8. Tugas Sekretaris I Sekretaris I bertugas:
a. Menyelenggarakan surat-menyurat untuk atau atas nama Pengurus Dewan Paroki baik ke pihak Gereja maupun masyarakat atau
Instansi Pemerintah. b. Menyimpan dan mengarsip semua dokumen dan surat berharga di
tempat yang semestinya keuskupan atau pastoran, sedangkan salinan disimpan di sekretariat Dewan Paroki.
c. Bersama ketua merangkum program-program kerja masing-masing bidang beserta RAPB-nya.
d. Atas nama
Dewan Paroki
menyampaikan laporan
pertanggungjawaban baik secara tertulis maupun lisan baik kepada Dewan Pleno maupun keuskupan.
e. Bekerja sama dengan Sekretaris II dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya.
f. Menjadi Sekretaris PGPM ex officio. 9. Tugas Sekretaris II
Sekretaris II bertugas: a. Membuat undangan dan notulen rapat-rapat dan pertemuan Dewan
Paroki. b. Menyiapkan keperluan rapat seperti daftar hadir, tempat dan
peralatan rapat.
c. Bertanggung jawab atas pendistribusian surat-menyurat Dewan Paroki.
d. Mengadakan, mengelola dan menginventarisasi peralatan dan sarana sekretariat Dewan Paroki.
e. Melakukan penyimpanan arsip keeping the record dengan menggunakan salah satu sistem kearsipan, sesuai situasi dan
kondisi bahan arsip. f. Bekerja sama dengan Sekretaris I dalam menjalankan tugas dan
tanggung jawabnya. 10. Tugas Bendahara I
Bendahara I bertugas: a. Ikut membuat RAPB Dewan Paroki.
b. Membukukan penerimaan dan pengeluaran uang paroki sesuai dengan pos-pos penerimaan dan pengeluaran dalam aliran kas.
c. Mengelola kas kecil paroki dengan batasan jumlah tidak boleh lebih dari Rp 5.000.000.
d. Membuat laporan pertanggungjawaban keuangan baik bulanan maupun tahunan kepada umat dan Uskup.
e. Bertanggung jawab terhadap pengiriman dana solidaritas dan kolekte-kolekte khusus.
f. Bekerja sama dengan Bendahara II dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, seperti penghitungan kolekte.
g. Menjadi Bendahara PGPM ex officio.
11. Tugas Bendahara II Bendahara II bertugas:
a. Ikut membuat RAPB Dewan Paroki. b. Menangani dana keuangan dari kolekte I dan II serta amplop
persembahan dan sampul pembangunan, bersama Tim Bendahara paroki.
c. Mempersiapkan amplop atau sampul untuk penghimpunan dana Paroki.
d. Bertanggung jawab terhadap urusan Bank. e. Memikirkan cara-cara atau kegiatan baru dalam penghimpunan
dana dan atau pengembangan keuangan paroki serta pengamanan dan pemanfaatan asset paroki.
f. Bekerja sama dengan Bendahara I dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, seperti penghitungan kolekte.
H. Harta Benda dan Keuangan Paroki
1. Pengelolaan Harta Benda
a. Harta benda paroki adalah harta benda gerejawi yang dimiliki dengan tujuan penyelenggaraan ibadat, kerasulan, amal kasih, pelayanan
rakyat kecil, penghidupan rohaniwan dan petugas-petugas lain.
b. Status kepemilikan harta benda paroki adalah atas nama Pengurus
Gereja dan Papa Miskin PGPM Santo Albertus Agung Jetis.
c. Harta benda Paroki dikelola sesuai dengan tujuan sebagaimana ayat 1
di atas dengan senantiasa memperhatikan citra serta nama baik Gereja.
d. Segala kegiatan pengelolaan harta benda paroki didasarkan atas
prinsip-prinsip: 1 Berdikari
Sedapat mungkin paroki berdikari di bidang keuangan sebagai wujud tanggung jawab bersama atas hidup dan karya Gereja.
2 Subsidiaritas Apabila paroki telah berusaha semaksimal mungkin namun belum
bisa mencapai tujuan maka instansi yang lebih tinggi membantunya.
3 Solidaritas Saling memperhatikan, saling membantu dan saling menolong
dalam bidang di antara sesama paroki. 4 Prioritas pada yang terlupakan dan menderita
Mengusahakan terciptanya tatanan hidup demi kesejahteraan semua orang dengan mengutakan saudari-saudara yang terlupakan
dan menderita dalam bidang keuangan. 5 Transparan dan Akuntabel
Pengelolaan harta benda paroki dilaporkan secara berkala dan tertulis kepada umat melalui rapat dewan dan pertemuan wakil
umat.
e. Harta benda yang dimiliki paroki terdiri atas: 1 Barang bergerak: mobil
2 Barang tak bergerak: tanah, bangunan, barang pastoran, inventaris gereja dan pastoran.
2. Keuangan a. Dewan Paroki menyerahkan RAPB paroki kepada keuskupan pada
setiap awal tahun. b. Pastor Kepala bertanggung jawab atas laporan keuangan kepada Uskup
dan Dewan Pleno. c. Pastor Kepala tidak menjabat Bendahara.
d. Penerimaan dana dari mana pun asalnya yang diterima oleh Bendahara tanpa dikurangi untuk apa pun disetorkan ke Bank yang telah
ditentukan secara utuh. e. Setiap penerimaan dana oleh bidangtim kerjapanitia yang dibentuk
oleh Dewan Paroki harus segera dipertanggungjawabkan kepada Dewan Paroki.
f. Penerimaan dan pengeluaran dana lebih dari Rp 50.000.000 harus mendapat persetujuan dari Uskup.
3. Pengurus Gereja dan Papa Miskin a. Paroki St. Albertus Agung Jetis mempunyai badan hukum yang
berbentuk “Pengurus Gereja dan Papa Miskin St. Albertus Agung” PGPM St. Albertus Agung.
b. Badan hukum ini dibentuk untuk kepentingan paroki dalam urusan hak dan kewajiban sipil.
c. PGPM melaksanakan keputusan Dewan Paroki. d. Karya-karya khusus yang sudah menjadi besar harus dilepas dari
tanggung jawab PGPM. 4. Keanggotaan Pengurus Gereja dan Papa Miskin
a. Keanggotaan PGPM terdiri dari 5 orang yang diambil dari fungsionaris Dewan Harian.
b. Pastor Kepala ex officio menjadi ketua PGPM, Sekretaris I Dewan Paroki ex officio menjadi Sekretaris PGPM, Bendahara I Dewan Paroki
ex officio menjadi Bendahara PGPM, Wakil Ketua II dan Ketua
Bidang Sarana dan Prasarana ex officio menjadi anggota PGPM. c. Kepengurusan ditetapkan dengan surat keputusan Uskup atas usulan
Dewan Paroki. Sumber: Pedoman Pelaksanaan Dewan Paroki PPDP Santo Albertus
Agung Jetis Yogyakarta, 2008.
70
BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Komponen Sistem Pengendalian Inti dan Penerapannya pada Paroki
Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta
Sistem pengendalian inti memiliki empat komponen yang saling berkaitan dan berurutan yang membentuknya menjadi sebuah sistem yang
sempurna, yaitu perencanaan, pengoperasian, pengukuran dan evaluasi- penghargaan. Berikut ini penulis akan menjabarkan satu per satu
komponen sistem pengendalian inti Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta.
1. Komponen Perencanaan
a. Tujuan dan Sasaran Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta
Perencanaan mutlak perlu dalam suatu organisasi baik laba maupun nirlaba seperti Gereja atau paroki agar kegiatan yang
dilaksanakan dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Seluruh kegiatan terarah pada tujuan yang sama pula.
Perencanaan diwujudkan secara konkrit dalam bentuk tujuan baik yang sudah dirumuskan secara tertulis maupun lisan, program
kerja, anggaran dan hal-hal lain yang mendukung pelaksanaan kegiatan tersebut.
Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta memiliki tujuan, walaupun tujuan tersebut belum dituangkan secara tertulis
dalam Pedoman Pelaksanaan Dewan Paroki PPDP. Seperti
informasi yang disampaikan oleh Bendahara, Wakil Ketua II, dan Ketua Bidang Pewartaan sebagai berikut:
… tujuan dan sasaran paroki ini yang utama adalah ingin mengembangkan Kerajaan Allah di lingkup paroki.
Kemudian juga membuat kesejahteraan dan menanggapi kebutuhan-kebutuhan di dalam paroki 8 Bendahara.
Saya lihat mestinya menurut saya itu bagaimana mengembangkan umat, memperkaya iman umat juga untuk
mengembangkan paroki itu sendiri dalam ar
ti yang luas,… meng
embangkan paroki yang luas itu…juga termasuk sesuai dengan ARDAS itu, lingkungan dan sebagainya itu
tidak hanya sekedar liturgi 1…mengembangkan umat
baik wawasan, kapasitas, keimanan 2 Wakil Ketua II. Yang pertama supaya umat dapat memperoleh tujuh
sakramen, pelayanan tujuh sakramen secara lengkap. Lalu yang kedua juga umat menghayati tentang kehidupan dari
tujuh sakramen tersebut 1 Ketua Bidang Pewartaan.
Masing-masing informan mempunyai rumusan yang berbeda- beda tentang tujuan paroki. Berbeda lagi dengan apa yang
diungkapkan oleh Ketua Bidang Liturgi dan Ketua Bidang Litbang. Mereka melihat tujuan sebagai sebuah visi misi. Berikut
ungkapannya:
Visi misi itu ada sedang dalam proses dibuat, tetapi saya tidak tahu, saya ndak bisa, saya belum jelas dengan tujuan
itu akan dibawa kemana, itu untuk saya masih tanda tanya 1 … mungkin sudah tetapi entahlah saya sebagai anggota
Dewan Harian tidak merasa cukup terinternalisasi dengan visi misi itu. Di dalam Dewan Harian, kalau dalam konteks
liturgi tida
k terlalu signifikan „kan Suster, tidak terlalu terlihat antara visi misi dengan kinerja di liturgi. Tapi kalau
menurut saya visi misi justru mungkin lebih banyak nampak di dinamika yang lain 2 Ketua Bidang Liturgi.
Saya belum hafal visi misi kami, baru ini saya belum hafal, memang saya sudah membaca tapi saya belum hafal 1
Ketua Bidang Litbang.
