komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal. Di samping itu, komunikasi diagonal dalam organisasi besar juga sulit untuk dikendalikan secara efektif.
E. Mengelola Komunikasi
Menurut Purwanto 2006 : 46 ada 2 dua hal dalam mengelola komunikasi, pertama : bagaimana menangani pesan-pesan yang bersifat rutin,
kedua : bagaimana menangani krisis komunikasi, penjelasan dan hal tersebut disajikan berikut ini :
1. Penanganan Pesan-pesan Rutin
Volume pesan-pesan tertulis pada umumnya dalam organisasi besar lebih banyak dari pada dalam organisasi berskala kecil, tetapi semua organisasi
memusatkan perhatiannya pada bagaimana memaksimumkan manfaat benefit dan kegiatan komunikasi dengan biaya cost tertentu. Untuk dapat
memaksimumkan manfaat dan meminimumkan biaya tersebut, seseorang manajer perlu memperhatikan berbagai hal berikut :
a Mengurangi Jumlah Pesan
Arus pesan dalam suatu organisasi yang disampaikan secara lisan maupun tertulis perlu dikelola dengan baik. Dalam hal ini, seorang manajer
perlu menentukan skala prioritas pesan. Untuk membuat suatu halaman surat diperlukan waktu dan sumber-sumber uangbahan, waktu, tenaga. Organisasi
juga perlu menghitung berapa rata-rata biaya yang diperlukan untuk mencatat, mengetik, mengedit, dan mengirimkan surat serta berapa lama sebuah surat
bisnis dapat diselesaikan. Oleh karena itu, semua pesan perlu diberikan secara
Universitas Sumatera Utara
tertulis, sepucuk surat hanya akan menambah beban informasi yang akan disampaiakan, maka lebih baik pesan disampaikan dengan cara lain, seperti
lewat telepon atau tatap muka.
b Instruksi yang Jelas
Kesalahan yang menyebabkan macetnya komunikasi, dapat dibebankan kepada setiap orang dalam organisasi. Namun dalam hal ini seorang manajer
mempunyai tanggung jawab khusus untuk membuat setiap orang dalam organisasi tahu apa yang harus dilakukan. Orang-orang yang bertujuan
melakukan komunikasi komunikator sudah seharusnya memahami kebutuhan dan tujuan organisasi secara keseluruhan, sehingga ia dapat
menghindarkan dirinya dari kesalahan memberi instruksi. Manajer yang sekaligus sebagai komunikator juga perlu selalu mencari
kejelasan suatu pesan, karena kebutuhan perusahaan yang terus berkembang secara dinamis mempengaruhi arti setiap pesan. Di samping itu, manajer juga
seharusnya tetap berkomunikasi dengan stafnya secara keseluruhan, untuk menjaga hubungan dengan anggota staf, dan untuk memberikan umpan balik
feedback terhadap perkembangan suatu pesan. c
Mendelegasikan Tanggung Jawab Tujuan organisasi secara keseluruhan dapat tercapai bila manajer
mempunyai kepercayaan bahwa orang lain dapat menyelesaikan pekerjaan yang dibebankan kepada mereka. Hal ini penting karena seorang manajer
harus mendelegasikan beberapa pekerjaan komunikasi kepada orang lain. Seorang manajer yang bersikeras untuk mengerjakan ulang setiap pesan
Universitas Sumatera Utara
dengan gayanya sendiri tentu akan merepotkan semua pihak dalam suatu organisasi.
d Melatih Petugas
Suatu organisasi dianjurkan untuk menyelenggarakan pelatihan keterampilan berkomunikasi bagi orang-orang yang pekerjaantugasnya
berhubungan erat dengan masalah komunikasi. Pelatihan ini mencakup paling tidak preferensi gaya organisasi dan falsafah-falsafah komunikasi.
Komunikator juga perlu meningkatkan dan memperlancar kemampuan berbahasa dan keterampilan presentasinya, sehingga komunikasi bisa menjadi
lebih baik dan lancar. 2.
Penanganan Krisis Komunikasi Mengelola arus pesan-pesan bisnis dari hari ke hari adalah suatu hal
yang biasa. Tetapi tes keterampilan komunikasi yang sebenarnya adalah pada saat munculnya krisis komunikasi dalam suatu organisasi. Semakin besar
tantangan atau resiko yang harus dihadapi, semakin tinggi tingkat kemampuan dan keterampilan yang dibutuhkan.
Krisis komunikasi ini merupakan suatu ajang uji coba keterampilan yang cukup menantang. Dalam kaitannya dengan krisis komunikasi, ada 2
dua falsafah dalam komunikasi yaitu : a
Bersikap diam, tidak mengatakan sesuatu. b
Katakana apa yang terjadi dan segera.
Universitas Sumatera Utara
Kedua pendekatan tersebut ternyata dapat diaplikasikan dalam situasi nyata dan berhasil, seperti yang dialami perusahaan Amerika Johnson dan
Gerber. Namun, beberapa ahli hubungan masyarakat public relation menyarankan agar perusahaan menangkis rumor yang beredar dalam
masyarakat dengan cara menjelaskan apa yang menjadi masalahnya secara tanpa ditutup-tutupi kepada public masyarakat umum dan para
karyawannya. Pada saat yang sama harus mencari sumber masalahnya dan berusaha mengendalikannya.
Situasi krisis komunikasi yang dilakukan ada beberapa hal antara lain : 1.
Siapkan tim yang terampilcekatan dalam penanganan krisis 2.
Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi.
3. Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang
dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi. 4.
Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang salah, segera mohon maaf.
5. Tunjukkan keseriusan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi
juga dalam tindakan nyata.
F. Media Komunikasi Media adalah alat atau sarana yang digunakan untuk menyampaikan
