commit to user
11
b. Efektif karena informasi atau keterangan yang disampaikan sesuai
dengan sumber aslinya, tanpa adanya penyingkatan atau istilah khusus yang terkadang tidak dimengerti oleh penerimanya.
c. Ekonomis karena biaya pembuatan serta pengirimannya relatif jauh
lebih murah dibandingkan sarana komunikasi lainnya. Dengan segala kelebihan, banyak lokasi daerah yang terpencar maka surat sangat
diperlukan untuk sarana komunikasi meski jauh lebih canggih dan mengingat daerah tersebut sulit dijangkau.
Jadi, surat dapat disimpulkan suatu benda yang merupakan bukti hitam diatas putih sebagai sarana komunikasi. Selain itu surat dapat menyimpan
rahasia dan biaya pembuatan maupun pengirimannya relatif murah. 2.
Pengertian Surat Menyurat Hubungan timbal balik antara seseorang dengan alat komunikasi
secara lisan maupun tertulis dapat menjadi hubungan surat menyurat ataupun korespondensi surat. Banyak para ahli mengemukakan tentang korespondensi
yaitu pada intinya hal yang berkaitan dengan kirim surat. Menurut Sedamaryanti dalam Ida Nuraida, 2008 : 50 menyatakan
bahwa surat menyurat juga disebut dengan korespondensi, yaitu salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai alat, korespondensi
merupakan salah satu komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilaksanakan dalam tugas sehari – hari.
D. Pengertian Surat Korporat
Dalam bidang jasa terutama bidang jasa pos, kontrak korporat juga dapat diartikan sebagai perjanjian kerjasama kontrak bisnis dengan Pos
Express dalam hal pengiriman jasa pos baik surat pos maupun paket pos oleh perusahaan baik pada perusahaan menengah atas maupun menengah bawah.
Surat Korporat berdasarkan PT. Pos Indonesia, 2004 yaitu surat pos perusahaan yang penanganannya dan perlakuannya sesuai dengan keinginan
dan dari hasil negosiasi dengan pelanggan perusahaan korporat .
commit to user
12
E. Administrasi Surat
Administrasi menurut The Liang Gie, 2004 : 1 - 2 adalah suatu proses penyelenggaraan usaha kerjasama sekelompok orang dalam mencapai
tujuan tertentu. Surat yang dikemukakan oleh Saiman, 2002 : 75 adalah suatu alat
komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau pesan.
Berdasarkan pengertian tersebut sudah jelas bahwa administrasi surat adalah semua kegiatan dari mencatat, menghimpun, mengolah, menggandakan
dan menyimpan suatu data atau informasi yang dikerjakan melalui kerjasama dengan prosedur yang berurutan, baik dan tepat guna mencapai tujuan dalam
penyampaian informasi berupa komunikasi secara tertulis.
F. Metode Pengamatan
1. Lokasi Pengamatan
Pengamatan dilakukan Pada Kantor Pos Solo 57100, Di Jalan Jenderal Soedirman No. 8 Solo.
Pemilihan lokasi ini didasarkan atas pertimbangan sebagai berikut : a.
Terdapat masalah yang ingin dikaji yang sesuai dengan judul pengamatan, karena Kantor Pos Solo 57100 merupakan salah satu
lembaga adminstrasi pos dalam bisnis kurir yang berstatus BUMN sehingga administrasi surat menyurat khususnya surat korporat sangat
diperlukan guna meningkatkan persaingan dalam hal bisnis kurir surat korporat dalam rangka memperoleh keuntungan dan melanjutkan
transformasi bisnis dengan berbagai perusahaan baik besar maupun kecil, apalagi dengan semakin banyaknya persaingan dengan
berdirinya lembaga pos bisnis kurir lainnya. b.
Penulis memperoleh ijin dalam melaksanakan pengamatan sehingga memungkinkan penulis untuk mendapatkan data, informasi dan
referensi yang dibutuhkan. c.
Lokasinya mudah terjangkau oleh berbagai kalangan masyarakat.
commit to user
13
2. Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini yang digunakan adalah pengamatan deskriptif, yaitu jenis pengamatan yang berusaha menggambarkan keadaan atau
fenomena sosial tertentu yang memaparkan, menafsirkan dan menganalisa data yang ada. Jadi berusaha menggali, menyelami dan mengemukakan fakta -
fakta atau permasalahan yang dihadapi. Dalam hal ini, penulis mendeskripsikan mengenai aktivitas - aktivitas administrasi surat menyurat
korporat di Kantor Pos Solo 57100 khususnya pada bagian Pos Express. 3.
Sumber Data Data merupakan suatu fakta atau keterangan dari obyek yang diteliti,
sumber data dalam pengamatan ini adalah sebagai berikut : a.
Narasumber informan Adalah sumber data yang secara langsung didapat melalui pengamatan
di lapangan dengan cara melalui informasi dari informan yang terpercaya yaitu diantaranya keterangan dari :
1 Kepala Supervisor Operasi Kantor Pos Solo 57100 khususnya
bagian Pos Express. 2
Team pegawai atau karyawan Pos Express Kantor Pos Solo 57100. 3
Petugas Puri dan Kurir . b.
Tempat atau Lokasi Adalah sumber data yang didapat dengan cara langsung dan didapat
melalui para petugasnya dan pengamatan langsung dilapangan yaitu dari lokasi tempat kuliah kerja magang KKM di Kantor Pos Solo
57100 yang berada ditengah kota Solo yaitu di Jalan Jenderal Sudirman no. 8 Solo
c. Data dan Dokumentasi
Adalah sumber data yang didapat dengan cara tidak langsung diperoleh dilapangan yaitu melalui hasil data dokumentasi yang berupa arsip
surat korporat, data pelanggan korporat dari berbagai perusahaan yang dientry pada aplikasi I - POS yang berjumlah 72 nasabah, resi dan
surat yang sudah kadaluwarsa alamat tidak jelas, dll yang bersifat
commit to user
14
mendukung keterangan narasumber yang didapat dengan cara mendokumentasikan dan mencatat data hasil yang lainnya pada
pelaksanaan pengamatan mahasiswa maupun data - data yang sudah ada di Kantor Pos Solo 57100.
d. Benda dan gambar
Sumber data yang didapat dengan cara tidak langsung diperoleh di lapangan yaitu dengan melalui benda dari Pos Express yang berupa
bukti terima kirim resi , surat daftar pengantar kiriman dan neraca loket pos express, bukti adpis kirim surat yang dikirim melalui pesawat
dan berupa gambar lokasi dan tata arsitektur kantor Pos Express dilihat dari depan atau luar.
4. Teknik Pengumpulan Data
Kecermatan dalam memilih dan menyusun serta mengumpulkan data ini sangat dipengaruhi oleh obyektivitas hasil pengamatan.
Adapun metode yang digunakan oleh penulis dalam usaha untuk memperoleh data tersebut adalah :
a. Wawancara
Adalah suatu cara pengumpulan data dengan menggunakan tanya jawab secara lisan dan langsung yang berhubungan dengan materi
pengamatan dan kegiatan yang dipelajari di lapangan kepada tim pegawai pos express, sehingga memberi kemungkinan bagi pengamat
dengan mengadakan komunikasi secara langsung dengan informan. Dalam hal ini, informan tersebut adalah :
1 Kepala Supervisor Operasi Kantor Pos Solo 57100 khususnya
bagian Pos Express yaitu Bapak Agus Irianto. 2
Team pegawai atau karyawan Pos Express Kantor Pos Solo 57100, diantaranya Bapak Agus Haryanto, Ibu Jani Ernawati, Ibu Maysun,
Mas Heri, Mas Agus Susilo. 3
Petugas Puri dan Kurir , diantaranya Mas Lutfi, Mas Fitri, Bapak Harjono, Mas Kris, Mas Yusuf, Mas Abdul, Mas Fajar.
commit to user
15
b. Observasi
Adalah suatu cara pengumpulan data dengan mengamati, mendengarkan, mencatat dan melihat secara langsung kegiatan atau
aktifitas yang dilakukan oleh team pegawai pos express dalam kegiatan kerja collecting hingga reporting proses administrasi jasa surat pos
khususnya surat korporat perusahaan di Kantor Pos Solo 57100. c.
Metode Kepustakaan Adalah suatu cara pengumpulan data dengan membaca, menelusuri,
serta menelaah buku pedoman dari pengarang dan buku pedoman tentang pengetahuan I - POS lainnya yang didapat dari Kantor Pos
Solo, sebagai referensi dan untuk menggali teori – teori yang berkembang yang ada hubungannya dengan materi pengamatan
sehingga dapat dipercaya kebenarannya. 5.
Teknik Analisis Data Teknik analisis data yang digunakan dalam pengamatan ini adalah
analisis model interaktif. Menurut HB. Sutopo, 2002 : 91 – 93 dalam model ini ada 3 komponen analisis yaitu reduksi data, sajian data dan penarikan
kesimpulan dilakukan dengan bentuk interaktif dengan proses pengumpulan data sebagai siklus. Ketiga kegiatan dalam analisis modl interaktif dapat
dijelaskan sebagai berikut.: a.
Reduksi Data Data Reduction Diartikan sebagai proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan
abstraksi data dari fieldnote. Proses ini berlangsung terus menerus sepanjang pelaksanaan pengamatan. Prosesnya diawali sebelum
pelaksanaan pengumpulan data. Artinya sudah berlangsung sejak pengamatan pengambilan keputusan tentang kerangka kerja
konseptual, melakukan pemilihan kasus, menyusun pertanyaan pengamatan, dan waktu menentukan cara pengumpulan data yang akan
digunakan. Dan juga proses analisis yang mempertegas, memperpendek, membuat fokus, membuang hal - hal yang tidak
commit to user
16
penting, dan mengatur data sedemikian rupa sehingga simpulan pengamatan dapat dilakukan.
b. Penyajian data
Diartikan sebagai suatu rakitan organisasi informasi, deskripsi dalam bentuk narasi yang memungkinkan simpulan penelitian dapat
dilakukan. Rakitan kalimat yang disusun secara logis dan sistematis, sehingga bila dibaca akan bisa mudah dipahami berbagai hal yang
terjadi dan memungkinkan pengamat untuk berbuat sesuatu pada analisis ataupun tindakan lain berdasarkan pemahamannya tersebut.
Ataupun merupakan narasi yang disusun dengan pertimbangan permasalahannya dengan menggunakan logika pengamatanya.
c. Penarikan kesimpulan Conclusion Drawing
Kesimpulan yang diambil perlu diverifikasi agar cukup mantap dan benar - benar dipertanggungjawabkan. Perlu dilakukan aktifitas
pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data kembali dengan cepat, mungkin sebagai akibat pikiran yang timbul melintas
pada pengamat pada waktu menulis sajian data dengan melihat kembali catatan lapangan. Simpulan akhir tidak akan terjadi sampai
pada waktu proses pengumpulan data berakhir.
Bagan 2.1 Model Analisis Interaktif
Pengumpulan Data
Reduksi Data Sajian Data
Penarikan Kesimpulan
commit to user
17
BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN
