cx
masyarakat umum tidak pernah mengetahui adanya kegiatan sosialisasi tersebut dan informasi-informasi apa saja yang telah disampaikan dan masyarakat.
Selain itu, Dinas juga membuat brosur-brosur, pamflet serta spanduk yang berisikan informasi dan pemberitahuan serta ajakan agar masyarakat mengetahui
dan mau untuk segera membuat akta kelahiran dan akta kematian karena akta-akta tersebut sangat penting. Hal ini sesuai dengan yang dikatakan Ritawaty selaku
Sekretaris Dinas: “Supaya setiap anak punya Akta Kelahiran, serta punya Akta
Kematian karena semenjak di berlakukan UU No 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan, Akta Kematian sangat penting
dalam masalah pembagian warisan, saham, serta pengurusan asuransi. Saat ini Akta Kematian dari Dinas yang berlaku dari pada untuk surat
keterangan kematian dari kelurahan. Selain itu juga supaya masyarakat mempunyai akta-akta catatan sipil lainnya.”
Wawancara tanggal 9 Maret 2011
Peranan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan dalam melaksanakan program sosialisasi adalah melalui kegiatan tatap muka langsung,
membuat brosur, pamflet serta spanduk-spanduk yang bertujuan untuk meningkatkan kesadaran masyarakat untuk mengurus akta-akta catatan sipil
khususnya Akta Kelahiran dan Akta Kematian.
2. Penerapan Sistem dan Prosedur Pelayanan
Sistem dan prosedur pelayanan merupakan rangkaian proses tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya tahapan secara jelas dan
pasti yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian pelayanan Akta Kelahiran dan Akta Kematian. Prosedur pelayanan ini bersifat sederhana tidak berbelit-belit,
mudah dipahami dan mudah dilaksanakan serta diwujudkan dalam bentuk bagan alur.
Universitas Sumatera Utara
cxi
Sistem dan Prosedur pelayanan pengurusan Akta Kelahiran dan Akta Kematian pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil saat ini dapat dikatakan
mudah dan tidak berbelit-belit. Hal ini seperti yang dikatakan oleh Sumiati sebagai pengguna pelayanan pengurusan Akta kelahiran:
“Prosedurnya gampang asal semua syarat-syaratnya ada kaya surat keterangan dari Lurah, surat dari bidan sama surat dari pengadilan.
Kalau enggak lengkap syaratnya ya susah. ” Wawancara tanggal 15 Februari 2012
Prosedur pengurusan Akta Kelahiran dimulai dari pengambilan nomor antre, proses pendaftaran dan pemeriksaan berkas-berkas persyaratan, pembayaran biaya
atau denda keterlambatan, hingga pengambilan kutipan Akta Kelahiran. Prosedur pengurusan Akta Kelahiran terdiri dari 3 loket yaitu 2 loket pendaftaran dan 1
loket pengambilan akta. Prosedur pelayanan Akta Kematian pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan lebih mudah dan tidak berbelit-belit
karena hanya terdiri dari 1 loket saja. Hal ini dikarenakan masyarakat yang mengurus Akta Kematian sangat sedikit sehingga hanya dibuat pada 1 loket saja.
Sistem dan prosedur pelayanan Akta Kelahiran dan Akta Kematian yang berkaitan erat dengan sistem operasional dan prosedur yang secara tertulis belum
dimiliki oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan. Hal ini disebabkan karena sistem operasional dan prosedur secara tertulis yang ada di
Dinas harus mengacu pada sistem dan prosedur dari ketetapan dari Pemerintah Kota Medan yang sampai saat ini belum belum dikeluarkan. Hal ini sesuai dengan
yang dikatakan oleh Ritawaty:
Universitas Sumatera Utara
cxii
“Kalau masalah SOP, kita masih dalam penyusunan SOP, untuk secara tertulis yang kita pajang atau kita tampilkan itu belum ada,
khusus Dinas belum ada SOP, jadi dalam proses pengurusannya kita masih melalui loket saja, loket satu ke loket lainnya. Datang langsung
ambil nomor antrian dan ikuti prosedurnya. Kita juga masih pake sistem front office dan back office ada pegawai yang melayani di
depan dan ada juga yang kerja di belakang. Dalam waktu dekat akan segera dibuat. Masalah transparansi juga kita sudah tampilkan daftar
biaya pengurusannya.” Wawancara tanggal 9 Maret 2011
Berdasarkan hasil wawancara di atas dijelaskan bahwa prosedur yang dijalankan oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil saat dapat dilihat secara
praktiknya namun untuk prosedur secara tertulis sampai saat ini belum ada karena masih menunggu pedoman ketetapan dari Pemerintah Kota Medan. Prosedur
pelayanan yang dijalankan juga menggunakan sistem front office dan back office. Peranan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan dalam
menetapkan sistem dan prosedur pelayanan pengurusan Akta Kelahiran dan Akta Kematian sudah dapat dikatakan mudah dan tidak berbelit-belit. Prosedur
pelayanan cukup mudah untuk diikuti oleh masyarakat, namun yang membuat masyarakat sulit dan mengalami kendala dalam mengurus Akta Kelahiran karena
ketidakjelasan masyarakat atas syarat-syarat dalam kepengurusan sehingga tidak bisa mengurus Akta Kelahiran.
3. Penerapan Jangka Waktu dan Biaya Pelayanan
