86
Jawaban: pendistribusiannya ya tergantung dari isi disposisi dari
pimpinan. Surat yang sudah dicatat dan dilampiri lembar disposisi diserahkan ke pimpinan setelah didisposisi dikembalikan lagi ke sini
lalu saya distribusikan. Kalo isi disposisinya missal untuk seksi produksi ya langsung diserahkan ke seksi produksi.
e. Bagaimana pengolahan surat masuk?
Jawaban: pengolahannya itu tergantung masing-masing yang
bersangkutan sesui disposisi tadi.
f. Bagaiman penataanpenyimpanan surat masuk?
Jawaban: penataan sama penyimpanan surat masuk itu disimpan oleh
masing-masing seksi. Kalo surat yang masuk itu untuk bagian TU nantinya yang menyimpan TU, yang di sini itu disimpan sama bu
Henita atau Ka-TU nya, tapi kalo suratnya untuk bagian IPDS misalnya ya yang menyimpan mereka yang ada di bagian IPDS.
8. Bagaiman pengelolaan surat keluar yang meliputi:
a. Bagaiman proses pembuatan konsep surat keluar?
Jawaban: surat keluar itu diolah oleh masing-masing seksi, mereka
mengeluarkan dan mengelola sendiri surat keluar. untuk yang bagian TU itu biasanya yang mengonsep KaTU-nya atau bendaharanya.
Sebelum membuat konsep itu mereka meminta nomor dulu ke saya yang saya ambilkan dari nomor urut di buku agenda.
b. Bagaimana proses persetujuan konsep surat keluar?
87
Jawaban: setelah konsep jadi diserahkan ke pimpinan untuk
dikoreksi, jika ada koreksian sampai benar konsep baru diketik kembali kemudian dicetak rangkap dua, selanjutnya dimintakan
tandatangan pimpinan, kemudian dicap dinas.
c. Bagaiman proses pencatatan surat keluar?
Jawaban: ya hanya dicatat di buku agenda surat keluar sesui dengan
isi suratnya.
d. Bagaimana proses pendistribusian surat keluar?
Jawaban:
distribusinya itu lewat kurir, kita punya karyawan khusus yang biasanya mengantar surat.
e. Bagaimana penataan dan penyimpanan surat keluar?
Jawaban: surat yang asli itu dikirimkan ke alamat tujuan yang
salinannya disimpan aja masuk ke map folder. Khusus yang menyimpan surat-surat itu Ka-TUnya.
9. Apa saja hambatan yang dialami dalam melaksanakan pengelolaan
surat masuk dan surat keluar? Jawaban:
tidak ada hambatan, saya sebentar lagi mau pensiun. Hanya saja pegawai yang terampil bidang surat menyurat itu ga ada.
10. Upaya apa saja yang dilakukan untuk mengatasi hambatan yang
terjadi dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar? Jawaban:
upayanya apa ya, ya belajar saja dari teman-teman saling share pengalaman tentang kegiatan surat-menyurat.
