Pengertian Surat Deskripsi Teori
10 Menurut Djihad Hisyam 2008: 2
“surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pertanyaan secara tertulis kepada pihak
lain baik itu atas nama sendiri ataupun atas nama jabatannya dalam organisasi.” Selain pendapat di atas juga terdapat pengertian surat
lainnya, seperti yang dikemukakan oleh Basir Barthos 2007: 36 bahwa “surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan
ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta.”
Berdasarkan beberapa pendapat para ahli yang telah disampaikan di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa surat merupakan salah satu
sarana komunikasi tertulis yang berisi pesan atau informasi yang
disampaikan kepada seseorang maupun kepada organisasi. 3.
Fungsi Surat
Surat sebagai media komunikasi tertulis memiliki banyak fungsi sesuai dengan keperluan pihak-pihak yang menggunakan. Menurut Basir
Barthos 2007: 36 “surat berfungsi sebagai berikut: wakil dari
pengirimpenulis, bahan pembukti, pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut, alat pengukur kegiatan organisasi, sarana memperpendek
jarak fungsi abstrak.”
Djihad Hisyam 2008: 3 mengemukakan bahwa surat miliki
banyak fungsi antara lain sebagai berikut.
1. Sebagai sarana komunikasi
2. Sebagai bukti tertulis
3. Sebagai bukti historis
4. Sebagai alat pengingat
5. Sebagai duta organisasi atau pembuatnya
6. Sebagai pedoman kerja
11 7.
Sebagai jaminan keamanan 8.
Sebagai barometer maju-mundurnya suatu organisasi 9.
Sebagai pengikat 10.
Sebagai promosi Menurut Djoko Purwanto 2006: 141 fungsi surat dalam organisasasi
yaitu “sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat, alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan bisnis, alat
bukti tertulis dokumen tertulis, alat untuk mengingat, bukti sejarah, pedoman kerja, media promosi bagi pengirim surat.” Soedjito 2014: 2
mengemukakan fungsi surat s ebagai “alat komunikasi, alat bukti tertulis,
alat bukti historis, alat pengingat, duta organisasi, dan pedoman kerja.” Berdasarkan pendapat para ahli yang telah dipaparkan, diketahui
bahwa surat memiliki banyak manfaat bagi suatu organisasi. Fungsi surat antara lain yaitu: surat sebagai alat komunikasi tertulis, sebagai
bukti tertulis, bukti historis, sebagai jaminan atas sesuatu, sebagai pedoman suatu kegiatan atau pekerjaan, sebagai wakil dari pengirim
surat, sebagai alat pengukur kemajuan organisasi, serta sebagai alat promosi.