Bagaimana pembagian tugas dalam menangani surat masuk dan surat

89

6. Apa saja peralatanperlengkapan yang digunakan untuk mengelola

surat masuk dan surat keluar? Jawaban: yang digunakan untuk itu buku pencatatan surat masuk sama surat keluar, map folder untuk menyimpan surat, sama perangkat komputer.

7. Bagaimana pengelolaan surat masuk yang meliputi:

a. Bagaimana penerimaan surat dilaksanakan? Jawaban: untuk surat masuk itu semuanya lewat TU jadi yang menerima bagian depanTU b. Bagaimana proses penyortiran surat masuk? Jawaban: penyortiran juga dilakukan TU c. Bagaiman proses pencatatan surat masuk? Jawaban: untuk pencatatan kalo saya khusus di seksibidang ini saya ada pencatatan buku agenda surat masuk dan surat keluar, jadi setiap ada surat berdasar disposisi pimpinan untuk unit ini sebelumnya ya saya catat dulu di buku surat masuk. d. Bagaimana proses pendistribusian surat masuk? Jawaban: ngga ada pendistribusian karena disini kita sifatnya menerima disposisi dari pimpinan e. Bagaimana pengolahan surat masuk? Jawaban: pengolahannya itu tergantung isi surat dan bisa dikerjakan oleh siapa saja staff di seksi ini. f. Bagaiman penataanpenyimpanan surat masuk? 90 Jawaban: penyimpanannya itu selesai diproses langsung dimasukkan ke map folder untuk disimpan.

8. Bagaiman pengelolaan surat keluar yang meliputi:

a. Bagaiman proses pembuatan konsep surat keluar? Jawaban: surat keluar disini itu dikolala oleh masing-masing seksi, ada dua alur yaitu yang lewat pimpinan sama yang langsung. Yang langsung itu karena kita diberi kewenangan untuk mengirim surat-surat semacam laporan rutin ke provinsi sehingga tidak perlu tandatangan pimpinan. Untuk yang membuat konsep itu bisaanya ya bisa siapa saja anggota yang ada di seksi ini, jadi tidak ada staff khusus. Nomor surat itu kalo surat yang perlu tandatangan pimpinan nomornya dimintakan dulu ke TU kalo surat yang biasa dari seksi itu berdasar pencatatan nomor urut surat keluar. b. Bagaiman proses persetujuan konsep surat keluar? Jawaban: konsep yang sudah dibuat kalo itu lewat pimpinan ya diajukan dulu ke ibu kepala untuk dikoreksi setelah benar baru diketik ulang dan dimintakan tandatangan ibu kepala. Untuk surat yang sifatnya rutin biasa yang tidak perlu tandatangan ibu kepala itu langsung saya sendiri yang menandatanganinya. Kalo sudah ditandatangai baru kemudian dicetak dan digandakan untuk arsip satu lalu dimintakan cap dinas ke TU c. Bagaiman proses pencatatan surat keluar?