Lembar InstruksiIS Sistem Informasi

27 memuat beberapa unsur koreksi yang yang diperlukan pada Technical Report yang masuk kemudian, karena perkembangan proses di dalam program. Technical Report umumnya terdiri sekitar 10-20 lembar dan mempunyai nomor kode dokumen: TR xxxx Format Technical ReportTechnical Memorandum, terdiri dari: 1 Pengantar Penjelasan tentang report ini merupakan WP apa dari bagian WBS apa, serta program apa. Penjelasan tentang kontribusi WP tersebut terhadap kegiatan di WBS-nya pada spesifik kurun waktu yang dilaporkan. 2 Tujuan Tujuan kegiatan dari WP secara rinci pada spesifik kurun waktu yang dilaporkan seperti metode, cara teknik yang dipakai serta hasil yang diharapkan dalam mendukung kegiatan WBS-nya. 3 Kegiatan WP Deskripsi kegiatan WP secara rinci dan urut, hasil-hasil yang dicapai, dalam rangkuman yang terpadu disertai grafik, tabel dan gambar-gambarfoto hasil kegiatan pada spesifik kurun waktu yang dilaporkan. 4 Hasil kegiatan dan pembahasan Pembahasan hasil kegiatan WP yang diperoleh, apakah memenuhi sasaran awal atau tidak dan hubungannya dengan keberhasilan kegiatan WBS-nya. 5 Rekomendasi Memberikan rekomendasi teknis berdasarkan hasil yang dicapai terhadap tujuan dari WBS-nya atau program secara keseluruhan. 6 Referensi Daftar acuan yang dipakai, termasuk TN-TN, dari para ES. 3.6.2.2.c. Technical Document TD Technical Document TD adalah dokumen laporan hasil kegiatan Work Breakdown Structures yang ditulis oleh Group Leader yang merupakan analisis dari beberapa Technical Reports dalam WBS tersebut. Technical Document biasanya terdiri sekitar 40–60 lembar dan mempunyai nomor kode dokumen : TD xxxx Format Technical Document, terdiri dari: 28 1 Pengantar Penjelasan tentang dokumen ini merupakan WBS apa, dari program apa. Penjelasan tentang kontribusi WBS tersebut terhadap kegiatan program secara keseluruhan pada spesifik kurun waktu yang dilaporkan. 2 Tujuan dari Report Tujuan kegiatan dari WBS secara rinci dan peran-peran masing-masing WP didalamnya. Metode memadukan hasil- hasil setiap WP menjadi satu kesatuan hasil WBS pada spesifik kurun waktu yang dilaporkan. 3 Kegiatan WBS Deskripsi kegiatan WBS secara rinci dan urut mengikutsertakan kontribusi setiap WP-nya, hasil-hasil yang dicapai, dalam rangkuman yang terpadu disertai grafik, tabel dan gambar–gambarfoto-foto hasil kegiatan pada spesifik kurun waktu yang dilaporkan. 4 Hasil kegiatan dan pembahasan Pembahasan hasil kegiatan WBS mencakup: analisis hasil kegiatan yang dicapai baik teknis maupun pendanaan, pada spesifik kurun waktu yang dilaporkan dibandingkan terhadap rencana awal program WBS tersebut.ketercapaian sasaran teknis terhadap kelancaran pendanaan, dan pengaruh hasil WBS terhadap sasaran program. 5 Rekomendasi Memberikan rekomendasi teknis berdasarkan hasil WBS yang dicapai terhadap tujuan dari secara keseluruhan. 6 Referensi Daftar acuan yang dipakai, termasuk TRTM – TRTM, dari para L dan masukan masalah pendanaan dari PCM. 3.6.2.2.d. Progress Control Monitoring Document PCM Progress Control Monitoring Document PCM adalah dokumen laporan hasil pemantauan dan pengendalian jalannya program dari segi jadwal dan aliran pendanaan yang ditulis oleh Program Manager. Pada setiap fase review catatan-catatan pada dokumen ini dijadikan acuan untuk merubah strategi dari program agar bisa mencapai tujuan dengan tepat waktu. Format PCM terdiri dari: 1 Rencana Kegiatan dan Anggaran Memberikan gambaran perencanaan kegiatan dan anggaran 29 mulai awal kegiatan sampai dengan akhir kegiatan secara rinci, misalnya cash-flow bulanan. 2 Penyerapan Anggaran Memberikan gambaran penyerapan anggaran dikaitkan dengan rencana teknis kegiatan sampai kurun waktu tertentu, dilengkapi dengan grafik seperti kurva S, atau yang sejenisnya, yang dapat menggambarkan kaitan antara rencana dengan penyerapan anggaran. 3 Kesimpulan Memberikan kesimpulan pelaksanaan kegiatan pada periode waktu tertentu serta permasalahan yang dihadapi dan solusi yang dilakukan dalam pemantauan dan pengendalian program dari segi jadwal dan anggaran. Progress Control Monitoring Document biasanya terdiri sekitar 5- 10 lembar dan mempunyai nomor kode dokumen: PCM xxxx Contoh: PCM merupakan sebuah dokumen dari kegiatan rinci suatu program dengan status sudah atau belum terlaksananya setiap rincian kegiatan disertai dengan analisisnya teknis maupun pendanaan.

3.6.2.3. Tahap Akhir

Pada masa akhir program, maka dibuat satu dokumen yang merupakan hasil-hasil program secara keseluruhan baik dari segi teknik, kualitas hasil, maupun dari segi penyerapan dana dan ketepatan waktu.