Hambatan dalam Pengelolaan Surat
34 surat tentunya akan menimbulakan dampak buruk terhadap
pengelolaan surat. Moekijat 1985: 104 menyatakan bahwa hambatan secara
umum dalam administrasi surat menyurat dan kearsipan yaitu 1
dipergunakannya sistem klasifikasi yang salah 2
organisasi yang tidak baik dan perumusan tanggung jawab dan otoritas yang tidak jelas
3 pegawai yang tidak cakap dan tidak sesuai
4 tidak ada prosedur kearsipan tertentu
5 tidak ada ketentuan waktu yang direncanakan untuk
menyimpan atau memusnahkan surat 6
ruang dan perlengkapan tidak cukup untuk tujuan 7
kurang adanya pengawasan terhadap surat-surat yang dipinjam dan dikembalikan.
Masalah dalam pengelolaan surat banyak disebabkan oleh beberapa faktor. Menurut Budi Martono 1992: 1 hambatan dalam
administrasi surat menyurat disebabkan oleh beberapa faktor yang saling berkaitan. Faktor-faktor tersebut yaitu sebagai berikut.
1 Kurang tepatnya pengorganisasisan dalam pengurusan surat
sehingga sering
terjadi ketidakjelasan
dalam pertanggungjawaban pengelolaan. Tidak jelasnya asas
pengelolaan surat yang digunakan apakah sentralisasi ataukah desentralisasi, sehingga mengakibatkan kesulitan
dalam pengendalian surat.
2 Prosedur kerja dan tata kerja yang belum diatur secara
efisien sehingga mengakibatkan kelambatan dalam penyampaian surat dan sulitnya penelusuran.
3 Tidak tersedianya tenaga baik secara kualitatif maupun
kuantitatif masih menjadi kendala utama dalam kegiatan pengelolaan surat. Tenaga yang mengani pengurusan surat
harus mengetahui dengan baik tugas dan fungsi-fungsi unit kerja yangada disuatu organisasi serta dapat
menetapkan isi rangka surat yang sedikit banyak memerlukan analisis yang berguna bagi pengarahnya.
Pada hakekatnya pengelolaan surat bukan hanya pencatatan secara fisik saja melainkan pengelolaan
informasi.
35 4
Tidak adanyan petunjuk kerja yang standar mengakibatkan tidak adanya keseragaman dalam mengelola surat. Hal ini
terjadi karena adanya anggapan bahwa pengelolaan surat hanya merupakan hal yang bersifat rutin.
Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa hambatan dalam pengelolaan surat dapat dikelompokkan menjadi
tiga, yaitu: tidak tersedianya pegawai yang kompeten baik secara kualitatif maupun kuantitatif, sarana dan prasarana yang tidak
memadai, serat prosedur pengurusan yang tidak jelas sehingga kegiatan pengelolaan surat berjalan tidak maksimal.