Koordinasi Drs. Amru Nasution, M.Kes

Penentuan prioritas pelayanan kesehatan mensyaratkan pemahaman tentang 1 status kesehatan, 2 kebutuhan dan risiko kesehatan, 3 sumber daya dan kemampuan masyarakat yang terkena dampak sebelum bencana terjadi. Kebutuhan informasi tentang persyaratan diatas, akan dapat menyulitkan koordinasi jika terjadi bencana di daerah yang menjadi areal service dan tanggung jawab Dinas kesehatan. Oleh karena itu diperlukan suatu pengkajian yang melibatkan semua stake holder pada tahap pra bencana. Informasi ini penting untuk menyusun rencana contingency yang segera dapat direvisi dan ditindaklanjuti dengan aksi penangggulangan yang harmonis Pujiono, 2006. Secara umum menurut Proyek Sphere bahwa intervensi kesehatan masyarakat dirancang untuk menjamin terciptanya manfaat kesehatan dalam hal pertolongan darurat dan pertolongan klinis pada orang cedera atau sakit. Upaya pencegahan pada saat bencana yang dapat dilakukan bekerja sama dengan sektor terkait lainnya adalah masalah ketersediaan air bersih, gizi pangan, sarana penampungan dan pelayanan klinis mencegah penyebaran wabah penyakit akibat bencana Pujiono, 2006. Koordinasi lintas sektor berarti bahwa satgas kesehatan tidak pernah dapat berdiri sendiri untuk menangani segala masalah kesehatan akibat dari bencana. Organisasi PPK di dalam berkoordinasi tidak hanya kepada sumber daya yang berada dibawah pengawasannya tetapi juga terhadap sumber daya sektor-sektor lain di bawah koordinasi BPBD BNPB, 2007.

2.2 Koordinasi

Universitas Sumatera Utara Menurut UU No. 24 tahun 2007 tentang bencana bahwa kegiatan koordinasi merupakan salah satu fungsi Unsur Pelaksana Penanggulangan Bencana. Di samping itu unsur pelaksana juga melaksanakan fungsi komando dan sebagai pelaksana dalam penyelenggaraan penanggulangan bencana. Fungsi komando diperlukan dalam saat tahap tanggap darurat, dimana tidak ada lagi kesempatan untuk melakukan perdebatan atau argumentasi yang berlarut-larut selain hanya melaksanakan tugas yang diperintahkan oleh komando atasan. Menurut Pasal 2 Peraturan Pemerintah Nomor 21 tahun 2008 bahwa penyelenggaraan penanggulangan bencana bertujuan untuk menjamin terselenggaranya pelaksanaan penanggulangan bencana secara terencana, terpadu, terkoordinasi dan menyeluruh dalam rangka memberikan perlindungan kepada masyarakat dari ancaman, risiko dan dampak bencana. Kata terpadu dalam penanggulangan bencana penting karena masalah yang ditimbulkan terkait dengan berbagai sektor yang multi kompleks. Koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan. Pengertian lain tentang koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok dengan masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri Hasibuan, 2007. Universitas Sumatera Utara Tunggal 2002, mendefinisikan koordinasi coordination sebagai proses pengintegrasian sasaran-sasaran dan aktivitas dari unit kerja yang terpisah departemen atau area fungsional agar dapat merealisasikan sasaran organisasi secara effektif. Kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan bermacam-macam satuan pelaksananya. Griffin 1998, memberikan suatu definisi yang lebih singkat tentang koodinasi yaitu suatu proses menghubungkan linking semua kegiatan dari berbagai- bagai bagian kerja departement pada lingkup organisasi. Linking diperlukan karena bermakna mengaitkan semua departemen untuk selalu saling membantu dalam koordinasi yang efektif. Terdapat 3 tiga macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi seperti diungkapkan oleh Thompson Handoko, 2003, yaitu: a. Saling ketergantungan yang menyatu pooled interdependence, bila satuan- satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir. b. Saling ketergantungan yang berurutan sequential interdependence, di mana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja. c. Saling ketergantungan timbal balik reciprocal interdependence, merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi. Universitas Sumatera Utara Lebih lanjut Handoko 2003, menyebutkan bahwa derajat koordinasi yang tinggi sangat bermanfaat untuk pekerjaan yang tidak rutin dan tidak dapat diperkirakan, faktor-faktor lingkungan selalu berubah-ubah serta saling ketergantungan adalah tinggi. Koordinasi juga sangat dibutuhkan bagi organisasi- organisasi yang menetapkan tujuan yang tinggi.

2.2.1 Masalah-Masalah dalam Koordinasi

Peningkatan spesialisasi akan menaikkan kebutuhan akan koordinasi. Tetapi semakin besar derajat spesialisasi, semakin sulit bagi manajer untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan khusus dari satuan-satuan yang berbeda. Lawrence dan Lorch Handoko, 2003 mengungkapkan 4 empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja yang mempersulit tugas pengkoordinasian, yaitu: a. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu. Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik. Bagian penjualan misalnya menganggap bahwa diversifikasi produk harus lebih diutamakan daripada kualitas produk. Bagian akuntansi melihat pengendalian biaya sebagai faktor paling penting sukses organisasi. b. Perbedaan dalam orientasi waktu. Manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Biasanya bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang. Universitas Sumatera Utara c. Perbedaan dalam orientasi antar-pribadi. Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain. d. Perbedaan dalam formalitas struktur. Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metode-metode dan standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan. 2.2.2 Tipe-Tipe Koordinasi Menurut Hasibuan 2007, terdapat 2 dua tipe koordinasi, yaitu: a. Koordinasi vertikal adalah kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan oleh atasan terhadap kegiatan unit-unit, kesatuan-kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggungjawabnya. b. Koordinasi horizontal adalah mengkoordinasikan tindakan-tindakan atau kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan dalam tingkat organisasi aparat yang setingkat.

2.2.3 Sifat-Sifat Koordinasi

Menurut Hasibuan 2007, terdapat 3 tiga sifat koordinasi, yaitu: a. Koordinasi adalah dinamis bukan statis. b. Koordinasi menekankan pandangan menyeluruh oleh seorang koordinator manajer dalam rangka mencapai sasaran. Universitas Sumatera Utara c. Koordinasi hanya meninjau suatu pekerjaan secara keseluruhan. Asas koordinasi adalah asas skala hierarki artinya koordinasi itu dilakukan menurut jenjang-jenjang kekuasaan dan tanggungjawab yang disesuaikan dengan jenjang-jenjang yang berbeda-beda satu sama lain. Tegasnya, asas hirarki ini bahwa setiap atasan koordinator harus mengkoordinasikan bawahan langsungnya.

2.2.4 Syarat-Syarat Koordinasi

Menurut Hasibuan 2007, terdapat 4 empat syarat koordinasi, yaitu: a. Sense of cooperation perasaan untuk bekerjasama, ini harus dilihat dari sudut bagian per bagian bidang pekerjaan, bukan orang per orang. b. Rivalry, dalam perusahaan-perusahaan besar sering diadakan persaingan antara bagian-bagian, agar bagian-bagian ini berlomba-lomba untuk mencapai kemajuan. c. Team spirit, artinya satu sama lain pada setiap bagian harus saling menghargai. d. Esprit de corps, artinya bagian-bagian yang diikutsertakan atau dihargai, umumnya akan menambah kegiatan yang bersemangat.

2.2.5 Ciri-Ciri Koordinasi

Menurut Handayaningrat 1985, koordinasi mempunyai ciri-ciri sebagai berikut: Universitas Sumatera Utara a. Bahwa tanggungjawab koordinasi adalah terletak pada pimpinan. Oleh karena itu, koordinasi adalah merupakan tugas pimpinan. Koordinasi sering dicampur-adukkan dengan kata koperasi yang sebenarnya mempunyai arti yang berbeda. Sekalipun demikian pimpinan tidak mungkin mengadakan koordinasi apabila mereka tidak melakukan kerjasama. Oleh kaerna itu, maka kerjasama merupakan suatu syarat yang sangat penting dalam membantu pelaksanaan koordinasi. b. Adanya proses continues process. Karena koordinasi adalah pekerjaan pimpinan yang bersifat berkesinambungan dan harus dikembangkan sehingga tujuan dapat tercapai dengan baik. c. Pengaturan secara teratur usaha kelompok. Oleh karena koordinasi adalah konsep yang ditetapkan di dalam kelompok, bukan terhadap usaha individu, maka sejumlah individu yang bekerjasama, di mana dengan koordinasi menghasilkan suatu usaha kelompok yang sangat penting untuk mencapai efisiensi dalam melaksanakan kegiatan organisasi. Adanya tumpang tindih, kekaburan dalam tugas-tugas pekerjaan merupakan pertanda kurang sempurnanya koordinasi. d. Konsep kesatuan tindakan. Hal ini adalah merupakan inti dari koordinasi. Kesatuan usaha, berarti bahwa harus mengatur sedemikian rupa usaha- usaha tiap kegiatan individu sehingga terdapat adanya keserasian di dalam mencapai hasil. Universitas Sumatera Utara e. Tujuan koordinasi adalah tujuan bersama, kesatuan dari usaha meminta suatu pengertian kepada semua individu, agar ikut serta melaksanakan tujuan sebagai kelompok di mana mereka bekerja Dalam operasionalnya koordinasi adalah proses pengintegrasian penggabungan yang padu dari semua tujuan dan kegiatan anggota satuan-satuan yang letaknya boleh terpisah berjauhan di lingkup organisasi masing-masing, supaya dapat menghasilkan suatu hasil optimal yang disetujui bersama Rowland, 1984. Kutipan yang dapat disarikan sebagai berikut : 1 Koordinasi dari usaha meliputi penyesuaian dari kegiatan-kegiatan untuk memperoleh suatu atau sekelompok tujuan. Bila semua pekerja diberikan kebebasan melakukan pekerjaan menurut cara sendiri-sendiri, masing-masing akan dipandu oleh ide masing-masing tentang apa yang harus dilakukan. Walaupun semua memiliki keinginan untuk kooperatif, hasil akhir dapat menghasilkan pemborosan waktu, daya upaya, dan sumber daya uang karena tidak ada petunjuk yang jelas memandu usaha tersebut. Secara konsekuen koordinasi dibutuhkan dan menjadi suatu tanggung jawab utama dari pemimpin-pemimpin manejer-manejer. 2 Koordinasi adalah berbeda sikap kooperatif. Kooperatif boleh terjadi secara spontan di lingkungan kelompok pekerja namun koordinasi terjadi hanya bila di sana ada kepemimpinan yang efektif effective leadership. Di dalam arti praktis koordinasi berarti konsentrasi dan penggunaan usaha yang kooperatif diseluruh anggota tim untuk menyelesaikan suatu tugas secara ekonomis dan efektif. Universitas Sumatera Utara 3 Untuk dapat memperoleh kualitas koordinasi yang ideal seharusnya manajemen telah memulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dn pengendalian yang baik. Koordinasi Coordination adalah salah satu dari kegiatan yang dilaksanakan dalam “manajemen bencana” yang dikenal dengan empat C yaitu Command komando, Control Pengendalian; Coordination Koordinasi dan Communication Komunikasi. Keempat hal ini kerap dilakukan karena melibatkan multi sektor yang terkait dalam penanganan bencana. Komando adalah fungsi perintah didasarkan atas sistem hirarki suatu organisasi yang dilakukan secara vertikal. Pengendalian adalah fungsi mengarahkan dan dilakukan pada suatu situasi yang menyangkut lintas organisasi. Koordinasi adalah fungsi keduanya yang diarahkan pada penggunaan sumber daya secara sistematis dan efektif Rowland, 1984. Dalam melaksanakan tugas penanganan bencana terutama pada saat tanggap darurat harus ada satu kesatuan perintah unity of command dari seseorang kepada orang lain yang bertanggung jawab kepadanya, sehingga apa yang mesti dilaksanakan jelas dan tidak membingungkan Rowland, 1984. Koordinasi adalah proses perpaduan kegiatan lintas sektoral baik dalam pemerintahan maupun stake holders lainnya dalam upaya penanganan bencana agar dapat mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Fungsi koordinasi dilakukan secara terintegrasi dengan sektor terkait pada 1 tahap pra dan 2 pasca bencana sedangkan pada tanggap darurat fungsi yang dilaksanakan adalah dominan Universitas Sumatera Utara fungsi komando karena fungsi koordinasi telah lebih dahulu dilaksanakan pada tahap pra bencana Depkes RI, 2002.

2.2.6 Tujuan Koordinasi

Koordinasi adalah upaya menyatu padukan berbagai sumber daya dan kegiatan organisasi menjadi suatu kekuatan sinergis, agar dapat melakukan penanggulangan masalah kesehatan masyarakat akibat kedaruratan dan bencana secara menyeluruh dan terpadu sehingga dapat tercapai sasaran yang direncanakan secara efektif serta harmonis Depkes RI, 2002. Koordinasi yang baik akan menghasilkan upaya yang terpadu dan terarah dalam memberdayakan semua potensi yang ada, dengan tujuan : 1. Mencegah duplikasi program. Masing-masing unit pelaksana terkait memiliki program penanggulangan bencana sesuai dengan tugas dan fungsi dan kemampuan yang sebelumnya telah dinventarisasi dan dilaporkan pada bagian pengurusan database di dinas kesehatan. 2. Menjawab pertanyaan “siapa mengerjakan? Apa? Bagaimana? dan di mana?” Dalam situasi darurat bencana selalu terjadi kebingungan dalam siapa yang mengerjakan, apa yang dikerjakan dan bagaimana cara mengerjakannya. 3. Jaminan skala prioritas. Dengan koordinasi yang baik akan diperoleh skala prioritas tindakan yang dijamin dapat dilaksanakan oleh semua pihak. Universitas Sumatera Utara 4. Adanya pelayanan sesuai “standar”. Pelayanan yang diberikan sesuai dengan standar minimal pelayanan kesehatan. Untuk kepastian standar diperlukan SOP Standard Operating Procedure 5. Tingkat Efektivitas yang tinggi. Tingkat efektivitas adalah terutama dalam kegiatan penanggulangan bencana. Aspek efisiensi adalah aspek yang berikutnya karena dalam kasus bencana selalu harus ditanggulangi dengan biaya tak terduga. Namun demikian setiap pelaksana penanggulangan bencana, perlu mengurangi pemborosan tenaga dan waktu dalam melaksanakan kegiatan.

2.2.7 Standard Operating Procedure SOP dalam Koordinasi

Ada beberapa pendapat tentang Prosedur Operasi Standar dalam melaksanakan koordinasi antara lain : Menurut Pusat Penanggulangan masalah kesehatan Depkes RI 2002, Prosedur Operasi Standar dalam melaksanakan koordinasi adalah : 1 adanya media untuk berkoordinasi, 2 adanya tempat dan waktu untuk melaksanakan koordinasi, 3 adanya unit atau pihak yang dikoordinasikan. Unit yang dimasud di sini adalah organisasi kesehatan baik instansi maupun tim kesehatan lapangan, 4 pertemuan reguler. Pertemuan reguler dapat dilaksanakan secara periodik dalam waktu perbulan, pertriwulan, persemester atau bersifat insidentil apabila diperlukan, 5 tugas pokok dan tanggung jawab organisasi sektor kesehatan yang jelas, 6 informasi dan laporan, 7 kerjasama pelayanan dan sarana, dan 8 aturan Code of conduct organisasi kesehatan yang jelas Universitas Sumatera Utara Menurut Rapat koordinasi Satkorlak PB, Prosedur Operasi Standar dalam melaksanakan koordinasi adalah sebagai berikut : 1 Tentukan pola koordinasinya berbagi informasi?, kegiatan bersama?, program terpadu?, 2 Tunjuk penanggungjawabnya, 3 Jadwalkan titik pertemuan koordinasi dan 4 Tentukan mekanisme pertanggungjawaban. 2.3 Penyusunan Rencana Aksi Perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan-tujuan organisasi dan kemudian mengartikulasikanmenyajikan dengan jelas strategi-strategi, taktik-taktik dan operasi yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut Tunggal, 2002. Perencanaan adalah pemikiran yang logis dan rasional berdasarkan datainformasi atau perkiraan-perkiraan sebagai dasar kegiatan atau aktivitas organisasi, manajemen maupun individu dalam upaya mencapai tujuan. Menurut Handoko 1984, Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa. Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan mempertimbangkan kondisi di waktu yang akan datang dimana perencanaan dan kegiatan yang diputuskan akan dilaksanakan, serta periode sekarang yaitu saat rencana dibuat. Perencanaan memiliki hierarki mulai dari penetapan misi, rencana strategik, rencana taktis dan rencana operasional yang dibagi menurut kurun waktu tertentu. Stoner dan Kootz dalam Handoko 2003, membagi hierarki rencana organisasi menjadi; 1 maksud atau misi, 2 sasaran, 3 strategi, 4 prosedur dan aturan Universitas Sumatera Utara 5 kebijakan utama dan penunjang, 6 program besar atau kecil dan program pendukung dan 7 anggaran. Rencana aksi sangat diperlukan bagi semua pelaku organisasi untuk beroperasi secara efektif. Dalam skala kecil dapat berupa aktivitas atau tindakan yang biasa dilakukan, tetapi skala yang besar dibutuhkan suatu rencana yang tertulis untuk setiap tahapan operasi agar pengendalian dan pengawasan dapat dilaksanakan secara efektif. Dalam manajemen bencana perencanaan aksi merupakan rencana operasi secara umum sumber daya, pengorganisasian, peran dan fungsi yang mencakup pra, saat dan pasca bencana, berlaku untuk semua jenis ancaman yang ada dan disusun pada jangka waktu tertentu sebelum terjadi bencana PP No 21 tahun 2008. Rencana aksi penanggulangan bencana adalah upaya yang dilakukan untuk mengurangi risiko bencana yang dapat dibagi menjadi : a. Rencana aksi nasional pengurangan bencana. b. Rencana aksi daerah pengurangan risiko bencana. Dalam PP No 21 tahun 2008, disebutkan bahwa rencana aksi untuk pengurangan risiko bencana disusun secara menyeluruh dan terpadu dalam suatu forum yang meliputi unsur dari pemerintah, non pemerintah, masyarakat, dan dunia usaha yang dikoordinasikan oleh BPBD. Universitas Sumatera Utara 2.4 Efektivitas Organisasi 2.4.1 Pengertian Efektivitas Organisasi