Komponen Sistem Pengendalian Inti dan Penerapannya pada Paroki

untuk membiayai rencana pembangunan gedung gereja pada waktu akan datang, berikut pernyataannya: Anggaran pembangunan gereja itu ada dalam bentuk tabungan berapa, bentuk deposito berapa 49. Dari keterangan yang diberikan oleh para informan ini, menunjukkan bahwa hanya ada penyusunan RAB untuk membiayai program kerja di paroki. Sedangkan RAI hanya untuk membiayai proyek besar seperti pembangunan gedung gereja. d. Pembuatan Program Kerja dan Anggaran Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta Dalam perencanaannya, Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta menyusun program kerja yang akan dilaksanakan setahun ke depan. Berikut pernyataan beberapa informan: … setiap tahun kita menyusun 2 Ketua Bidang Pewartaan. … awal tahun waktu bikin program …28 Ketua Bidang Liturgi. Kualitas suatu kegiatan atau program kerja juga menjadi perhatian sebagai suatu hal yang penting bagi paroki ini. Mereka selektif dalam menentukan program yang benar-benar akan dijalankan. Program kerja yang menjadi prioritas adalah kegiatan yang sungguh berbobot. Berikut pernyataan para informan mengenai hal ini: Juga termasuk penilaian atas b agaimana kerjanya … rencana kerja yang relatif misalnya biasanya kita batasi kadang-kadang kita tolak 9. Tahun ini tahun terakhir masa bakti barang kali kadang-kadang ada pertimbangan untuk kualitas kegiatan 10. Jadi biasanya kita menilai kualitas kegiatannya dan angarannya 40 Romo Kepala. Karena kadang-kadang banyak program-program yang tarik ulurnya itu sangat panjang tetapi kalau hal-hal prinsip bisa disepakati dulu di Dewan Harian, itu ketika naik ke pleno akan lebih cepat, tinggal nanti bukan berarti lalu harga mati masih terbuka untuk diskusi 19. Tetapi lalu kami di Dewan Harian pun siap dengan prinsip-prinsip, kenapa program, misalnya yang sering itu ziarah, kenapa ziarah kalau untuk orang dewasa itu kami cenderung untuk tidak memberikan subsidi tetapi kalau untuk Putra Altar kenapa gereja memberikan subsidi, nah itu ada 20 Ketua Bidang Liturgi. Kalau membuat program jangan banyak-banyaklah yang sekiranya betul-betul memungkinkan untuk dikerjakan 11. Oh ini ndak relevan, berarti tahun depan, atau dihapus, atau anggaran cari sendiri 13. Jadi asas kemanfaatannya seberapa tinggi nilainya 31 Wakil Ketua II. Paroki ini menyusun program kerja dan anggaran menggunakan sistem bottom-up, yaitu dari tim kerja kemudian diajukan kepada ketua bidang selanjutnya dibahas dalam rapat Dewan Pleno. Berikut pernyataan para informan tentang hal ini: … dalam pleno biasanya per tim kerja dan per bidang kita bacakan, lalu bagaimana tanggapan. Lalu kita juga tawar- menawar untuk biaya, itu „kan ada dari swadaya, dari paroki dan sumber lain 8 Romo Kepala. Cara penyusunannya … dari tim-tim kerja, kemudian nanti kita omong , kemudian nanti …, itu disampaikan dalam pertemuan pleno, tapi sebelumnyakan ada pertemuan tim kerja dengan bidang, ketua bidang, kemudian nanti disampaikan ke pleno 4. … kita menyusun untuk rencana kerja … dengan anggaran tahun ini 6. Ketua Bidang Paguyuban dan Tata Organisasi. Menurut Ketua Bidang Liturgi, dalam menyusun program kerja dan anggaran mekanismenya bertahap yakni berawal dari tim kerja dan terakhir di Dewan Pleno. Ada perbedaan cara kerja yang mereka tempuh antara yang dulu dengan dua tahun terakhir ini. Proses penyusunan program kerja dan anggaran yang dulu dimulai dari tim kerja lalu ke bidang selanjutnya ketua bidang mengajukan ke Dewan Harian kemudian terakhir ke Dewan Pleno. Sedangkan cara yang ditempuh dua tahun terakhir dimulai dari tim kerja kemudian ke bidang dan selanjutnya langsung ke Dewan Pleno tanpa melewati Dewan Harian kode 7,15,16,17. Memang ada kelebihan dan kekurangan masing-masing cara tersebut. Jika tanpa melewati Dewan Harian yaitu cara yang ditempuh sekarang maka akan ada penghematan waktu mengurangi satu kali pertemuan. Sementara jika melewati Dewan Harian yaitu cara yang ditempuh dulu akan mempercepat proses diskusi di Dewan Pleno karena sudah banyak diskusi di Dewan Harian kode 18. Dari pernyataan para informan di atas, secara singkat dapat dikatakan bahwa Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta menyusun program kerja beserta anggaran untuk satu tahun secara selektif. Program prioritas adalah program yang sangat memungkinkan untuk dijalankan dan berbobot. Penyusunan program kerja dan anggaran dengan sistem bottom-up yaitu dari tim kerja ke ketua bidang masing-masing dan selanjutnya didiskusikan di Dewan Pleno untuk penentuan kelayakan program tersebut dijalankan. e. Persetujuan dan Pengesahan Program Kerja dan Anggaran Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta Rapat Dewan Pleno adalah forum yang menyetujui dan mengesahkan program kerja dan anggaran yang diajukan, dan pada akhirnya semua keputusan ada pada kewenangan Romo Kepala Paroki sebagai pemegang kendali tertinggi. Berikut pernyataan para informan tentang hal ini: Biasanya kami plenokan 7. Bersama-sama 43 Romo Kepala. Pern yataan “bersama-sama” dari Romo Kepala mau mengatakan bahwa pengesahan dan persetujuan program kerja dan anggaran dilakukan di forum rapat Dewan Pleno. Pengesahannya bersama- sama dalam pleno 14. …ke Dewan Pleno kemudian baru kita sahkan 50 Bendahara. Bersama-sama 9. Siapa yang mengetok ya bersama-sama, setelah kita masing-masing presentasi 12 Wakil Ketua II. Dewan Paroki Pleno, forumnya di sana 8. Romo Paroki termasuk dalam Dewan Paroki Pleno 9. Ya. Forumnya di sana, bahwa yang tanda tangan nanti Romo Kepala tapi forum yang menyatakan bahwa ini disetujui atau tidak atau mungkin diharapkan ada perubahan itu di Dewan Paroki Pleno 12. Di forum Dewan Paroki Pleno 60 Ketua Bidang Liturgi. Program-program itu, nanti di dalam rapat pleno ditentukan disahkan di situ 9. Tapi juga ada juga yang kalau di dalam pleno itu kebetulan juga kita masuk di sana itu memang program itu nyata bisa dilaksanakan dan memang sangat urgent sangat penting ya itu langsung kita ketok palu 10. … Jadi awal tahun sudah kita … direncanakan itu, nanti kalau sudah oke jadi rencana kerja ditandatangani Romo 15 Ketua Bidang Pewartaan. Pleno 21. … sepengetahuan saya ketika pleno dibahas di sana akhirnya disetujui tetap jalan. Jadi ketika itu bahasa ketuk pal u dalam pleno … tetap jalan 23. Kalau program dan anggaran itu sudah disetujui pleno umumnya seharusnya Romo Paroki sudah memahami itu. Sudah mengetahui itu 24 Ketua Bidang Litbang. Dipleno 17. Pleno itu, dikeluarkan di dalam pleno nanti otomatis yang menyetujui „kan Romo Paroki 18 Ketua Bidang Paguyuban dan Tata Organisasi. f. Kriteria Penilai Kinerja Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta Dalam menilai keberhasilan suatu program yang mereka jalankan, Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta menggunakan standar lisan. Paroki ini belum mempunyai kriteria penilaian indikator tertulis. Penilaian dilakukan saat evaluasi setelah kegiatan dilaksanakan. Evaluasi ini umumnya dilakukan ditingkat tim kerja atau kepanitiaan yang menyelenggarakan kegiatan tersebut. Ukuran keberhasilan yang mereka gunakan dilihat langsung dari hasil kegiatan tersebut. Apabila program atau kegiatan berjalan baik sesuai dengan rencana maka program tersebut dianggap berhasil dan mencapai tujuan. Berikut pernyataan para informan: Jadi kalau itu berarti monitoring dan evaluasi, tahapnya belum sampai di sana. Monitoring dan evaluasi lalu hanya sebatas di pin yang punya program itu, kami punya indikator sendiri kalau misalnya acara entah pesertanya berapa minatnya seperti apa, apa feedback dari mereka seperti apa tapi lebih di sana 10. Tetapi lalu maksudnya Suster adalah ada standar besar yang disepakati bersama secara umum ditingkat Dewan Paroki Pleno, sejauh saya mengikuti sepertinya belum ada 11 Ketua Bidang Liturgi. Paling ndak „kan diakhir tahun pasti ada rapat pleno Dewan Paroki, istilahnya pertanggungjawaban dalam setahun 19. Itu di forum nanti dibahas kira-kira kegiatan ini bisa terpenuhi „kan banyak sisi yang dilihat gitu lho 22 Sekretaris Paroki. Kami adakan evaluasi, kalau mau jujur ndak sampai 70 terealisasi dari program itu 4. Kayaknya selama ini belum. Belum ada standar kinerja, untuk menilai itu „kan? 59 Wakil Ketua II. Indikator baku ndak ada Suster 19. Indikator baku belum ada kayaknya 20 Ketua Bidang Litbang. 2. Komponen Pengoperasian a. Proposal Kegiatan dan Pencairan Anggaran Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta Walaupun program kerja dan anggarannya sudah disetujui dan disahkan di Dewan Pleno, namun saat menjelang pelaksanaan kegiatan, tim kerja atau panitia yang akan melakukan kegiatan tersebut harus membuat proposal untuk pencairan dana dari paroki. Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta mempunyai prosedur yang simple dalam pengajuan proposal kegiatan. Prosedur pengajuan proposal dari tim kerja yang akan melakukan kegiatan kemudian ke Ketua Bidang bersangkutan untuk diketahui sebagai orang yang membawahi tim kerja tersebut, selanjutnya ke Bendahara. Bendahara akan mencairkan dana jika ada persetujuan dari Romo Kepala. Maka proposal tersebut dari Bendahara ke Romo Kepala untuk diketahui dan dilihat. Pada umumnya proposal selalu disetujui oleh Romo Kepala, tidak lagi banyak diskusi atau tawar-menawar di sana karena sudah diasese saat pengajuan program kerja dan anggaran di Dewan Pleno. Jika Romo Kepala menyetujui maka Bendahara akan mencairkan dana kepada tim kerja bersangkutan. Menurut Ketua Bidang Pewartaan, untuk mengadakan kegiatan mereka mengajukan proposal. Tidak semua dana berasal dari Dewan Paroki tetapi sebagian dari sumber lain atau swadayaswadana. Prosedur pengajuan proposal melalui Mbak Ira yaitu salah satu dari Sekretaris Paroki yang membantu Bendahara dalam memegang kas kecil karena Bendahara sendiri tidak bisa stand by setiap hari di paroki. Dari pemegang kas kecil proposal tersebut diserahkan ke Romo Kepala dan Bendahara, setelah ada asese dari Romo Kepala maka Bendahara akan mencairkan dana dan menyerahkannya kepada tim kerja atau bidang bersangkutan kode 24. Namun sebelum proposal diajukan ke pemegang kas kecil, Romo Kepala, dan Bendahara, tim kerja tersebut akan menyerahkan proposal ke Ketua Bidang ditanda tangan dan mengetahui Ketua Bidang, ini untuk proposal intern yang ke Dewan Paroki. Sedangkan proposal yang ke luar paroki harus ditanda tangan dan megetahui Romo Kepala kode 25. Demikian juga ungkapan dari beberapa informan lain tentang proposal kegiatan dan pencairan anggarandana tersebut. Berikut pernyataan mereka: Untuk pengendalian keuangan, pertama dari masing-masing tim kerja itu dulunya membuat proposal RAB kemudian untuk pencairan dana lagi dia membuat proposal lagi untuk kegiatan ini, bulan ini membutuhkan anggaran sebesar ini, kemudian dimasukkan ke Bendahara, lalu nantinya atas persetujuan Romo baru bisa kita cairkan 18. Ya, Bendahara 21 Bendahara. Untuk pernyataan Bendahara kode 21, informan menjawab pertanyaan penulis mengenai siapa yang mencairkan anggaran. Anggarannya sekian rupiah gitu , „kan sudah diputusi nanti tinggal pas waktu mau pelaksanaan yang membutuhkan dana minta ke Bendahara untuk dicairkan 23Sekretaris Paroki. …kalau mau minta dana „kan harus dengan proposal 14. Kalau raker „kan tanpa proposal hanya angka sekian … hanya nanti ditanya apa yang gl obal saja sekian … 15. Tapi kan detailnya lewat proposal 16. Misalnya ada acara apa sebulan lagi atau dua bulan lagi mengajukan proposal lengkap itu dan pada akhirnya tetap Romo, mencermati 17. Ada mengetahui paling tidak terus ke Romo 18. Nanti, Romo terus ke Bendahara 19 Wakil Ketua II. … lalu nanti bisa dengan ya kalau bahasanya kami proposal satu lembar lebih pada ini program mau mengklaim budget yang mana, menuju RAB yang poin mana itu disebutkan di sana 14 Ketua Bidang Liturgi. Dana itu sudah tersedia, bukan tersedia, tersetujui kemudian ketika saya mau minta saya tinggal komunikasi saja, komunikasi dengan Bendahara ya kadang memang harus ada asese dari Romo Kepala, kalau saya harus mengajukan asese dulu sekian dengan Romo Kepala, ke Bendahara minta. Ya ndak langsung ditunjukkan ke Bendahara tapi saya harus komunikasi dulu, kalau saya pribadi saya komunikasi dulu ke Bendahara kemudian saya membuat semacam proposal sederhana ke Romo Kepala, Romo Kepala akan melihat 11 Ketua Bidang Litbang. …itu membuat proposal, buat proposal 33. Ya untuk kegiatannya harus ada proposal Suster 34 Ketua Bidang Paguyuban dan Tata Organisasi. b. Pengetahuan Pimpinan atas Kegiatan Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta Romo Paroki mengetahui semua kegiatan di paroki. Di paroki ini mempunyai tiga orang romo, namun yang aktif berkarya di paroki ini ada dua romo yakni Romo Kepala dan satu romo lagi membantu yang disebut sebagai Romo Pembantu atau Wakil Ketua I. Peran Romo Kepala selain mengetahui kegiatan-kegiatan juga sebagai orang yang mempunyai wewenang menyetujui kegiatan tersebut. Jika Romo Kepala tidak menyetujui maka tidak dilaksanakan kegiatan. Romo Pembantu atau Wakil Ketua I selain melaksanakan tugas pokok juga seringkali terlibat langsung dalam kegiatan-kegiatan yang ada di paroki. Berikut pernyataan para informan tentang hal ini: Lalu kebetulan Romo Nunung juga aktif di sana, juga ada pengaruh Romo. Itu masalahnya lalu Romo centrisnya ada seperti itu ya 5. Saya juga berpikir kemarin untuk bidang- bidang yang lain barang kali memang harus kita terjun langsung untuk sementara untuk memacunya 6 Romo Kepala. … di sini lebih sebagai koordinator ya istilahnya, jadi Beliau memberikan penawaran kepada seluruh anggota itu apakah disetujui atau tidak pertimbangan bagaimana? Nanti dengan pendapat-pendapat itu nanti lalu Beliau katakan kalau memang ini dirasa ini bisa dilaksanakan dan ada pertanggungjawabannya Beliau akan mengatakan oke kita jalankan 13. Di sini sampai Romo Nunung itu mengajar calon baptis. Saya juga tidak bisa akhirnya Romo Nunung yang berkenan mengajar 42 Ketua Bidang Pewartaan. Orang yang disebut “Beliau” oleh Ketua Bidang Pewartaan kode 13 adalah Romo Kepala. … waktu membuat program, menyusun program Pastor Parok i „kan ikut. Ikut dalam penyusunan program 27. Di dalam RAPB juga ada waktu menentukan juga Romo Paroki ikut. Romo Paroki tahu semua kegiatan di paroki 28 Bendahara. c. Surplus dan Defisit di Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta Realisasi anggaran tidak selalu sesuai dengan perencanaan. Pengeluaran dana untuk kegiatan bisa lebih besar dari anggaran yang sudah ditetapkan yang disebut defisit atau sebaliknya lebih kecil dari anggaran yang sudah ditetapkan yang disebut surplus. Hal ini disebabkan kejadian-kejadian di lapangan yang tak terduga sebelumnya. Jika dana lebih bukan menjadi masalah, akan dikembalikan kepada paroki. Jika kekurangan dana maka tim kerja atau panitia pelaksana akan minta lagi ke paroki atau mengusahakannya dengan cara lain. Berikut pernyataan para informan tentang hal ini: Yang ada melonjaknya, pengalaman melonjaknya biasanya di lapangan ya 24. … sejauh ini selalu ditangani oleh panitia 25. Ada hal-hal yang tak terduga juga ya 26. Jadi kadang-kadang hal-hal mendadak ya 27. Tapi kalau seperti keamanan itu „kan terjadinya tak terduga pada waktu hari ha-nya ya 29. Biasanya antar mereka ada pembicaraan 30. Jadi kecuali anggaran dari paroki ada donatur, ada beberapa tim kerja yang kita anggap ya biasanya tidak seluruhnya uang dipakai ya 31. Sehingga uang kita anggarkan juga ndak terpakai, biasanya diambilkan dari itu 32. Bisa dipenuhi dari panitia sendiri 33 Romo Kepala. Dan kelebihan antara plus minus anggaran itu nanti kalau dari LPJ-nya itu memang lebih ya kita harus bertanggungjawab ka rena memang itu „kan DPP „kan sudah bekerja masak mau tombok sehingga nanti kita keluarkan dari paroki, kalau kelebihannya ya dikembalikan di paroki lagi 33 Bendahara. Tetap dikembalikan ke Bendahara 31. Nanti dimintakan lagi ke Bendahara 32 Sekretaris Paroki. Kalau ada saldo dikembalikan, kalau kurang berarti nanti minta tambah 22 Ketua Bidang Liturgi. Kadang-kadang yang pas kadang juga lebih karena jumlah baptisan „kan kita ndak tahu berapa jumlah dalam tahun ke depan „kan kita ndak tahu kita perkirakan 20. Kalau ada kelebihan ya kembalikan, kalau ada kekurangan juga kelihatannya ndak bisa dimintakan lagi 30 Ketua Bidang Pewartaan. Kalau yang kepanitiaan saya kebetulan kemarin panitia ulang tahun paroki dari sekian yang dianggarkan kami masih bisa mengembalikan 35 Ketua Bidang Litbang. Itu semuanya „kan berafiliasi ke paroki … 60. Lebih dikembalikan no 63. … ya dikembalikan … 64 Ketua Bidang Paguyuban dan Tata Organisasi. Kalau keuanganlah, keuangan beda banyak baru dibahas misalnya ya kemarin karena ada masalah ini, kemarin karena ini rusak sehingga diganti misalnya, hanya sebatas itu 37. Kalau praktiknya kalau satu kegiatan, kalau misalnya kurang itu lihat dulu acara ini apa acara apa. Kalau acara yang terkait langsung dengan gereja dari paroki atau dari dewan kasik. Tapi kalau acaranya anak muda dan sebagainya ya silahkan cari sendiri 38. Itu tergantung juga kegiatannya, kalau kegiatan misalnya hari paroki, Paskah, Natal itu sisa masuk Bendahara 39. Selama ini sudah selalu dimasukkan, sudah diantisipasi 41 Wakil Ketua II. Pernyataan Wakil Ketua II kode 41 menjawab pertanyaan penulis tentang bagaimana jika ada keperluan dana yang tiba-tiba misalnya ada kelompok keamanan di luar jumlah yang diperkirakan sebelumnya pada hari-hari raya Natal dan Paska. Cara lain yang ditempuh selain minta ke paroki dalam hal ini Bendahara atau mencari dana bersama, jika kekurangan dalam jumlah yang tidak terlalu besar maka mereka mengambil uang dari saku sendiri untuk menutupi kekurangan tersebut. Berikut pernyataan Sekretaris Paroki, Ketua Bidang Liturgi dan Ketua Bidang Paguyuban dan Tata Organisai tentang hal ini: …karena setahu saya terkadang mereka itu kalau hanya nombok sedikit ndak minta gitu lho 33 Sekretaris Paroki. Kecenderungannya kalau masih diangka yang masih bisa ditolerir dompet sendiri itu masih keluarin sendiri saja 23. Untuk saya dengan beberapa teman yang kebetulan di liturgi dan suka lalu cepek dana talangan itu untuk kami masih dalam batas toleransi 25 Ketua Bidang Liturgi. …udahlah, ndak usahlah cuma segitu tak relakan 61 Ketua Bidang Paguyuban dan Tata Organsasi. d. Pengawasan di Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta Ketua Bidang bekerja sama dengan Koordinator Tim Kerja KTK yang dibawahinya dalam mengawasi pelaksanaan suatu kegiatan di paroki. Romo Paroki sebagai pemimpin organisasi ini juga megawasi pelaksanaan kegiatan di paroki secara keseluruhan. Berikut pernyataan para informan: … koordinator yang bertanggungjawab kepada masing- masing bawahannya. Ya Romo Parok i itu „kan juga pengawasnya ya Romo Paroki itu 38. Kalau dari yang paling kecil tim kerja itu ya masing-masing dalam tim kerja sejauh program yang dia laksanakan tapi yang lebih keatas mungkin selain koordinator Ketua Dewan Paroki yang awam itu yang membawahi semua yang harusnya bisa mengcover dari semua bidang juga dari tim kerja 39 Sekretaris Paroki. Bersama-sama dengan koordinator bidang 69. Ya, secara langsung yang menemani karena „kan kita bersama-sama. Jadi, kalau misalnya kita punya acara sekurang-kurangnya Koordinator Tim Kerja akan ngontak, lalu saya akan hadir. Ya di Ketua Bidang 70. Tetapi dalam proses rapatnya, evaluasinya saya menemani sejauh ada informasi 71 Ketua Bidang Liturgi. Kalau segi pengawasan biasanya, kita „kan setiap bulan rapat di dalam rapat itu kita nanti dewan itu nanti menanyakan program apa saja yang sudah terlaksana, apa saja yang tidak bisa terlaksana program apa yang akan dilaksanakan? Nah, itu sistem pengawasannya seperti 40. Kami sebagai Ketua Bidang atau lebih senang dikenal sebagai Koordinator Bidang itu lebih mengkoordinir seperti tadi misalnya tadi itu bulan ini bulan adven, sudah siap belum tim kerja untuk menghadapi adven ini tim pewartaan 41 Ketua Bidang Pewartaan. Ketua Bidang Litbang mengungkapkan bahwa kegiatan yang bentuknya kepanitiaan diawasi oleh dewan langsung. Berikut pernyataannya: Kepanitiaan pasti akan dewan langsung mengawasi 40. Pelaksananya „kan panitia. Karena panitia laporan ke dewan. Yang mengawasi dewan 41. Ketika itu sudah terjadi dewan akan, pengawasan lebih pada, di situlah pengawasan terjadi. Sesuai ndak, program ini benar ndak, ini gimana sesuai tema tidak. Pengawasan lebih pada, bukan mengawasi dalam arti kayak seorang penjaga mengawasi maling, lebih pada 43 Ketua Bidang Litbang. Pengawasan di Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta penting dilakukan. Hal ini bertujuan supaya program atau kegiatan bisa berjalan dengan baik sesuai dengan tujuan awal dilakukannya kegiatan tersebut. Berikut ungkapan Ketua Bidang Liturgi dan Bidang Paguyuban dan Tata Organisasi tentang hal ini: Biar ndak lepas dari tujuannya, dari tujuan aktivitas atau tujuan program yang sudah dibuat itu saja. Lalu kadang- kadang mereka juga perlu peneguhan 72 Ketua Bidang Liturgi. Pasti supaya semuanya berjalan dengan baik 85. Bisa tercapai, juga berjalan dengan baik itu dalam arti juga pengawasan bukan untuk mencurigai ndak ya tapi semuanya supaya berjalan dengan baik, baik itu bisa supaya tepat waktu, supaya semuanya juga 86 Ketua Bidang Paguyuban dan Tata Organisasi. e. Standar Pelaksana Kerja atau Standar Operasional Prosedur SOP Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta belum mempunyai standar yang baku tertulis. Hal ini diungkapkan oleh Ketua Bidang pewartaan berikut: Kalau ditetapkan standar belum ada tapi kalau … standarnya … kegiatan itu terlaksana misalnya baptisan sudah terlaksana ya sudah berarti „kan sudah memenuhi standar 26. Dalam melaksanakan program atau kegiatan Paroki ini mengalir berdasarkan kebiasaan dari waktu ke waktu. f. Struktur Organisasi Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta Struktur organisasi Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta mengacu pada keuskupan dan disesuaikan dengan kondisi paroki. Skema dapat dilihat dalam PPDP halaman 16 bandingkan dengan PDDP halaman 17. Pada mulanya dan seharusnya personil yang ada lengkap sesuai dengan yang tercantum dalam skema tersebut namun dalam perjalanan waktu ada beberapa personil yang mengundurkan diri karena pindah tugas atau karena alasan lain terutama orang-orang yang menjabat dalam Dewan Harian. Berikut pernyataan para informan: Struktur organisasi kita mengacu pada keuskupan 63 Wakil Ketua II. Memang untuk Paroki Jetis ini ya sementara memang ada struktur dari Romo Paroki, Ketua, Sekretaris, Bendahara, sampai paling bawah ya 51. Mungkin pada waktu membuat program timnya masih komplit tapi dalam perjalanan mungkin timnya sudah ada yang pindah ada yang keluar 25. Misalnya seperti kemarin, Bendahara. Kami hanya mendampingi sebetulnya „kan pembukuannya kita ambil yang masih muda, Mbak Andry, tapi dalam perjalanan tidak sampai akhir tahun dia sudah pindah 26 Bendahara. Paroki ini juga mengadakan peninjauan ulang struktur organisasi. Peninjauan ulang di sini lebih pada peninjauan dari sisi penggantian personil atau orang-orang yang menjabat dalam Dewan Paroki vakum. Tetapi dalam penggantian personil mereka mengalami kesulitan karena sumber daya manusianya SDM yang masih minim sehingga ada posisi tertentu yang dibiarkan kosong sampai periode tersebut berakhir. Berikut pernyataan para informan: Itu sementara ya kalau orangnya pindah diganti orangnya tapi ada juga yang tidak diganti sampai masa jabatan berakhir. Contohnya Bendahara, lalu beberapa tim kerja yang tidak ada, sampai saat ini masih ada tim kerja yang tidak jalan, kita motivasi tetap tidak jalan 52. Ya, ada 53 Bendahara. Pernyataan Bendahara kode 53 menjawab pertanyaan penulis kembali untuk memastikan bahwa benar-benar ada peninjauan ulang dalam struktur organisasi dari sisi personil yang menjabat dalam Dewan Paroki. Ada, tapi nyari penggantinya susah 65. Maksudnya ada, Romo itu sudah b erulang kali siapa ya, … saya lihat susah … 66 Wakil Ketua II. Kasuistik Suster ada yang dicarikan penggantinya, ada yang ya sudah biarkan saja 55 Ketua Bidang Liturgi. Ada dan biasanya itu dig antikan … 87. Diganti 88 Ketua Bidang Paguyuban dan Tata Organisasi. g. Pembagian Kerja atau Job Description Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta juga memiliki job description untuk masing-masing Dewan Paroki yang terdapat dalam Pedoman Pelaksanaan Dewan Paroki PPDP halaman 19-28. Berikut pernyataan para informan: Job desc sangat umum di PPDP 53. Tidak semua walaupun umum, ya masih umum job desc-nya masih sangat umum belum detail sekali. Belum tentu semuanya bisa melakukan itu 56 Ketua Bidang Litbang. Yang jelas ada batas-batas tanggungjawab, misalnya sebagai Romo Paroki, Ketua Dewan itu sudah mempunyai tanggungjawab sendiri-sendiri. Sekretarisnya juga sendiri, saya sebagai Bendahara juga mempunyai tugas sendiri dengan PPDP 54 Bendahara. … ketua, terus wakil ketua II kalau dikaitkan dengan bidang kami hampir dikatakan ya 80-lah itu bisa dilaksanakan, kaitannya dengan bidang kami. Misalnya terus-terang untuk romo pembantu Romo Nunung … mengkoordinasi bidang kami itu kami berjalan baik. Romo Kepala jelas, segala sesuatukan harus ke Romo Kepala itu lebih pada itu Suster 39 Ketua Bidang Pewartaan. Walaupun masing-masing Dewan Paroki sudah mempunyai pembagian tugas sesuai bidangnya, namun belum bisa terlaksana seperti yang tercantum dalam PPDP sepenuhnya. Berikut pernyataan Ketua Bidang Litbang dan Sekretaris Paroki: Kayaknya belum bisa. Belum bisa 100 seperti yang ada di PPDP 40 Sekretaris Paroki. Itu tadi salah satunya waktu saya jelaskan mengenai sumber daya, personil, lowongan di perusahaan satu banding sekian yang pertama, lowongan di gereja belum tentu mudah dan sebagainya 54 Ketua Bidang Litbang. h. Kondisi Sumber Daya Manusia SDM Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta Terlaksana atau tidaknya suatu program kerja sangat ditentukan oleh SDM yang ada pada suatu organisasi tersebut. Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta melihat ada kendala dalam melaksanakan program kerja atau kegiatan di paroki ini. Hal ini disebabkan oleh SDM dalam paroki tersebut. Para pekerja yang ada di paroki merupakan tenaga-tenaga sukarela yang membagi waktu dari pekerjaan pokok mereka. Akibat kesibukkan mereka di luar paroki menyebabkan program di paroki terkesampingkan. Berikut pernyataan para infoman: Karena koordinatornya kebetulan sibuk-sibuk jadi sulit dan cari person itu ternyata ndak mudah. Jadi yang dipandang mampu ndak mau, yang mau itu maaf ya kurang. Itu penyebabnya 64 Wakil Ketua II. Yang ndak jalan malah yang itu yang sepuh-sepuh yang diakonia dan tata organisasinya 48 Romo Kepala. Ini ndak ada jam kerja Suster. … masih aktif bekerja. Ndak ada jam kerja. Sewaktu-waktu paroki butuh, saya ke sini 4. Minimal ya sore, karena saya harus meninggalkan jam kerja 5. Tidak ada jam kerja 7. Memang minimal ada Bendahara yang ngantor. Tapi kita ndak ada, ya bagaimana ya hanya sambilan 61. Mereka kadang mungkin dari masing-masing pribadi kurang komunikasinya, sibuk dengan pekerjaan masing- masing …41. Ya banyak yang kerja aktif 42. Karena kebanyakan kayaknya masih kerja, banyak yang masih kerja 43 Sekretaris Paroki. Karena Koordinator Tim Kerja … menurut saya tidak aktif 5. Maka tadi saya katakan ya ng 70 „kan itu jalan ya, 30 ndak, ada yang sama sekali ndak jalan 6. Ini tugas sosial keagamaan 7. Siapa tahu beliau-beliau banyak tugas di luar 8. Realisasinya pada saat evaluasi dana bahkan boleh dikatakan meskipun bukan cash money untuk di atas kertas angka dana sisa. Inikan satu bukti bahwa banyak yang tidak jalan 10 Wakil Ketua II. Nah, kalau mau mengganti orang secara statusnya di sini tidak jelas kalau tidak diganti program tidak jalan tapi kecenderungannya dibiarkan, sejauh saya mengamati 58 Ketua Bidang Liturgi. Ada beberapa orang sangat militan terhadap Gereja, dia berani meluangkan waktu lebih besar presentasenya di gereja tapi ada juga yang membaginya fifty-fifty bahkan ada yang kurang dari itu 55 Ketua Bidang Litbang. … karena apa kebanyakan malah ya faktor-faktor apa ya sikon juga bisa toh Suster. Sewaktu kita nyusun kemudian untuk kegiatan o kami ndak sanggup atau ndak mampu karena beberapa ini tadi misalnya o saya ujian, saya ini misalnya seperti itu 65 Ketua Bidang Paguyuban dan Tata Organisasi. 3. Komponen Pengukuran a. Laporan Pertanggungjawaban LPJ Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta Setiap Tim Kerja atau kepanitiaan yang telah melakukan kegiatan harus membuat laporan pertanggungjawaban LPJ. LPJ ini merupakan pertanggungjawaban kegiatan yang telah diselenggarakan dan dana yang digunakan untuk membiayai terselenggaranya kegiatan tersebut. Berikut penyataan para informan tentang hal ini: Tapi sebenarnya kalau laporan per tim kerja itu ada 21. Tapi kebanyakan lancar ada LPJ 23 Romo Kepala. Kemudian kegiatan itu selesai dipertanggungjawabkan dengan LPJ 19. KTK-KTK membuat laporan kemudian juga pertanggungjawaban tentang keluar masuknya uang yang dipertanggungjawabkan dalam tim kerja itu 30 Bendahara. Jadi kalau misalnya mereka menjalankan program yang ada biayanya ya mereka ada pertanggungjawabannya 27 Sekretaris Paroki. Kalau yang kemarin belum melaporkan ada kegitatan baru, yang kemarin harus lapor dulu. Kecuali keadaan khusus itu Romo harus menyetujui 23 Wakil Ketua II. Laporan setiap kali kegiatan 5. Setelah selesai pun nanti … seperti itu mereka kita suruh untuk membuat laporan lalu diketahui oleh Ketua Bidang lalu diserahkan ke Bendahara untuk diserahkan ke Dewan Paroki 8. Setiap kegiatan Suster 18 Ketua Bidang Pewartaan. Kalau setiap kegiatan pasti ada laporan, setiap kegiatan pasti ada laporan 26 Ketua Bidang Litbang. b. Laporan Keuangan Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta Laporan pertanggungjawaban Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta adalah berupa laporan keuangan sederhana yang berisi masuk keluarnya kas beserta dokumen-dokumen pendukung yang menyertainya sebagai bukti seperti nota, kuitansi dan dokumen lainnya yang mendukung. Laporan keuangan dan laporan kegiatan dibuat dalam satu dokumen, tidak terpisah antara keduanya. Hal ini untuk kepraktisan, sebab kegiatan-kegiatan yang dilakukan dapat dilihat atau terbaca dalam laporan keuangan pada bagian pengeluaran. Berikut pernyataan para informan: Kalau untuk laporan internal itu seingat saya di Dewan Harian ada tetapi mungkin itu „kan format seperti format kas ya keluar masuk uang saja 33. Karena yang di coppy ke kami itu seingat saya kas keluar masuk lalu dibelakang ada catatan kalau memang tadi masih belum pertanggungjawaban itu ada catatan kalau bon 34 Ketua Bidang Liturgi. … setelah itu dengan kuitansi laporannya, dengan kuitansi- kuitansinya bukti pembelian 21. Jadi menggunakan buktinya 52 Ketua Bidang Pewartaan. LPJ setelah selesai didukung dengan itu, didukung dengan pertanggungjawaban kemana uang itu. Misalnya untuk ini ada laporan pertanggungjawabannya kuitansinya 30. Jadi satu 31 Bendahara. Pernyataan Bendahara kode 31 “jadi satu”, maksudnya adalah mau menjelaskan bahwa di paroki ini laporan keuangan dan laporan kegiatan dibuat dalam satu laporan. Begitu juga ungkapan Romo Kepala ketika penulis bertanya selain laporan keuangan apakah ada laporan kegiatan tersendiri? Berikut jawaban beliau akan hal ini: Kalau itu ndak. Jadi keuskupan melihat dari laporan keuangan, dari laporan keuangan „kan mereka bisa membaca bidang-bidang mana yang jalan, mana bidang- bidang yang kosong dan sumber keuangan dari mana saja 46. Dari kalau itu per program atau aktivitas dari tim kerja nanti yang bikin laporan, laporan keuangan kemarin apa istilahnya DP berapa, atau mengambil anggaran berapa, banyak penggunaannya berapa dilampiri nota-nota 21 Ketua Bidang Liturgi. Tidak terpisah 22 Ketua Bidang Pewartaan. Menurut Ketua Bidang Liturgi, paroki ini menayampaikan laporan kegiatan di forum namun hanya secara lisan. Berikut pernyataannya: Secara narasi lisan itu ada nanti forumnya di Dewan Harian tapi yang terdokumentasi tertulis begitu jarang yang terdokumentasi keuangan saja sementara ini. Selain itu, setiap tim kerja membuat laporan keuangan per kegiatan bukan per bulan. Sebab belum tentu setiap bulan melakukan kegiatan. Berikut pernyataan para informan: Ndak , „kan tidak pasti tiap bulan mereka ada kegiatan 28. Kalau Bendahara ya hanya berkaitan dengan keuangannya saja 29. Kalau untuk keuangan ke Bendahara 30 Sekretaris Paroki. … Ya per kegiatan, karena belum tentu per bulannya ada kegiatan 24 Ketua Bidang Liturgi. Tapi laporan keuangan itu „kan setiap kali kegiatan tapi kalau untuk kepanitiaan, seperti misalnya panitia komuni pertama nanti ada panitia krisma itu mereka tersendiri secara keseluruhan dalam satu kepanitiaan 23 Ketua Bidang Pewartaan. Laporan keuangan dari tim-tim kerja sebagai pertanggungjawaban seharusnya menyertakan dokumen-dokumen pendukung sebagai bukti. Namun Bendahara tidak jarang mendapat kendala dalam hal ini yakni tidak lengkapnya dokumen bukti itu sendiri. Ini disebabkan lemahnya pencatatan orang yang bertanggungjawab untuk itu, dalam hal ini Bendahara panitia kegiatan. Berikut pernyataan Romo Kepala dan Wakil Ketua I tentang hal ini: Sebenarnya pertanggungjawaban itu sudah ada, cuma Bendahara panitia itu ternyata lemah sekali dalam pencatatan 18. Sehingga panitia tidak bisa membuat laporan dengan lengkap 19. Kalau saldonya itu sudah ada hanya perinciannya itu 20. Tanda bukti lalu hal-hal yang harus dilampirkan itu ndak bisa dipenuhi 22 Romo Kepala. Catatan harian tidak dibuat sehingga nota-notanya tidak ada 11 Wakil Ketua I. c. Keterlambatan Pengumpulan LPJ Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta Walaupun setiap tim kerja yang menyelenggarakan kegiatan harus membuat LPJ kegiatan, namun yang menjadi kendala adalah keterlambatan dalam pengumpulan LPJ terbebut. Berikut pernyataan para informan: … kegiatan itu bervariasi …, sering lancar tapi yang terakhir ini dua panitia besar ini malah lambat sekali 17 Romo Kepala. Ada beberapa. Terutama untuk kegiatan yang hari-hari besar … 63 Bendahara. Pernyataan Bendahara kode 63 menjawab pertanyaan penulis tentang apakah ada tim kerja yang terlambat mengumpulkan laporan? Demikian juga Wakil Ketua II mengungkapkan hal yang sama: Ada yang masih ngambang ini, sudah sekian bulan salah satu tim kerja 27. Penulis juga mengajukan pertanyaan yang sama kepada informan lain mengenai apakah ada tim kerja yang terlambat mengumpulkan laporannya? Menurut Ketua Bidang Liturgi ada kecenderungan terlambat dalam pengumpulan laporan kode 30. Ketua Bidang Pewartaan juga mengungkapkan hal senada, menurut beliau biasanya terlambat mengumpulkan laporan kode 28. d. Laporan Keuangan Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta ke Keuskupan Agung Semarang KAS Paroki Santo Albertus Agung Jetis tergolong tertib dalam menyampaikan laporan ke Keuskupan Agung Semarang KAS. Setiap bulan paroki ini menyampaikan laporan keuangannya ke KAS. Berikut pernyataan para informan tentang hal ini: Kita laporannya per bulan ke keuskupan 44. Laporan Keuangan Paroki 45 Romo Kepala. Tiap bulan 62 Bendahara. Itu „kan laporan keuangan yang ke keuskupan 44. Ya, tiap bulan tetap kirim 53 Sekretaris Paroki. Tiap bulan 26 Wakil Ketua II. Tertib, karena setiap bulan melaporkan ke kita ke Dewan Harian bahwa untuk yang ke keuskupan ini …, lalu laporan kita ke keuskupan seperti ini 57 Ketua Bidang Pewartaan. e. Penerapan Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki PTKAP dan General Ledger GL Paroki di Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta Dalam pembuatan laporan keuangan Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta berusaha untuk mengikuti Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki PTKAP sesuai dengan peraturan dari KAS. Berikut pernyataan Romo Kepala dan Wakil Ketua II akan hal ini: Ya, kita pakai itu 49 Romo Kepala. Ya, meskipun masih tertatih-tatih dan pernah terlambat juga … 67 Wakil Ketua II. Namun tidak semua informan mengetahui secara pasti apakah paroki sudah menerapkan dan mengikuti PTKAP dalam pembuatan laporan keuangan. Berikut pernyataan mereka: Sepertinya sudah, sepertinya 66. Yang saya ingat itu kayak nya buku yang tadi bon-bon pengeluaran, penerimaan gitu saja sih. PKAP belum 67. Ya. Sepertinya sudah ya 68 Ketua Bidang Liturgi. Kalau lihat ndak pernah …57. Pernah dengar Suster 58 Ketua Bidang Litbang. Ada kendala yang dialami oleh paroki, dalam hal ini mereka yang bersentuhan langsung dengan pembuatan laporan keuangan seperti Bendahara. Kendala tersebut berupa kurangnya tenaga yang bekerja di paroki di bidang ini. Berikut pernyataan Bendahara tentang hal ini: Kalau mungkin Bendaharanya lengkap, ya mungkin tidak sulit. Ini Bendahara hanya 1 dan masih kerja 59. GL Paroki merupakan software yang disediakan oleh keuskupan dalam pembuatan laporan keuangan di paroki-paroki. Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta mengupayakan menerapkan software tersebut dalam pembuatan laporan keuangannya. Berikut pernyataan Romo Kepala tentang hal ini: Ya, harus pakai itu, sekarang wajib itu Suster, semua harus mengupayakan pakai itu 50 Romo Kepala. Walaupun paroki harus berupaya untuk menerapkan software ini, namun secara praktiknya belum bisa direalisasikan dengan baik. Mereka masih menggunakan excel atau yang mereka sebut manual dalam pembuatan laporan keuangannya. Berikut pernyataannya: Masih manual Gl-nya belum jalan 48. Ya, excel 50. Cuma belum pakai program GL-nya 51 Sekretaris Paroki. Belum sepenuhnya, karena mungkin sebagian besar belum memahami, kalau istilah saya mungkin masih konvensional ya, itu saja menurut saya masih bersyukur kalau bisa baik 33 Wakil Ketua II. Itu sementara yang sudah jalan tapi tidak semua blanko- blanko format yang kita … dari keuskupan belum semua jalan. Hanya laporannya pakai manual. Saya dibantu oleh Romo Paroki … kemudian Romo Nunung yang membuat laporan 55 Bendahara. Penulis bertanya kepada Bendahara tentang apakah GL sulit susah untuk diimplementasikan di paroki. Berikut jawaban beliau: Sebenarnya ndak susah, hanya belum mau belajar, kalau Mbak Andry dulu pakai 56. Beberapa dari informan tidak mengetahui dengan jelas tentang GL Paroki dan sejauhmana software ini sudah digunakan di paroki. Berikut pernyataan mereka: Saya pernah mendengar GL Paroki tetapi digunakan atau tidak saya tidak tahu lalu kalau pun digunakan sepertinya dulu pernah digunakan tetapi seoptimal apa saya juga tidak tahu. Itu yang waktu dulu pelatihan di paroki itu hanya Bendahara dan sekretariat paroki 36 Ketua Bidang Liturgi. Penulis juga bertanya kepada Ketua Bidang Pewartaan mengenai software apa yang digunakan oleh paroki dalam membuat laporan keuangan. Beliau tidak tahu secara pasti tentang hal ini. Berikut pernyataannya: Kelihatannya kemarin mencoba yang dari keuskupan 27. Demikian juga ungkapan Ketua Bidang Paguyuban dan Tata Organisasi: Itu dengar-dengar itu, pokoknya ada aturan dari keuskupan yang diterapkan 51. Ndak tahu tapi yang jelas itu ada sistemnya sendiri. Sistem-sistem yang sudah dari keuskupan, gitu 52. f. Dampak Keterlambatan LPJ Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta Dalam menyampaikan laporan ke KAS, paroki ini mendapat kendala keutuhan atau kelengkapan laporan. Keterlambatan penyampaian laporan dari tim-tim kerja berdampak bagi laporan yang disampaikan ke KAS. Laporan ke KAS juga tidak utuh atau sempurna, sehingga harus ditulis catatan bahwa masih ada bon. Mereka menyebutnya laporan seperti ini masih menggantung karena tim kerja yang belum melaporkan. Berikut pernyataannya: …tapi itu nanti menjadi menggantung kayak bon sementara seperti itu, kalau tidak salah lho. Jadi laporan tetap berjalan cuma itu yang masih, kalau masih ada arus yang belum masuk. Ya itu masuk catatan kaki dibawahnya berupa bon … 52 Sekretaris Paroki. Ditulis disitu bon, karena belum berani melaporkan buktinya belum ada, dulu minta uang berapa, terpakai berapa, kalau sisa berapa, kan belum tahu 28 Wakil Ketua II. Jadi biasanya kita hanya … ya ini untuk laporan yang lengkap kadang-kadang susah juga tim kerja 31. Sepertinya kalau laporan itu belum fix ya belum komplit biasanya diberi catatan gitu Suster 51 Ketua Bidang Pewartaan. g. Penagihan LPJ Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta Bendahara akan melakukan penagihan terhadap LPJ-LPJ yang terlambat melalui Ketua Bidang atau langsung ke tim kerja yang bersangkutan. Berikut pernyataannya tentang hal ini: Dan ini memang kemarin saya kejar-kejar bulan Maret sudah hilang semua dari catatan sehingga di sini tidak ada 64 Bendahara. … Ketua Panitia atau koordinator yang berkaitan dengan kegiatan itu dikejar-kejar wah ini belum ngumpul ini kuitansinya belum dapat 22 Wakil Ketua II. Kadang saya mengingatkan kalau saya pas blong Bendahara mengingatkan, Bendaharanya juga lupa ya sudah mungkin bisa lewat dari bulan pembukuan yang seharusnya 31 Ketua Bidang Liturgi. Jadi kadang-kadang Bendahara biasanya ngoyak-oyaknya ke Ketua B idang, “Pak, bagaimana kegiatan ini belum ada laporannya, belum ada kuitansinya”. Lalu saya juga ngoyak lagi kalau sudah klop lalu nanti Bendahara akan menulis 55 Ketua Bidang Pewartaan. h. Manfaat LPJ Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta Adanya LPJ sangat penting bagi suatu organisasi. Sebab LPJ merupakan bentuk suatu pertanggungjawaban. Demikian juga bagi paroki ini LPJ bukanlah suatu formalitas saja namun memberi manfaat tersendiri bagi paroki. Berikut pernyataan Bendahara akan hal ini: Pengukuran kinerja 65. Sehingga nanti kalau laporannya itu baik lancar nanti juga keuskupan bisa menilai Romo Paroki dan Tim Dewan itu kinerjanya baik, sehingga kalau kita butuh bantuan dari keuskupan lebih mudah 66. 4. Komponen Evaluasi-Penghargaan Tahapan terakhir dari keempat komponen sistem pengendalian inti adalah evaluasi-penghargaan. Pada tahap ini melakukan penilaian atas kinerja yang telah dilakukan dan memberikan penghargaan atas keberhasilan maupun hukuman atas kegagalan. Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta tidak memiliki kriteria penilaiindikator keberhasilan secara tertulis yang digunakan untuk evaluasi. Evaluasi yang dilakukan hanya lisan saja. a. Analisis Rencana Program Kerja dan Realisasinya di Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta Dalam melakukan evaluasi Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta melakukan analisis terhadap rencana program kerja dan realisasinya. Ukuran keberhasilan dilihat dari target yang ingin mereka capai dalam suatu kegiatan. Bendahara memberi contoh jika dalam suatu kegiatan kaderisasi para pemandu Kitab Suci di lingkungan pada Bulan Kitab Suci Nasional BKSN ditargetkan peserta 20 orang tetapi ternyata yang hadir memebihi target tersebut maka program atau kegiatan ini dianggap berhasil. Sebaliknya jika peserta yang hadir kurang dari 20 orang seperti yang ditargetkan maka program atau kegiatan ini kurang berhasil. Hal ini dibicarakan saat pertemuan evaluasi kode 36. Begitulah paroki ini melakukan penilaian atas berhasil tidaknya suatu program yang ada di paroki. Ketua Bidang Pewartaan juga mengungkapkan adanya evaluasi atas kegiatan yang telah dilakukan, berikut pernyataannya: … Paling kami itu kalau evaluasi ya bukan masalah anggaran tapi bagaimana kegiatan ini kenapa kok yang ini tidak berjalan misalnya kenapa ini kok kode 33. Ketua Bidang Litbang melihat hal ini sebagai suatu tindakan tinjauan ulang atas program. Berikut pernyataannya: Tapi lebih pada bahwa ketika mengerjakan program itu akan ditinjau ulang, sebuah program akan ditinjau ulang …48. Berbeda lagi dengan ungkapan Ketua Bidang Paguyuban dan Tata Organisasi, menurutnya suatu kegiatan akan dianalisis tergantung besar kecilnya dan atau menarik tidaknya kegiatan tersebut. Hanya kegiatan yang cukup besar dan menarik akan menjadi perhatian kode 58. Wakil Ketua II mengatakan analisis tidak dilakukan dalam forum hanya sebatas pembicaraan antara Bendahara dan Wakil Ketua II atau Bendahara dengan Romo Paroki. Berikut pernyataannya: Selama ini kalau dalam forum kami tidak melakukan, mungkin ya kalau model Bendahara, yang jelas saya selaku Wakil Ketua II kadang Bendahara ya laporan saya seperti itu kalau ketemu ini lho kemarin gini … . Kalau saya lihat wajar ya sudah, kalau ndak ada baru saya tanya ini kok gini, paling gitu, tapi dalam forum rapat ini ndak, ya itu sudah Romo dan Bendahara 43. b. Analisis Rencana Anggaran dan Realisasinya di Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta juga melakukan analisis rencana anggaran dan realisasinya dalam evaluasi mereka. Berikut pernyataan Bendahara tentang hal ini: Ya, itu nanti dalam laporan kita evaluasi antara plus minusnya rencana anggaran mengapa tidak sama. Mungkin ada kenaikkan dalam arti kenaikkan yang dulunya, misalnya untuk kegiatan anak-anak yang dulunya kita rencanakan 10 tapi ternyata anaknya lebih dari 10. salah satunya kegiatan … kita rencanakan yang hadirnya hanya 10 ternyata lebih dari 10. Sehingga menambah biaya. Nanti juga dalam rencananya 10, yang hadir cuma 5 sehingga ada kelebihan 32. Namun analisis tidak dilakukan secara merata ditiap bidang atau tim kerja. Bidang pewartaan tidak melakukan analisis rencana dan realisasi anggaran. Berikut pernyataan Ketua Bidang Pewartaan tentang hal ini: Kita ndak pernah untuk menganalisa keuangan, ndak pernah 32. Di bidang saya ndak ada, tapi kalau di Bendahara saya yakin mereka menganalisis. c. Pelaksanaan Evaluasi Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta melakukan evaluasi atas kinerjanya ditingkat bidang atau tim kerja yang menyelenggarakan kegiatan, di Dewan Harian dan di akhir tahun. Evaluasi ditingkat bidang atau tim kerja dilakukan setelah kegiatan tersebut selesai diselenggarakan. Berikut pernyataan para informan tentang hal ini: Sebenarnya untuk evaluasinya itu kita mengharapkan bidang- bidang itu lebih aktif, … itu yang kami anjurkan, kami minta, tapi … tidak semua bisa berjalan sesuai dengan yang diharapkan 1 Romo Kepala. Tapi dalam evaluasi ya ini ndak terlaksana kenapa? kendala apa? hanya itu yang dicari kendalanya sehingga kedepan kendala ini bisa diatasi 35. Hanya kendalanya, kendala teknis biasanya, kenapa-kenapa? 36 Wakil Ketua II. Biasanya tingka t tim kerja di dalam bidang itu…44. Ada evaluasi 45 Ketuar Bidang Pewartaan. … Kalau bidang ya, kalau bagian kepanitiaan ya di kepanitiaan 38. … Terlalu luas kalau seluruhnya 39 Ketua Bidang Litbang. Selain evaluasi di bidang atau tim kerja bersangkutan, juga dilaksanakan evaluasi di Dewan Harian dalam rapat. Berikut pernyataan para informan tentang hal ini: Dalam rapat dewan terakhir biasanya ada evaluasi … 35 Romo Kepala. Kalau misalnya pas rapat Dewan itu „kan, kenapa yang kegiatan ini dari tim kerja ini, kenapa tidak bisa jalan, biasanya nanti dibahas di rapat 34. Evaluasi keuangan ya mungkin di rapat Dewan Harian itu lho 54 Sekretaris Paroki. Kemudian itu nanti dibicarakan juga … dipelaporan dibicarakan juga di Dewan Harian 44 Ketua Bidang Paguyuban dan Tata Organisasi. Evaluasi juga dilakukan diakhir tahun. Akhir tahun akhir dari program dan anggaran. Berikut pernyataan para informan tetang hal ini: … itu nanti pada akhir tahun Suster 38. Satu tahun kita evaluasi 39. Ada setiap tahun evaluasinya 41. Setahun, karena kita pertemuannya itu setahun 42 Bendahara. … pleno itu sejauh saya ingat sekurang-kurangnya tiga kali lah mungkin idealnya, awal tahun waktu bikin program, lalu pertengahan berarti monitoring, diakhir tahun evaluasi 28 Ketua Bidang Liturgi. …lalu nanti dewan juga akan ada evaluasi diakhir tahun juga ada diacara rutin rapat dewan itu juga ada evaluasi 44. Lalu untuk mengenai anggaran apakah ada kesulitan atau tidak? Bisanya seperti itu 45 Ketua Bidang Pewartaan. d. Monitoring dan Evaluasi monev dari Keuskupan Agung Semarang KAS KAS melakukan monitoring dan evaluasi ke paroki-paroki untuk melihat kinerja di sana. Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta juga mendapat kunjungan dari tim supervisi dari keuskupan setiap tahunnya untuk melihat proses kinerja di paroki ini. Hal ini yang disebut verifikasi oleh Wakil Ketua II berikut: Verifikasi … selalu setiap tahun toh, setiap tahun dikunjungi biasanya sore, pernah juga pagi. Tapi biasanya sore sampai malam, setelah makan malam selesai biasanya gitu . Ya kita satu ruangan itu masing-masing bidang ditanya, kemudian juga dikunjungi, administrasi diperiksa semacam diperiksa, kekurangannya dimana nanti dari Keuskupan juga menilai … ini kurangnya ini solusinya begini yang bisa kita bantu ini, selalu ada 61. Demikian juga dinyatakan oleh Ketua Bidang Pewartaan dan Ketua Bidang Paguyuban dan Tata Organisasi. Berikut pernyataannya: Tapi kelihatannya memang jadi mereka lebih pada membimbing sifatnya, kalau ini harus begini harus seperti ini, tidak seperti supervisor-lah ya lebih pada 47 Ketua Bidang Pewartaan. Bahkan itu „kan ada yang dari keuskupan itu, … mereka kan langsung … ke sini ya toh, kemudian bagaimana semua dilihat, semua itu di buka 94. Kayaknya minimal, minimal 1 tahun sekali ya 95 Ketua Bidang Paguyuban dan Tata Organisasi. e. Tujuan Monitoring dan Evaluasi monev dari Keuskupan Agung Semarang KAS Adapun tujuan dilakukannya monitoring dan evaluasi dari KAS ini adalah untuk perbaikan kinerja di paroki. Berikut pernyataan Wakil Ketua II tentang hal ini: Ya maksudnya untuk perbaikan 62 Wakil Ketua II. f. Punishment di Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta Paroki Santo Albertus Agung Jetis tidak memberikan punishment kepada tim kerja atau bidang yang tidak berhasil dalam melaksanakan program atau tidak melaksanakan program sebagaimana seharusnya. Paroki ini bersikap diplomatis terhadap hal ini. Langkah yang diambil adalah dengan cara diskusi, saling memahami dan mencari solusi bersama. Hal ini disebab karena orang-orang yang bekerja di paroki merupakan tenaga sukarela dan jika diberi sanksi atau punishment akan menimbulkan tidak ada lagi orang yang berani atau mau bekerja di paroki. Berikut pernyataan para informan tentang hal ini: Lalu yang kurang berhasil mungkin kita memotivasi 44. Kalau yang tidak berhasil mengapa tidak berhasil apa kita cari akarnya 46 Bendahara. …Kalau misalnya gagal ditegur … kenapa tidak bisa berjalan keluhannya apa, kendalanya apa, masalahnya apa, ya nanti terus sharing bareng-bareng dicari solusinya gitu aja 36 Sekretaris Paroki. Demikian juga punishment juga ndak ada paling rapat disinggung, gimana ini ndak jalan, kemudian mereka berargumen ya sudah 45. Karena kalau punishment nanti, punishment dulu ya, punishment nanti pada takut, berikutnya pada takut, saya mampu ndak ya? 51 Wakil Ketua II. Biasanya, kalau kami melihat dalam program kerja itu kenapa ini tidak bisa terlaksana, kita panggil tim kerja kita ajak bicara, gimana kira-kira bisa terlaksana atau ndak? 37. Mereka tahu bahwa memaksakan kegiatan dalam waktu segini nanti hasilnya juga tidak baik ya sudah kita sama-sama memahami 38 Ketua Bidang Pewartaan. Ketika teman-teman itu waktunya tersita oleh untuk hal-hal yang lain mereka tidak bisa memenuhi panggilan-panggilan itu tidak bisa di punishment gitu 44 Ketua Bidang Litbang. Tidak sampai di reward dan punishment karena kalau ditarik ke konsep itu kita di paroki Suster 42 Ketua Bidang Liturgi. g. Penghargaanreward di Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta tidak memberikan penghargaan kepada bidang atau tim kerja yang sukses atau berhasil dalam melaksanakan programnya. Apresiasi yang diberikan kepada bidang atau tim kerja berupa ucapan terima kasih, pujian, sapaan-sapaan, ucapan selamat dan kepercayaan yang diberikan seperti yang diungkapkan oleh Sektretaris Paroki kode 35, Romo Kepala 37, Bendahara kode 43,45,76, Ketua Bidang Litbang kode 45,46 belum bisa ditarik pada kesimpulan pemberian penghargaan. Bagi mereka pengorbanan atau pelayanan yang dilakukan di paroki merupakan hal yang biasa dan sudah selayaknya. Sehingga jika ada penghargaan berupa pujian atau terima kasih sudah sepantasnya dan dianggap hal yang biasa. Berikut ungkapan mengenai hal ini: Biasa saja kalau suatu ucapan terima kasih itu, sesuatu yang layak dan sepantasnyalah 44. Jadi itu tadi kecenderungannya bagus terima kasih sudah selayaknya 46. Dalam konteks liturgi kecenderungan yang saya dengan teman-teman mengalami ya, ini pandangan kami dari dalam liturgi bagus sudah selayaknya, jelek pasti ada komentar negatif 43. Tapi kalau sampai reward yang Suster maksudkan pada tingkat pujian gitu entahlah saya merasa belum mengalami yang cukup berarti, biasa saja 45 Ketua Bidang Liturgi. Walaupun mereka banyak berkorban lalu kami anggap biasa 38 Romo Kepala. Bidang Pewartaan punya kebijakan sendiri memberikan kenang-kenangan sebagai ucapan terima kasih kepada orang-orang yang membantu dalam pelaksanaan program seperti katekis seperti yang diungkapkan oleh Ketua Bidang Pewartaan kode 35. Namun hal ini juga belum bisa disimpulkan sebagai penghargaan karena masih bersifat insidental dan hanya sebagian kecil saja, belum mewakili paroki keseluruhan. Paroki ini tidak memberikan penghargaan berupa barang atau bentuk lainnya kepada bidang atau tim kerja yang berhasil dalam melaksanakan program dengan alasan paroki adalah organisasi sosial dan lembaga keagamaan. Wakil Ketua II mengatakan tidak ada reward yang dimaksud adalah reward berupa barang atau uang. Menurut beliau selama dirinya masih menjadi Wakil Ketua II atau belum pergantian pengurus tidak akan ada reward, karena ini organisasi Gereja, jika sudah rela untuk bekerja di Gereja maka jangan mengharapkan reward berupa fasilitas dan sebagainya. Silahkan mengharapkan fasilitas kalau bekerja di luar Gereja kode 44. Bahkan Beliau menentang karena ada rekan yang minta uang pulsa kepada Romo untuk koordinasi kode 46. Menurutnya sudah resiko bagi seseorang yang rela bekerja di Gereja untuk berkorban kode 47 karena di Gereja adalah uang umat kode 48. Karena ini organisasi Gereja kode 50 bekerja untuk Tuhan maka Beliau tidak sepakat adanya reward kode 52. Hal yang serupa diungkapkan oleh informan lain. Berikut pernyataan mereka: Tidak sampai di reward dan punishment karena kalau ditarik ke konsep itu kita di paroki Suster 42 Ketua Bidang Liturgi.

B. Level Sistem Pengendalian Inti Paroki Santo Albertus Agung Jetis

Yogyakarta Berdasarkan pembahasan komponen sistem pengendalian inti dan penerapan di atas, berikut disajikan tabel ringkasan komponen sistem pengendalian inti Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta: Tabel 1. Ringkasan Komponen Sistem Pengendalian Inti Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta KOMPONEN BENTUK KETERANGAN PERENCANAAN Tujuan Organisasi Ada hanya lisan Program Kerja Ada RAB Ada Indikator Kinerja Ada hanya lisan PENGOPERASIAN Pengawasan Ada Pelaksanaan kegiatan sesuai dengan perencanaan Tidak semua Pimpinan Romo Kepala mengetahui setiap kegiatan yang berjalan Ya Sumber: Data diolah Tabel 1. Ringkasan Komponen Sistem Pengendalian Inti Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta lanjutan KOMPONEN BENTUK KETERANGAN PENGOPERASIAN Pimpinan Romo Kepala menyetujui pelaksanaan setiap kegiatan dan pencairan dana Ya Standar Operasional SOP Tidak tertulis Struktur Organisasi Efektif Peninjauan ulang struktur organisasi Ada PENGUKURAN Laporan Pertanggung Jawaban LPJ Ada Laporan Keuangan Ada EVALUASI- PENGHARGAAN Evaluasi Ada Reward penghargaan Tidak ada Punishment Tidak ada Sumber: Data diolah Berdasarkan tabel di atas, sistem pengendalian inti Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta memiliki tiga komponen, yaitu perencanaan, pengoperasian, dan pengukuran, sedangkan komponen evaluasi-penghargaan hanya sampai pada tahap evaluasi lisan, belum mempunyai indikator tertulis untuk penilaian. Selain itu paroki ini tidak memberikan reward kepada yang berhasil atau punishment kepada yang gagal dalam program kerja. Maka, sistem pengendalian inti Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta berada pada level ketiga. Berikut ini gambar dari level pengendalian Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta: Planning Operations Measurement Result Tujuan lisan Program kerja Anggaran Indikator kinerja lisan Pengawasan SOP Tidak tertulis Koordinasi Komunikasi LPJ Laporan Keuangan Kinerja Gambar 6: Level Kontrol dengan Perbedaan Konfigurasi dari Elemen Sistem Sumber: Flamholtz, 1983: 157 diolah Langkah awal yang dilakukan oleh paroki adalah mencanakan segala yang diperlukan untuk melakukan kegiatan. Langkah selanjutnya adalah tahap pengoperasian. Kegiatan pengoperasian akan membuahkan hasil. Hasil tersebut akan dibuat laporan pertanggung jawaban sebagai pengukur berhasil tidaknya suatu kegiatanprogram yang kemudian digunakan untuk evaluasi lisan. Ini bermanfaat bagi perbaikan pengoperasian selanjutnya. Penerapan komponen sistem pengendalian inti Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta secara ringkas dapat dilihat pada tabel berikut ini: Tabel 2. Ringkasan Penerapan Sistem Pengendalian Inti Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta KOMPONEN BENTUK PENERAPAN PERENCANAAN Tujuan organisasi Sifatnya masih lisan belum ada rumusan tertulis, karena itu belum ada keseragaman rumusan dari masing-masing informan. Program kerja Program kerja strategisvisioner dan rutin untuk jangka waktu satu tahun. Program prioritas adalah program yang paling mungkin untuk dijalankan yang berkualitas. Sumber: Data diolah Tabel 2. Penerapan Sistem Pengendalian Inti Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta lanjutan I KOMPONEN BENTUK PENERAPAN PERENCANAAN Program kerja Penyusunannya menggunakan sistem bottom-up yaitu dari tim kerja diajukan ke Ketua Bidang selanjutnya didiskusikan di Dewan Pleno. Dewan Pleno adalah forum yang menyetujui dan mengesahkannya. RAB Anggaran dan program kerja dibuat jadi satu dalam satu lembar kerja. Setelah membuat program kerja selanjutnya langsung menyusun anggaran untuk membiayai program tersebut dalam- Sumber: Data diolah Tabel 2. Penerapan Sistem Pengendalian Inti Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta lanjutan II KOMPONEN BENTUK PENERAPAN PERENCANAAN RAB satu lembar kerja. Sehingga proses sekalian dengan program kerja di atas. Indikator kinerja Belum ada indikator tertulis untuk penilaian. Penilaian dilakukan saat evaluasi. Ukuran keberhasilan yang mereka gunakan dilihat langsung dari hasil kegiatan tersebut. Apabila program atau kegiatan berjalan baik sesuai dengan rencana maka program tersebut dianggap berhasil dan mencapai tujuan. Sumber: Data diolah