Kebijakan dan Sistem Akuntansi Kas
Dokumen BKM Bukti Kas Masuk merupakan dokumen yang penting. Bukti Kas Masuk digunakan sebagai bukti intern untuk
mencatat semua penerimaan uang oleh Kasir dalam rangka memudahkan pengelompokan dan penginputan transaksi ke dalam
program aplikasi akuntansi. Bendahara Dewan Paroki membuat Bukti Kas Masuk hanya untuk transaksi pengambilan uang bank untuk
mengisi saldo Kas Dewan Paroki, serta pencairan Investasi dan Deposito yang diterima tunai. Bukti Kas Masuk dibuat per tanggal dan
mencantumkan kode rekeningpos, keterangan transaski, jumlah uang yang diterima, tanda tangan Pastor Paroki, Bendahara Dewan Paroki,
Kasir, dan Operator. Bukti Kas Masuk dibuat oleh Kasir. Bukti Kas Masuk yang rusak sobek, salah tulis, dan lain-lain harus disimpan.
Dokumen penting lainnya yaitu BBM Bukti Bank Masuk yang digunakan sebagai bukti intern untuk mencatat semua penerimaan
uang melalui bank oleh Bendahara Dewan Paroki dalam rangka memudahkan pengelompokan dan penginputan transaksi ke dalam
program aplikasi komputer. Bukti Bank Masuk dibuat per tanggal dan mencantumkan kode rekeningpos, keterangan transaski, jumlah uang
yang diterima, tanda tangan Pastor Paroki, Bendahara Dewan Paroki dan Operator. Bukti Bank Masuk dibuat oleh Bendahara Dewan
Paroki. Bukti Bank Masuk yang rusak sobek, salah tulis, dan lain- lain harus disimpan.
c. Catatan dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Menurut Ketentuan
PTKAP 1
BTST Buku Bank Terikat Sementara-Tabungan. Catatan ini digunakan untuk mencatat semua transaksi bank tidak terikat
sementara-tabungan masuk secara kronologis urut tanggal dengan tujuan untuk mengetahui secara cepat transaksi bank tidak
terikat sementara-tabungan masuk yang terjadi dan saldo bank tidak terikat sementara-tabungan masuk yang dimiliki. Buku
Bank Tidak
Terikat Sementara-Tabungan,
memudahkan pemeriksaan transaksi bank tidak terikat sementara-tabungan
masuk dan memudahkan entry data ke dalam program aplikasi akuntansi yang digunakan. Pencatatan Buku Bank Tidak Terikat
Sementara-Tabungan dilakukan oleh Bendahara Dewan Paroki. 2
BTSG Buku Bank Terikat Sementara-Giro digunakan untuk mencatat semua transaksi bank tidak terikat sementara-giro masuk
secara kronologis urut tanggal dengan tujuan untuk mengetahui secara cepat transaksi bank tidak terikat sementara-giro masuk
yang terjadi dan saldo bank tidak terikat sementara-giro masuk yang dimiliki. Buku Bank Tidak Terikat Sementara-Giro,
memudahkan pemeriksaan transaksi bank tidak terikat sementara- giro masuk dan memudahkan entry data ke dalam program
aplikasi akuntansi yang digunakan. Pencatatan Buku Bank Tidak Terikat Sementara-Giro dilakukan oleh Bendahara Dewan Paroki.
3 BKDP Buku Kas Dewan Paroki digunakan untuk mencatat
semua transaksi kas masuk secara kronologis urut tanggal dengan tujuan untuk mengetahui secara cepat transaksi yang
terjadi dan saldo kas yang dimiliki. Buku Kas Dewan Paroki memudahkan pemeriksaan transaksi penerimaan kas yang terjadi
dan memudahkan entry data ke dalam program aplikasi akuntansi yang digunakan. Pencatatan Buku Kas Dewan Paroki dilakukan
oleh Bendahara Dewan Paroki. 4
BBTT Buku Bank Tidak Terikat yang digunakan untuk mencatat semua transaksi bank tidak terikat masuk secara
kronologis urut tanggal dengan tujuan untuk mengetahui secara cepat transaksi bank tidak terikat yang terjadi dan saldo bank
tidak terikat yang dimiliki. Buku Bank Tidak Terikat memudahkan pemeriksaan transaksi bank tidak terikat masuk dan
memudahkan entry data ke dalam program aplikasi akuntansi yang digunakan. Pencatatan Buku Bank Tidak Terikat dilakukan
oleh Bendahara Dewan Paroki. 5
CKPTL Catatan Penerimaan Hasil Kolekkte, Parkir, Teks Misa Dan Kotak Lilin yangBerdasarkan BAPK, BAHP, BAHM dan
BAHL digunakan kasir untuk mencatat hasil kolekte, parkir, teks misa dan kotak lilin pada CKPTL, sebelum disetorkan ke
Bendahara Dewan AProki. CKPTL dibuat sesuai urutan tanggal kejadian untuk setiap bulan, dengan melihat catatan ini dapat
segera diketahui jumlah penerimaan-penerimaan tersebut untuk suatu bulan tertentu.
6 CPLL Catatan Penerimaan Lain-Lain. Penerimaan uang oleh
kasir yang tidak bisa dicatat ke dalam CKPTL, oleh kasir dicatat ke dalam CPLL. CPLL diantaranya digunakan untuk mencatata
Persembahan Bulanan Umat, Sumbangan Beban dan penerimaan lain-lain. CPLL dibuat sesuai urutan tanggal kejadian untuk setiap
bulan, dengan melihat catatan ini dapat segera diketahui jumlah penerimaan-penerimaan tersebut untuk suatu bulan tertentu.
7 BAKG Berita Acara Perhitungan dan Penyerahan Dana Kotak
Persembahan Gereja. Penerimaan hasil dari kotak persembahan yang disediakan di paroki harus dilakukan secara transparan, oleh
sebab itu penghitung kolekte wajib membuat Berita Acara Perhitungan dan Penyerahan Kotak Persembahan Gereja. Berita
Acara Perhitungan dan Penyerahan Dana Kotak Persembahan Gereja wajib dilampiri Rincian Berita Berita Acara Perhitungan
dan Penyerahan Dana Kotak Persembahan Gereja RBAKG. d.
Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas Tujuan dari prosedur pencatatan transaksi keuangan adalah
supaya setiap transaksi keuangan yang terjadi dicatat melalui langkah- langkah tertentu yang ditetapkan sehingga hal-hal yang tidak
dikehendaki dapat dihindari. Oleh karena itu, prosedur pencatatan penerimaan kas untuk mencatat transaksi penerimaan kas harus dapat
mencerminkan adanya sistem pengendalian intern yang memadai. Bastian 2006: 119 menyebutkan bahwa tujuan dari prosedur kas
pada organisasi nonprofit adalah untuk memberikan prosedur yang baku atas aktivitas yang berkaitan dengan perolehan informasi
mengenai kas dari pengakuan sampai proses penerimaannya, untuk mendapatkan data atau catatan yang akurat tentang kas sesuai dengan
input dari masin-masing unit kerja, dan untuk mendukung pembuatan keputusan personel yang mengendalikan fungsi kas. Kas diakui
sebesar nilai nominal dari uang tunai atau yang dapat dipersamakan dengan uang tunai, serta rekening giro di bank yang tidak dibatasi
penggunaanya. Perubahan pada saldo kas dipengaruhi oleh dua aktivitas, yaitu penerimaan dan pengeluaran kas.
Prosedur sistem penerimaan kas yang terdapat dalam organisasi nonprofit khususnya Paroki terdiri dari prosedur pencatatan
penerimaan kas hasil kolekte, prosedur pencatatan penerimaan persembahan bulanan umat dan prosedur pencatatan penerimaan uang
kotak persembahan yang terdapat di gereja.
Berikut ini adalah prosedur penerimaan kas menurut PTKAP: 1
Prosedur Pencatatan Hasil Kolekte Prosedur Pencatatan Hasil Kolekte menurut Petunjuk Teknis
Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan Agung Semarang 2008, sebuah paroki harus melakukan bebarapa hal yaitu :
a Petugas atau Tim penghitung Kolekte setelah selesai misa,
melakukan penghitungan kolekte ditempat yang ditentukan dan setelah selesai wajib mengisi dan menandatangani Berita Acara
Penghitungan dan Penyerahan Kolekte BAPK. b
BAPK dibuat masing-masing untuk Kolekte pertama dan Kolekte kedua.
c Petugas atau Tim kolekte selanjutnya meneyerahkan BAPK
beserta uang hasil kolekte kapada Kasir. d
Kasir mencocokan jumlah uang dengan yang tertulis pada BAPK, kemudian menandatanganani BAPK.
e Kasir selanjutnya mencatat penerimaan uang hasil kolekte
tersebut pada Catatan Penerimaan Hasil Kolekte, Parkir, Teks Miasa dan Kotak lilin CKPTL pada kolom yang disediakan.
f Beradasarkan BAPK, Kasir membuat Bukti Kas Masuk BKM
dan menyerahkan uang kolekte, BAPK, BKM dan CKPTL, kepada Bendahara Dewan Paroki.
g Bendahara Dewan Paroki mencocokkan jumlah uang dengan
yang tertulis pada BAPK, CKPTL dan BKM.
h Kemudian Bendahara Dewan Paroki menandatanganai CKPTL
dan menyerahkan CKPTL kepada Kasir. i
Bendahara Deawan Paroki menandatangani BKM dan mencatat penerimaan kas pada Buku Dewan Paroki BKD.
j Bendahara
Dewan Paroki
selanjutnya membuat
dan menandatangani Bukti Kas keluar BKK menyetorkan uang
kolekte ke bank dan mencatat pengeluaran kas pada BKDP. k
Berdasarkan bukti setoran bank, Bendahara Dewan paroki membuat dan menandatangani Bukit Bank Masuk BBM dan
mencatat pada Buku Bank Tidak Terikat BBTT. l
Berdasarkan BKM, BKK, dan BBM yang telah ditandatangani Pastor Paroki dan bukti-bukti pendukungnya, Operator
Akuntansi Paroki memesukkan atau entry data ke komputer dengan
menggunakan program
akuntansi yang
telah disediakan.
m Operator Akuntansi Paroki menyimpan BKM, BKK dan
BBM beserta bukti-bukti pendukungnya.
Gambar 2.1 Prosedur pencatatan penerimaan hasil kolekte
Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki
Gambar 2.2 Prosedur Pencatatan Penerimaan Hasil Kolekte Lanjutan
Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki
2 Prosedur Pencatatan Penerimaan Persembahan Bulanan Umat
yang Dikoordinir Ketua Lingkungan
Gambar 2.3 Prosedur pencatatan penerimaan APBU dari Ketua Lingkungan
Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki
Gambar 2.4 Prosedur pencatatan penerimaan APBU dari Ketua Lingkungan Lanjutan
Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki
Gambar 2.5 Prosedur pencatatan penerimaan APBU dari Ketua Lingkungan Lanjutan
Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki
3 Prosedur Pencatatan Penerimaan Persembahan Bulanan Umat
yang Dikumpulkan dari Kotak Persembahan Prosedur Pencatatan Penerimaan Uang Kotak Persembahan
Paroki menurut Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan Agung Semarang 2008 sebuah paroki harus
melakukan bebarapa hal yaitu : a
Kotak Persembahan yang di sediakan, wajib dibuka minimal 2 dua kali dalam sebualan, kecuali untuk Paskah dan Natal
dibuka pada akhir misa atau ibadat. b
Pembukaan kotak persembahan minimal dilakukan oleh 2 dua orang.
c Petugas yang membuka kotak persembahan bertugas sebagai
penghitung uang. d
Kotak persembahan yang ada di paroki secara umum berisi, Amplop Persembahan Bualanan Umat APBU, Amplop
persembahan Paskah dan atau Amplop Persembahan Natal, Sumbangan Untuk Maksud Tertentu dan Sumbangan Bebas.
e Isi Kotak Persembahan tersebut diatas harus dipilah-pilah
untuk dikelompokkan berdasarkan jenisnya masing-masing. f
Petugas penghitung membuka setiap APBU, mencocokkan uang atau bliyet giro atau cequee yang ada di dalamnya
dengan yang tertulis pada APBU, serta membubuhkan tanda tangan pada kartu atau phetuk APBU pada kolom yang
disediakan.
g Petugas Penghitung selanjutnya menghitung uang atau bliyet
giro atau cequee dari Amplop Persembahan paskah dan atau Amplop Persembahan Natal, Sumbangan Untuk Maksud
tertentu dan Sumbangan Bebas. h
Setelah proses nomor f dan g dialaksanakan, Petugas Penghitung membuat dan mengisi secara lengkap Berita
Acara penghitungan
dan Penyerahan
Dana Kotak
Persembahan Paroki BAKG dan Rincian Berita Acara Perhitungan dan Penyerahan Dana Kotak Persembahan
Paroki RBAKG serta menandatanganainya. i
Kemudian Petugas Penghitung menyerahkan uang kepada Kasir beaserta BAKG, RBAKG, dan kartu atau pethuk
APBU. j
Kasir mencocokkan jumalah uang dengan yang tertulis pada BAKG, RBAKG dan kartu atau pethuk APBU.
k Kasir memilah-milah APBU per lingkungan untuk kemudian
membagiakan ke
masing-masing Ketua
Lingkungan biasanya melalui kotak lingkungan di paroki.
l Kasir selanjutnya mencatat penerimaan uang tersebut pada
CPLL pada kolom yang disediakan. m
Kasir membuat BKM dan menyerahkan uang kotak persembahan, BKM, BAKG, RBAKG, CPLL dan BKM.
n Bendahara Dewan Paroki mencocokkan jumlah uang dengan
yang tertulis pada BAKG, CPLL dan BKM. o
Kemudian Bendahara Dewan Paroki menandatangani CPLL dan menyerahkan CPLL kepada Kasir.
p Bendahara Dewan Paroki menandatangani BKM dan
mencatat penerimanaan kas pada BKDP. q
Selanjutnya Bendahara Dewan Paroki membuat dan menandatangani
BKK, menyetorkan
uang kotak
persembahan ke Bank dan mencatat pengeluaran kas pada BKDP.
r Berdasarkan bukti setoran Bank, Bendahara Dewan Paroki
membuat dan menandatangani BBM dan mencatat pada BBDP.
s Berdasarkan
BKM, BKK,
dan BBM
yang telah
ditandatangani Pastor Paroki dan bukti-bukti pendukungnya, Opearator Akuntansi Paroki memasukkan atau entry data ke
komputer dengan menggunakan program akuntansi yang telah disediakan.
t Opearator Akuntansi Paroki menyimpan BKM, BKK, dan
BBM beserta bukti-bukti pendukungnya.
Gambar 2.6 Prosedur pencatatan penerimaan uang dari Kotak Persembahan Gereja
Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki
Gambar 2.7 Prosedur pencatatan penerimaan uang dari Kotak Persembahan Gereja Lanjutan
Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki
Gambar 2.8 Prosedur pencatatan penerimaan uang dari Kotak Persembahan Gereja Lanjutan
Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki
e. Unsur Pengendalian Intern dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
1 Struktur Organisasi
a Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi kas. Fungsi
penerimaan berfungsi untuk menerima kas sedangkan fungsi kas berfungsi untuk menyimpan kas yang diterima oleh Paroki
dari sumbangan. b
Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. Fungsi akuntansi disini bertanggung jawab untuk membuat laporan
keuangan dan mencatat laporan-laporan yang berhubungan dengan kas
c Transaksi penerimaan kas harus dilaksanakan oleh fungsi kas,
fungsi penerimaan, dan fungsi akuntansi. 2
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan. a
Penerimaan hasil kolekte, hasil kotak persembahan gereja, hasil parkir, hasil teks misa dan hasil kotak lilin harus disertai
bukti penerimaan kas. b
Pencatatan ke dalam BKDP diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara menandatangani BKDP.
c Tanda terima ditandatangani oleh penyetor, kasir, dan
Bendahara Dewan Paroki. d
BKM khusus untuk penerimaan tunai dibuat oleh kasir dan ditandatangani oleh Pastor Paroki, Bendahara Dewan Paroki,
Kasir dan Operator.
e BBM dibuat oleh Bendahara Dewan Paroki dan ditandatangani
oleh Pastor Paroki, Bendahara Dewan Paroki, Kasir dan Operator.
f Kasir memberikan tanda tangan pada BAPK, BAHP, BAHM,
BAHL,BAKG dan RBAKG. g
Petugas penghitung kotak persembahan gereja wajib membubuhkan tanda tangan pada BAKG dan RBAKG di
tempat yang disediakan. 3
Praktik yang Sehat a
Pencatatan transaksi dalam BKDP, BBTT, BTST dan BTSG dilakukan oleh Bendahara Dewan Paroki sesuai dengan urut
tanggal. b
Nomor urut bukti tanda terima dibuat tercetak dan dicetak rangkap tiga dan bila rusak sobek, salah tulis, dan lain-lain
harus diarsipkan. c
Warna blanko tanda terima, BKM, BKK, BBM dan BBK dibuat dan dicetak dengan warna yang berbeda.
d Dewan paroki memberikan ucapan terimakasih secara tertulis
kepada donatur atau mengumumkan melalui media Paroki sebagai mekanisme check dan recheck.
e BKM dan BBM dibuat per tanggal, bernomor urut tercetak,
tanda tangan di dalamnya harus lengkap dan bila rusak sobek, salah tulis, dan lain-lain harus diarsipkan.
f Petugas penghitung kolekte, penghitung hasil kotak parkir,
penghitung hasil panduan misa, penghitung hasil kotak lilin dan penghitung kotak persembahan gereja masing-masing
dilakukan minimal oleh dua orang dan masing-masing petugas tersebut membubuhkan tanda tangan
sebagai bentuk
pertanggungjawaban. g
Setiap penerimaan kas yang telah dicatat pada CKPTL harus segera diserahkan kepada Bendahara Dewan Paroki dengan
dilampiri BKM. 3.
Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas a.
Fungsi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Fungsi-fungsi
yang terkait
dengan sistem
akuntansi pengeluaran kas Mulyadi, 2001: 455 terdiri dari fungsi yang
memerlukan kas, fungsi pengeluaran kas, fungsi akuntansi dan fungsi pemeriksaan intern. Fungsi yang memerlukan kas berkaitan dengan
pihak yang mengajukan permintaan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi. Fungsi kas bertanggung jawab dalam menyerahkan kas
kepada pihak yang mengajukan permintaan pengeluaran kas. Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran kas ke
dalam dokumen dan catatan akuntansi pengeluaran kas. Sedangkan fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab untuk melakukan
penghitungan kas secara periodik dan
mencocokkan hasil
penghitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi.
b. Dokumen dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Menurut
Ketentuan PTKAP Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi
pengeluaran kas terdiri dari bukti kas keluar, cek dan permintaan cek. Teori pendukung tentang dokumen terkait yang disarankan
Keuskupan PTKAP, 2008: 176 antara lain: Dokumen Tanda Bayar harus terdapat dalam sistem pengeluaran kas. Tanda bayar secara
tunaiweselCekBG, berfungsi sebagai media otorisasi Pastor Paroki serta Bendahara Dewan Paroki atas pengeluaran uang yang dilakukan
dan sebagai bukti eksternal. Selain itu ada Bon Sementara yang berfungsi sebagai bukti
pengeluaran uang yang bersifat masih sementara, sehingga belum dicatatdibebankan sebagai bebanbiayapengeluaran lainnya dalam
Buku Kas Dewan Paroki. Pertanggungjawaban Bon Sementara harus diatur secara tegas dalam Pedoman Pelaksanaan Keuangan dan
Akuntansi Paroki PPKAP. BKK Bukti Kas Keluar dan BBK Bukti Bank Keluar
merupakan bukti penting yang digunakan sebagai bukti intern untuk mencatat semua pengeluaran uang oleh Kasir dalam rangka
memudahkan pengelompokan dan penginputan transaksi ke dalam program aplikasi akuntansi. Bukti Kas Keluar dibuat per tanggal dan
mencantumkan kode rekeningpos, keterangan transaski, jumlah uang yang diterima, tanda tangan Pastor Paroki, Bendahara Dewan Paroki,
Kasir, dan Operator. Bukti Kas Keluar dibuat oleh Kasir, sedangkan Bukti Bank Keluar dibuat oleh Bendahara Dewan Paroki.
c. Catatan dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Menurut Ketentuan
PTKAP Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi
pengeluaran kas adalah jurnal pengeluaran kas dan register cek. Teori pendukung tentang catatan akuntansi terkait yang disarankan
Keuskupan PTKAP, 2008: 154, 158, 162 adalah BKDP Bukti Kas Dewan Paroki yang digunakan untuk mencatat semua transaksi kas
keluar secara kronologis urut tanggal dengan tujuan untuk mengetahui secara cepat transaksi yang terjadi dan saldo kas yang
dimiliki. Buku Kas Dewan Paroki memudahkan pemeriksaan transaksi pengeluaran kas yang terjadi dan memudahkan entry data ke dalam
program aplikasi akuntansi yang digunakan. Pencatatan Buku Kas Dewan Paroki dilakukan oleh Bendahara Dewan Paroki.
Selain itu terdapat Bukti Bank Tidak Terikat BBTT yang digunakan untuk mencatat semua transaksi bank tidak terikat keluar
secara kronologis urut tanggal dengan tujuan untuk mengetahui secara cepat transaksi bank tidak terikat keluar yang terjadi dan saldo
bank tidak terikat yang dimiliki. Buku Bank Tidak Terikat memudahkan pemeriksaan transaksi bank tidak terikat keluar dan
memudahkan entry data ke dalam program aplikasi akuntansi yang digunakan.
Terdapat juga BTST Buku Bank Terikat Sementara- Tabungan. BBST digunakan untuk mencatat semua transaksi bank
tidak terikat sementara-tabungan keluar secara kronologis urut tanggal dengan tujuan untuk mengetahui secara cepat transaksi bank
tidak terikat sementara-tabungan keluar yang terjadi dan saldo bank tidak terikat sementara-tabungan keluar yang dimiliki. Buku Bank
Tidak Terikat Sementara-Tabungan, memudahkan pemeriksaan transaksi bank tidak terikat sementara-tabungan keluar dan
memudahkan entry data ke dalam program aplikasi akuntansi yang digunakan. Pencatatan Buku Bank Tidak Terikat Sementara-Tabungan
dilakukan oleh Bendahara Dewan Paroki. BTSG Buku Bank Terikat Sementara-Giro adalah catatan
yang digunakan untuk mencatat semua transaksi bank tidak terikat sementara-giro keluar secara kronologis urut tanggal dengan tujuan
untuk mengetahui secara cepat transaksi bank tidak terikat sementara- giro keluar yang terjadi dan saldo bank tidak terikat sementara-giro
keluar yang dimiliki. Buku Bank Tidak Terikat Sementara-Giro, memudahkan pemeriksaan transaksi bank tidak terikat sementara-giro
keluar dan memudahkan entry data ke dalam program aplikasi akuntansi yang digunakan. Pencatatan Buku Bank Tidak Terikat
Sementara-Giro dilakukan oleh Bendahara Dewan Paroki. Catatan lain yaitu LKKP Laporan Kas Kecil Dewan Paroki.
LKKP digunakan oleh Kasir untuk mencatat semua transaksi
pengeluaran kas sehari-hari dengan jumlah yang relatif kecil atau sejumlah pembatasan yang ditetapkan oleh Dewan Paroki. LKKD
Laporan Kas Kecil Devosionalia yang digunakan oleh Kasir Devosionalia untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas
devosionalia sehari-hari dengan jumlah yang relatif kecil atau sejumlah pembatasan yang ditetapkan oleh Dewan Paroki. LKKW
Laporan Kas Kecil Wisma Paroki digunakan oleh Kasir Wisma Paroki untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas Wisma
Paroki sehari-hari dengan jumlah yang relatif kecil atau sejumlah pembatasan yang ditetapkan oleh Dewan Paroki. LKKP, LKKD dan
LKKW dicatat dengan metode Saldo Dana Tetap Imprest Fund System dan dipertanggungjawabkan setiap akhir periode tertentu
mingguan, dua minggu sekali, setiap dana yang ada kurang dari setengah saldo dana yang ditetapkan.
Catatan Bon Sementara CTBS. CTBS ini dibuat oleh Bendahara Dewan Paroki untuk mencatat pengeluaran Bon Sementara
dan Bon Sementara yang telah dipertanggungjawabkan. Bon Sementara yang belum dipertanggungjawabkan sampai dengan akhir
bulan, harus dipindahkan ke dalam CBTS sampai dengan bulan berikutnya.
d. Prosedur Pencatatan Pengeluaran Kas
Sama halnya dengan prosedur sistem akuntansi penerimaan kas, prosedur sistem akuntansi pengeluaran kas dilakukan untuk
mencatat transaksi pengeluaran kas dapat mencerminkan adanya sistem pengendalian intern yang memadai. Prosedur sistem
pengeluaran kas yang terdapat dalam organisasi nonprofit khususnya Paroki terdiri dari:
1 prosedur pencatatan pengeluaran biaya tim kerja
Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Tim Kerja menurut Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan
Agung Semarang 2008 sebuah paroki harus melakukan bebarapa hal yaitu :
a. Tim Kerja wajib membuat proposal kegiatan sebelum
meminta uang dari Bendahara Dewan Paroki. b.
Proposal kegiatan minimal mencakup tujuan kegiatan, target atau sasaran peserta yang mencakup kelompok peserta yang
dituju dan jumlah peserta yang diharapkan, penanggung jawab, pelaksana kegiatan, waktu atau lama penyelenggaraan,
tempat kegiatan, teknis pelaksanaan, rancangan anggaran penerimaan dan biaya kegiatan, ditandatangani oleh
koordinator tim kerja dan ketua bidang.
c. Proposal dibuat rangkap 2 dua dan diserahkan kepada
Bendahara Dewan Paroki paling lambat 14 empat belas hari sebelum kegiatan dilaksanakan serta disimpan sebagai arsip.
d. Proposal kegiatan harus mendapat persetujuan tertulis dari
Ketua dan Bendahara Dewan Paroki. e.
Bendahara Dewan Paroki memerikasa apakah kegiatan yang akan dilaksanakan terdapat dalam program kegiatan yang
telah disahkan dalam rapat Bendahara Dewan Paroki Pleno. f.
Ketua dan Bendahara Dewan Paroki dapat langsung memberikan persetujuan proposal kegiatan, apabila proposal
kegiatan tersebut tercantum dalam program kerja yang telah disahkan dan anggaran baiaya dalam proposal kegiatan sama
atau lebih kecil daripada RAPB Paroki. g.
Ketua dan Bendahara Dewan Paroki dapat memberikan persetujuan proposal kegiatan setelah melalui rapat Dewan
Paroki Harian, apabila proposal kegiatan tersebut tidak tercantum dalam program kerja yang telah disahkan atau
anggaran biaya dalam proposal kegiatan lebih besar daripada RAPB Paroki.
h. Setelah proposal kegiatan disetujui, pelaksana kegiatan dapat
menerima uang yang diperlukan secara bertahap sesuai dengan kebutuhan.
i. Untuk menerima uang, pelaksana kegiatan mengajukan
permintaan dengan mengisi bon sementara rangkap 2 dua. j.
Bendahara Dewan Paroki menyerahkan uang dan tindasan bon sementara ke kepada pelaksana kegiatan.
k. Berdasarkan bon sementara asli, Bendahara Dewan Paroki
mencatat pada catatan bon sementara. l.
Bon sementara harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana kegiatan paling lambat 7 tujuh hari setelah kegiatan tersebut
selesai dilakukan. m.
Setelah selesai dilakukan, pelaksana kegiatan wajib membuat laporan pertanggungjawaban yang mencakup laporan
pelaksanaan kegiatan dan laporan anggaran penerimaan dan biaya kegiatan yang disertai dengan bukti-bukti.
n. Bardasarkan
laporan pertanggungjawaban
tersebut, Bendahara Dewan Paroki membuat dan menandatangani
BKK untuk semua kegiatan yang dikeluarkan, membuat dan menandatangani BKK untuk semua penerimaan yang
diperoleh dari kegiatan tersebut, membukukan atau mencatat transaksi tersebut dalam BKD, mengembalikan bon
sementara asli kepada pelaksana kegiatan dan mencatat realiasasi pada cartatan bon sementara asli.
o. Berdasarkan BKK dab BKM yang telah ditandatangani oleh
Pastor paroki dan bukti-bukti pendukungnya, Operator
Akuntansi Paroki memasukkan atau entry data ke dalam komputer dengan menggunakan program akuntansi yang
telah disediakan p.
Operator Akuntansi Paroki menyimpan BKK dan BKM beserta bukti-bukti pendukungnya.
Gambar 2.9 Prosedur pencatatan pengeluaran biaya tim kerja
Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki
Gambar 2.10 Prosedur pencatatan pengeluaran biaya tim kerja Lanjutan
Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki
Gambar 2.11 Prosedur pencatatan pengeluaran biaya tim kerja Lanjutan
Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki
2 Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Kepanitiaan
Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Kepanitiaan menurut Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan
Agung Semarang 2008 sebuah paroki harus melakukan bebarapa hal yaitu :
a. Panitia, yang dibentuk oleh Bendahara Dewan Paroki wajib
membuat proposal kegiatan kepanitiaan sebelum meminta uang dari Bendahara Dewan Paroki.
b. Proposal kegiatan kepanitian minimal mencakup, tujuan
kegiatan, target atau sasaran peserta yang mencakup kelompok peserta yang dituju dan jumlah peserta yang di harapkan,
susunan panitia, waktu atau lama penyelenggaraan, tempat kegiatan, teknis pelaksanaan misalnya dengan mengundang
pembicara dari luar paroki, rancangan anggaran penerimaan dan biaya kegiatan, ditandatangani oleh ketua dan bendahara
panitia. c.
Proposal kegiatan kepanitiaan dibuat rangkap 2 dua dan diserahkan kepada Bendahara Dewan Paroki paling lambat 14
empat belas hari sebelum kegiatan dilaksanakan serta disimpan sebagai arsip.
d. Proposal kegiatan kepanitiaan harus mendapat persetujuan
tertulis dari ketua dan Bendahara Dewan Paroki.
e. Bendahara Dewan Paroki memeriksa apakah kegiatan
kepaniatian yang akan dilaksanakan terdapat dalam program kegiatan yang telah disahkan dalam rapar Dewan Paroki Pleno.
f. Ketua dan Bendahara Dewan Paroki dapat langsung
memberikan persetujuan proposal kegiatan kepanitiaan, apabila proposal kegiatan kepanitiaan tersebut tercantum
dalam program kerja yang telah disahkan dan anggaran baiaya dalam proposal kegiatan kepanitiaan sama atau lebih kecil
daripada RAPB Paroki. g.
Ketua dan Bendahara Dewan Paroki dapat memberikan persetujuan proposal kegiatan kepanitiaan setelah melalui rapat
Dewan Paroki Harian, apabila proposal kegiatan kepanitiaan tersebut tidak tercantum dalam program kerja yang telah
disahkan atau anggaran biaya dalam proposal kegiatan kepanitiaan lebih besar daripada RAPB Paroki.
h. Setelah proposal kegiatan kepanitiaan disetujui, pelaksana
kegiatan dapat menerima uang yang diperlukan secara bertahap sesuai dengan kebutuhan.
i. Untuk menerima uang, bendahara panitia mengajukan
permintaan dengan mengisi bon sementara rangkap 2 dua. j.
Bendahara Dewan Paroki menyerahkan uang dan tindasan bon sementara ke kepada bendahara panitia.
k. Berdasarkan bon sementara asli, Bendahara Dewan Paroki
mencatat pada catatan bon sementara. l.
Bon sementara harus dipertanggungjawabkan oleh panitia kegiatan paling lambat 7 tujuh hari setelah kegiatan tersebut
selesai dilakukan. m.
Setelah selesai dilakukan, ketua panitia wajib membuat laporan pertanggungjawaban
kegiatan yang
mencakup laporan
pelaksanaan kegiatan dan laporan realisasi anggaran dan biaya kegiatan yang disertai dengan bukti-bukti pendukung dengan
batas waktu sesuai yang ditetapkan dan diserahkan kepada Dewan Paroki
n. Laporan Pertanggungjawaban panitia dibahas secara khusus
dalam rapat yang dihadiri Dewan Paroki Harian dan Panitia untuk memutuskan penerimaan atau penolakan atas laporan
pertanggungjawanban panitia. o.
Kepanitiaan dibubarkan setelah laporan pertanggungjawaban kegiatan diterima oleh Dewan Paroki.
p. Berdasarkan laporan pertanggungjawaban tersebut, Bendahara
Dewan Paroki membuat dan menandatangani BKK untuk semua
kegiatan yang
dikeluarkan, membuat
dan menandatangani BKK untuk semua penerimaan yang diperoleh
dari kegiatan tersebut, membukukan mencatat transaksi tersebut dalam BKD, mengembalikan bon sementara asli
kepada bendahara panitia dan mencatat realiasasi pada catatan bon sementara .
q. Berdasarkan BKK dab BKM yang telah ditandatangani oleh
Pastor paroki dan bukti-bukti pendukungnya, Operator Akuntansi Paroki memasukkan atau entry data ke dalam
komputer dengan menggunakan program akuntansi yang telah disediakan.
r. Operator Akuntansi Paroki menyimpan BKK dan BKM
beserta bukti-bukti pendukungnya.
Gambar 2.12 Prosedur pencatatan pengeluaran biaya kepanitiaan
Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki
Gambar 2.13 Prosedur pencatatan pengeluaran biaya kepanitiaan Lanjutan
Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki
Gambar 2.14 Prosedur pencatatan pengeluaran biaya kepanitiaan Lanjutan
Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki
e. Unsur Pengendalian Intern dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas
1 Struktur Organisasi
a Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh
dilaksanakan sendiri oleh bagian kas sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi lain.
b Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
c Transaksi pengeluaran kas harus dilaksanakan oleh fungsi
pengeluaran kas, fungsi kas, dan fungsi akuntansi. 2
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan a
Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam BBTT, BTST, CBTS dan BTSG dilakukan oleh Bendahara Dewan Paroki.
b Pencatatan transaksi LKKP, LKKD dan LKKW dilakukan
oleh kasir dari masing-masing bagian. c
Pembatasan jumlah kas kecil dilakukan atas persetujuan Dewan Paroki.
d Tanda bayar harus ditandatangani oleh Pastor Paroki,
Bendahara Dewan Paroki, Kasir dan Penerima. 3
Praktik yang Sehat a
Dewan Paroki menetapkan jumlah Kas Kecil Dewan Paroki, jumlah Kas Kecil Devosionalia, jumlah Kas Kecil Wisma
Paroki yang diperkenankan dan melakukan pemeriksaan mendadak pada saldo Kas Kecil Paroki.
b Tanda bayar dan bon sementara dibuat rangkap dua dan
bernomor urut bukti tercetak. Jika tanda bayar rusak sobek, salah tulis, dan lain-lain harus tetap diarsipkan.
c BKK dan BBK dibuat oleh Bendahara Dewan Paroki,
bernomor urut tercetak dan tanda tangan harus lengkap.