commit to user
45
E. Reporting
Reporting merupakan tahap kelima dari aktivitas operasi dalam jasa
pos. Terdiri dari aktivitas dalam pelaporan status kiriman jasa surat korporat baik yang berhasil diantar maupun gagal antar kepada alamat penerima surat.
Kantor Pos Solo 57100 menyediakan beberapa fasilitas untuk memudahkan proses reporting tersebut.
Reporting disebut juga dengan pelaporan kiriman status surat kiriman baik yang berhasil maupun gagal menuju alamat yang dituju pada surat yang
diantar oleh petugas kurir. Aktivitas reporting yaitu proses aktivitas dalam pelaporan status
kiriman jasa pos surat korporat apakah gagal ataupun berhasil diantarkan oleh petugas antaran kepada alamat tujuan. Dimulai ketika jasa surat korporat Pos
Express tersebut telah dikirim ke alamat pelanggan korporat. Proses reporting Divisi Pusat Layanan Bisnis PLB , meliputi :
1. Penerimaan.
menerima surat dari KPC Kantor Pos Cabang prosesnya menunggu pengantar petugas antaran membawa surat korporat datang dan
memberikan surat korporat tersebut. 2.
Updating status. Dengan proses cara membuat status kiriman surat korporat yang berhasil
diantar gagal antar dengan penerima dengan aplikasi Ms. Excel I - POS. Melakukan update status antaran dengan cara memasukkan data yang ada
dari hasil proses antaran berhasil, gagal, diteruskan atau dikembalikan lagi, dll selanjutnya mentransfer data dimaksud ke server pusat.
3. Penempatan entry status.
Resi BT = berita terima yang sudah diantar oleh pengantar di cap tanggal sesuai hari itu juga, dan membuat status di filling pada aplikasi
excel I – POS dan discan nomor barcode, dicetak dan dikaitkan dengan jumlah resi tersebut sebagai laporan dan apabila bukti terima surat gagal
antar dan tidak dapat diserahkan karena suatu sebab, Berita Terima akan
commit to user
46
disortir berdasarkan tanggal pengeposan, dibendel dan diberi label Berita Terima periode tanggal…………..sampai dengan…………....
4. Mematikan status.
Periksa kembali resi dan masukkan nomor barcode surat misalnya penerima siapa keterangan ada beberapa pilihan , hubungan dengan apa
surat tersebut, nama yang bertanggung jawab menerima surat dengan mencantumkan tanda tangan dan nama jelas si penerima kemudian resi
dan data disimpan dikantor terima kantor asal untuk paling lama 2 bulan terhitung sejak tanggal pengeposan, penyimpanan kurang lebih 1 tahun
dan sesudahnya dapat dimusnahkan atau dipotong.
Pelaporan kiriman status surat yang dikemukakan oleh “ Mas Yusuf “ petugas kurir yaitu :
“ Pelaporan kiriman status surat korporat, harus cepat dilaporkan oleh petugas kurir antaran setelah surat dikirim ke alamat tujuan dengan tujuan
untuk memudahkan dalam pelacakan surat tersebut baik yang gagal kirim maupun yang berhasil dikirim “.
wawancara tanggal 29 Februari 2012
Berdasarkan penyedia jasa pengiriman pos, Kantor Pos Solo 57100 memberikan prioritas untuk kepuasan pelanggan. Memiliki slogan “ Untuk
Anda Kami Ada ” dan dengan slogan dari PT. Pos Indonesia Persero, untuk
memberikan jasa yang paling baik kepada pelanggan sehingga dapat berakibat ke pelanggan untuk menggunakan jasanya dari PT. Pos Indonesia.
Berdasarkan apa yang penulis lakukan dalam pengamatan selama Kuliah Kerja Magang, para petugas pos mengerjakan secara keseluruhan.
Keadaan yang dibuat oleh petugas pos telah berkonsentrasi dengan baik dalam pekerjaannya. dalam hal itu, pada Hanan dan Karp, 1998 : 38 dalam Buku
Pelayanan Terbaik di Loket terdapat 4 prinsip dalam menyajikan layanan pos ke pelanggan, diantaranya :
commit to user
47
1. Perceptive
Petugas pos pada Pos Express Pelayanan Surat Korporat dalam Kantor Pos Solo 57100, memiliki pemahaman yang baik dalam sistem kerjanya.
Ketika pelanggan datang ke loket petugas pos dan membutuhkan jasanya, petugas pos akan menerima pelanggan dengan melaksanakan
kewajibannya sebagai petugas pos dalam Pelayanan Surat Korporat Pos Express. Para petugas pos siap ketika pelanggan membutuhkan jasanya.
Tindakan pemahaman jasa mereka berupa tanggapan seperti : a.
Para petugas pos membuka loket Pelayanan Surat Korporat Pos Express dengan tepat waktu.
b. Para petugas pos siap untuk menerima kiriman dan mengawali proses
kerjanya. c.
Para petugas pos mencatat alamat pelanggan, kadang pula para petugas pos menggunakan Bahasa Jawa.
d. Para petugas pos antusias mencoba untuk menyajikan jasa yang baik
ke pelanggan. 2.
Precise Para petugas pos khususnya pada loket Pos Express dalam Pelayanan
Surat Korporat Kantor Pos Solo 57100 mencoba untuk memberikan jasa yang tepat untuk pelanggan. Sebelum para petugas pos melakukan proses
penerimaan kiriman surat khususnya pada surat korporat, para petugas pos bertanya ke pelanggan beberapa informasi yang pelanggan butuhkan. Dan
para petugas pos tersebut harus bertanya tentang daya muat kiriman surat korporat. Jika kiriman surat korporat pos mengandung surat yang berharga
seperti Surat Tanda Naik Kendaraan, para petugas pos akan memberikan jasa special untuk para pelanggan.
3. Speedy
Para petugas pos khususnya pada loket Pos Express dalam Pelayanan Surat Korporat Kantor Pos Solo 57100 mengerjakan kewajiban mereka
dengan sangat cepat dan hati – hati, ketangkasan mereka sangat dibutuhkan terutama dalam pengetikan data pada komputer. Semua
commit to user
48
petugas pos pada jasa loket Pos Express dapat digolongkan sangat cepat. Disamping mereka juga menyajikan ke pelanggan sangat cepat. Mereka
dapat menentukan apakah jasa yang sangat dibutuhkan oleh pelanggan. Berdasarkan garis kebijakan petugas pos, mereka dapat bekerja dengan
sangat cepat tetapi juga sangat tenang bahkan juga dapat sangat lama. 4.
Serious Berdasarkan garis kebijakan petugas pos, para petugas pos khususnya pada
loket Pos Express dalam Pelayanan Surat Korporat Kantor Pos Solo 57100 menyajikan jasa ke pelanggan dengan sangat serius. Petugas pos express
berkonsentrasi terhadap pekerjaan yang baik untuk meminimalisir kesalahan ke pelanggan baik dalam pelayanan maupun surat. Tetapi para
petugas pos tetap menjaga ketenangan dan dikenal sangat akrab ke pelanggan.
commit to user
48
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Kategori