lxx
b. Seksi Penyimpanan Dokumen Kependudukan mempunyai tugas
melaksanakan pemeriksaan, pengesahan dokumen berkas yang telah dikeluarkan sebelum diarsipkan serta mengelola dan menyimpan
dokumen Kependudukan dan Catatan sipil..
c. Seksi Penyuluhan mempunyai tugas menyiapkan bahan dan data
untuk kegiatan pelaksanaan penyuluhan Bidang Kependudukan dan
Catatan Sipil WNIOrang Asing.
5. Bidang pengelolaan Informasi Administrasi dan Pengendalian Kependudukan
Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi dan Pengendalian Kependudukan dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang dalam melaksanakan
tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas.
Bidang pengelolaan Informasi Administrasi dan Pengendalian Kependudukan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas dibidang
pengendalian dan pengawasan, serta penyuluhan pendaftaran penduduk Warga
Negara Indonesia WNI dan Warga Negara Asing WNA.
Untuk melaksanakan tugas Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi
Pengendalian Penduduk mempunyai fungsi :
a. Menyusun rencana kerja
b. Pengolahan data dan menyusun grafik data statistik
Universitas Sumatera Utara
lxxi
c. Memberikan layanan informasi Bidang Kependudukan dan Catatan
Sipil melalui papan informasi maupun secara lisan.
d. Pemeriksaan data dan dokumen yang telah dikeluarkan sebelum
diarsipkan
e. Pengendalian, pemantauan, pengawasan dan penyelidikan terhadap
penyelanggaraan administrasi Kependudukan dan Catatan sipil.
f. Pengendalian, pemantauan dan pengawasan mobilitas penduduk dan
arus komuter penduduk.
g. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas
sesuai dengan bidang tugasnya.
Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi dan Pengendalian
Kependudukan terdiri dari:
a. Seksi Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan;
b. Seksi Pengendalian Kependudukan.
Setiap seksi dipimpin oleh seorang kepala seksi yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang
Pengelolaan Informasi Administrasi Pengendalian Kependudukan.
a. Seksi Pengelolaan Informasi Administrasi kependuduka n mempunyai
tugas melaksanakan pengolahan data dan menyusun grafik data statistik serta memberikan layanan informasi Bidang Kependudukan
dan Catatan Sipil melalui papan informasi maupun secara lisan.
b. Seksi pengendalian Penduduk mempunyai tugas melaksanakan
pemeriksaan data dan berkas yang telah dikeluarkan sebelum
Universitas Sumatera Utara
lxxii
diarsipkan dan melaksanakan pengendalian, pemantauan, penyelidikan terhadap penyelanggaraan administrasi Kependudukan
dan Catatan sipil dan mobilitas penduduk serta arus komuter
penduduk.
IV.2.3 Struktur Organisasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
Sebagaimana diatur dalam Keputusan Walikota Medan No. 03 Tahun 2009, Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Medan merupakan unsur penunjang
Pemerintah Kota Medan yang dipimpin oleh seorang kepala Dinas yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui
Sekretaris Daerah. Adapun susunan organisasi Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota
Medan adalah sebagai berikut : 1.
Kepala Dinas
2.
Sekretariat terdiri dari:
1.
Sub Bagian Umum;
2.
Sub Bagian Keuangan;
3.
Sub Bagian Penyusunan Program.
3.
Bidang Kependudukan terdiri dari:
a.
Seksi Registrasi Penduduk dan Nomor Induk Kependudukan;
b.
Seksi Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk;
Universitas Sumatera Utara
lxxiii
c.
Seksi Mutasi Penduduk.
4.
Bidang Catatan Sipil terdiri dari:
a.
Seksi Kelahiran dan Kematian;
b.
Seksi Perkawinan dan Perceraian;
c.
Seksi Perubahan Data.
5.
Bidang Data Kependudukan terdiri dari:
a.
Seksi Data Kependudukan;
b.
Seksi Penyimpanan Dokumen Kependudukan;
c.
Seksi Penyuluhan.
6. Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi dan Pengendalian
Kependudukan terdiri dari:
a.
Seksi Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan;
b.
Seksi Pengendalian Kependudukan.
Universitas Sumatera Utara
lxxiv
Gambar IV.1 Struktur Organisasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
Kota Medan
KEPALA DINAS
BIDANG KEPENDUDUKAN
SEKSI REGISTRASI PENDUDUK DAN NOMOR
INDUK KEPENDUDUKAN
SEKSI MUTASI PENDUDUK
SEKSI KK DAN KTP BIDANG
CATATAN SIPIL
SEKSI PERKAWINAN DAN PERCERAIAN
SEKSI KELAHIRAN DAN KEMATIAN
SEKSI PERUBAHAN DATA
BIDANG DATA KEPENDUDUKAN
SEKSI DATA KEPENDUDUKAN
SEKSI PENYULUHAN
SEKSI PENYIMPANAN DOKUMEN
KEPENDUDUKAN BIDANG PENGOLAHAN
INFORMASI ADMINISTRASI DAN PENGENDALIAN KEPENDUDUKAN
SEKSI PENGOLAHAN INFORMASI ADM. KEPENDUDUKAN
SEKSI PENGENDALIAN KEPENDUDUKAN
SEKRETARIS
SUB BAGIAN PENYUSUNAN PROGRAM
SUBBAG KEUANGAN SUB BAGIAN
UMUM
UPT
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
Universitas Sumatera Utara
lxxv
Tabel IV.3 Daftar Nama Pegawai Pada Jabatan Struktural
No. Nama
Gol. Jabatan
1. Drs. Darussalam Pohan, M.AP
IVb Kepala Dinas 2.
Ritawaty, SH, M.AP IVb Sekretaris
3. Mardiani, SH
IIId Kasubbag Keuangan 4.
Arpian Saragih, S.Sos, M.Si IIIc Kasubbag Peny. Perencanaan
5. Dewi Husnita Nst, S.Sos
IIIc Kasubbag Umum dan Kepegawaian 6.
Hj. Rahimah Pohan, S.Ag IVa Kabid Kependudukan
7. Dra. Siti Mahrani Hasibuan
IVa Kabid Data Kependudukan 8.
Saiful Bahri, SH IVa
Kabid Peng. Informasi Adm dan Pengendalian Kependudukan
9. Dra. Hj. Seriati
IVb Kabid Catatan Sipil 10. Maisarida, SH
IIId Kasi Registrasi dan NIK 11. Ira Mutia Siregar, SH
IIId Kasi Mutasi Penduduk 12. Endang Susilaningsih, S.Sos
IIIc Kasi KK dan KTP 13. Nurmawati, SH
IIId Kasi Data Kependudukan 14. Isna, SH
IIId Kasi Penyimpanan 15. H. Eddy R., S.Sos
IIId Kasi Penyuluhan 16. Medisyah Putra, S.Sos
IIId Kasi Pengendalian Kependudukan 17. Ronald SMP Sirait, SE
IIId Kasi Pengolahan Info Adm
Kependudukan 18 Syarifah Zahra, SE, M.Si
IIId Kasi Kelahiran dan Kematian 19. Hj. Sri Lelianti, SH
IIId Kasi Perubahan Data 20. Dra. Susi Rusida
IIId Kasi Perkawinan dan Perceraian
Universitas Sumatera Utara
lxxvi
IV.2.4 Karakteristik Pegawai Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
Jumlah pegawai yang ada di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan berjumlah 126 pegawai dengan perincian sebagai berikut:
Tabel IV.4 Karakteristik Pegawai Berdasarkan Golongan
No. Golongan
Jumlah
1. IVb
3 2.
IVa 4
3. IIId
19 4.
IIIc 10
5. IIIb
23 6.
IIIa 17
7. IId
4 8.
IIc 17
9. IIb
3 10.
IIa 126
Jumlah 126
Sumber: Data Kepegawaian Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan, 2011
Universitas Sumatera Utara
lxxvii
Berdasarkan tabel di atas dapat kita ketahui bahwa karakteristik pegawai berdasarkan Golongan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
adalah paling banyak adalah golongan IIa dengan jumlah 26 pegawai, kemudian golongan IIIb dengan jumlah 23 pegawai dan golongan IIIa dan IIc dengan
jumlah 17 pegawai.
Tabel IV.5 Karateristik Pegawai Berdasarkan Jabatan
No. Jabatan
Jumlah
1. Kepala Dinas
1 2.
Sekretaris 1
3. Kepala Sub Bagian
3 4.
Kepala Bidang 4
5. Kepala Seksi
11 6.
Bendahara Pengeluaran 1
7. Staf
105 Jumlah
126 Sumber: Data Kepegawaian Dinas Kependudukan dan Catatan
Sipil Kota Medan, 2011 Berdasarkan tabel di atas dapat kita ketahui bahwa terdapat 7 tujuh jabatan
yang terdiri dari Kepala Dinas 1 orang, Sekretaris 1 orang, Kepala Sub Bagian 3
Universitas Sumatera Utara
lxxviii
orang, Kepala Bidang 4 orang, Kepala Seksi 11 Orang, dan staf sebanyak 105 orang.
Universitas Sumatera Utara
lxxix
BAB V HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
V.1 HASIL PENELITIAN
V.1.2 Peranan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan merupakan unit pelaksana urusan wajib yang menjadi kewenangan Pemerintah Daerah Kota
Medan yang harus dilaksanakan. Peranan Dinas Kependuduk an dan Catatan Sipil Kota Medan didasarkan pada ketentuan tugas pokok dan fungsinya yang
ditetapkan dalam UU No. 26 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan dan Peraturan Daerah Kota Medan Perda Tahun 2010 tentang Penyelenggaraan
Administrasi Kependudukan. Tugas pokok dan fungsi Dinas tertuang dijelaskan dalam pasal 4 Peraturan Daerah Kota Medan tentang Penyelenggaraan
Administrasi Kependudukan dalam benuk kewajiban dan kewenangan dinas. Berikut adalah kewajiban dan kewenangan Dinas Kependudukan dan Catatan
Sipil Kota Medan: 1.
Dinas Kependudukan dan catatan Sipil Kota Medan melaksanakan urusan Administrasi Kependudukan dengan kewajiban yang meliputi:
a. Menerima pendaftaran Peristiwa Kependudukan dan mencatat
Peristiwa Penting b.
Memberikan pelayanan yang sama dan profesional kepada setiap penduduk atas pelaporan peristiwa Kependudukan dan Peristiwa
Penting c.
Menerbitkan Dokumen Kependudukan d.
Mendokumentasikan hasil pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil
Universitas Sumatera Utara
lxxx
e. Menjamin kerahasiaan dan keamanan data atas peristiwa
Kependuduk an dan Pencatatan Penting f.
Melakukan Verifikasi dan Validasi data dan informasi yang disampaikan oleh penduduk dalam pelayanan Pendaftaran Penduduk
dan Pencatatan Sipil 2.
Dinas Kependudukan dan catatan Sipil Kota Medan melaksanakan urusan Dinas Kependuduka n Kota Medan dengan kewenangan yang meliputi :
a. Memperoleh keterangan dan data yang benar tentang peristiwa
Kependudukan dan Peristiwa Penting yang dilaporkan penduduk b.
Memperoleh data mengenai peristiwa Penting yang dialami penduduk atas dasar putusan atau penetapan pengadilan
c. Memberikan keterangan atas laporan peristiwa Kependudukan dan
Peristiwa Penting untuk kepentingan penyelidikan, penyidikan dan pembuktian kepada lembaga pengadilan
d. Mengelola data dan mendayagunakan informasi hasil pendaftaran
penduduk dan Pencatatan Sipil untuk kepentingan pembangunan 3.
Selain kewenangan sebagaimana dimaksud ayat 2 Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan mempunyai kewenangan untuk
mendapatkan data hasil pencatatan peristiwa Perkawinan, Perceraian, dan Rujuk bagi penduduk yang beragama Islam dari KUA Kecamatan se Kota
Medan
Berdasarkan Perda tersebut dapat kita ketahui bahwa salah satu peranan dari Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan tepatnya ayat 1 huruf b
menjelaskan bahwa Dinas mempunyai kewajiban untuk memberikan pelayanan yang sama dan profesional kepada setiap penduduk atas pelaporan peristiwa
kependudukan dan peristiwa penting. Peristiwa penting yang dimaksud adalah kejadian yang dialami seseorang meliputi kelahiran, kematian, lahir mati,
perkawinan, perceraian, pengakuan anak, pengesahan anak, pengangkatan anak, perubahan nama dan perubahan status kewarganegaraan.
Peristiwa penting seperti peristiwa kelahiran dan peristiwa kematian merupakan peristiwa penting yang terjadi di dalam lingkup wilayah Kota Medan.
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan memberikan pelayanan yang
Universitas Sumatera Utara
lxxxi
sebaik mungkin dalam hal pengurusan akta kelahiran dan akta kematian yang menjangkau wilayah pemerintahan Kota Medan yang terdiri dari 21 kecamatan
mulai dari wilayah kecamatan Medan Kota, Medan Sunggal, Medan Helvetia, Medan Denai, Medan Barat, Medan Deli, Medan Tuntungan, Medan Belawan,
Medan Ampelas, Medan Area, Medan Johor, Medan Marelan, Medan Labuhan, Medan Tembung, Medan Maimun, Medan Polonia, Medan Baru, Medan
Perjuangan, Medan Petisah, Medan Timur, serta Medan Selayang.
V.1.2 Sosialisasi
Bentuk sosialisasi atau pun penyuluhan yang dilakukan oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan adalah sebagai berikut;
1. Tatap Muka Langsung
Kegiatan sosialisasi yang dilakukan oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan melalui suatu pertemuan langsung kepada masyarakat seluruh
Kota Medan dimana dalam hal ini masyarakat diwakili oleh masing-masing lurah ataupun kepala lingkungan. Lurah ataupun Wakil dari masing-masing kelurahan
menyampaikan kepada anggota masyarakat masing-masing kelurahan. Pelaksanaan kegiatan sosialisasi secara tatap muka secara langsung dilaksanakan
setiap 1 tahun sekali. 2.
Brosur
Universitas Sumatera Utara
lxxxii
Salah satu bentuk sosialisasi kepada masyarakat mengenai pentingnya Akta Kelahiran dan Akta Kematian adalah melalui penyebaran brosur-brosur kepada
masyarakat. Brosur yang dibuat oleh dinas dalam hal menyampaikan tentang pentingnya Akta Kelahiran dan Akta Kematian berisi:
1 Akta Kelahiran yang berisikan mengenai :
- Pentingnya Akta Kelahiran,
- Persyaratan pencatatan kelahiran WNI di Indonesia,
- Persyaratan kelahiran yang melampaui batas
- Persyaratan pencatatan kelahiran orang asing di Indonesia
- Persyaratan pelaporan kelahiran di wilayah Republik Indonesia
- Persyaratan pencatatan kelahiran di Perwakilan Republik Indonesia
2 Akta Kematian yang berisikan mengenai:
- Pengertian Akta Kematian
- Kegunaan Akta Kematian
- Prosedur Pengurusan Akta Kematian
- Gambar bentuk Akta Kematian
3. Pamflet dan Spanduk
Pamflet yang dibuat oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan bisa ditemui di pintu masuk dinas di lantai dasar. Pamflet yang ada
berisikan mengenai:
Universitas Sumatera Utara
lxxxiii
- Persyaratan dalam mengurus berbagai macam Dokumen Kependudukan
mulai seperti persayaratan mengurus Akta Kelahiran, Akta Kematian, perubahan data serta akta perkawinan dan lain-lain
- Gambar dari berbagai bentuk Akta Catatan Sipil
- Ajakan untuk mengisi data-data kependudukan secara benar dan jujur.
V.1.3 Penerapan Sistem dan Prosedur Pelayanan
Sistem dan prosedur pelayanan untuk pengurusan akta kelahiran dan akta kematian di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan adalah sebagai
berikut:
1. Penerapan Sistem dan Prosedur Pengurusan Akta Kelahiran
