39
Dokumentasi sistem manajemen umumnya mencakup:
a. Visi dan misi perusahaan, b. Pernyataan kebijakan,
c. Tujuan dan sasaran CSR Bidang
Lingkungan d. Deskripsi dari lingkup Program CSR
bidang lingkungan e.
Informasi dampak penting lingkungan signiicant impact,
f. Prosedur-prosedur CSR Bidang
Lingkungan g.
Dokumen pelibatan pemangku kepentingan,
h. Struktur organisasi perusahaan,
termasuk peran, wewenang, dan tanggung jawab CSR terutama CSR
Bidang Lingkungan, i.
Rekamancatatan tentang CSR Bidang Lingkungan, dan
j. Dokumen lain yang dianggap perlu
Petunjuk Praktis Dokumentasi Sistem
4.3.4 Prosedur
Prosedur adalah cara yang telah ditentukan untuk melaksanakan kegiatan atau proses. Pada dasarnya, prosedur
adalah bagian dari dokumen, yang merinci tata cara untuk menerapkan Sistem Manajemen terintegrasi CSR Bidang
Lingkungan. Bekerja berdasarkan prosedur akan menciptakan terlaksananya tata cara dan tata laksana secara konsisten.
Pada gilirannya, konsistensi ini akan memudahkan pemantauan, evaluasi, dan proses pembelajaran untuk terus meningkatkan
kinerja sistem. Umumnya prosedur CSR Bidang Lingkungan memuat hal-hal sebagai berikut:
» tujuan prosedur,
» ruang lingkup prosedur,
» tanggung jawab,
» deinisi-deinisi yang terdapat dalam prosedur,
» prosedur itu sendiri umumnya terdiri atas langkah-langkah, tata
cara, danatau kriteria, »
dokumen terkait, dan »
lampiran bila diperlukan.
40
Perusahaan dapat menetapkan berbagai prosedur CSR Bidang Lingkungan agar
sistem dapat berjakan secara konsisten. Beberapa contoh prosedur CSR Bidang
Lingkungan diantaranya adalah:
a. Prosedur perencanaan program
CSR Bidang Lingkungan; b.
Prosedur penganggaran CSR Bidang Lingkungan;
c. Prosedur pelibatan pemangku
kepentingan CSR Bidang Lingkungan; d.
Prosedur pelaksanaan program CSR Bidang Lingkungan;
e. Prosedur pemantauan dan evaluasi CSR Bidang Lingkungan;
f. Prosedur komunikasi CSR Bidang
Lingkungan; g.
Prosedur pelaporan CSR Bidang Lingkungan; atau
h. Prosedur lain yang diperlukan perusahaan
Petunjuk Praktis Prosedur CSR Bidang Lingkungan
4.3.5 Komunikasi dengan Pemangku Kepentingan
Komunikasi tentang CSR dengan pemangku kepentingan, baik internal maupun eksternal, memiliki banyak manfaat bagi perusahaan,
diantaranya: »
meningkatkan kepedulian pemangku kepentingan tentang CSR Bidang Lingkungan,
» menunjukkan bagaimana perusahaan memenuhi komitmennya
tentang CSR Bidang Lingkungan, »
memberikan informasi kepada para pemangku kepentingan tentang dampak dari kegiatan, produk, dan jasa organisasi,
» membantu pelibatan para karyawan perusahaan untuk
mendukung program CSR Bidang Lingkungan, dan »
meningkatkan reputasi organisasi tentang upaya-upaya tanggung jawab sosialnya, keterbukaan organiasi, dan tanggung gugatnya
untuk memperkuat kepercayaan para pemangku kepentingan terhadap perusahaan.
Umumnya, dari sisi pemangku kepentingan, komunikasi dapat dilakukan melalui dua cara, yaitu komunikasi internal dan komunikasi
eksternal. Komunikasi internal dilakukan kepada para pemangku
41
Berbagai media komunikasi dapat digunakan oleh perusahaan untuk
mencapai tujuan komunikasi CSR bidang lingkungan. Berbagai media yang dapat
dipergunakan diantaranya:
1. rapat, tatap muka, diskusi kelompok, 2. acara publik,
3. forum-forum, 4. laporan,
5. newsletter, majalah, 6. poster,
7. iklan, 8. surat elektronik email,
9. video, podcast, atau 10. laman internet websites, laman
blog blog sites. 11. perusahaan.
Petunjuk Praktis Media Komunikasi CSR Bidang Lingkungan
kepentingan internal, misalnya komunikasi kepada para karyawan dan staf manajemen perusahaan. Komunikasi eksternal dilakukan
kepada pemangku kepentingan yang berada di luar perusahaan. Komunikasi eksternal dapat dilakukan kepada masyarakat sekitar,
konsumen, pihak media, legislator, pemerintah daerah, atau pihak eksternal lainnya.
Untuk membentuk dan menerapkan sistem komunikasi, tahap- tahap yang umum dilakukan adalah:
» mengidentiikasi kelompok sasaran komunikasi,
» mengidentiikasi minat dan perhatian kelompok sasaran,
» mengidentiikasi dan menetapkan jenis dan kandungan
komunikasi, »
mengidentiikasi dan menetapkan media komunikasi yang paling sesuai berdasarkan kelompok sasaran,
» melaksanakan proses komunikasi,
» melakukan evaluasi dan menentukan tingkat keefektifan
komunikasi secara periodik.
Silahkan merujuk ke ISO 14063:2006 Environmental management – Environmental Communication – Guidelines and examples Pengelolaan
lingkungan – Komunikasi lingkungan - Panduan dan contoh untuk informasi lebih jauh tentang komunikasi lingkungan.
