82 3.
Menyiapkan kendaraan alternatif jika tidak ada kendaraan hotel yang tersedia.
4. Menyiapkan papan penyambutan sesuai dengan nama tamu.
5. Menghubungi hotel jika sudah siap menuju hotel atau tamu belum berhasil
dijumpai di bandara. 6.
Mengantar tamu dari hotel ke bandara. p.
Deskripsi pekerjaan Business Center Secretary Attendant Area kerja
: business center. Ringkasan pekerjaan : melayani tamu yang memerlukan jasa di business
center. Atasan langsung
: Chief Business Centre. Tugas pokok
: 1.
Memberikan layanan pengaturan pertemuan dengan para usahawan. 2.
Memberikan layanan penerjemahan, foto copy, pengiriman faxcimile. 3.
Membantu dan mengkonfirmasikan tiket pesanan pesawat. 4.
Bertanggung jawab dalam menjalankan tugas administrasi yang berhubungan dengan pusat bisnis.
5. Memberikan pelayanan pemakaian internet.
3.5 Peralatan dan Formulir Kantor Depan
Pada dasarnya penggunaan peralatan dan jenis formulir di hotel berbeda-beda tergantung pada sistem operasional yang digunakan, kebutuhankegunaan, dan
kebijakan hotel tersebut. Semakin canggih sistem operasional hotel, semakin canggih pula alat yang digunakannya. Begitu pula pada sistem operasional semi
otomatis, tidak digunakannya komputer, tetapi menggunakan alat bantu sederhana berupa rak. Pada sistem operasional manual tidak digunakan peralatan kecuali
telepon dengan jumlah yang terbatas, serta counter reception.
a. Peralatan yang digunakan untuk sistem hotel semi otomatis
1.1 Front office counter Counter adalah meja panjang yang digunakan untuk menerima
kedatangan tamu dan tempat menyimpan sebagian peralatan dan perlengkapan kantor depan.
83
Gambar 3.4. Front office counter
1.2 Room rackrak status kamar Dalam sistem operasional hotel semi otomatis, room rack berfungsi
untuk mengetahui setiap saat status kamar. Room rack ini disusun berdasarkan no kamar dan lantai kamar. Untuk mengetahui status kamar
maka digunakan kode warna merah untuk kamar yang occupied dihuni, serta diberi tanda kertas kecil room rack slipguest slip yang akan
diselipkan pada room rack untuk mengetahui data tamu yang menginap. Warna kuning menunjukkan kamar yang vacant dirty yang artinya kamar
tersebut kosong dan masih kotor sehingga belum bisa dijual, warna bening untuk kamar yang bisa dijual atau available room. Status kamar lainnya
seperti sleep out, out of order, occupied no luggage akan diberi tanda dengan menyelipkan slipkertas kecil yang bertuliskan status SOSleep
out, OOOOut Of Order,OOS Out of Service, atau ONLOccupied No Luggage.
84
Gambar 3.5.Room rack
1.3 Information rack Rak informasi berguna untuk mengetahui nama tamu yang menginap
di hotel, penyusunan rak ini berdasarkan alpabet nama tamu. Ketika ada tamu yang check in, maka akan dibuatkan guest slip yang diselipkan pada
room rack dan information rack. Rak ini biasanya terdapat di bagian telepon operator dan housekeepingtata graha.
1.4 Reservation rackrak pemesanan kamar Rak pemesanan kamar berada di bagian reservasi. Rak ini adalah
tempat untuk menempatkan reservation slip. Penyusunan rak ini berdasarkan tanggal kedatangan tamu menginap di hotel serta jenis tamu.
1.5 Key and Mail rackrak kunci kamar dan surat Rak ini berfungsi untuk menyimpan kunci kamar dan pesan untuk
tamu. Key mail rack ini sudah jarang ditemukan pada hotel yang besar dan hotel yang menggunakan sistem komputer. Hal ini dikarenakan jarang
digunakannya kunci pintu kamar manual, tetapi menggunakan kunci yang berbentuk kartu key cardving card sehingga tidak memerlukan tempat
khusus untuk menyimpannya. Begitu juga untuk penyimpanan surat atau pesan untuk tamu tidak memerlukan tempat khusus karena setiap ada
pesansurat untuk tamu akan dihubungi ke kamar atau diantar ke kamar.
85
Gambar 3.6 Key and mail rack
b. Peralatan yang digunakan untuk sistem hotel otomatiskomputer
