commit to user
35
bagian pemasaran sebagai laporan jumlah kiriman surat harian yang masuk dan dikirimkan.
Adapun kendala dalam proses pengumpulan surat korporat yang
dikemukakan oleh “ Mbak Jani “ selaku petugas loket pos express yaitu :
“ Surat dari Pelanggan Korporat banyak yang datang pada pagi hari, Sehingga petugas loket pos express pada shif pagi sering mengalami kesulitan
dalam pengumpulan dan penanganan surat korporat, sehingga memperlambat dalam proses collecting “.
wawancara tanggal 20 Februari 2012
B. Processing
Processing adalah proses pengolahan surat yang berasal dari loket baik
loket PLB Pusat Layanan Bisnis maupun KPC Kantor Pos Cabang dan bis surat. Ataupun surat yang dikirim berdasarkan kantor tujuan melalui
aplikasi puri kirim.
Processing merupakan tahap kedua dari aktivitas operasi dalam jasa
pos. Processing terdiri dari aktivitas pengolahan surat dari kantor pos lain hingga dikirim kembali ke alamat tujuan kantor pos tujuan. Kantor Pos Solo
57100 menyediakan beberapa fasilitas untuk memudahkan proses processing. Aktivitas processing pengolahan surat korporat Pos Express dalam
kantor pos terima Puri Terima , dimulai ketika surat korporat tersebut diterima oleh Divisi Pusat Layanan Bisnis PLB Pos Express. Proses Divisi
Pusat Layanan Bisnis, meliputi : 1.
Penerimaan surat korporat. Proses menerima dan mencocokkan kantung yang diterima dari petugas
pengangkut, setelah itu diperiksa dan ditimbang ulang kantung dan mencocokannya dengan data yang ada pada Label Kantung ke dalam
adpis. Dalam surat korporat yang masuk pada kantor terima Pos Express, dikelompokkan berdasarkan per bulan dalam 1 tahun.
commit to user
36
Tabel rincian surat korporat yang diterima selama bulan Februari 2012 :
No. Nama Surat Korporat
Jumlah Biaya Rp
Keterangan 1. ADIRA
2.041 6.435.000
2. AIA 124
1.078.000 3. AR
RISALAH 210
2.949.300 4. ANDALAN
47 320.000
5. AT – TABIYAH
2 121.000
6. AQWAM 29
771.100 7. AGUS
K 1
300.500 8. ACHMAD
9. AVAIL 2
18.000 10. BAF
3.815 11.759.500
11. BATIK KERIS
156 995.000
12. BEPS 87
1.990.500 13. BRI
SYARIAH 8
56.000 14. BTN
2 13.000
15. BTPN 93
564.000 16. BUKOPIN
526 2.057.000
17. BUMIPUTERA 46
350.500 18. BI
258 1.126.500
19. BANK PULSA
20. BFI 4
12.000 21.
CENTRAL JAVA OXY 8.632
87.986.000 22. CARTENZ
23. CNB 1
16.500 24. DANAMON
498 1.829.500
25. DUTA KAISAR
26. DIAMOND PAVILION
27. EMPAT MATA
commit to user
37
28. GRAHA PUSTAKA
125 1.175.200
29. GRAHADI 30. GUNUNG
SUBUR 13
1.770.000 31. GIZONE
32. INTAN SEJATI
33. INDIVA 37
412.600 34. ISLAMADINA
35. JATI AYU
36. KANWIL DJP
570 2.530.000
37. KONIMEX 208
10.263.500 38. KPP
169 1.088.500
39. KPPN 180
1.047.500 40. KIMIA
FARMA 32
326.500 41. KP
SOLO 42. KURNIA
ASTASURYA 8
180.500 43. KUSUMA
HADI 44. KITA
FINANCE 19
274.780 45. LPPKS
46. LPPM UNS
47. LP UNS
48. MUAMALAT 37
467.650 49. MACAN
SEMESTA 338
3.276.000 50. NIAGA
51. NATURAFIT 2
84.200 52. OTTO
158 698.500
53. PRADIPTA 84
927.800 54. PRIMAGAMA
55. PRIMA BARA
3 30.000
56. PUSPA DEWI
2 666.500
57. PUTRA NUGRAHA
commit to user
38
58. PMI 59. RHEZNA
MEDIKA 1
182.500 60.
RC DR. SOEHARSO 61. SINARMAS
79 431.000
62. SOLO PARAGON
101 975.000
63. SALON PARIS
1 186.900
64. SARI HUSADA
20 110.000
65. SETI – AJI
66. SRI WARNO
1 307.000
67. SUN SHINE
3 107.800
68. SPMB UNS
69. SANG HYANG
SERI 70. TELKOM
87 304.000
71. TIGA SERANGKAI
72. UT 36
573.000 73. WOM
FINANCE 616
1.540.000 74. WIDYA
DUTA 75. YPOC
76. YANMAR
Sumber : Data Bagian Marketing Pos Express Tgl 03 Maret 2012
2. Pemeriksaan kantong surat korporat beserta kelengkapannya.
Dilakukan Scan Penerimaan Kantung terhadap Label Kantung dan mentransfer datanya ke server pusat dan membuka kantung surat tersebut,
mencocokkan jumlah kiriman dan melakukan entry data Adpis serta menstranfer data ke server pusat. Apabila terdapat surat atau kantong surat
yang tidak cocok atau sesuai dengan bukti adpis kiriman maka kantor pos tidak akan bertanggung jawab atas kehilangan surat tersebut.
3. Penyortiran dan Penempatan entry data.
Disortir berdasarkan kantor pos kota tujuan surat untuk setempat atau kantor lain untuk para petugas antaran kiriman harus sesuai jalan antarnya
commit to user
39
masing – masing. Pelaksanaan yang diproses mulai dari entry data yaitu discan barcode resi surat yang masuk pada aplikasi penerimaan adpis
kiriman yaitu daftar rincian isi kiriman dari kota asal ke kota tujuan dimana data harus sama dengan jumlah dari resinya. Selanjutnya
masukkan data ke dalam aplikasi I – POS puri terima apabila jumlah kiriman, nomor adpis, nomor kantung surat tersebut sesuai dengan
lampiran bukti kiriman dalam adpis kirim maka dilanjutkan diserahkan kepada mandor pengantar untuk pengecekan apakah sudah final ataupun
beres. 4.
Penutupan dan Pencetakan label kantong pos. Dalam penutupan adpis, pembentukan pos surat korporat yang telah
disortir tersebut menggunakan kantung pos yang telah disediakan oleh Pos Express, yang terdiri dari 2 macam :
a. Menggunakan Kantung Khusus Express, yaitu :
1 Jika jumlah kantung sampul surat korporat lebih dari 5 pucuk
lebih dan berat besarnya cukup layak untuk ditutup tersendiri. 2
Adpis kirim dimasukkan ke kantung tersebut yang berisi jumlah kantung sampul surat korporat tersebut.
3 Kantung ditali, diplombir dan diberi label pos yang dicantumkan
nama kantor tujuan, dan jumlah kantung sampul surat. b.
Menggunakan Kantung Plastik Express, yaitu : 1
Jika jumlah kantung sampul surat korporat kurang dari 5 pucuk lebih dan berat besarnya tidak cukup layak untuk ditutup
tersendiri. 2
Adpis kirim dikaitkan pada leher sampul plastik, lalu label diberi nama kantor tujuan, dan jumlah kantung sampul surat.
5. Pembedelan.
Pembedelan kantong pos surat korporat untuk mencetak label pos surat yaitu scan kantong surat yang telah disertakan label kantong surat dari
KPC dan masuk pada puri terima dan di Delivering kemudian diantar oleh pengantar dan diubah status penerima setelah selesai.
commit to user
40
Adapun kendala dalam proses pengolahan surat korporat yang
dikemukakan oleh petugas puri “ Mas Abdul ” yaitu :
“ Karena Surat Korporat yang terlalu banyak, wilayah ruang Loket Pos Express yang sempit sering menghambat petugas puri dalam proses
pengolahan surat korporat baik dalam penanganan surat maupun penyimpanan arsip resi dan arsip lainnya “.
wawancara tanggal 22 Februari 2012
Dalam kantor pos tujuan, para staf dan petugas pos akan memeriksa kembali kiriman jasa surat korporat dan kondisi dari pada surat korporat
tersebut yang akan dikirim apakah masih layak dan lengkap. Kiriman surat kantor pos setempat akan diajukan kepada masing – masing bagian divisi yang
bertanggung jawab terhadap proses pengiriman jasa surat korporat tersebut ke kantor pos tujuan misal sebagai contoh, kiriman surat korporat tersebut
diajukan ke Divisi Bisnis Komunikasi Pos Express .
C. Transporting
