68 Menetapkan dan menyeragamkan prosedurpedoman
khusus dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar. 3
Menyediakan ruangan khusus untuk menyimpan surat-surat masuk dan surat keluar yang dikelola.
Dengan adanya upaya-upaya yang dilakukan di atas diharapkan dapat meminimalisir hambatan yang terjadi sehingga kegiatan
pengelolaan surat dapat berjalan dengan optimal.
69
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan, maka dapat disimpulkan bahwa:
1. Pengelolaan surat masuk di BPS Kabupaten Sleman belum optimal,
hal ini terlihat dari beberapa faktor berikut: a.
Petugas penerima surat tidak melakukan penyortiran surat berdasarkan klasifikasi surat biasa maupun penting. Surat yang
diterima langsung dicatat dan didistribusikan. b.
Pendistribusian surat tidak menggunakan tanda bukti khusus seperti buku ekspedisi maupun lembar pengantar.
c. Penyimpanan surat masuk belum terorganisir karena tidak
menggunakan sistem
penyimpanan baku
seperti sistem
penyimpanan berbasis kronologi dan atau sistem penyimpanan baku lainnya.
2. Pengelolaan surat keluar di BPS Kabupaten Sleman belum berjalan
dengan maksimal. Hal ini terlihat dari faktor-faktor berikut: a.
Tidak ada pedoman dan sistem baku yang digunakan untuk mengelola surat keluar.
b. Belum ada pencatatan khusus untuk surat keluar baik pencatatan
dengan buku agenda atau kartu kendali.
69
70 c.
Penggandaan surat keluar untuk arsip belum berjalan tertib, penggandaan dilaksanakan apabila petugas ingat.
d. Penyimpanan surat belum terorganisir, surat keluar hanya disimpan
menjadi satu dalam satu folder tanpa ada penataan khusus untuk memudahkan pencarian kembali.
e. Pendistribusian surat tidak menggunakan tanda bukti buku
ekspedisi ataupun bukti lainnya. 3.
Hambatan utama yang dialami dalam pengelolaan surat masuk maupun surat keluar di BPS Kabupaten Sleman yaitu:
a. Petugas pengelola surat terbatas, yaitu hanya satu orang di bagian
Tata Usaha TU. b.
Belum ada pedoman baku yang diterapkan dalam mengelola surat masuk maupun surat keluar.
c. Tidak ada tempat khusus untuk menyimpan arsip surat.
4. Upaya yang telah dilaksanakan untuk mengatasi hambatan dalam
pengelolaan surat di BPS Kabupaten Sleman yaitu petugas pengelola surat berusaha untuk selalu meningkatkan kemampuan pengelolaan
surat dari berbagai sumber seperti belajar dari pengalaman dan saling bertukar informasi dengan rekan sejawat mengenai kegiatan
pengelolaan surat.
B. Saran
Berdasarkan pada hasil penelitian mengenai pengelolaan surat masuk dan surat keluar di BPS Kabupaten Sleman, terdapat hambatan-
