Definisi Operasional Teknik Pengumpulan Data
42 BPS Kabupaten Sleman. Teknik ini dilaksanakan dengan cara melihat
dan mengamati secara langsung lingkungan atau kondisi kantor, proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar, serta fasilitas yang
digunakan dalam pengelolaan surat. Instrumen penelitian yang digunakan untuk melaksanakan teknik ini yaitu pedoman observasi
yang memuat aspek-aspek yang akan diamati oleh peneliti. 2.
Wawancara Teknik wawancara digunakan untuk memperoleh informasi
mendalam serta data yang akurat tentang proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang ada di BPS Kabupaten Sleman.
Wawancara dimaksudkan untuk mencari tahu faktor-faktor yang menghambat kegiatan pengelolaan surat masuk dan surat keluar serta
upaya yang telah dilaksanakan untuk mengatasi hambatan yang dihadapi. Teknik wawancara digunakan sebagai pengontrol agar tidak
terjadi penyimpangan terhadap masalah yang diteliti. Dalam melaksanakan wawancara, peneliti mengajukan pertanyaan kepada
subjek penelitian. Peneliti menggunakan instrumen penelitian berupa pedoman wawancara yang berisi garis besar pertanyaan yang akan
diteliti. Adapun aspek yang akan diketahui melalui wawancara terdapat pada tabel pedoman wawancara sebagai berikut.
43
Tabel 4. Pedoman Wawancara Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar
N o.
Aspek Indikator
1. Pengelolaan surat masuk a.
Pedoman pengelolaan
surat b.
Penerimaan surat c.
Pencatatan surat d.
Pendistribusian surat e.
Penyimpanan surat 2. Pengelolaan surat keluar
a. Pembuatan konsep surat
b. Persetujuan surat
c. Pengiriman surat
d. Penyimpanan arsip surat
3. Faktor penghambat dalam pengelolaan surat
Kendala yang dialami dalam pengelolaan surat masuk dan
surat keluar.
4. Upaya untuk mengatasi hambatan dalam
pengelolaan surat Tindakan-tindakan yang
dilaksanakan untuk mengatasi kendala yang terjadi.
3. Dokumentasi
Dokumentasi merupakan teknik yang digunakan untuk memperoleh data yang telah tersedia dalam bentuk arsip atau buku
yang mendukung penelitian seperti data tentang profil kantor, struktur organisasi, sarana prasarana, dan sebagainya. Dokumen-dokumen
tersebut digunakan sebagai sumber data yang dimanfaatkan untuk menafsirkan hasil penelitian yang berkaiatan dengan proses
pengelolaan surat masuk dan surat keluar di BPS Kabupaten Sleman.
44