Pengertian Surat Deskripsi Teori

10 Menurut Djihad Hisyam 2008: 2 “surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pertanyaan secara tertulis kepada pihak lain baik itu atas nama sendiri ataupun atas nama jabatannya dalam organisasi.” Selain pendapat di atas juga terdapat pengertian surat lainnya, seperti yang dikemukakan oleh Basir Barthos 2007: 36 bahwa “surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta.” Berdasarkan beberapa pendapat para ahli yang telah disampaikan di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa surat merupakan salah satu sarana komunikasi tertulis yang berisi pesan atau informasi yang disampaikan kepada seseorang maupun kepada organisasi. 3. Fungsi Surat Surat sebagai media komunikasi tertulis memiliki banyak fungsi sesuai dengan keperluan pihak-pihak yang menggunakan. Menurut Basir Barthos 2007: 36 “surat berfungsi sebagai berikut: wakil dari pengirimpenulis, bahan pembukti, pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut, alat pengukur kegiatan organisasi, sarana memperpendek jarak fungsi abstrak.” Djihad Hisyam 2008: 3 mengemukakan bahwa surat miliki banyak fungsi antara lain sebagai berikut. 1. Sebagai sarana komunikasi 2. Sebagai bukti tertulis 3. Sebagai bukti historis 4. Sebagai alat pengingat 5. Sebagai duta organisasi atau pembuatnya 6. Sebagai pedoman kerja 11 7. Sebagai jaminan keamanan 8. Sebagai barometer maju-mundurnya suatu organisasi 9. Sebagai pengikat 10. Sebagai promosi Menurut Djoko Purwanto 2006: 141 fungsi surat dalam organisasasi yaitu “sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat, alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan bisnis, alat bukti tertulis dokumen tertulis, alat untuk mengingat, bukti sejarah, pedoman kerja, media promosi bagi pengirim surat.” Soedjito 2014: 2 mengemukakan fungsi surat s ebagai “alat komunikasi, alat bukti tertulis, alat bukti historis, alat pengingat, duta organisasi, dan pedoman kerja.” Berdasarkan pendapat para ahli yang telah dipaparkan, diketahui bahwa surat memiliki banyak manfaat bagi suatu organisasi. Fungsi surat antara lain yaitu: surat sebagai alat komunikasi tertulis, sebagai bukti tertulis, bukti historis, sebagai jaminan atas sesuatu, sebagai pedoman suatu kegiatan atau pekerjaan, sebagai wakil dari pengirim surat, sebagai alat pengukur kemajuan organisasi, serta sebagai alat promosi.

4. Jenis Surat

Surat diklasifikasikan menjadi beberapa jenis tergantung pada dasar tinjaunnya. Penggolongan surat dimaksudkan untuk menentukan tindakan penanganan surat sesuai dengan tingkat kepentingannya. Soedjito 2014: 14 mengklasifikasikan surat menjadi beberapa jenis sebagai berikut. 12 1 Berdasarkan keamanan isinya surat dibedakan atas empat jenis, yaitu surat sangat rahasia, surat rahasia, surat terbatas, dan surat biasa. 2 Berdasarkan derajat penyelesainnya surat ibedakan atas tiga jenis, yaitu surat sangat rahasia kilat, surat segera, dan surat biasa. 3 Berdasarkan jangkauan penggunanya surat dibedakan atas dua jenis, yaitu surat intern dan surat ekstern. 4 Berdasarkan jumlah penerima yang dituju surat dibedakan atas tiga jenis, yaitu surat edaran, surat pengumuman, dan surat biasa. Tony Waworuntu 1995: 55 mengklasifikan surat menjadi 2 jenis, yaitu surat menurut sifatnya dan menurut urgensi penyelesainnya. Penggolongan surat menurut sifatnya merupakan pengelompokkan surat sesui dengan tingkat keamanan isinya yaitu surat biasa dan surat rahasia. Sedangkan penggolongan surat berdasar urgensi penyelesaiannya dikelompokkan menjadi surat biasa, surat segera, dan surat kilat. Tim administrasi perkantoran 2007: 7 mengemukakan jenis-jenis surat sebagai berikut. 1 Berdasarkan sifat surat Surat pribadi, surat dinas pribadi, surat niaga , surat dinas pemerintah 2 Berdasarkan wujud surat Surat bersampul, surat terbuka dan tertutup, memorandum 3 Berdasarkan keamanan isinya Surat berdasarkan keamanan isinya dibagi menjadi tiga, yaitu surat sangat rahasia, surat rahasia, dan surat konfidensial. 4 Berdasarkan proses penyelesainnya a Surat sangat segera atau surat kilat Surat yang harus dikirim sangat segera atau kilat adalah surat yang harus ditangani secepat mungkin pada kesempatan pertama karen penerima surat harus cepat menanggapi dan menyelesaikannya. b Surat segera Surat segera adalah surat yang secepatnya perlu diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan pertama