E. Jenis Komunikasi Internal
Komunikasi internal dapat dilakukan melalui berbagai cara sehingga dapat diklasifikasikan menjadi dua jenis, yaitu:
a. Komunikasi personal personal communication Komunikasi personal ialah komunikasi yang berlangsung di antara dua
orang dan dapat berlangsung melalui dua cara yaitu komunikasi tatap muka dan komunikasi dengan media. Komunikasi personal dengan tatap muka berlangsung
secara dialogis dan saling menatap sehingga terjadi kontak pribadi personal contact. Sedangkan komunikasi bermedia adalah komunikasi terjadi dengan
menggunakan alat, contohnya telepon atau mesin fax. Karena komunikasi dilakukan dengan media tertentu maka tidak terjadi suatu kontak pribadi di antara
kedua pihak komunikan. b. Komunikasi kelompok group communication
Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang terjadi antara seseorang dengan sekelompok orang yang berlangsung secara tatap muka, misalnya rapat.
Dalam komunikasi ini kelompok dapat dibagi menjadi dua yaitu kelompok kecil dan kelompok besar.
Komunikasi kelompok kecil adalah komunikasi yang berlangsung antara seorang manajer dengan beberapa karayawan sehingga memungkinkan
terdapatnya kesempatan bagi salah seorang di antaranya untuk mengemukakan tanggapan secara verbal.
Komunikasi kelompok besar adalah komunikasi yang terjadi antara pimpinan organisasi dengan beberapa atau seluruh bagian yang ada dalam
perusahaan, sehingga kecil kesempatan bagi komunikator untuk berdialog dengan 29
Universitas Sumatera Utara
komunikan dan tercipta satu situasi komunikasi dimana hampir tidak ada kesempatan untuk memberikan tanggapan secara verbal.
F. Media Komunikasi Internal
Media komunikasi adalah satu alat yang digunakan untuk memperlancar seluruh pelaksanaan kegiatan komunikasi. Agar komunikasi internal dapat
berjalan dengan baik dan lancar maka diperlukan media yang tepat untuk mendukung kelancaran arus komunikasi. Pada komunikasi internal media yang
digunakan hanya terbatas dalam lingkugan organisasi atau perusahaan. Media komunikasi internal dapat diagi menjadi dua yaitu:
1. Media Tulisan
Media komunikasi tulisan adalah satu cara yang digunakan dalam penyaluran pesan kepada pihak lain melalui tulisan. Berdasarkan arah aliran
komunikasi media komuikasi internal tulisan terbagi tiga yaitu: 1. Media komunikasi ke bawah tertulis
Komunikasi ke bawah tertulis adalah penyaluran pesan dari atasan kepada bawahan dan terlebih dahulu harus ditetapkan media komunikasi yang
digunakan, agar komunikasi yang berlangsung dapat berjalan secara efektif. Bagian yang saling berhubungan dengan penetapan media komunikasi tertulis
adalah bagian personalia, bagian humas, dan bagian pelayanan umum. Penyampaian pesan dapat dilakukan melalui beberapa cara, diantaranya adalah
sebagai berikut: a. uraian tugas job description
b. buku pedoman pelaksanaan tugas 30
Universitas Sumatera Utara
c. majalah atau bulletin d. papan pengumuman
e. memo f. laporan tahunan
2. Media komunikasi ke atas tertulis Komunikasi ke atas tertulis adalah komunikasi yang brlangsung antara
karyawan dengan pihak manajemen kantor dan terjadi dengan saling tatap muka. Karyawan dapat menyampaikan pesan atau gagasannya melalui beberapa media,
diantaranya yaitu: a. kotak saran
b. program saran suggestion programme c.
grievance procedure 3. Media komunikasi horizontal tertulis
Komunikasi horizontal tertulis adalah komunikasi yang berlangsung di antar karyawan dalam tingkatan manajemen yang sama. Komunikasi horizontal
bertujuan untuk mendapatkan koordinasi antar bagian sehingga dalam melaksanakan tugas tidak terjadi kesalahan. Media komunikasi yang digunakan
untuk mengirim dan menerima informasi adalah memo dan nota antar bagian.
2. Media Lisan
Komunikasi internal lisan adalah suatu cara penyampaian informasi dilakukan secara lisan tanpa menggunakan tulisan sebagai bukti. Berdasarkan
aliran pesan yang disampaikan, komunikasi internal lisan dapat dilakukan melalui beberapa cara yaitu:
1. Rapat kerja 31
Universitas Sumatera Utara
2. Laporan pertanggung jawaban 3. Pertemuan
4. Telepon 5. Wawancara
6. Kunjungan kerja 7. Konfrensi
G. Hambatan Komunikasi Internal
Proses komunikasi merupakan suatu proses yang sangat kompleks sehingga permasalahan dapat terjadi pada tingkat individu, kelompok, maupun
organisasi. Hambatan adalah gangguan yaitu segala sesuatu yang menganggu kelancaran komunikasi serta akan menghambat kelancaran pengiriman dan
penerimaan pesan. Gitosudarmo 2000: 213 menyatakan bahwa hambatan utama dari
komunikasi adalah sebagai berikut: a. Menilai Sumber
Menilai sumber maksudnya ialah penafsiran terhadap satu pesan sangat dipengaruhi oleh orang yang mengirimkan pesan tersebut, bahkan pengalaman
masa lalu dari seorang komunikator akan sangat mempengaruhi pandangan dan reaksi komunikan terhadap gagasan atau pesan tersebut.
b. Tekanan Waktu Keterbatasan waktu adalah yang sangat sering trjadi. Seorang manajer
tidak memiliki banyak waktu untuk berkomunikasi dengan setiap bawahannya, karena mereka terlalu sibuk sehingga informasi penting sering terlewatkan.
Universitas Sumatera Utara
c. Masalah Bahasa Kegiatan komunikasi merupakan satu proses simbolis yang sangat
tergantung pada kata-kata dan mengandung arti tertentu. Sering seseorang berfikir bahwa ia telah berbicara dengan bahasa yang tepat dan dapat di mengerti
oleh orang lain, namun kata-kata yang diucapkannya sama sekali tidak dimengerti oleh orang lain.
d. Penyaringan Penyaringan sangat erat kaitannya dengan pengolahan pesan, terutama
mengenai informasi yang negatif. Hal ini sering terjadi pada aliran komunikasi dari bawah ke atas.
e. Mendengarkan secara selektif Mendengarkan secara selektif telah menjadi satu permasalahan besar
dalam penyampaian pesan ataupun informasi karena seseorang hanya mendengarkan hal-hal tertentu dari informasi yang diberikan serta tidak
memperdulikan bagian lainnya dari informasi tersebut. f. Bahasa kelompok
Kelompok professional pada umumnya akan menggunakan istilah teknis yang hanya dapat di mengerti oleh anggota kelompok saja. Pemakaian istilah
teknis seperti overheadcrost, break event point,dan convinience goods dan lain sebagainya sering dipakai oleh para ahli ekonomi dan tidak dimengerti oleh
kelompok lainnya sehingga mengakibatkan adanya gangguan dalam komunikasi. 33
Universitas Sumatera Utara
H. Mengatasi hambatan-hambatan komunikasi internal
Kategori