Modul Diklatpim Tingkat III
89 rangka memfasilitasi konsistensi kesesuaian terhadap berbagai
persyaratan teknis dan sistem kualitas serta untuk mendukung kualitas hasil akhir pekerjaan. Selain itu SOP juga bertujuan
untuk memfasilitasi pendeskripsian pekerjaan tertentu serta membantu organisasi untuk menjaga pengawasan kualitas dan
proses penjaminan kualitas serta memastikan penerapan berbagai aturan yang berlaku.
Dalam lingkup pelayanan, pengembangan dan penggunaan SOP merupakan bagian integral dari sistem pelayanan prima
yang dilakukan pegawai dengan tepat serta menjamin konsistensi kualitas dan integritas pelayanan yang dihasilkan.
SOP merupakan proses standar pengolahan pelayanan yang secara internal menjadi panduan pedomanpanduan bagi setiap
pegawai yang terlibat dalam pelaksanaan proses pelayanan tahap demi tahap.
2. Manfaat SOP
Berbagai manfaat yang akan diperoleh dari suatu standard operating procedures antara lain:
a. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan
dan kelalaian; b. SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak
tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan
proses sehari-hari; 90
Pengembangan Pelaksanaan Pelayanan Prima
c. Meningkatkan akuntabilitas
dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam
melaksanakan tugas; d. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan
memberikan pegawai cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang
telah dilakukan EMS Departemen: 1998. Disamping keempat manfaat tersebut, dari sumber yang
sama dijelaskan pula bahwa SOP juga memiliki dua manfaat lain yaitu:
a. Bagi individual staf fungsional yang melaksanakan
prosedur tertentu, manfaat yang dapat dirasakan antara lain adalah: memperjelas persyaratan dan target
pekerjaan dalam format yang siap diaplikasikan pada pekerjaan; memberikan informasi dengan detail apa
yang diharapkan oleh organisasi untuk dilakukan oleh para pegawai dalam situasi yang sering pegawai
alamihadapi; serta
meningkatkan keselamatan,
kinerja dan moral.
b. Bagi para pimpinanmanajer organisasi, manfaat
yang dapat dirasakan antara lain: menyediakan mekanisme untuk identifikasi perubahan yang
diperlukan; menyediakan informasi bagi perumusan strategi, menyediakan mekanisme dokumentasi,
menyediakan informasi
implemetasi peraturan
perundang-undangan; menyediakan informasi bagi pengembangan
training serta
evaluasi kinerja
operasional. Pada
akhirnya akan
diperoleh
Modul Diklatpim Tingkat III
91 peningkatan efisiensi operasional, akuntabilitas,
mengurangi berbagai kelemahan. Dalam pelayanan SOP dirumuskan untuk:
a. Menjamin proses berlangsung sebagaimana telah ditentukan dan dijadwalkan. Oleh karena itu, waktu
yang telah ditetapkan untuk penyelesaian satu aktifitas dalam rangka proses pelayanan dapat ditepati;
b. Memudahkan penelusuran terjadinya penyimpangan dan dapat dengan cepat dilakukan perbaikan;
c. Menjamin tersedianya data untuk penyempurnaan proses;
d. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan pelayanan;
e. Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan
sehari-hari; f. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas
pemberian pelayanan; g. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan
prosedural dalam memberikan pelayanan; h. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam
berbagai situasi; i. Membantu memberikan informasi yang diperlukan
dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja
pelayanan. 92
Pengembangan Pelaksanaan Pelayanan Prima
3. Tahapan Penyusunan SOP
