perusahaan harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua anggota organisasi agar kegiatan perusahaan tetap berjalan dengan lancar sehingga
tujuannya dapat tercapai. Komunikasi berperan penting dalam memperlancar kegiatan perusahaan,
hal ini dapat terlihat dari beberapa hal berikut : 1.
Dengan komunikasi fungsi-fungsi manajemen, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dapat tercapai.
2. Meningkatkan kegairahan dan motivasi kerja.
3. Dengan menggunakan komunikasi sebagai alat koordinasi dan pengendalian
para pimpinan dapat mengetahui keadaan dari bidang yang menjadi tugasnya. 4.
Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas antara bawahan dengan atasan, bawahan dengan bawahan, dan atasan antar atasan karena pengawasan
yang jelas dan mantap. 5.
Dengan komunikasi semua bagian organisasi dapat mengetahui kebijakan, peraturan dan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan oleh pimpinan.
C. Proses Komunikasi
Komunikasi memiliki 6 enam tahapan yaitu : 1.
Pengiriman mempunyai suatu idea atau gagasan Sebelum proses penyampaian pesan dapat dilakukan, maka pengirim
pesan harus menyiapkan idea tau gagasan apa yang ingin disampaikan kepada pihak lain. Ide diperoleh dari berbagai sumber, ide-ide yang ada didalam benak
pengirim disaring dan disusun ke dalam suatu memori yang ada didalam pikiran orang yang memiliki peta mental yang berbeda. Hal ini disebabkan karena cara
Universitas Sumatera Utara
penyerapan berbagai informasi dan pengalaman yang berbeda-beda dari setiap individu.
2. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan
Dalam suatu proses komunikasi, tidak semua ide dapat diterima atau dimengerti dengan sempurna. Agar ide dapat diterima dan dimengerti secara
sempurna, pengirim pesan harus memperhatikan beberapa hal yaitu subjek apa yang ingin disampaikan, maksud tujuan, penerima pesan, gaya personal dan
latar belakang budaya. 3.
Pengirim menyampaikan Pesan Setelah mengubah ide – ide ke dalam suatu pesan, tahap berikutnya adalah
memindahkan atau menyampaikan pesan melalui berbagai saluran yang ada kepada si penerima pesan. Saluran komunikasi yang digunakan untuk
menyampaikan pesan terkadang relatif pendek, tetapi ada juga yang cukup panjang, hal ini akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian pesan. Oleh
karena itu, perlu diperhatikan jenis atau sifat pesan yang akan disampaikan. 4.
Penerima menerima pesan Komunikasi antara seseorang dengan orang lain akan terjadi bila pengirim
mengirimkan suatu pesan dan penerima menerima pesan tersebut. Jika seseorang mengirim sepucuk surat, komunikasi baru bisa terjalin bila penerima surat telah
membaca dan memahami isinya. 5.
Penerima menafsirkan pesan
Universitas Sumatera Utara
Setelah penerima menerima pesan, tahap berikutnya adalah bagaimana ia dapat menafsirkan pesan. Suatu pesan yang disampaikan pengirim harus mudah
dimengerti dan tersimpan didalam benak pikiran si penerima pesan. Selanjutnya suatu pesan baru dapat ditafsirkan secara benar bila penerima pesan telah
memahami isi pesan sebagaimana yang dimaksud oleh pengirim pesan. 6.
Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik ke pengirim setelah menerima pesan, penerima akan memberi tanggapan dengan cara
tertentu dan memberi sinyal terhadap pengirim pesan. Sinyal yang diberikan oleh penerima pesan beraneka ragam, hal ini tergantung dari
pesan yang diterimanya. Umpan balik memegang peranan penting dalam proses komunikasi, karena ia memberi kemungkinan bagi pengirim untuk
menilai efektivitas suatu pesan. Disamping itu, adanya umpan balik dapat menunjukkan adanya faktor-faktor penghambat komunikasi, misalnya
perbedaan latar belakang, perbedaan penafsiran kata-kata dan perbedaan reaksi secara emosional.
Proses Komunikasi dapat digambarkan sebagai Gambar 2.1 berikut :
Tahap 1 Tahap 6
Pengirim Penerima mengirim Mempunyai gagasan
Ide Pesan SALURAN
Tahap 2 dan
Tahap 5 Pengirim mengubah
MEDIA Penerima
Ide menjadi Pesan Menafsirkan pesan
Tahap 3 Tahap 4
Pengirim Penerima
Mengirim Pesan Menerima pesan
Universitas Sumatera Utara
Sumber : Purwanto 2006 : 12 data diolah
Gambar 2.1 Proses Komunikasi D. Jenis Komunikasi
Sistem komunikasi yang dianut oleh perusahaan dalam menjalankan arus komunikasi tergantung dari kompleksitas lingkup kerja dari organisasi tersebut,
pengertian sistem adalah sebagai suatu keseluruhan komponenbagian yang saling berinteraksi sedemikian rupa sehingga menjadi suatu kesatuan yang terpadu untuk
mencapai komunitas yang efektif dan efisien. Sistem komunikasi yang dianut oleh organisasi akan langsung mempengaruhi tipe atau jenis komunikasi. Berdasarkan
hal ini sistem komunikasi bergantung pada struktur organisasi dan mekanisme koordinasi.
Menurut Purwanto 2006 ada beberapa bentuk komunikasi yang lazim digunakan yaitu :
1. Komunikasi Verbal Saluran Komunikasi Verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi
yang lazim digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain melalui tulisan maupun lisan. Bentuk komunikasi ini memiliki struktur
yang teratur dan terorganisir dengan baik. Melalui komunikasi lisan dan tulisan diharapkan orang dapat memahami apa yang disampaikan oleh
pengirim pesan dengan baik. Penyampaian suatu pesan melalui tulisan dan lisan memiliki suatu harapan bahwa seseorang akan dapat membaca dapat
mendengar apa yang dikatakan pihak lain dengan baik dan benar. Secara umum, untuk mengirimkan pesan-pesan, orang lebih senang
berbicara daripada menulis suatu pesan. Alasannya, komunikasi lisan relatif lebih mudah, praktis dan cepat dalam penyampaian pesan. Meskipun
Universitas Sumatera Utara
demikian, bukan berarti bahwa komunikasi tulisan tidak penting. Karena tidak semua hal bisa disampaikan secara lisan. Hal ini berkaitan dengan
kemampuan mendengar dan memahami yang relatif lemah atau kurang baik dari masing-masing orang.
Kaitannya dengan ketrampilan membaca, seseorang sering mengalami kesulitan dalam mengambil pesan-pesan penting dari suatu bacaan. Meskipun
mendengar dan membaca adalah hal yang berbeda, keduanya memerlukan pendekatan yang serupa. Secara sederhana, transformasi informasi dari
manajer dalam semua level bawahan merupakan komunikasi dari atas ke bawah.
2. Komunikasi Nonverbal
Komunikasi Nonverbal memiliki sifat yang kurang terstruktur yang membuat komunikasi nonverbal sulit untuk dipelajari. Jenis komunikasi
informal adalah gerak isyarat-isyarat tertentu, komunikasi ini lebih bersifat spontan misalnya seseorang akan menggelengkan kepala apabila ia merasa
tidak setuju. Komunikasi nonverbal memiliki kebaikan yaitu kesahihannya dalam hal
ini dikaitkan dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran pesan-pesan yang disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat. Secara
umum, orang akan mudah menipu orang lain dengan menggunakan kata-kata daripada menggunakan gerakan tubuh bahasa isyarat. Hal ini disebabkan
oleh sifat komunikasi yang lebih spontan. Komunikasi nonverbal dapat disampaikan tanpa harus berfikir panjang dan pihak pendengar juga dapat
menangkap artinya dengan cepat.
Universitas Sumatera Utara
3. Komunikasi dari Atas ke Bawah
Komunikasi dari atas ke bawah down communication dimulai dari Manajemen Puncak kemudian mengalir ke bawah melalui tingkatan –
tingkatan manajemen sampai ke karyawan lain bagian bawah. Maksud utama komunikasi ke bawah adalah untuk memberi pengarahan, informasi, instruksi,
nasehatsaran dan penilaian kepada bawahan serta memberikan informasi kepada para anggotan organisasi tentang tujuan dan kebijakan organisasi.
Pesan atau berita ke bawah dapat berbentuk tulisan maupun lisan, dan biasanya disampaikan melalui memo, laporan atau dokumen lainnya, bulletin,
pertemuan atau rapat, dan percakapan serta melalui interaksi orang per orang atau kelompok kecil. Salah satu kelemahan saluran komunikasi ini adalah
kemungkinan terjadinya penyaringan atau sensor informasi penting yang ditujukan ke para bawahannya. Dengan kata lain, informasi yang diterima para
bawahan bisa jadi tidak selengkap aslinya. 4.
Komunikasi dari Bawah ke Atas Komunikasi dari bawah ke atas bottom-up atau upward
communications berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah karyawan menuju ke atas manajer. Pesan yang ingin disampaikan mula-
mula berasal dari para karyawan yang selanjutnya disampaikan ke jalur yang lebih tinggi, yaitu ke bagian pabrik, ke manajer produksi, dan akhirnya ke
manajer umum. Untuk mencapai keberhasilan komunikasi dari bawah ke atas, para
manajer harus percaya penuh kepada para bawahannya. Kalau tidak,
Universitas Sumatera Utara
informasi apa pun dari bawahan tidak akan bermanfaat karena yang muncul hanyalah rasa curiga dan ketidakpercayaan terhadap informasi tersebut.
5. Komunikasi Lateral atau Horizontal
Komunikasi horizontal atau sering disebut komunikasi lateral adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi
sejajarsederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal adalah untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan kedudukan
sejajar. Bentuk komunikasi ini pada dasarnya bersifat koordinatif, dan
merupakan hasil dari konsep spesialisasi organisasi. Komunikasi ini dirancang guna mempermudah koordinasi dan penanganan masalah. Komunikasi
horizontal selain membantu koordinasi kegiatan-kegiatan horizontal, juga menghindarkan prosedur pemecahan masalah yang lambat.
6. Komunikasi Diagonal Komunikasi diagonal diagonal communications
melibatkan komunikasi antara dua tingkat level organisasi yang berbeda.
Bentuk komunikasi diagonal memiliki beberapa keuntungan, diantaranya adalah :
a. Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat ketimbang bentuk
komunikasi tradisional. b.
Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi.
Komunikasi diagonal ini juga memiliki kelemahan. Salah satu kelemahannya adalah bahwa komunikasi diagonal dapat mengganggu jalur
Universitas Sumatera Utara
komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal. Di samping itu, komunikasi diagonal dalam organisasi besar juga sulit untuk dikendalikan secara efektif.
E. Mengelola Komunikasi
