Hambatan dalam Mengelola Surat

66 pengelola surat juga kurang relevan dengan bidang yang dikerjakan. Ketrampilan yang digunakan untuk melaksanakan pengelolaan diperoleh petugas dari pengalaman kerja rekan sejawat dan petugas sebelumnya. Petugas belum pernah mengikuti pelatihan ataupun bintek mengenai pengelolaan surat, sehingga pelaksanaan pengelolaan surat yang ada di BPS Kabupaten Sleman dilaksanakan dari hasil belajar mandiri petugas. Hambatan lain yang dialami oleh BPS Kabupaten Sleman yaitu belum adanya sistem khusus dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar di masing-masing unit kerja. Surat hanya dikelola sebisa mungkin sesuai dengan kemampuan petugas. Tidak adanya pencatatan khusus untuk surat masuk dan surat keluar di masing- masing unit kerja juga mengakibatkan sulitnya melakukan pengawasan dan pengendalian jumlah surat yang ada di kantor tersebut. Sebagian unit kerja BPS Kabupaten Sleman tidak melaksanakan pencatatan surat pada buku agenda maupun kartu kendali. Hal ini pernah mengakibatkan terselipnya surat dan menghambat kelancaran proses kerja pegawai di kantor BPS Kabupaten Sleman. Pengiriman surat keluar di BPS Kabupaten Sleman juga tidak menggunakan buku ekspedisi, sehingga surat keluar kurang terorganisir. 67

4. Upaya Dalam Mengatasi Hambatan

Hambatan-hambatan yang terjadi pada pengelolaan surat masuk dan surat keluar di BPS Kabupaten Sleman tentu saja mengganggu proses kerja pegawai. Untuk mengatasi hambatan- hambatan yang dialami tersebut pihak BPS Kabupaten Sleman berusaha sebisa mungkin untuk memperbaiki pengelolaan surat yang ada. Berdasarkan data penelitan yang diperoleh, terdapat upaya- upaya yang dilaksanakan untuk mengatasi hambatan yang dihadapi. Para pegawai berusaha semaksimal mungkin untuk melaksanakan pengelolaan surat dengan kemampuan yang mereka miliki. Petugas pengelola surat berusaha untuk selalu meningkatkan kemampuan pengelolaan surat dari berbagai sumber seperti belajar dari pengalaman dan saling bertukar informasi dengan rekan sejawat mengenai kegiatan pengelolaan surat. Pegawai berharap ada penambahan pegawai khusus yang terampil dalam pelaksanaan pengelolaan surat. Selain itu upaya yang perlu dilaksanakan untuk mengatasi hambatan yang ada yaitu dengan: 1 Mengadakan diklat atau mengikutsertakan petugas pengelola surat dalam diklat tentang pengelolaan surat. 2 Menambah jumlah pegawaipetugas pengelola surat masuk dan surat keluar. 68 Menetapkan dan menyeragamkan prosedurpedoman khusus dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar. 3 Menyediakan ruangan khusus untuk menyimpan surat-surat masuk dan surat keluar yang dikelola. Dengan adanya upaya-upaya yang dilakukan di atas diharapkan dapat meminimalisir hambatan yang terjadi sehingga kegiatan pengelolaan surat dapat berjalan dengan optimal.