Bahan Ajar Non Cetak BANC merupakan bahan ajar yang dikembangkan untuk memperkaya pemahaman mahasiswa terhadap materi
perkuliahan dari Bahan Ajar Cetak BAC, selain untuk mengisi kekurangan yang timbul akibat masalah budaya membaca, kesenjangan jarak dan waktu serta untuk
menjawab keragaman gaya belajar mahasiswa. Dengan demikian pengembangan Bahan Ajar Non Cetak harus dapat
memanfaatkan semaksimal mungkin kemampuan medianya. Dengan kata lain, pemilihan materi yang sesuai dengan media yang ditentukan merupakan langkah
awal yang penting, disamping pemaparan yang mudah dicerna dalam arti menggunakan bahasa yang sederhana, komunikatif dan jelas, mampu melibatkan
proses berpikir mahasiswa, serta memungkinkan mahasiswa dapat mencapai tingkat penguasaan secara mandiri. Penelitian ini dibuat pada saat PPBANC
belum berubah nama menjadi Pusat Pengembangan Multi Media P2M2. P2M2 memiliki 2 departemen yaitu Bahan Ajar Non Cetak BANC dan Bahan Ajar
Cetak. Pada saat perubahan posisi PPBANC menjadi BANC yang struktur organisasi BANC masih sama dengan PPBANC.
a. Fungsi PPBANC Fungsi PPBANC yaitu:
1. Mengembangkan model penyajian BANC. 2. Menyiapkan naskah BANC.
3. Memproduksi master BANC. 4. Memeriksa hasil produksi BANC.
5. Mengevaluasi BANC.
b. Struktur Organisasi Struktur Organisasi PPBANC dipimpin oleh seorang kepala yang
membawahi Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan dua Koordinator.
Profesi yang terdapat di PPBANC : 1. Sutradara
2. Penyunting GambarSuara 3. Juru Suara
4. Juru Lampu 5. Juru Kamera
6. Teknisi 7. Administrasi
8. Desain Grafis 9. Juru Foto
10. Art Director
Gambar 4.2 Struktur Organisasi PPBANC
4.2 Analisa 4.2.1 Identifikasi Masalah
Dalam menunjang program PTJJ, UT mengembangkan Bahan Ajar Non Cetak BANC dalam pengajarannya yang dilakukan oleh Pusat Produksi Bahan
Ajar Non Cetak PPBANC. Dalam proses pendataan berkas-berkas naskah bahan ajar non cetak m
eski sudah menggunakan komputer sebagai alat untuk membantu, namun proses mencatat sendiri masih dilakukan terpisah, sehingga sering terjadi
proses pengolahan data yang berulang. Hal ini tentunya
kurang efisien terhadap waktu dan tenaga yang seharusnya dapat dialihkan untuk melakukan kegiatan lain.
4.2.2 Peluang
Berdasarkan hasil dari identifikasi masalah di atas, terlihat adanya peluang akan mengembangkan sistem informasi manajemen naskah yang dapat menilai
kinerja para pegawai dan menyajikan laporan produksi setiap tahunnya. Sistem ini akan dijalankan pada web browser dengan web server Apache, bahasa
pemrograman PHP dan database MySQL. Sistem yang dikembangkan tidak ditujukan untuk menggantikan sistem yang sudah ada, melainkan untuk
mendampingi sistem yang ada.
4.2.3 Tujuan
Adapun tujuan dari pengembangan sistem ini adalah untuk merancang suatu aplikasi sistem informasi manajemen naskah yang dapat memberikan solusi
optimal terhadap permasalahan-permasalahan di atas dan diharapkan dapat membantu dan mengurangi beban kerja pihak PPBANC dalam mengolah naskah
dan pendataan produksi naskah ke dalam media produk suplemen dari dalam
bentuk audio kaset, program radio, program televisi, web suplement, dan video interaktif. Sistem Informasi Manajemen Naskah ini diharapkan berjalan cukup
baik dari mulai pencatatan data naskah, input dan update naskah, pencatatan proses produksi, sampai pada laporan produksi.
4.3 Menentukan Syarat-Syarat Informasi
Sistem yang sedang berjalan pada PPPBANC ini masih memiliki kendala dalam hal penyimpanan data-data mengenai naskah yang belum di periksa, naskah
yang sudah di periksa, dan naskah yang sedang proses olah produksi, beserta laporan-laporan yang dibutuhkan. Sampai saat ini, dalam penyimpanan suatu data
database di PPBANC masih tergolong manual, data-data laporan naskah olah produksi yang proses kalkulasinya masih di catat pada kertas. Oleh karenanya,
diperlukan suatu konsep penyimpanan data secara terkomputerisasi sehingga berbagai kesulitan yang berhubungan dengan pengolahan data naskah dapat
berjalan secara efektif dan efisien. Kesulitan dalam pengolahan data pada PPBANC, karena sistem informasi
manajemen naskah yang dipakai tergolong manual. berdasarkan hasil analisa yang telah dilakukan, mendapati permasalahan yang sering terjadi pada sistem
informasi manajemen naskah yang sedang berjalan anatara lain: 1. Pengembangan aplikasi yang digunakan di UT pada awalnya menggunakan
Microsoft Visual Basic 6.0 , akan tetapi aplikasi tersebut sudah lama tidak
digunakan lagi dikarenakan beberapa hal internal dari UT yang tidak dapat dijelaskan pada penulisan skripsi ini. Jadi saat ini proses pendataannya dibantu
sebagian besar menggunakan lembaran-lembaran kertas, buku induk dan sebagian kecil Microsoft Excel.
2. Di karenakan kurangnya sosialisai dan kurang menariknya aplikasi yang sudah ada, maka user lebih senang mengolah datanya ke dasar yaitu ke dalam catatan
tulisan buku yang kadang di ketik di Microsoft Excel, maka di dapatkan ketidaksingkronan pencatatan dan membutuhkan waktu yang lama dalam
menghasilkan suatu informasi. 3. pimpinan kesulitan dalam mengecek berkas manajemen hasil pengolahan
naskah bahan ajar non cetak. 4. PPBANC memerlukan database
manajemen naskah tersendiri untuk
memudahkan dalam pengelolahan manajemen data naskah bahan ajar non cetak. Hal ini dikarenakan tidak adanya aplikasi yang pengontrolannya ada di
setiap gedung independen. Seluruh kegiatan yang berhubungan dengan komputer di UT terpusat di PUSKOM, sehingga ada beberapa akses menu
dalam aplikasi seperti proses mencetak, dan pembaharuan data harus ke PUSKOM. Hal ini menjadi hambatan dalam mengakses data.
5. Admin bagian TU kesulitan dalam melihat dan menyeleksi data naskah yang masuk, data naskah yang tidak terpakai, data naskah yang terpakai, serta daftar
seleksi pegawai yang mengolah naskah, 6. Admin bagian TU kesulitan dalam menyebarluaskan informasi-informasi
mengenai hasil produksi setiap periodenya.
