cviii
tersebut meninggal juga dicatat dan dibuktikan dengan adanya kutipan akta kematian. Kita telah mengetahui permasalahan yang telah dikemukakan pada latar
belakang masalah dalam penelitian ini dimana masih sedikitnya kesadaran masyarakat dalam mengurus akta kelahiran dan akta kematian serta bagaimana
kualitas pelayanan dan indeks pelayanan publik yang ada di Kota Medan. Oleh karena itu Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan memiliki peran
yang cukup besar dalam mengatasi permasalahan ini dan tentunya kita dapat mengetahui bagaimana peranannya dalam memberikan pelayanan yang sebaik
mungkin. Pembahasan mengenai peranan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
Kota Medan dapat kita lihat dari beberapa peranannya dalam beberapa hal yang menjadi fokus penelitian yang dilakukan oleh Dinas yaitu sebagai berikut:
1. Sosialisasi
Sosialisasi ataupun penyuluhan merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan sebagai
instansi pelaksana dalam rangka menyampaikan serta memberitahu kepada masyarakat mengenai pentingnya Akta Kelahiran dan Akta Kematian dan
bertujuan untuk meningkatkan kesadaran masyarakat agar mau mengurus akta tersebut. Bentuk-bentuk sosialisasi yang dilakukan oleh Dinas adalah berupa tatap
muka langsung, membuat brosur dan famlet serta spanduk. Hal tersebut sesuai yang dikatakan oleh Arpian Saragih selaku Kasubbag Penyusunan Program:
Universitas Sumatera Utara
cix
“Bentuk penyuluhan atau sosialisasi yang dilakukan dinas biasanya berupa kegiatan tatap muka langsung, tatap muka langsung dengan
masyarakat, melalui brosur-brosur, pamlet, spanduk. Kalau yang tatap muka itu dilakukan di suatu tempat, kita mengundang masyarakat,
bukan semua masyarakat tapi perwakilan dari masing-masing kelurahan biasanya lurah atau masing-masing kepala lingkungan dan
kegiatannya dilakukan setahun sekali.” wawancara tanggal 27 Februari 2012
Bentuk sosialisasi yang dilakukan berupa tatap muka langsung dilaksanakan setiap satu tahun sekali. Dinas mengadakan sosialisasi tersebut dengan
mengundang para camat, lurah, kepala lingkungan yang dikumpulkan pada suatu tempat dan mengundang narasumber dari Administrasi Kependudukan
Adminduk Jakarta untuk menjelaskan bagaimana pentingnya akta-akta catatan sipil khususnya Akta Kelahiran dan Akta Kematian. Kegiatan sosialisasi yang
dilaksanakan adalah penyampaian informasi-informasi mengenai pentingnya mengurus akta-akta catatan sipil, syarat-syarat pengurusannya dan bagaimana
proses pengurusannya yang disampaikan kepada camat, lurah serta kepala lingkungan yang diharapkan mereka menyampaikan kembali kepada masyarakat
di wilayah masing-masing. Hal yang menjadi kendala dalam kegiatan ini adalah bagaimana informasi-
infromasi yang telah disampaikan oleh Dinas kepada camat, lurah serta kepala lingkungan dapat sampai kepada masyarakat sehingga masyarakat dapat
mengetahuinya. Namun, kegiatan sosialisasi ini sepertinya hanya sampai pada tingkat pemerintah kelurahan dan tidak sampai kepada masyarakat karena
informasi-infromasi dari kegiatan sosialisasi tersebut tidak disampaikan kepada masyarakat oleh para camat, lurah ataupun kepala lingkungan. Sehingga
Universitas Sumatera Utara
cx
masyarakat umum tidak pernah mengetahui adanya kegiatan sosialisasi tersebut dan informasi-informasi apa saja yang telah disampaikan dan masyarakat.
Selain itu, Dinas juga membuat brosur-brosur, pamflet serta spanduk yang berisikan informasi dan pemberitahuan serta ajakan agar masyarakat mengetahui
dan mau untuk segera membuat akta kelahiran dan akta kematian karena akta-akta tersebut sangat penting. Hal ini sesuai dengan yang dikatakan Ritawaty selaku
Sekretaris Dinas: “Supaya setiap anak punya Akta Kelahiran, serta punya Akta
Kematian karena semenjak di berlakukan UU No 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan, Akta Kematian sangat penting
dalam masalah pembagian warisan, saham, serta pengurusan asuransi. Saat ini Akta Kematian dari Dinas yang berlaku dari pada untuk surat
keterangan kematian dari kelurahan. Selain itu juga supaya masyarakat mempunyai akta-akta catatan sipil lainnya.”
Wawancara tanggal 9 Maret 2011
Peranan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan dalam melaksanakan program sosialisasi adalah melalui kegiatan tatap muka langsung,
membuat brosur, pamflet serta spanduk-spanduk yang bertujuan untuk meningkatkan kesadaran masyarakat untuk mengurus akta-akta catatan sipil
khususnya Akta Kelahiran dan Akta Kematian.
2. Penerapan Sistem dan Prosedur Pelayanan
