Modul Diklatpim Tingkat III
91 peningkatan efisiensi operasional, akuntabilitas,
mengurangi berbagai kelemahan. Dalam pelayanan SOP dirumuskan untuk:
a. Menjamin proses berlangsung sebagaimana telah ditentukan dan dijadwalkan. Oleh karena itu, waktu
yang telah ditetapkan untuk penyelesaian satu aktifitas dalam rangka proses pelayanan dapat ditepati;
b. Memudahkan penelusuran terjadinya penyimpangan dan dapat dengan cepat dilakukan perbaikan;
c. Menjamin tersedianya data untuk penyempurnaan proses;
d. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan pelayanan;
e. Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan
sehari-hari; f. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas
pemberian pelayanan; g. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan
prosedural dalam memberikan pelayanan; h. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam
berbagai situasi; i. Membantu memberikan informasi yang diperlukan
dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja
pelayanan. 92
Pengembangan Pelaksanaan Pelayanan Prima
3. Tahapan Penyusunan SOP
Secara garis besar, langkah-langkah yang diperlukan dalam penyusunan SOP dapat dituliskan seperti berikut ini:
a. Analisis Kebutuhan
Need Assesment
Dalam langkah awal penyusunan SOP ini akan dijelaskan mengenai analisis kebutuhan akan SOP,
identifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi SOP, serta pengembangan rencana aksitindak lanjut.
Penilaian kebutuhan SOP bertujuan untuk mengetahui sampai sejauhmana kebutuhan suatu organisasi dalam
mengembangkan SOP-nya. Untuk organisasi yang sama
Modul Diklatpim Tingkat III
93 sekali belum memiliki SOP, tentunya penilaian
kebutuhan akan sangat bermanfaat dalam menentukan ruang lingkup, jenis, dan jumlah SOP yang dibutuhkan.
Ruang lingkup akan berkaitan dengan bidang tugas mana yang prosedur-prosedur operasionalnya akan menjadi
target untuk distandarkan. Jenis akan berkaitan dengan tipe dan format SOP yang sesuai untuk diterapkan.
Sedangkan jumlah akan berkaitan dengan berapa banyak SOP yang akan dibuat sesuai dengan tingkatan
urgensinya. 94
Pengembangan Pelaksanaan Pelayanan Prima
b. Pengembangan
Developing
Dalam langkah yang kedua ini akan dibahas mengenai proses pengembangan SOP, hal-hal yang diperlukan
dalam mendukung
pengembangan SOP.
Pengembangan SOP pada dasarnya meliputi enam tahapan proses kegiatan secara berurutan yang dapat
dirinci sebagai berikut: 1 Pembentukan Tim untuk mengembangkan SOP
dengan berbagai kelengkapannya; 2 Pengumpulan
Informasi dan
Indentifikasi Alternatif;
3 Analisis dan Pemilihan Alternatif; 4 Penulisan SOP;
5 Pengujian dan Review SOP; 6 Pengesahan SOP.
Diantara tahapan penulisan, review dan pengujian SOP terdapat tahapan yang bersifat pengulangan
untuk memperoleh SOP yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan. Namun demikian, urutan proses
kegiatan ini dapat bervariasi sesuai dengan metode dan kebutuhan organisasi dalam pengembangan SOP-
nya. Secara
singkat tahapan
pengembangan SOP
sebagaimana dalam gambar berikut:
Modul Diklatpim Tingkat III
95
c. Penerapan
Implementing
Dalam bagian ini akan dijelaskan tentang perencanaan implementasi, langkah-langkah yang diperlukan untuk
mensosialisasikan SOP kepada para pengguna, pendistribusian SOP kepada pengguna, analisis
kebutuhan pelatihan
yang diperlukan,
serta pengawasan kinerja.
96
Pengembangan Pelaksanaan Pelayanan Prima
Penerapan SOP meliputi tahapan-tahapan sistematis dimulai dari langkah memperkenalkan SOP sampai
pada pengintegrasian SOP dalam pelaksanaan prosedur-prosedur keseharian oleh organisasi. Proses
penerapan harus dapat memastikan bahwa tujuan- tujuan berikut ini dapat tercapai:
1 Setiap pelaksana
mengetahui SOP
yang barudiubah dan mengetahui alasan perubahannya;
2 SalinanCopy SOP
disebarluaskan sesuai
kebutuhan dan siap diakses oleh semua pengguna yang potensial;
3 Setiap pelaksana mengetahui perannya dalam SOP dan dapat menggunakan semua pengetahuan dan
kemampuan yang dimiliki untuk menerapkan SOP secara aman dan efektif termasuk pemahaman
akan akibat yang akan terjadi bila gagal dalam melaksanakan SOP;
4 Terdapat sebuah
mekanisme untuk
memonitormemantau kinerja, mengidentifikasi masalah-masalah yang mungkin muncul, dan
menyediakan dukungan dalam proses penerapan SOP.
Keberhasilan pelaksanaan penerapan bergantung pada keberhasilan proses simulasi dan pengujian pada
tahapan pengembangan SOP. Namun demikian, keberhasilan pada tahapan tersebut juga akan
menjamin keberhasilan pada praktek senyatanya.
Modul Diklatpim Tingkat III
97 Dalam praktek senyatanya, pelaksanaan penerapan
SOP sangat tergantung kepada berbagai faktor yang meliputi seberapa jauh bentuk pengembangan
perubahan SOP yang terjadi, ukuran dan sumberdaya organisasi, serta keinginan manajemenpengelola. Jika
ternyata banyak prosedur yang telah dikembangkan, maka proses penerapan akan memerlukan waktu
sampai benar-benar dikuasai sepenuhnya oleh para pelaksana.
d. Monitoring
