Pengelolaan Surat Keluar di BPS Kabupaten Sleman
64 yang sudah dicetak kemudian dimintakan tandatangan, surat yang
membutuhkan tandatangan pimpinan kemudian diserarhkan ke pimpinan untuk ditandatangani, apabila surat keluar tersebut hanya
bersifat rutin dan tidak memerlukan tandatangan pimpinan maka surat cukup ditandatangani oleh kepala seksi. Surat yang sudah
ditandatangani kemudian dimintakan cap dinas ke bagian TU. Selanjutnya surat yang sudah tersampul dikirim ke alamat tujuan
dengan menggunakan jasa kurir. Dalam tahap ini sebagian besar seksi tidak melakukan pencatatan surat keluar. Surat langsung
dikirim ke alamat tujuan melalui kurir. Pengiriman surat juga tidak menggunakan buku ekspedisi. Setelah surat asli dikirim, tembusan
atau arsip surat kemudian langsung disimpan di map khusus surat keluar. Namun penyimpanan yang ada sebagian besar juga belum
menggunakan sistem penyimpanan khusus. Berdasarkan paparan di atas pengelolaan surat keluar di BPS
Kabupaten Sleman sudah berjalan baik, namun masih banyak tahap-tahap yang kurang sesuai dengan prosedur pengelolaan surat
keluar. Dalam teori telah dijelaskan bahwa terdapat sistem yang dapat digunakan untuk mengelola surat keluar, yaitu sistem buku
agenda dan sistem kartu kendali. Namun kenyataan yang terjadi, sebagian besar unit kerja di BPS Kabupaten Sleman belum
menggunakan sistem pengelolaan surat tertentu. Tidak ada pencatatan khusus seperti buku agenda maupun kartu kendali yang
65 digunakan untuk mengelola surat keluar. Selain itu penyimpanan
arsip surat keluar juga belum menggunakan sistem penyimpanan tertentu. Surat hanya disimpan begitu saja di map khusus untuk
surat keluar. Hal ini tentu saja tidak sesui dengan prosedur pengelolaan surat yang telah ada. Tidak adanya sistem khusus yang
digunakan dalam pengelolaan surat keluar tersebut mengakibatkan pengawasan
dan pengendalian
surat keluar
sulit untuk
dilaksanakan.