kecil. Catatan ini menggunakan metode Saldo Dana Tetap. Tidak menggunakan. Pengeluaran di luar pengeluaran bagian kesekretariatan dicatat langsung dalam Buku Kas Dewan Paroki. Sudah mengacu. Fungsi dari LKKD digantikan oleh BKDP dan BKH. 149 Tabel 5.9 Perbandingan Catatan dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas di Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji dengan PTKAP Lanjutan 9 Buku Laporan KegiatanBLK Buku yang dibuat untuk melaporkan kegiatan yang telah dilaksanakan. Buku ini berisi deskripsi kegiatan dan rincian anggaran dari kegiatan yang telah dilaksanakan. Buku Laporan Kegiatan dibuat oleh Tim Kerja yang telah melaksanakan kegiatan. BLK dicetak rangkap empat. BLK dibuat untuk melaporkan kegiatan yang telah dilaksanakan. BLK ini dibuat oleh Tim Kerja yang telah melaksanakan kegiatan dan dicetak rangkap empat. Sudah mengacu. 10 Buku Pengajuan Dana BPD Buku yang dicetak untuk proses pengajuan dana dan pencairan dana oleh Tim Kerja. BPD dibuat rangkap empat. Buku ini digunakan oleh Tim Kerja untuk pengajuan dana dan pencairan dana dicatat dalam buku ini. BPD dicetak rangkap empat. Sudah mengacu. Sumber: Data Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji diolah 3. Praktik yang Sehat Praktik yang sehat dilakukan untuk menjamin terlaksananya pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan transaksi pengeluaran kas yang telah ditetapkan. Perbandingan praktik sehat dalam transaksi pengeluaran kas yang telah dijalankan Paroki dengan PTKAP adalah sebagai berikut: Tabel 5.10 Perbandingan Fakta dengan PTKAP Mengenai Praktik yang Sehat dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas No Teori Fakta Keterangan 1 Pemberian nomor urut tercetak pada setiap dokumen akuntansi yang digunakan. BKK, BBK, dan Tanda Bayar dibuat dengan nomor urut tercetak. Sudah mengacu 2 Adanya dokumentasi yang baik untuk setiap transaksi penerimaan kas yang mencakup pemberian nomor urut bukti transaksi dan penyimpanan secara rapi sehingga pencarian mudah dilakukan. Pendokumentasian dan penyimpanan BKK, BBK dan Tanda Bayar secara baik dilakukan seperti: a. Masing-masing dokumen dibuat rangkap dan dicetak dengan warna yang berbeda untuk memudahkan pengarsipan. Dokumen disimpan oleh pihak-pihak yang memberika otorisasi pada dokumen pengeluaran kas, b. Apabila terdapat kesalahan tulis penerimaan kas dalam dokumen penerimaan kas atau dokumen penerimaan kas tersebut rusak atau sobek, maka dokumen yang salah, rusak atau sobek tersebut tetap diarsipkan oleh Bendahara Dewan Paroki. Sudah mengacu Tabel 5.10 Perbandingan Fakta dengan PTKAP Mengenai Praktik yang Sehat dalam Sistem Pengeluaran Kas Lanjutan No Teori Fakta Keterangan 3 Adanya monitoring secara berkala dan berjenjang atas pengeluaran kas dan proses akuntansi yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berwenang. Monitoring secara berkala dilakukan oleh: a. Dewan Paroki setiap tiga bulan sekali. b. Tim Kerja Bendahara satu bulan sekali. Sudah mengacu 4 Laporan arus kas wajib dilaporkan kepada Keuskupan Agung Semarang paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya. Laporan arus kas dilaporkan ke Keuskupan Agung Semarang setiap tanggal 20 bulan berikutnya. Belum mengacu. Fakta pengacuan tidak dilakukan saat penyerahan laporan arus kas ke Keuskupan Agung Semarang secara tepat waktu yang disebabkan karena kurangnya pertemuan dari tim kerja Bendahara. 5 Adanya RAPB dan RAI yang disusun berdasarkan visi, misi dan fokus pastoral Paroki. RAPB dan RAI disusun berdasarkan visi, misi dan fokus pastoral. Penyusunan RAPB dan RAI mengenai sumber penerimaan kas adalah sebagai berikut: a. Tim kerja, ketua bidang dan bendahara menyusun kegiatan sesuai dengan sasaran strategis disertai dengan rincian anggarannya. b. Bendahara dan Dewan Harian melakukan pencermatan akan anggaran yang diajukan apakah sesuai atau tidak. c. RAPB dan RAI disahkan melalui Rapat Pleno. Tepat Tabel 5.10 Perbandingan Fakta dengan PTKAP Mengenai Praktik yang Sehat dalam Sistem Pengeluaran Kas Lanjutan No Teori Fakta Keterangan 6 Penyusunan Laporan Keuangan yang harus diserahkan ke Keuskupan Agung Semarang terdiri dari Neraca; Laporan Aktivitas; Laporan Arus Kas; Laporan Realisasi Anggaran; Catatan Atas Laporan Keuangan; RAPB dan RAI untuk tahun berikutnya. Laporan Keuangan yang diserahkan ke Keuskupan Agung Semarang hanya terdiri dari Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Kas, Laporan Aktivitas, Laporan arus Kas Bulanan, Neraca, RAPB dan RAI. Sedangkan Laporan Realisasi Anggaran tidak diserahkan, namun tetap dibuat oleh Tim Kerja Bendahara dan diserahkan ke Dewan Paroki. Belum mengacu. Fakta pengacuan tidak dilakukan kelengakapan laporan keuangan yang disampaikan ke Keuskupan Agung Semarang. 7 Laporan keuangan tahunan yang terdiri dari neraca, laporan aktivitas, laporan arus kas, catatan atas laporan keuangan, realisasi anggaran, RAPB dan RAI untuk tahun yang akan datang dilaporkan kepada Keuskupan Agung Semarang paling lambat pada akhir bulan Febuari tahun berikutnya. Laporan keuangan seperti neraca, laporan aktivitas, laporan arus kas, catatan atas laporan keuangan, realisasi anggaran, RAPB dan RAI untuk tahun yang akan datang dilaporkan kepada Keuskupan Agung Semarang setiap bulan Desember. Sudah mengacu Sumber: Data Paroki Fransiskus Xaverius Kidul Loji diolah

C. Pembahasan Fakta yang Belum Mengacu pada PTKAP

1. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas a. Teori dan Fakta Pengacuan 1 Struktur Organisasi dan Pemisahan Tanggung Jawab PTKAP menyebutkan unsur pengendalian intern yang pertama yaitu adanya pembagian tugas dalam pengelolaan keuangan khususnya yang berkaitan dengan kewenangan otorisasi pemberian persetujuan, pencatatan transaksi, dan penyimpanan keuangan PTKAP, 2008: 198. Dalam sistem akuntansi penerimaan kas terjadi perangkapan jabatan yang dilakukan oleh Kasir. Kasir bertugas menerima kas, mencatat ke dalam BKDP dan menyimpan uang. Dalam hal ini fungsi penerimaan kas tidak dipisahkan dengan fungsi kas yang berkaitan dengan penyimpanan kas. Sebagai bentuk pengendalian intern, setiap fungsi tersebut seharusnya dijalankan oleh orang yang berbeda. Tabel 5.11 Perbandingan Teori dengan Fakta yang Belum Mengacu Mengenai Struktur Organisasi dan Pemisahan Tanggung Jawab dalam Sistem Penerimaan Kas No Teori dalam PTKAP Fakta Pengacuan 1 Fungsi Penerimaan, fungsi akuntansi dan fungsi kas harus dipisahkan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya penyalahgunaan kas. Tidak terjadi pemisahan fungsi. Kasir merangkap jabatan sebagai penerima kas, mencatat ke dalam BKDP dan menyimpan kas tersebut ke dalam ruang penyimpanan. Sumber: Data Paroki Fransiskus Xaverius Kidul Loji diolah 2 Prosedur Penerimaan, Pencatatan, dan Penyimpanan Kas Tabel 5.12 Perbandingan Teori dengan Fakta yang Belum Mengacu Mengenai Prosedur Pencatatan dan Transaksi Keuangan dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas No Pembanding Teori di PTKAP Fakta Pengacuan 1 Prosedur pencatatan Kas Pencatatan penerimaan kas ke dalam BKM dilakukan oleh Kasir, sedangkan pencatatan ke dalam BKDP dilakukan oleh Bendahara Dewan Paroki. Pencatatan penerimaan kas ke dalam BKM dilakukan oleh Bendahara I sedangkan pencatatan ke dalam BKDP dilakukan oleh Kasir. 2 Prosedur penyimpanan Kas yang masuk harus disetorkan ke bank oleh Bendahara Dewan Paroki. Kas yang tidak disetorkan merupakan kas kecil yang sudah ditentukan batasnya yaitu sebesar Rp5.000.000,00. Penerimaan kas disimpan oleh Kasir di dalam salah satu ruangan Paroki dan jarang disetorkan ke bank. Kunci tempat penyimpanan dipegang oleh Kasir. Jumlah uang yang disimpan batasnya adalah sebesar Rp10.000.000,00. 3 Prosedur penghitungan hasil kolekte Penghitungan hasil Kolekte dilakukan setiap akhir misa. Penghitungan hasil kolekte dilakukan setiap hari Senin. 4 Dokumen BKM BKM di dalam PTKAP terdiri dari otorisasi oleh Pastor Paroki, Bendahara Paroki, Kasir dan Operator. BKM yang digunakan dalam Paroki, bagian otorisasi terdiri dari Pastor Paroki, Bendahara Paroki dan Operator. Tidak ada bagian otorisasi oleh Kasir. 5 Catatan BKDP Pencatatan ke dalam BKDP dilakukan oleh Bendahara Dewan Paroki. Pencatatan ke dalam BKDP dilakukan oleh Kasir. Sumber: Data Paroki Fransiskus Xaverius Kidul Loji diolah 3 Praktik yang Sehat Tabel 5.13 Perbandingan Teori dengan Fakta yang Belum Mengacu Mengenai Praktik yang Sehat dalam Sistem Penerimaan Kas No Teori dalam PTKAP Fakta Pengacuan 1 Penyusunan Laporan Keuangan yang harus diserahkan ke Keuskupan Agung Semarang terdiri dari Neraca; Laporan Aktivitas; Laporan Arus Kas; Laporan Realisasi Anggaran; Catatan Atas Laporan Keuangan; RAPB dan RAI untuk tahun berikutnya. Laporan Keuangan yang diserahkan ke Keuskupan Agung Semarang hanya terdiri dari Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Kas, Laporan Aktivitas, Laporan arus Kas Bulanan, Neraca, RAPB dan RAI. Sedangkan Laporan Realisasi Anggaran tidak diserahkan, namun tetap dibuat oleh Tim Kerja Bendahara dan diserahkan ke Dewan Paroki. 2 Laporan arus kas wajib dilaporkan kepada Keuskupan Agung Semarang paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya. Laporan arus kas dilaporkan ke Keuskupan Agung Semarang setiap tanggal 20 bulan berikutnya. Sumber: Data Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji diolah b. Pembahasan Akibat 1 Struktur Organisasi dan Pemisahan Tanggung Jawab Pembagian tanggung jawab fungsional dalam suatu organisasi didasarkan pada prinsip suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap transaksi. Pada praktik yang telah dilaksanakan Paroki, Kasir merangkap tugas sebagai fungsi kas, fungsi akuntansi dan fungsi penyimpanan pada sistem penerimaan kas. Menurut Arens dalam Yusuf, 1991: 310, kalau Kasir misalnya menerima uang tunai dan bertanggung jawab dalam pencatatan data untuk penerimaan kas ada kemungkinan Kasir menerima uang dan menyesuaikan perkiraan penerima uang dengan tidak mencatat penerimaan atau dengan mencatat ke sebelah kredit untuk menciptakan penerimaan fiktif. Namun, perangkapan jabatan oleh Kasir tidak menimbulkan kemungkinan terjadinya penyalahgunaan kas. Arens dalam yusuf, 1991 dalam bukunya menyatakan bahwa secara alamiah, luas pemisahan tugas sangat tergantung pada ukuran organisasi. Pada banyak organisasi kecil adalah tidak praktis untuk memisahkan tugas seluas pada penjelasan di atas. Dalam kasus ini, pemisahan tugas memerlukan modifikasi. Ikhtisar struktur organisasi menyeluru suatu badan usaha harus menyediakan pemisahan tugas yang pantas. Fakta yang terjadi di Paroki adalah sebelum Kasir mencatat ke dalam BKDP dan menyimpan uang, Kasir telah menyerahkan uang dan Buku Kas Harian kepada Bendahara I. Buku Kas Harian sebagai catatan pertama Kasir pada saat menerima kas merupakan dokumen sumber untuk pencatatan BKM oleh Bendahara I. Saat Bendahara I membuat BKM, telah terjadi pemeriksaan atas jumlah uang yang diterima dengan jumlah yang dicatat oleh Kasir. BKM merupakan dokumen sumber untuk pencatatan ke dalam BKDP. Adanya pemeriksaan jumlah uang dan catatan oleh Bendahara I dapat mengurangi kemungkinan terjadinya penyalahgunaan kas. 2 Prosedur Penerimaan, Pencatatan, dan Penyimpanan Kas a Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas Pencatatan BKM yang dibuat oleh Bendahara Dewan Paroki adalah khusus bagi pencatatan transaksi pengambilan uang dari bank untuk mengisi saldo kas Dewan Paroki. Jika Bendahara Dewan Paroki membuat BKM untuk penerimaan uang selain pengambilan uang dari bank, maka tugas dan tanggung jawab Bendahara menjadi kurang jelas. Tanggung jawab yang seharusnya dilakukan oleh Kasir dilakukan oleh Bendahara Dewan Paroki. Begitu juga yang terjadi dengan pencatatan ke dalam BKDP. BKDP seharusnya dicatat oleh Bendahara dengan dokumen dasar BKM. Fakta yang ada di Paroki adalah terjadinya pertukaran tanggung jawab antara Kasir dengan Bendahara I. Prosedur pencatatan yang terjadi menjadi tidak sederhana dan rumit sehingga Kasir mengerjakan pencatatan dua kali. Akibat dari prosedur pencatatan penerimaan kas tidak menimbulkan kemungkinan terjadinya penyalahgunaan kas karena ada dokumen pendukung yang dijadikan dasar dalam pencatatan penerimaan kas ke BKDP dan BKM. b Prosedur Penyimpanan Kas Jumlah uang yang disimpan di salah satu ruangan Pastoral cukup besar nominalnya, karena jarang disetorkan ke bank. Penerimaan kas yang hanya disimpan di ruang penyimpanan tidak akan cukup aman ditambah dengan kebijakan bahwa yang memegang kunci ruang penyimpanan adalah Kasir. Hal ini dapat menyebabkan kemungkinan terjadinya penyalahgunaan kas. Berikut ini adalah kemungkinan penyalahgunaan penggunaan kas menurut Soemita 1976: 30 yaitu mengambil uang kas untuk keperluan sendiri dengan menggunakan kwitansi-kwitansi pengeluaran yang tidak ada dokumen sumber, tidak dilakukan pencatatan dari penerimaan kas dan Lapping. Namun dari ketiga kemungkinan tersebut Paroki dapat mencegahnya dengan adanya dokumen yang dijadikan dasar untuk mencatat penerimaan dan pengeluaran kas. Dokumen dasar tersebut telah dilakukan verifikasi untuk mengecek kebenarannya oleh orang yang berbeda. Penyimpanan uang dalam jumlah besar di salah satu ruang Pastoral tidak akan aman. Apabila terjadi musibah kebakaran atau bencana alam maka kemungkinan uang tunai yang disimpan tidak akan bisa diselamatkan karena tidak asuransinya.