93 32. Courtessy call list
33. Onward Reservation Form for Hotel chain 34. IncognitoFull Incognito Forms
35. FruitFlower Requisition Form 36. Guest Birthday Form
37. Towels Form for Swimming Pool
38. Taxi Card
3.6 Bagian Reservasi Reservation Section
3.6.1 Pengertian Reservasi
Bagian pemesanan kamar merupakan bagian yang memiliki fungsi yang sangat vital. Ini dikarenakan tinggi rendahnya tingkat hunian kamar sangat ditentukan oleh
kemampuan bagian reservasi di dalam menangani pemesanan kamar di hotel. Seorang petugas reservasi harus memiliki kemampuan tentang dasar-dasar
reservasi, produk dan jasa yang dijual, bagaimana menjualnya atau teknik menjual, serta penggunaan teknologi komunikasi.
Reservasi adalah suatu proses permintaan pemesanan kamar dan fasilitas lain yang diinginkan oleh calon tamu untuk periode tertentu. Seluruh permintaan
pemesanan kamar ini akan ditangani oleh petugas reservasi dengan mempertimbangkan keberadaan kamar pada saat itu.
3.6.2 Tugas dan Tanggung Jawabnya
Tugas utama reservation staff adalah mencatat dan memproses seluruh pemesanan kamar secara akurat sekaligus mempromosikan produk hotel serta
menciptakan menjaga citra hotel yang baik melalui pemberian pelayanan yang maksimal. Adapun rincian tugas reservation staff yaitu:
a.
Menjual produk hotel dengan cara melakukan teknik penjualan. b.
Mempromosikan produk dan fasilitas hotel. c.
Mempertahankan pengetahuan tentang produk dan pelayanan yang ada di hotel seperti harga fasilitas promosi, harga khusus dll.
d. Menjalin hubungan yang baik dengan tamu serta mengantisipasi kebutuhan tamu.
e. Mencatat dan memproses pemesanan yang dilakukan dengan berbagai
macam media. f.
Menerima pemesanan kamar yang ada dalam daftar tunggu waiting list. g.
Memproses perubahan pemesanan kamar. h.
Mencatat metode pembayaran yang sudah diatur khusus untuk tamu rombongan dan konvensi.
94 i.
Melakukan tindakan pencegahan untuk menghindari tamu no show. j.
Meminta persetujuan FOM atau finance manager untuk pemesanan kamar yang menginginkan pembayaran kredit.
k. Membuat laporan reservasi.
l. Mengarsip data pemesanan kamar secara akurat.
3.6.3 Dasar-Dasar Reservasi
1. Manfaat pemesanan kamar
Ada beberapa manfaat yang diperoleh hotel dalam proses pemesanan kamar, yaitu: a.
Hotel akan mendapatkan informasi dari calon tamu sebelum tamu tiba, sehingga hotel menyiapkan perlengkapan yang diperlukan pada saat check
in.
b. Hotel dapat memblocking kamar, sehingga tingkat hunian kamar dapat
diketahui dalam jangka waktu tertentu. c.
Hotel dapat membuat perkiraan, sehingga perkiraan tingkat hunian kamar pada periode tertentu pula sehingga memudahkan pengaturan kebutuhan
dan pelayanan kepada pihak tamu. Sedangkan manfaat yang dapat diperoleh jika tamu melakukan pemesanan
kamar yaitu: a.
Tamu mendapatkan kamar yang telah dipesan sudah tersedia pada saat check in.
b. Tamu dapat memperkirakan berapa biaya yang harus dikeluarkan selama
menginap di hotel.
2. Klasifikasi reservasi classification of reservations
a. Individual reservation
Pemesanan kamar untuk seorang calon tamu, pasangan, atau sebuah keluarga. Pemesanan kamar ini biasanya dilakukan sendiri oleh calon
tamu atau oleh agen. Harga yang diberikan adalah harga normal atau harga paket normal ratespackage rates family plan rates.
b. Group reservation
Pemesanan kamar yang dibuat oleh agen perjalanan atau perusahaan dan biasanya secara spesifik satu jenis kamar. Seringkali harga yang
diberikan adalah harga diskon discount rates group rates.
c. Conference reservation
Pemesanan kamar untuk sebuah rombongan yang akan melakukan pertemuan di hotel. Pemesanan kamar ini biasanya dibuat oleh sebuah
organisasi, perusahaan, atau suatu asosiasi. Harga kamar yang diberikan biasanya adalah harga komersial.
