commit to user
33
A. Collecting
Collecting merupakan tahap pertama dari aktivitas operasi dalam jasa pos surat korporat. Terdiri dari aktivitas pelanggan dalam mengirim surat
korporat hingga diterima dan dikirim oleh kantor pos ke alamat tujuan. Kantor Pos Solo 57100 menyediakan beberapa fasilitas untuk memudahkan proses
collecting.
Collecting adalah proses pengumpulan masuknya surat yang berasal
dari perusahaan yang mengadakan kerjasama. Yang dikumpulkan pada Loket Kantor Pos Cabang maupun loket PLB Pusat Layanan Bisnis dan pada bis
surat. Dalam proses Collecting kiriman jasa pos surat korporat, pegawai
loket Pusat Layanan Bisnis yang menangani semua aktivitas tersebut. Prosedurnya diantaranya :
1. Bukti kiriman dan daftar pengantar kiriman.
Dalam bukti kiriman, petugas loket pos seharusnya dengan hati – hati. Petugas loket pos seharusnya bertanya kepada pelanggan tentang daya
muat berat kiriman surat. Dengan mengisi “ Daftar Pengantar Kiriman ” yang ditanda tangani oleh petugas loket PLB dan pengirimnya. Yang
terdiri dari 4 lampiran yaitu lampiran putih untuk pengirim, lampiran kuning untuk pemasaran, lampiran merah untuk akuntansi, dan lampiran
biru untuk pertinggal atau arsip. 2.
Memberi stempel pos. Petugas loket pos PLB Pusat Layanan Bisnis selalu memberikan
stempel pos pada setiap kiriman surat korporat, karena stempel cap pos sangatlah penting sebagai bukti bahwa surat tersebut sah. Stempel pos
surat korporat menunjukkan tanggal pengiriman dan kode pos serta nama kantor pos pengirim surat korporat.
3. Menimbang berat kiriman.
Semua kiriman surat korporat yang selesai akan dikirim oleh loket PLB Pos Express harus ditimbang berat jasa tersebut. Penimbangan tersebut
commit to user
34
dikelompokkan antara kurang dari 500 gram, antara 600 – 1000 gram, dan antara lebih dari 1000 gram berdasarkan berat volumetrik ataupun berat
aktual yang digunakan untuk menentukan harga pengiriman jasa surat korporat tersebut. Berat maksimal kiriman pos adalah 30 kilogram.
4. Penempatan Entry data kiriman.
Petugas loket harus mengentry memasukkan data kiriman surat korporat ke aplikasi komputer. Data tersebut terdiri dari kota atau kantor pos tujuan,
berat dari pada kiriman surat korporat, nama dan alamat surat korporat tujuan, nama dan alamat pengirim, dan informasi lainnya yang dibutuhkan.
Semua data harus dimasukkan. Hal ini bertujuan untuk memudahkan langkah proses dalam Divisi Pengiriman Puri Antaran .
5. Memberi lampiran bukti pengiriman resi pada kiriman.
Bukti kiriman resi terdiri dari 4 lampiran dalam warna yang berbeda, antara surat korporat maupun paket korporat. Lampiran bukti kiriman Pos
Express pada surat korporat diberikan ke kantor pos tujuan 2 lampiran , pengirim, dan kantor pengirim kantor pos setempat sebagai arsip ,
mengingat bukti kiriman berfungsi sebagai bukti salinan pengiriman. 6.
Memberikan resi pengiriman ke pengirim. Resi merupakan lembar kedua dan ketiga dari Bukti Pengiriman surat yang
berisi data kiriman dan dilengkapi dengan nomor barcode yang berfungsi sebagai bukti pengeposan kiriman dimana nama si penerima, pengirim dan
biaya kiriman sudah tertera pada resi berita terima yang dibuat dalam register serbaguna yang dibuat rangkap dua.
7. Penyortiran dan laporan neraca loket pos.
Surat yang telah direkap tersebut, dimasukkan ke dalam keranjang yang telah disediakan yang kemudian akan diproses dibagian processing untuk
disortir kembali berdasarkan kantong pos kota tujuan. Pada akhir kegiatan, petugas membuat rekap pertanggungan yang diprint out dan dicatat pada
buku neraca loket pos express harian, yang memuat besar uang setoran dan jumlah surat yang dikirim pada loket yang bertalian untuk diserahkan pada
commit to user
35
bagian pemasaran sebagai laporan jumlah kiriman surat harian yang masuk dan dikirimkan.
Adapun kendala dalam proses pengumpulan surat korporat yang
dikemukakan oleh “ Mbak Jani “ selaku petugas loket pos express yaitu :
“ Surat dari Pelanggan Korporat banyak yang datang pada pagi hari, Sehingga petugas loket pos express pada shif pagi sering mengalami kesulitan
dalam pengumpulan dan penanganan surat korporat, sehingga memperlambat dalam proses collecting “.
wawancara tanggal 20 Februari 2012
B. Processing
Kategori