Kebijakan dan Sistem Akuntansi Kas

Dokumen BKM Bukti Kas Masuk merupakan dokumen yang penting. Bukti Kas Masuk digunakan sebagai bukti intern untuk mencatat semua penerimaan uang oleh Kasir dalam rangka memudahkan pengelompokan dan penginputan transaksi ke dalam program aplikasi akuntansi. Bendahara Dewan Paroki membuat Bukti Kas Masuk hanya untuk transaksi pengambilan uang bank untuk mengisi saldo Kas Dewan Paroki, serta pencairan Investasi dan Deposito yang diterima tunai. Bukti Kas Masuk dibuat per tanggal dan mencantumkan kode rekeningpos, keterangan transaski, jumlah uang yang diterima, tanda tangan Pastor Paroki, Bendahara Dewan Paroki, Kasir, dan Operator. Bukti Kas Masuk dibuat oleh Kasir. Bukti Kas Masuk yang rusak sobek, salah tulis, dan lain-lain harus disimpan. Dokumen penting lainnya yaitu BBM Bukti Bank Masuk yang digunakan sebagai bukti intern untuk mencatat semua penerimaan uang melalui bank oleh Bendahara Dewan Paroki dalam rangka memudahkan pengelompokan dan penginputan transaksi ke dalam program aplikasi komputer. Bukti Bank Masuk dibuat per tanggal dan mencantumkan kode rekeningpos, keterangan transaski, jumlah uang yang diterima, tanda tangan Pastor Paroki, Bendahara Dewan Paroki dan Operator. Bukti Bank Masuk dibuat oleh Bendahara Dewan Paroki. Bukti Bank Masuk yang rusak sobek, salah tulis, dan lain- lain harus disimpan. c. Catatan dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Menurut Ketentuan PTKAP 1 BTST Buku Bank Terikat Sementara-Tabungan. Catatan ini digunakan untuk mencatat semua transaksi bank tidak terikat sementara-tabungan masuk secara kronologis urut tanggal dengan tujuan untuk mengetahui secara cepat transaksi bank tidak terikat sementara-tabungan masuk yang terjadi dan saldo bank tidak terikat sementara-tabungan masuk yang dimiliki. Buku Bank Tidak Terikat Sementara-Tabungan, memudahkan pemeriksaan transaksi bank tidak terikat sementara-tabungan masuk dan memudahkan entry data ke dalam program aplikasi akuntansi yang digunakan. Pencatatan Buku Bank Tidak Terikat Sementara-Tabungan dilakukan oleh Bendahara Dewan Paroki. 2 BTSG Buku Bank Terikat Sementara-Giro digunakan untuk mencatat semua transaksi bank tidak terikat sementara-giro masuk secara kronologis urut tanggal dengan tujuan untuk mengetahui secara cepat transaksi bank tidak terikat sementara-giro masuk yang terjadi dan saldo bank tidak terikat sementara-giro masuk yang dimiliki. Buku Bank Tidak Terikat Sementara-Giro, memudahkan pemeriksaan transaksi bank tidak terikat sementara- giro masuk dan memudahkan entry data ke dalam program aplikasi akuntansi yang digunakan. Pencatatan Buku Bank Tidak Terikat Sementara-Giro dilakukan oleh Bendahara Dewan Paroki. 3 BKDP Buku Kas Dewan Paroki digunakan untuk mencatat semua transaksi kas masuk secara kronologis urut tanggal dengan tujuan untuk mengetahui secara cepat transaksi yang terjadi dan saldo kas yang dimiliki. Buku Kas Dewan Paroki memudahkan pemeriksaan transaksi penerimaan kas yang terjadi dan memudahkan entry data ke dalam program aplikasi akuntansi yang digunakan. Pencatatan Buku Kas Dewan Paroki dilakukan oleh Bendahara Dewan Paroki. 4 BBTT Buku Bank Tidak Terikat yang digunakan untuk mencatat semua transaksi bank tidak terikat masuk secara kronologis urut tanggal dengan tujuan untuk mengetahui secara cepat transaksi bank tidak terikat yang terjadi dan saldo bank tidak terikat yang dimiliki. Buku Bank Tidak Terikat memudahkan pemeriksaan transaksi bank tidak terikat masuk dan memudahkan entry data ke dalam program aplikasi akuntansi yang digunakan. Pencatatan Buku Bank Tidak Terikat dilakukan oleh Bendahara Dewan Paroki. 5 CKPTL Catatan Penerimaan Hasil Kolekkte, Parkir, Teks Misa Dan Kotak Lilin yangBerdasarkan BAPK, BAHP, BAHM dan BAHL digunakan kasir untuk mencatat hasil kolekte, parkir, teks misa dan kotak lilin pada CKPTL, sebelum disetorkan ke Bendahara Dewan AProki. CKPTL dibuat sesuai urutan tanggal kejadian untuk setiap bulan, dengan melihat catatan ini dapat segera diketahui jumlah penerimaan-penerimaan tersebut untuk suatu bulan tertentu. 6 CPLL Catatan Penerimaan Lain-Lain. Penerimaan uang oleh kasir yang tidak bisa dicatat ke dalam CKPTL, oleh kasir dicatat ke dalam CPLL. CPLL diantaranya digunakan untuk mencatata Persembahan Bulanan Umat, Sumbangan Beban dan penerimaan lain-lain. CPLL dibuat sesuai urutan tanggal kejadian untuk setiap bulan, dengan melihat catatan ini dapat segera diketahui jumlah penerimaan-penerimaan tersebut untuk suatu bulan tertentu. 7 BAKG Berita Acara Perhitungan dan Penyerahan Dana Kotak Persembahan Gereja. Penerimaan hasil dari kotak persembahan yang disediakan di paroki harus dilakukan secara transparan, oleh sebab itu penghitung kolekte wajib membuat Berita Acara Perhitungan dan Penyerahan Kotak Persembahan Gereja. Berita Acara Perhitungan dan Penyerahan Dana Kotak Persembahan Gereja wajib dilampiri Rincian Berita Berita Acara Perhitungan dan Penyerahan Dana Kotak Persembahan Gereja RBAKG. d. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas Tujuan dari prosedur pencatatan transaksi keuangan adalah supaya setiap transaksi keuangan yang terjadi dicatat melalui langkah- langkah tertentu yang ditetapkan sehingga hal-hal yang tidak dikehendaki dapat dihindari. Oleh karena itu, prosedur pencatatan penerimaan kas untuk mencatat transaksi penerimaan kas harus dapat mencerminkan adanya sistem pengendalian intern yang memadai. Bastian 2006: 119 menyebutkan bahwa tujuan dari prosedur kas pada organisasi nonprofit adalah untuk memberikan prosedur yang baku atas aktivitas yang berkaitan dengan perolehan informasi mengenai kas dari pengakuan sampai proses penerimaannya, untuk mendapatkan data atau catatan yang akurat tentang kas sesuai dengan input dari masin-masing unit kerja, dan untuk mendukung pembuatan keputusan personel yang mengendalikan fungsi kas. Kas diakui sebesar nilai nominal dari uang tunai atau yang dapat dipersamakan dengan uang tunai, serta rekening giro di bank yang tidak dibatasi penggunaanya. Perubahan pada saldo kas dipengaruhi oleh dua aktivitas, yaitu penerimaan dan pengeluaran kas. Prosedur sistem penerimaan kas yang terdapat dalam organisasi nonprofit khususnya Paroki terdiri dari prosedur pencatatan penerimaan kas hasil kolekte, prosedur pencatatan penerimaan persembahan bulanan umat dan prosedur pencatatan penerimaan uang kotak persembahan yang terdapat di gereja. Berikut ini adalah prosedur penerimaan kas menurut PTKAP: 1 Prosedur Pencatatan Hasil Kolekte Prosedur Pencatatan Hasil Kolekte menurut Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan Agung Semarang 2008, sebuah paroki harus melakukan bebarapa hal yaitu : a Petugas atau Tim penghitung Kolekte setelah selesai misa, melakukan penghitungan kolekte ditempat yang ditentukan dan setelah selesai wajib mengisi dan menandatangani Berita Acara Penghitungan dan Penyerahan Kolekte BAPK. b BAPK dibuat masing-masing untuk Kolekte pertama dan Kolekte kedua. c Petugas atau Tim kolekte selanjutnya meneyerahkan BAPK beserta uang hasil kolekte kapada Kasir. d Kasir mencocokan jumlah uang dengan yang tertulis pada BAPK, kemudian menandatanganani BAPK. e Kasir selanjutnya mencatat penerimaan uang hasil kolekte tersebut pada Catatan Penerimaan Hasil Kolekte, Parkir, Teks Miasa dan Kotak lilin CKPTL pada kolom yang disediakan. f Beradasarkan BAPK, Kasir membuat Bukti Kas Masuk BKM dan menyerahkan uang kolekte, BAPK, BKM dan CKPTL, kepada Bendahara Dewan Paroki. g Bendahara Dewan Paroki mencocokkan jumlah uang dengan yang tertulis pada BAPK, CKPTL dan BKM. h Kemudian Bendahara Dewan Paroki menandatanganai CKPTL dan menyerahkan CKPTL kepada Kasir. i Bendahara Deawan Paroki menandatangani BKM dan mencatat penerimaan kas pada Buku Dewan Paroki BKD. j Bendahara Dewan Paroki selanjutnya membuat dan menandatangani Bukti Kas keluar BKK menyetorkan uang kolekte ke bank dan mencatat pengeluaran kas pada BKDP. k Berdasarkan bukti setoran bank, Bendahara Dewan paroki membuat dan menandatangani Bukit Bank Masuk BBM dan mencatat pada Buku Bank Tidak Terikat BBTT. l Berdasarkan BKM, BKK, dan BBM yang telah ditandatangani Pastor Paroki dan bukti-bukti pendukungnya, Operator Akuntansi Paroki memesukkan atau entry data ke komputer dengan menggunakan program akuntansi yang telah disediakan. m Operator Akuntansi Paroki menyimpan BKM, BKK dan BBM beserta bukti-bukti pendukungnya. Gambar 2.1 Prosedur pencatatan penerimaan hasil kolekte Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Gambar 2.2 Prosedur Pencatatan Penerimaan Hasil Kolekte Lanjutan Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki 2 Prosedur Pencatatan Penerimaan Persembahan Bulanan Umat yang Dikoordinir Ketua Lingkungan Gambar 2.3 Prosedur pencatatan penerimaan APBU dari Ketua Lingkungan Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Gambar 2.4 Prosedur pencatatan penerimaan APBU dari Ketua Lingkungan Lanjutan Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Gambar 2.5 Prosedur pencatatan penerimaan APBU dari Ketua Lingkungan Lanjutan Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki 3 Prosedur Pencatatan Penerimaan Persembahan Bulanan Umat yang Dikumpulkan dari Kotak Persembahan Prosedur Pencatatan Penerimaan Uang Kotak Persembahan Paroki menurut Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan Agung Semarang 2008 sebuah paroki harus melakukan bebarapa hal yaitu : a Kotak Persembahan yang di sediakan, wajib dibuka minimal 2 dua kali dalam sebualan, kecuali untuk Paskah dan Natal dibuka pada akhir misa atau ibadat. b Pembukaan kotak persembahan minimal dilakukan oleh 2 dua orang. c Petugas yang membuka kotak persembahan bertugas sebagai penghitung uang. d Kotak persembahan yang ada di paroki secara umum berisi, Amplop Persembahan Bualanan Umat APBU, Amplop persembahan Paskah dan atau Amplop Persembahan Natal, Sumbangan Untuk Maksud Tertentu dan Sumbangan Bebas. e Isi Kotak Persembahan tersebut diatas harus dipilah-pilah untuk dikelompokkan berdasarkan jenisnya masing-masing. f Petugas penghitung membuka setiap APBU, mencocokkan uang atau bliyet giro atau cequee yang ada di dalamnya dengan yang tertulis pada APBU, serta membubuhkan tanda tangan pada kartu atau phetuk APBU pada kolom yang disediakan. g Petugas Penghitung selanjutnya menghitung uang atau bliyet giro atau cequee dari Amplop Persembahan paskah dan atau Amplop Persembahan Natal, Sumbangan Untuk Maksud tertentu dan Sumbangan Bebas. h Setelah proses nomor f dan g dialaksanakan, Petugas Penghitung membuat dan mengisi secara lengkap Berita Acara penghitungan dan Penyerahan Dana Kotak Persembahan Paroki BAKG dan Rincian Berita Acara Perhitungan dan Penyerahan Dana Kotak Persembahan Paroki RBAKG serta menandatanganainya. i Kemudian Petugas Penghitung menyerahkan uang kepada Kasir beaserta BAKG, RBAKG, dan kartu atau pethuk APBU. j Kasir mencocokkan jumalah uang dengan yang tertulis pada BAKG, RBAKG dan kartu atau pethuk APBU. k Kasir memilah-milah APBU per lingkungan untuk kemudian membagiakan ke masing-masing Ketua Lingkungan biasanya melalui kotak lingkungan di paroki. l Kasir selanjutnya mencatat penerimaan uang tersebut pada CPLL pada kolom yang disediakan. m Kasir membuat BKM dan menyerahkan uang kotak persembahan, BKM, BAKG, RBAKG, CPLL dan BKM. n Bendahara Dewan Paroki mencocokkan jumlah uang dengan yang tertulis pada BAKG, CPLL dan BKM. o Kemudian Bendahara Dewan Paroki menandatangani CPLL dan menyerahkan CPLL kepada Kasir. p Bendahara Dewan Paroki menandatangani BKM dan mencatat penerimanaan kas pada BKDP. q Selanjutnya Bendahara Dewan Paroki membuat dan menandatangani BKK, menyetorkan uang kotak persembahan ke Bank dan mencatat pengeluaran kas pada BKDP. r Berdasarkan bukti setoran Bank, Bendahara Dewan Paroki membuat dan menandatangani BBM dan mencatat pada BBDP. s Berdasarkan BKM, BKK, dan BBM yang telah ditandatangani Pastor Paroki dan bukti-bukti pendukungnya, Opearator Akuntansi Paroki memasukkan atau entry data ke komputer dengan menggunakan program akuntansi yang telah disediakan. t Opearator Akuntansi Paroki menyimpan BKM, BKK, dan BBM beserta bukti-bukti pendukungnya. Gambar 2.6 Prosedur pencatatan penerimaan uang dari Kotak Persembahan Gereja Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Gambar 2.7 Prosedur pencatatan penerimaan uang dari Kotak Persembahan Gereja Lanjutan Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Gambar 2.8 Prosedur pencatatan penerimaan uang dari Kotak Persembahan Gereja Lanjutan Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki e. Unsur Pengendalian Intern dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas 1 Struktur Organisasi a Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi kas. Fungsi penerimaan berfungsi untuk menerima kas sedangkan fungsi kas berfungsi untuk menyimpan kas yang diterima oleh Paroki dari sumbangan. b Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. Fungsi akuntansi disini bertanggung jawab untuk membuat laporan keuangan dan mencatat laporan-laporan yang berhubungan dengan kas c Transaksi penerimaan kas harus dilaksanakan oleh fungsi kas, fungsi penerimaan, dan fungsi akuntansi. 2 Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan. a Penerimaan hasil kolekte, hasil kotak persembahan gereja, hasil parkir, hasil teks misa dan hasil kotak lilin harus disertai bukti penerimaan kas. b Pencatatan ke dalam BKDP diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara menandatangani BKDP. c Tanda terima ditandatangani oleh penyetor, kasir, dan Bendahara Dewan Paroki. d BKM khusus untuk penerimaan tunai dibuat oleh kasir dan ditandatangani oleh Pastor Paroki, Bendahara Dewan Paroki, Kasir dan Operator. e BBM dibuat oleh Bendahara Dewan Paroki dan ditandatangani oleh Pastor Paroki, Bendahara Dewan Paroki, Kasir dan Operator. f Kasir memberikan tanda tangan pada BAPK, BAHP, BAHM, BAHL,BAKG dan RBAKG. g Petugas penghitung kotak persembahan gereja wajib membubuhkan tanda tangan pada BAKG dan RBAKG di tempat yang disediakan. 3 Praktik yang Sehat a Pencatatan transaksi dalam BKDP, BBTT, BTST dan BTSG dilakukan oleh Bendahara Dewan Paroki sesuai dengan urut tanggal. b Nomor urut bukti tanda terima dibuat tercetak dan dicetak rangkap tiga dan bila rusak sobek, salah tulis, dan lain-lain harus diarsipkan. c Warna blanko tanda terima, BKM, BKK, BBM dan BBK dibuat dan dicetak dengan warna yang berbeda. d Dewan paroki memberikan ucapan terimakasih secara tertulis kepada donatur atau mengumumkan melalui media Paroki sebagai mekanisme check dan recheck. e BKM dan BBM dibuat per tanggal, bernomor urut tercetak, tanda tangan di dalamnya harus lengkap dan bila rusak sobek, salah tulis, dan lain-lain harus diarsipkan. f Petugas penghitung kolekte, penghitung hasil kotak parkir, penghitung hasil panduan misa, penghitung hasil kotak lilin dan penghitung kotak persembahan gereja masing-masing dilakukan minimal oleh dua orang dan masing-masing petugas tersebut membubuhkan tanda tangan sebagai bentuk pertanggungjawaban. g Setiap penerimaan kas yang telah dicatat pada CKPTL harus segera diserahkan kepada Bendahara Dewan Paroki dengan dilampiri BKM. 3. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas a. Fungsi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi pengeluaran kas Mulyadi, 2001: 455 terdiri dari fungsi yang memerlukan kas, fungsi pengeluaran kas, fungsi akuntansi dan fungsi pemeriksaan intern. Fungsi yang memerlukan kas berkaitan dengan pihak yang mengajukan permintaan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi. Fungsi kas bertanggung jawab dalam menyerahkan kas kepada pihak yang mengajukan permintaan pengeluaran kas. Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran kas ke dalam dokumen dan catatan akuntansi pengeluaran kas. Sedangkan fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab untuk melakukan penghitungan kas secara periodik dan mencocokkan hasil penghitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi. b. Dokumen dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Menurut Ketentuan PTKAP Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas terdiri dari bukti kas keluar, cek dan permintaan cek. Teori pendukung tentang dokumen terkait yang disarankan Keuskupan PTKAP, 2008: 176 antara lain: Dokumen Tanda Bayar harus terdapat dalam sistem pengeluaran kas. Tanda bayar secara tunaiweselCekBG, berfungsi sebagai media otorisasi Pastor Paroki serta Bendahara Dewan Paroki atas pengeluaran uang yang dilakukan dan sebagai bukti eksternal. Selain itu ada Bon Sementara yang berfungsi sebagai bukti pengeluaran uang yang bersifat masih sementara, sehingga belum dicatatdibebankan sebagai bebanbiayapengeluaran lainnya dalam Buku Kas Dewan Paroki. Pertanggungjawaban Bon Sementara harus diatur secara tegas dalam Pedoman Pelaksanaan Keuangan dan Akuntansi Paroki PPKAP. BKK Bukti Kas Keluar dan BBK Bukti Bank Keluar merupakan bukti penting yang digunakan sebagai bukti intern untuk mencatat semua pengeluaran uang oleh Kasir dalam rangka memudahkan pengelompokan dan penginputan transaksi ke dalam program aplikasi akuntansi. Bukti Kas Keluar dibuat per tanggal dan mencantumkan kode rekeningpos, keterangan transaski, jumlah uang yang diterima, tanda tangan Pastor Paroki, Bendahara Dewan Paroki, Kasir, dan Operator. Bukti Kas Keluar dibuat oleh Kasir, sedangkan Bukti Bank Keluar dibuat oleh Bendahara Dewan Paroki. c. Catatan dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Menurut Ketentuan PTKAP Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas adalah jurnal pengeluaran kas dan register cek. Teori pendukung tentang catatan akuntansi terkait yang disarankan Keuskupan PTKAP, 2008: 154, 158, 162 adalah BKDP Bukti Kas Dewan Paroki yang digunakan untuk mencatat semua transaksi kas keluar secara kronologis urut tanggal dengan tujuan untuk mengetahui secara cepat transaksi yang terjadi dan saldo kas yang dimiliki. Buku Kas Dewan Paroki memudahkan pemeriksaan transaksi pengeluaran kas yang terjadi dan memudahkan entry data ke dalam program aplikasi akuntansi yang digunakan. Pencatatan Buku Kas Dewan Paroki dilakukan oleh Bendahara Dewan Paroki. Selain itu terdapat Bukti Bank Tidak Terikat BBTT yang digunakan untuk mencatat semua transaksi bank tidak terikat keluar secara kronologis urut tanggal dengan tujuan untuk mengetahui secara cepat transaksi bank tidak terikat keluar yang terjadi dan saldo bank tidak terikat yang dimiliki. Buku Bank Tidak Terikat memudahkan pemeriksaan transaksi bank tidak terikat keluar dan memudahkan entry data ke dalam program aplikasi akuntansi yang digunakan. Terdapat juga BTST Buku Bank Terikat Sementara- Tabungan. BBST digunakan untuk mencatat semua transaksi bank tidak terikat sementara-tabungan keluar secara kronologis urut tanggal dengan tujuan untuk mengetahui secara cepat transaksi bank tidak terikat sementara-tabungan keluar yang terjadi dan saldo bank tidak terikat sementara-tabungan keluar yang dimiliki. Buku Bank Tidak Terikat Sementara-Tabungan, memudahkan pemeriksaan transaksi bank tidak terikat sementara-tabungan keluar dan memudahkan entry data ke dalam program aplikasi akuntansi yang digunakan. Pencatatan Buku Bank Tidak Terikat Sementara-Tabungan dilakukan oleh Bendahara Dewan Paroki. BTSG Buku Bank Terikat Sementara-Giro adalah catatan yang digunakan untuk mencatat semua transaksi bank tidak terikat sementara-giro keluar secara kronologis urut tanggal dengan tujuan untuk mengetahui secara cepat transaksi bank tidak terikat sementara- giro keluar yang terjadi dan saldo bank tidak terikat sementara-giro keluar yang dimiliki. Buku Bank Tidak Terikat Sementara-Giro, memudahkan pemeriksaan transaksi bank tidak terikat sementara-giro keluar dan memudahkan entry data ke dalam program aplikasi akuntansi yang digunakan. Pencatatan Buku Bank Tidak Terikat Sementara-Giro dilakukan oleh Bendahara Dewan Paroki. Catatan lain yaitu LKKP Laporan Kas Kecil Dewan Paroki. LKKP digunakan oleh Kasir untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas sehari-hari dengan jumlah yang relatif kecil atau sejumlah pembatasan yang ditetapkan oleh Dewan Paroki. LKKD Laporan Kas Kecil Devosionalia yang digunakan oleh Kasir Devosionalia untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas devosionalia sehari-hari dengan jumlah yang relatif kecil atau sejumlah pembatasan yang ditetapkan oleh Dewan Paroki. LKKW Laporan Kas Kecil Wisma Paroki digunakan oleh Kasir Wisma Paroki untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas Wisma Paroki sehari-hari dengan jumlah yang relatif kecil atau sejumlah pembatasan yang ditetapkan oleh Dewan Paroki. LKKP, LKKD dan LKKW dicatat dengan metode Saldo Dana Tetap Imprest Fund System dan dipertanggungjawabkan setiap akhir periode tertentu mingguan, dua minggu sekali, setiap dana yang ada kurang dari setengah saldo dana yang ditetapkan. Catatan Bon Sementara CTBS. CTBS ini dibuat oleh Bendahara Dewan Paroki untuk mencatat pengeluaran Bon Sementara dan Bon Sementara yang telah dipertanggungjawabkan. Bon Sementara yang belum dipertanggungjawabkan sampai dengan akhir bulan, harus dipindahkan ke dalam CBTS sampai dengan bulan berikutnya. d. Prosedur Pencatatan Pengeluaran Kas Sama halnya dengan prosedur sistem akuntansi penerimaan kas, prosedur sistem akuntansi pengeluaran kas dilakukan untuk mencatat transaksi pengeluaran kas dapat mencerminkan adanya sistem pengendalian intern yang memadai. Prosedur sistem pengeluaran kas yang terdapat dalam organisasi nonprofit khususnya Paroki terdiri dari: 1 prosedur pencatatan pengeluaran biaya tim kerja Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Tim Kerja menurut Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan Agung Semarang 2008 sebuah paroki harus melakukan bebarapa hal yaitu : a. Tim Kerja wajib membuat proposal kegiatan sebelum meminta uang dari Bendahara Dewan Paroki. b. Proposal kegiatan minimal mencakup tujuan kegiatan, target atau sasaran peserta yang mencakup kelompok peserta yang dituju dan jumlah peserta yang diharapkan, penanggung jawab, pelaksana kegiatan, waktu atau lama penyelenggaraan, tempat kegiatan, teknis pelaksanaan, rancangan anggaran penerimaan dan biaya kegiatan, ditandatangani oleh koordinator tim kerja dan ketua bidang. c. Proposal dibuat rangkap 2 dua dan diserahkan kepada Bendahara Dewan Paroki paling lambat 14 empat belas hari sebelum kegiatan dilaksanakan serta disimpan sebagai arsip. d. Proposal kegiatan harus mendapat persetujuan tertulis dari Ketua dan Bendahara Dewan Paroki. e. Bendahara Dewan Paroki memerikasa apakah kegiatan yang akan dilaksanakan terdapat dalam program kegiatan yang telah disahkan dalam rapat Bendahara Dewan Paroki Pleno. f. Ketua dan Bendahara Dewan Paroki dapat langsung memberikan persetujuan proposal kegiatan, apabila proposal kegiatan tersebut tercantum dalam program kerja yang telah disahkan dan anggaran baiaya dalam proposal kegiatan sama atau lebih kecil daripada RAPB Paroki. g. Ketua dan Bendahara Dewan Paroki dapat memberikan persetujuan proposal kegiatan setelah melalui rapat Dewan Paroki Harian, apabila proposal kegiatan tersebut tidak tercantum dalam program kerja yang telah disahkan atau anggaran biaya dalam proposal kegiatan lebih besar daripada RAPB Paroki. h. Setelah proposal kegiatan disetujui, pelaksana kegiatan dapat menerima uang yang diperlukan secara bertahap sesuai dengan kebutuhan. i. Untuk menerima uang, pelaksana kegiatan mengajukan permintaan dengan mengisi bon sementara rangkap 2 dua. j. Bendahara Dewan Paroki menyerahkan uang dan tindasan bon sementara ke kepada pelaksana kegiatan. k. Berdasarkan bon sementara asli, Bendahara Dewan Paroki mencatat pada catatan bon sementara. l. Bon sementara harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana kegiatan paling lambat 7 tujuh hari setelah kegiatan tersebut selesai dilakukan. m. Setelah selesai dilakukan, pelaksana kegiatan wajib membuat laporan pertanggungjawaban yang mencakup laporan pelaksanaan kegiatan dan laporan anggaran penerimaan dan biaya kegiatan yang disertai dengan bukti-bukti. n. Bardasarkan laporan pertanggungjawaban tersebut, Bendahara Dewan Paroki membuat dan menandatangani BKK untuk semua kegiatan yang dikeluarkan, membuat dan menandatangani BKK untuk semua penerimaan yang diperoleh dari kegiatan tersebut, membukukan atau mencatat transaksi tersebut dalam BKD, mengembalikan bon sementara asli kepada pelaksana kegiatan dan mencatat realiasasi pada cartatan bon sementara asli. o. Berdasarkan BKK dab BKM yang telah ditandatangani oleh Pastor paroki dan bukti-bukti pendukungnya, Operator Akuntansi Paroki memasukkan atau entry data ke dalam komputer dengan menggunakan program akuntansi yang telah disediakan p. Operator Akuntansi Paroki menyimpan BKK dan BKM beserta bukti-bukti pendukungnya. Gambar 2.9 Prosedur pencatatan pengeluaran biaya tim kerja Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Gambar 2.10 Prosedur pencatatan pengeluaran biaya tim kerja Lanjutan Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Gambar 2.11 Prosedur pencatatan pengeluaran biaya tim kerja Lanjutan Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki 2 Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Kepanitiaan Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Kepanitiaan menurut Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan Agung Semarang 2008 sebuah paroki harus melakukan bebarapa hal yaitu : a. Panitia, yang dibentuk oleh Bendahara Dewan Paroki wajib membuat proposal kegiatan kepanitiaan sebelum meminta uang dari Bendahara Dewan Paroki. b. Proposal kegiatan kepanitian minimal mencakup, tujuan kegiatan, target atau sasaran peserta yang mencakup kelompok peserta yang dituju dan jumlah peserta yang di harapkan, susunan panitia, waktu atau lama penyelenggaraan, tempat kegiatan, teknis pelaksanaan misalnya dengan mengundang pembicara dari luar paroki, rancangan anggaran penerimaan dan biaya kegiatan, ditandatangani oleh ketua dan bendahara panitia. c. Proposal kegiatan kepanitiaan dibuat rangkap 2 dua dan diserahkan kepada Bendahara Dewan Paroki paling lambat 14 empat belas hari sebelum kegiatan dilaksanakan serta disimpan sebagai arsip. d. Proposal kegiatan kepanitiaan harus mendapat persetujuan tertulis dari ketua dan Bendahara Dewan Paroki. e. Bendahara Dewan Paroki memeriksa apakah kegiatan kepaniatian yang akan dilaksanakan terdapat dalam program kegiatan yang telah disahkan dalam rapar Dewan Paroki Pleno. f. Ketua dan Bendahara Dewan Paroki dapat langsung memberikan persetujuan proposal kegiatan kepanitiaan, apabila proposal kegiatan kepanitiaan tersebut tercantum dalam program kerja yang telah disahkan dan anggaran baiaya dalam proposal kegiatan kepanitiaan sama atau lebih kecil daripada RAPB Paroki. g. Ketua dan Bendahara Dewan Paroki dapat memberikan persetujuan proposal kegiatan kepanitiaan setelah melalui rapat Dewan Paroki Harian, apabila proposal kegiatan kepanitiaan tersebut tidak tercantum dalam program kerja yang telah disahkan atau anggaran biaya dalam proposal kegiatan kepanitiaan lebih besar daripada RAPB Paroki. h. Setelah proposal kegiatan kepanitiaan disetujui, pelaksana kegiatan dapat menerima uang yang diperlukan secara bertahap sesuai dengan kebutuhan. i. Untuk menerima uang, bendahara panitia mengajukan permintaan dengan mengisi bon sementara rangkap 2 dua. j. Bendahara Dewan Paroki menyerahkan uang dan tindasan bon sementara ke kepada bendahara panitia. k. Berdasarkan bon sementara asli, Bendahara Dewan Paroki mencatat pada catatan bon sementara. l. Bon sementara harus dipertanggungjawabkan oleh panitia kegiatan paling lambat 7 tujuh hari setelah kegiatan tersebut selesai dilakukan. m. Setelah selesai dilakukan, ketua panitia wajib membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan yang mencakup laporan pelaksanaan kegiatan dan laporan realisasi anggaran dan biaya kegiatan yang disertai dengan bukti-bukti pendukung dengan batas waktu sesuai yang ditetapkan dan diserahkan kepada Dewan Paroki n. Laporan Pertanggungjawaban panitia dibahas secara khusus dalam rapat yang dihadiri Dewan Paroki Harian dan Panitia untuk memutuskan penerimaan atau penolakan atas laporan pertanggungjawanban panitia. o. Kepanitiaan dibubarkan setelah laporan pertanggungjawaban kegiatan diterima oleh Dewan Paroki. p. Berdasarkan laporan pertanggungjawaban tersebut, Bendahara Dewan Paroki membuat dan menandatangani BKK untuk semua kegiatan yang dikeluarkan, membuat dan menandatangani BKK untuk semua penerimaan yang diperoleh dari kegiatan tersebut, membukukan mencatat transaksi tersebut dalam BKD, mengembalikan bon sementara asli kepada bendahara panitia dan mencatat realiasasi pada catatan bon sementara . q. Berdasarkan BKK dab BKM yang telah ditandatangani oleh Pastor paroki dan bukti-bukti pendukungnya, Operator Akuntansi Paroki memasukkan atau entry data ke dalam komputer dengan menggunakan program akuntansi yang telah disediakan. r. Operator Akuntansi Paroki menyimpan BKK dan BKM beserta bukti-bukti pendukungnya. Gambar 2.12 Prosedur pencatatan pengeluaran biaya kepanitiaan Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Gambar 2.13 Prosedur pencatatan pengeluaran biaya kepanitiaan Lanjutan Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Gambar 2.14 Prosedur pencatatan pengeluaran biaya kepanitiaan Lanjutan Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki e. Unsur Pengendalian Intern dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas 1 Struktur Organisasi a Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh bagian kas sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi lain. b Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. c Transaksi pengeluaran kas harus dilaksanakan oleh fungsi pengeluaran kas, fungsi kas, dan fungsi akuntansi. 2 Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan a Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam BBTT, BTST, CBTS dan BTSG dilakukan oleh Bendahara Dewan Paroki. b Pencatatan transaksi LKKP, LKKD dan LKKW dilakukan oleh kasir dari masing-masing bagian. c Pembatasan jumlah kas kecil dilakukan atas persetujuan Dewan Paroki. d Tanda bayar harus ditandatangani oleh Pastor Paroki, Bendahara Dewan Paroki, Kasir dan Penerima. 3 Praktik yang Sehat a Dewan Paroki menetapkan jumlah Kas Kecil Dewan Paroki, jumlah Kas Kecil Devosionalia, jumlah Kas Kecil Wisma Paroki yang diperkenankan dan melakukan pemeriksaan mendadak pada saldo Kas Kecil Paroki. b Tanda bayar dan bon sementara dibuat rangkap dua dan bernomor urut bukti tercetak. Jika tanda bayar rusak sobek, salah tulis, dan lain-lain harus tetap diarsipkan. c BKK dan BBK dibuat oleh Bendahara Dewan Paroki, bernomor urut tercetak dan tanda tangan harus lengkap.

D. Organisasi Non Profit

Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerja sama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya, sarana dan prasarana, data dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi. Sumber pendapatan pada organisasi yang berorientasi pada laba berasal dari penjualan barang atau jasa kepada konsumen. Sedangkan, pada organisasi nonprofit sumber pendapatannya tergantung pada sumbangan dari para donator. Organisasi nirlaba mendapatkan sumber daya dari berbagai sumber, dan bukan hanya dari pihak yang diberi pelayanan. Untuk mempertahankan kondisi keuangannya maka organisasi nirlaba akan mencari sponsor. Mahsun 2006: 185 menjelaskan pengertian dari organisasi nonprofit adalah sebagai berikut: Organisasi nonprofit mempunyai ciri ciri yaitu sumber daya entitas berasal dari penyumbang yang tidak mengharapkan pembayaran kembali atau manfaat ekonomi yang sebanding dengan jumlah sumber daya yang diberikan; menghasilkan barang dan atau jasa tanpa bertujuan memupuk laba, dan kalau suatu entitas menghasilkan laba maka jumlahnya tidak pernah dibagikan kepada para pendiri atau pemilik entitas tersebut; tidak ada kepemilikan seperti lazimnya pada organisasi bisnis, dalam arti bahwa kepemilikan dalam organisasi nirlaba tidak dapat dijual, dialihkan, atau ditebus kembali, atau kepemilikan tersebut tidak mencerminkan proporsi pembagian sumberdaya entitas pada saat likuidasi atau pembubaran entitas. Organisasi nonprofit atau organisasi nirlaba dibagi menjadi dua kelompok besar yaitu entitas pemerintah dan entitas nirlaba nonpemerintah Mahsun, 2006: 185. Paroki termasuk dalam entitas nirlaba atau nonprofit nonpemerintah. Organisasi nonprofit atau nirlaba seringkali memfokuskan sumberdayanya kepada pelayanan tertentu dengan inti yang berlapis dari dalam ke luar, berturut-turut melalui: falsafah pelayanan; budaya pelayanan; citra pelayanan yang dirangkum menjadi; manajemen pelayanan yang meliputi; alasan pelayanan; siapa yang dilayani; apa bentuk pelayanan, di mana, kapan, dan bagaimana cara melayani Mahsun, 2006: 188. Organisasi nirlaba atau nonprofit pada umumnya memilih pengurus, pemimpin, atau penanggungjawab yang menerima amar dari para anggotanya, sehingga terkait dengan konsep akuntabilitas dan agency theory. Dengan demikian, akuntansi sebagai salah satu sarana akuntabilitas merupakan bagian integral dari organisasi, dan pemahaman terhadap akuntansi suatu entitas selalu menuju kepada pemahaman yang lebih tentang entitas tersebut Mahsun, 2006: 188- 186.

E. Paroki

Paroki adalah komunitas kaum beriman yang dibentuk secara tetap dengan batas-batas kewilayahan tertentu dalam Keuskupan Gereja Partikular. Sebagaimana Gereja terutama adalah himpunan umat beriman, bukan gedung, maka pengertian Paroki pun pertama-tama adalah himpunan orang, bukan sekedar wilayah, walaupun sifat kewilayahan sebagai aspek yang tetap juga inheren padanya Kitab Hukum Kanonik Gereja Katolik, kanon 515 art. 1. Menurut Pedoman Dasar Dewan Paroki Keuskupan Agung Semarang 2004, Paroki adalah persekutuan paguyuban-paguyuban umat beriman sebagai bagian dari keuskupan dalam batas-batas wilayah tertentu yang sudah memiliki Pastor Kepala, yang berdomisili di parokinya sendiri. Paroki yang didirikan secara legitim dengan sendirinya memiliki status badan hukum bdk. Kan. 515: Staatsblad tahun 1927, nomor 155, 156 dan 532, Keputusan Menteri Agama RI, nomor 162, tahun 1970, juncto Keputusan Dirjen Agraria dan Transmigrasi, tanggal 13 Pebruari 1967, nomor SK. 1Dd.AtAgr67. Sedangkan Mahsun 2006: 212-213 memberikan pengertian Paroki sebagai berikut: Paroki sebagai suatu organisasi nonprofit perlu membuat laporan keuangan dengan berbagai alasan. Dilihat dari sisi manajemen perusahaan, laporan keungan merupakan alat pengendalian dan evaluasi kinerja manajerial dan organisasi. Sedangkan dari sisi pemakai eksternal, laporan keuangan merupakan salah satu bentuk mekanisme pertanggungjawaban dan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan . Paroki di Yogyakarta dapat dikategorikan sebagai organisasi nonprofit atau nirlaba karena memperoleh sumber daya yang dibutuhkan untuk melakukan berbagai aktivitas operasinya dari sumbangan para anggota atau umat dan para penyumbang lain yang tidak mengharapkan imbalan apapun dari Paroki Mahsun, 2006: 213. Dewan Paroki adalah persekutuan umat Allah yang terdiri dari imam sebagai wakil Uskup dan kaum awam serta biarawan-biarawati bila ada sebagai wakil umat bersama-sama melaksanakan tugas dan panggilan untuk terlibat dalampewartaan dan penggembalaan Pedoman Dasar Dewan Paroki Keuskupan Agung Semarang 2004. Dewan inti adalah ketua koordinasi kategorial masuk dalam dewan ini, sejauh ada koordinasi kelompok kategorial. Dewan Pleno adalah himpunan umum Katholik yang memiliki ADART. Tokoh-tokoh adalah pribadi yang mempunyai pengaruh dalam hidup gereja dan masyarakat tetapi tidak masuk dalam kategori kepengurusan Paroki. 1. Tujuan, Fungsi, Wewenang, dan Tanggungjawab dalam Struktur Organisasi Dewan Paroki bertujuan menyelenggarakan taat penggembalaan yang melibatkan pengembangan dan pemberdayaan seluruh umat Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji serta membangun kerjasama dan persaudaraan dengan siapapun yang berkehendak baik dalam hubungan antar umat beragama. Fungsi Dewan Paroki adalah sebagai wadah pelayanan dan koordinasi keterlibatan seluruh umat dalam melaksanakan panggilan tugas perutusan Gereja seperti fungsi pelayanan, fungsi kepemimpinan, fungsi representasi, dan fungsi penggerak. Dewan Paroki berwenang dalam pengambilan keputusan reksa pastoral dalam kesatuan dengan arah Pastoral Keuskupan dan bertanggungjawab atas pelaksanaan keputusan kepada umat paroki serta Uskup. Dewan harian bertugas menangani masalah sehari-hari yang muncul dalam kehidupan umat beriman, mempersiapkan rapat-rapat untuk membentuk panitia, mengundang rapat Dewan Inti setiap dua bulan sekali dan atau Dewan Pleno setiap enam bulan sekali serta menyampaikan laporan keuangan dan nonkeuangan tahunan kepada Uskup. Dewan inti bertugas menjabarkan prioritas reksa pastoral Paroki dalam program kerja dalam bentuk program kerja, menyusun rencana program kerja panjang tiga tahun dan jangka pendek tahunan serta menyampaikannya kepada Dewan Pleno, melaksanakan program kerja yang telah disahkan Dewab Pleno, dan melaporkan serta mempertanggungjawabkan pelaksanaan program kerja kepada Dewan Pleno setiap bulan Desember. Dewan Pleno bertugas menentukan prioritas reksa pastoral, mengesahkan rencana program kerja mencakup pengesahan rencana anggaran pendapatan dan belanja Paroki Dewan Inti menjadi program kerja Dewan Paroki dan mengevaluasi pelaksanaan program kerja Dewan Paroki setiap bulan Desember. 2. Harta Benda dan Keuangan Paroki Pengelolaan harta benda Paroki ditetapkan dalam Pedoman Pelaksanaan Dewan Paroki Santo Fransiskus Xaverius Kidul Loji yang telah disahkan oleh Uskup. Keuangan Paroki diatur dalam pasal 21 terdiri dari : a. Dewan Paroki menyerahkan RAPB Paroki kepada Keuskupan setiap awal tahun paling lambat minggu pertama dalam bulan Febuari. b. Pastor Kepala bertanggungjawab atas laporan keuangan kepada Uskup dan Dewan Pleno. c. Pastor Kepala tidak menjabat sebagai Bendahara. d. Penerimaan kas dari mana pun asalnya yang diterima oleh Bendahara tanpa dikurangi untuk apapun disetorkan ke bank yang telah ditentukan secara utuh. e. Setiap penerimaan dana oleh ketua bidangtim kerjapanitia yang dibentuk oleh Dewan Paroki dipertanggungjawabkan kepada Dewan Paroki melalui rapat Dewan Harian tiap bulan. f. Uang kas di paroki tidak boleh lebih dari Rp5000.000,00. g. Penerimaan dan pengeluaran dana lebih dari Rp50.000.00,00 harus mendapat persetujuan dari Uskup.