2.2.2.4 Sarana Pengawasan Melekat
Setiap atasan langsung dalam melaksanakan pengawasan melekat harus mengetahui secara tepat sarana yang sekaligus menjadi
sasarannya. Dewasa ini masih tampak bahwa pada umumnya atasan langsung tidak mengetahui sarana dan sasaran pengawasan melekat
yang tepat untuk dilaksanakan sehingga pengawasan tersebut masih kurang atau bahkan ada yang tidak dilaksanakan, meskipun tidak berarti
pengawasan tersebut belum dilaksanakan. Sarana dan sekaligus sasaran pengawasan, termasuk pengawasan
melekat oleh pimpinanatasan langsung dilingkungan satuan organisasisatuan kerja sesuai dengan Inpres No. 15 Tahun 1983
terdapat 6 enam unsur sebagai berikut : 1.
Pengorganisasian Sebuah organisasi, baik sebagai wadah maupun proses kerja
sama untuk mencapai tujuan tertentu, merupakan alat dan bukan tujuan. Oleh karena itu organisasi harus disusun sedemikian rupa
agar mampu mewadahi dan mengoperasikan volume dan beban kerja sebagai tugas pokok secara layak.
2. Kebijaksanaan
Kebijaksanaan adalah penafsiran setiap peraturan atau ketentuan yang berlaku dengan maksud membimbing dan
mengarahkan atau memberikan pembatasan pada tindakan. Kebijaksanaan dapat juga diartikan sebagai pengaturan pola tingkah
laku yang ditetapkan lebih dahulu untuk melengkapi pengaturan yang belum terdapat atau belum jelas di dalam peraturan atau
ketentuan perundang-undangan yang berlaku di lingkungan aparatur pemerintah. Dari kedua pengertian tersebut dapat disimpulkan
bahwa kebijaksanaan merupakan pernyataan kehendak atau pemikiran pimpinan untuk bertindak dengan cara-cara tertentu
sesuai dengan situasi dan kondisi yang dihadapinya pada saat pekerjaan akan dilaksanakan.
3. Prosedur kerja
Prosedur kerja adalah tata hubungan dan pentahapan kerjasama yang digunakan secara sistematis untuk melaksanakan
tugas pokok dan tugas-tugas lainnya dalam batas-batas peraturan dan ketentuan perundang-undangan yang berlaku dan kebijaksanaan
yang ditetapkan di lingkungan satu satuan organisasiunit kerja tertentu.
4. Perencanaan
Perencanaan harus dijadikan pedoman dan arahan dalam melaksanakan pekerjaan yang harus dilaksanakan secara berdisiplin,
agar targetnya dapat dicapai, baik dari segi volume yang menyangkut kualitas dan kuantitas maupun dari segi waktu.
5. Pencatatan dan Pelaporan
Pencatatan dapat diartikan sebagai cara pengendalian dalam pendayagunaan berbagai sumber daya dalam melaksanakan tugas-
tugas umum pemerintahan dan pembangunan, terutama berupa sumber financial untuk mewujudkan efisiensi dan efektifitas dalam
upaya mencapai tujuan negara. Pencatatan merupakan landasan bagi pelaporan dan sarana
bagi penilaian kegiatan. Oleh karena itu pelaporan harus dijadikan sarana untuk memberikan informasi yang actual tentang
perkembangan, kemajuan atau prestasi dan hambatan-hambatan, yang dapat digunakan untuk mengadakan tindakan koreksi dalam
menjalankan pengawasan dari jauh tidak langsung sebagai fungsi manajemen setiap pimpinan.
6. Pembinaan Personil
Dalam pembinaan personil, perekrutan calon pegawai pertama kali merupakan hal yang sangat penting. Untuk itu
sekurang-kurangnya perlu dilakukan langkah-langkah sebagai berikut :
a. Menetapkan persyaratan pekerjaan yang akan dijadikan kriteria
dalam menerima pegawai. b.
Menyeleksi personil dari dalam atau dari luar organisasiunit kerja yang memerlukannya untuk mendapatkan yang kualitasnya
sesuai tuntutan pekerjaan yang akan diembannya. Apabila kedua langkah tersebut di atas dilakukan, dapat
diharapkan diperoleh personil yang secara teknis menguasai dengan
baik bidang kerja yang dipercayakan kepadanya, sehingga dapat meringankan tugas pembinaan personil.
Sejalan dengan kedua langkah tersebut pembinaan personil yang menjadi tugas dan tanggung jawab pimpinan organisasiunit
kerja dapat dikelompokkan sebagai berikut : a.
Pembinaan personil dalam bidang teknis, bertujuan agar terus menerus memiliki kemampuan kerja yang serasi dengan
perkembangan metode, kerja dengan atau tanpa peralatan mutakhir yang paling efektif atau paling produktif.
b. Pembinaan personil dari segi sosial, bertujuan agar memiliki
kepuasan kerja dalam hubunganya dengan dedikasi, loyalitas, hubungan kerja, disiplin, motivasi untuk berprestasi, pelayanan
administrasi kepegawaian, pemberian insentif material dan nonmaterial, kerjasama, kesejahteraan dan keselamatan,
keamanan kerja dll. Sedangkan sarana pengawasan melekat menurut Adi 1992:31
dalam buku Pedoman Pengawasan Melekat meliputi : 1.
Struktur Organisasi Struktur organisasi disusun untuk memberikan kejelasan mengenai
pembagian tugas fungsi, wewenang, tanggung jawab serta hubungan antara satu unit organisasi dengan unit lainnya.
Struktur organisasi hendaknya : a.
Mampu melaksanakan kegiatan-kegiatannya secara wajar.
b. Fleksibel agar memungkinkan perubahan struktur organisasi
yang disebabkan oleh lingkungan, tujuan organisasi, kebijaksanaan atau perencanaan.
c. Berhasil guna atau berdaya guna.
Struktur organisasi yang ada perlu didukung oleh karyawan yang memenuhi syarat untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan
tugas, wewenang dan tanggung jawabnya. 2.
Kebijaksanaan Pelaksanaan Setiap pimpinan unit kerja wajib menyusun kebijaksanaan
pelaksanaan sebagai petunjuk bagi setiap bawahannya. Kebijaksanaan pelaksanaan yang dibuat harus :
a. Berdasarkan kebijaksanaan yang lebih tinggi
b. Sesuai dengan kebijaksanaan yang lebih tinggi atau yang
setingkat dalam masalah yang sama c.
Merupakan penjabaran kebijaksanaan yang lebih tinggi d.
Tertulis serta disusun secara sistematis, jelas, konsisten dan terinci
e. Dikomunikasikan secara sistematis kepada para pejabatpetugas.
Komunikasi ini diperlukan agar usaha-usahanya dalam mencapai tujuan sejalan dengan kebijaksanaan yang telah ditentukan.
3. Rencana Kerja
Rencana kerja disusun untuk memberikan kejelasan tentang tujuan, sasaran dan cara pelaksanaannya.
4. Prosedur Kerja
Prosedur kerja disusun untuk memberikan petunjuk yang jelas tentang langkah-langkah yang harus ditempuh dalam menyelesaikan
suatu kegiatan. 5.
Pencatatan dan Pelaporan Hasil Kerja Pencatatan dan pelaporan hasil kerja disusun untuk memberikan
kejelasan tentang semua informasi pelaksanaan tugas baik yang menyangkut kemajuan maupun hambatan-hambatan untuk
mengendalikan pelaksanaan kegiatan. Pencatatan dan pelaporan hasil kerja harus :
a. Berdasarkan fakta.
b. Melalui prosedur kerja yang telah ditentukan.
c. Tepat waktu dan teratur.
d. Mencakup semua aspek pelaksanaan tugas.
e. Mencakup semua tahap kegiatan.
6. Pembinaan Personil
Pembinaan personil dilakukan untuk meningkatkan kemampuan, semangat dan gairah kerja, disiplin melaksanakan tugas yang
menjadi tanggung jawabnya, dan tidak mempunyai sikap atau tindakan yang bertentangan dengan maksud serta kepentingan tugas.
7. Formulir dan Alat Standar Kerja
Untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas dan pelaksanaan pengawasan melekat, hendaknya digunakan formulir dan alat
standar kerja tertentu. Agar memperoleh kejelasan, formulir-formulir dan alat standar kerja
perlu : a.
Sederhana dan mudah dimengerti b.
Mencakup unsur-unsur yang diperlukan c.
Adanya keseragaman pola.
2.2.2.5 Pelaksanaan Pengawasan Melekat
Kategori