67
3. Sulit dilakukan update secara rutin, karena hanya satu orang administrator yang melakukan
4. Adanya tuntutan tranparansi dalam menghadapi era reformasi.
4. Tujuan dan Manfaat a. Tujuan penelitian
Tujuan penelitian ini untuk membahas bagaimana pengukuran kinerja penerapan project scope management dan implementais sistem informasi dengan studi kasus
divisi produksi PT XYZ dan diharapkan dapat memiliki pengaruh signifikan dalam upaya untuk meningkatkan proses bisnis internal perusahaan untuk menghasilkan
peningkatan yang signifikan dalam kualitas dan efisiensi operasional.
b. Manfaat penelitian Diharapkan manfaat penelitian akan dapat memberikan solusi terhadap tantangan
yang dihadapi perusahaan khususnya perusahaan industri untuk pengukuran kinerja dalam penerapan project scope management dan implementasi sistem informasi.
5. Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan pendekatan studi
kasus dan analisis dokumen organisasi sebagai obyek penelitian, juga menggunakan metode studi pustaka, yaitu menggunakan beberapa buku dan literatur yang berkaitan
dengan objek penelitian ini, terutama hal berkaitan dengan project scope management yang digunakan sebagai referensi, juga pengalaman penulis sebagai praktisi dan
konsultan di bidang sistem informasi, dengan melakukan analisis terhadap penemuan fakta dan memberikan beberapa alternatif pemecahan permasalahan yang dihadapi.
Untuk mendapatkan data yang akan diolah, maka dalam penelitian ini dilakukan teknik pengumpulan data, yaitu:
a. Studi literatur Studi literatur dilakukan dengan membaca artikel atau tulisan-tulisan yang terkait
dengan topik penelitian melalui buku, jurnal, dan internet. b. Observasi
Pada metode obsevasi ini tim melakukan pengamatan langsung pada bagian-bagian terkait dengan penelitian. Penelitian ini dibutuhkan untuk mengetahui proses bisnis
yang sedang berjalan, melihat informasi apa saja yang didapatkan dan dibutuhkan, dan teknologi yang dipakai oleh organisasi
c. Kuesioner Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberi
seperangkat pertanyaan tertulis yang akan dibagikan kepada mereka yang terlibat pada proses bisnis.
3. PEMBAHASAN
Pengembangan sebuah proyek berupa sistem informasi di perusahaan dan dokumen manajemen sistem yang akan mendukung fungsi-fungsi berikut :
Repository online Memungkinkan perusahaan untuk menyimpan dokumen atau arsip, menemukan
dokumen atau arsip yang telah tersimpan, serta mengupload dokumen atau arsip agar dapat diakses oleh pihak eksternal.
Pelayanan Respond Online Memungkinkan pihak eksternal untuk menghubungi bidang tertentu ataupun semua
bidang secara online, memungkinkan perusahaan untuk memberikan respon secara online, dan memungkinkan pihak eksternal untuk membaca respon yang diberikan oleh
perusahaan secara online. Manajemen News
Untuk mempublikasikan news kepada pihak internal atau pihak eksternal.
68
Pengguna dalam sistem perusahaan dapat digolongkan menjadi user internal dan user eksternal. User internal adalah anggota perusahaan, sedangkan user eksternal
adalah pengguna sistem di luar perusahaan. Pengembangan Metode
– metode yang digunakan
1. Project Methodology
Alternatif rute-rute dalam melewati fase pengembangan sistem, rute-rute tersebut dibedakan berdasarkan tipe proyek, tujuan teknologi, kemampuan tim developer, dan
strategi pengembangan proyek itu sendiri. Rute-rute tersebut antara lain MDD Model- driven development, RADRapid application development, dan COTS Commercial off
the shelf.
2. Perencanaan Proyek Tujuan utama perencanaan proyek adalah mempersiapkan tahapan pengembangan
proyek setiap bidang pengetahuan termasuk informasi perencanaan. 3.
Eksekusi Proyek, Pengawasan Proyek, Penyelesaian Proyek dan Post-Project Follow- Up
4.Project Documentation and Communication System Analyst dan Programmer melakukan komunikasi secara langsung sesuai
yang sudah ditentukan untuk membahas mengenai perkembangan dari implementasi yang telah dilakukan oleh Programmer, serta System Analyst memberikan
requirement yang harus dipenuhi. System Analyst dan System Owner melakukan komunikasi secara langsung pada
waktu yang sudah ditentukan untuk membahas mekanisme proses bisnis yang sedang berjalan.
Project Manager dan System Analyst melakukan pertemuan secara langsung pada waktu yang sudah ditentukan untuk melakukan quality assurance management.
Project Team secara keseluruhan akan mengadakan pertemuan setiap bulannya untuk membahas mengenai perkembangan proyek yang telah dilaksanakan.
Project Team dapat menggunakan sarana e-mail sebagai alat komunikasi untuk membahas permasalahan yang dihadapi oleh masing-masing anggota tim.
Pengukuran kinerja
Pengukuran kinerja modul produksi, dilakukan dengan menggunakan metode pengumpulan data yang digunakan adalah kuesioner. Kuesioner ditujukan kepada setiap
pengguna dari departemen produksi. Pemilihan metode kuesioner untuk pengukuran kinerja dengan penerapan project scope management adalah dianggap mampu untuk
mendapatkan hasil secara obyektif apakah penggunaan sistem telah sesuai dengan proses bisnis yang ada dan mampu memberikan solusi terhadap kinerja untuk
pengembangan sistem yang lebih baik.
Pada kuesioner yang ditujukan untuk divisi produksi, terdapat 11 user yang menggunakan sistem tersebut. Kategori pilihan jawaban atas pertanyaan yang terdapat
di dalam kuesioner: Kategori pilihan jawaban pertanyaan No. 1
a Sangat Efisien 5 menit
b Cukup Efisien 3
– 5 menit c Efisien
1 – 3 menit
d Kurang Efisien = 1 menit
e Sangat Tidak Efisien lebih lama daripada sistem lama Kategori pilihan jawaban pertanyaan No. 2
a Sangat Baik 6 modul
b Cukup Baik 5 modul
c Baik
4 modul d
Kurang Baik 3 modul
e Sangat Tidak Baik 2 modul
Kategori pilihan jawaban pertanyaan No. 3 a
Sangat Mudah 1 minggu
69
b Cukup Mudah
1 – 2 minggu
c Mudah
2 – 3 minggu
d Kurang Mudah
3 – 4 minggu
e Sangat Tidak Mudah 4 minggu
Kategori pilihan jawaban pertanyaan No. 4 a
Sangat Jarang 3 kali
b Jarang
3- 6 kali c
Sering 6
– 9 kali d
Cukup Sering 9
– 12 kali e
Sangat Sering 12 kali
Kategori pilihan jawaban pertanyaan No. 5 a
10 hari b
10 - 20 hari c
20 – 30 hari
d 1 - 2 bulan
e 2 bulan
Kategori pilihan jawaban pertanyaan No. 6 a 3 kali
b 3 – 6 kali
c 6 – 9 kali
d 9 – 12 kali
e 12 kali Bobot penilaian yang digunakan untuk pilihan dari setiap pertanyaaan adalah:
Nilai 5 diberikan untuk pilihan jawaban: a.
Sangat Efisien 5 menit b.
Sangat Baik 6 modul c.
Sangat Mudah 1 minggu d.
Sangat Jarang 3 kali
e. 10 hari
f. 3 kali
Nilai 4 diberikan untuk pilihan jawaban: a.
Cukup Efisien 3
– 5 menit b.
Cukup Baik 5 modul
c. Cukup Mudah 1
– 2 minggu d.
Jarang 3- 6 kali e.
10 – 20 hari
f. 3
– 6 kali Nilai 3 diberikan untuk pilihan jawaban:
a. Efisien 1
– 3 menit b.
Baik 4 modul c.
Mudah 2 – 3 minggu
d. Sering 6
– 9 kali e.
20 – 30 hari
f. 6
– 9 kali Nilai 2 diberikan untuk pilihan jawaban:
a. Kurang Efisien = 1 menit
b. Kurang Baik 3 modul
c. Kurang Mudah 3
– 4 minggu d.
Cukup Sering 9 – 12 kali
e. 1 - 2 bulan
f. 9
– 12 kali Nilai 1 diberikan untuk pilihan jawaban:
a. Sangat Tidak Efisien
b. Sangat Tidak Baik 2 modul
70
c. Sangat Tidak Mudah 4 minggu
d. Sangat Sering 12 kali
e. 2 bulan
f. 12 kali
Setelah bobot penilaian dikalikan dengan jumlah jawaban user dari setiap pilihan pertanyaan yang ada, maka akan didapatkan total nilai. Kemudian total nilai
dibandingkan dengan range kategori jawaban setiap pertanyaan yang diperoleh dari pengurangan total nilai maksimal dan total nilai minimal terhadap total nilai hasil
kuesioner.Kuesioner yang ditujukan untuk departemen Produksi, adalah sebagai berikut : Pertanyaan No. 1
Seberapa lama sistem dapat membantu mempercepat dalam penyelesaian pekerjaan dibandingkan dengan sistem lama?
Tabel 1 – Kuesioner
Total nilai untuk pertanyaan 1 adalah 59, maka dapat disimpulkan bahwa sistem yang diterapkan di Departemen Produksi sudah efisien dan dapat membantu mempercepat
dalam penyelesaian pekerjaan dibandingkan dengan sistem lama. Pertanyaan No. 2
Berapa jumlah modul yang sudah terintegrasi dengan baik?
Tabel 2 – Kuesioner
Total nilai untuk pertanyaan 2 adalah 44, maka maka dapat disimpulkan bahwa modul sistem di departemen produksi perusahaan sudah terintegrasi dengan baik
Pertanyaan No. 3: Berapa jumlah hari yang diperlukan oleh user Departemen Produksi dalam memahami
dan menggunakan sistem?
Tabel 3 – Kuesioner
Total nilai untuk pertanyaan 3 adalah 57, maka jumlah hari sekitar 2 – 3 minggu berarti
sistem mudah dipahami dan digunakan oleh pengguna Departemen Produksi. Pertanyaan No. 4:
Apakah systemyang diterapkan di Departemen Produksi masih sering mengalami error dalam jangka waktu 1 tahun terakhir?
71
Tabel 4 – Kuesioner
Total nilai untuk pertanyaan 4 adalah 48, maka dapat disimpulkan sistem yang diterapkan di Departemen Produksi jarang mengalami error dalam jangka waktu 1 tahun
terakhir. Pertanyaan No. 5:
Berapa lama jumlah hari pelatihan yang sudah diadakan untuk pengguna user Departemen Produksi selama 1 tahun terakhir?
Tabel 5 – Kuesioner
Total nilai untuk pertanyaan 5 adalah 66, yang membuktikan bahwa jumlah hari pelatihan yang telah diadakan untuk pengguna sistem adalah lebih dari 20 hingga 30 hari setiap
tahunnya. Pertanyaan No. 6:
Seberapa sering user Departemen Produksi membutuhkan bantuan tim support dalam menangani masalah yang terjadi pada sistem setiap bulannya?
Tabel 6 – Kuesioner
Total nilai untuk pertanyaan 6 adalah 49, maka dapat disimpulkan bahwa user Departemen Produksi membutuhkan 9
– 12 kali bantuan tim support dalam menangani masalah yang terjadi pada sistem setiap bulannya.
Implementasi sistem informasi
Salah satu konsekuensi kemajuan teknologi informasi adalah hasil pengelolaan data melalui teknologi informasi dapat diekstrak untuk menghasilkan
berbagai informasi sesuai kebutuhan pemakai. Kebutuhan informasi yang akurat, uptodate dan informatif bagi manajemen organisasi merupakan suatu hal yang mutlak
dibutuhkan. Hal ini agar manajemen organisasi dapat melakukan pengambilan keputusan untuk mengembangkan organisasi pada masa mendatang. Untuk itu, tiap organisasi
dituntut untuk melakukan berbagai usaha demi tercapainya tingkat kerja yang lebih efisiensi. Salah satu langkah untuk mencapai hal tersebut adalah penggunaan sistem
informasi berbasis teknologi. Dengan kata lain, dapat dikatakan bahwa kehadiran sistem informasi dapat meningkatkan kinerja Organisasi. Untuk mengetahui peningkatan kinerja
tersebut, maka perlu dilakukan pengukuran evaluasi kinerja terhadap pelaksanaan penerapan sistem informasi tersebut, sehingga dapat mengetahui efektifitas atau
manfaat sistem informasi secara keseluruhan. Proses pengukuran evaluasi tersebut
72
merupakan hal penting yang dapat membuktikan apakah benar dengan penerapan sistem informasi dapat meningkatkan kinerja organisasi, dengan menganalisa seberapa
besar dampak kontribusi penerapan sistem informasi bagi proses bisnis suatu Organisasi.
Keberhasilan penerapan sistem informasi yang mendukung penyempurnaan proses bisnis, dapat diukur dari tingkat ketergantungan pengguna user dan
penyederhanaan proses bisnis untu k menjadikan cara kerja yang lebih efektif. Sistem informasi membutuhkan orang-orang profesional yang memiliki kompeten untuk
mengelola berbagai informasi yang telah tersedia untuk pengambilan keputusan. Jadi mengelola sistem informasi adalah urusan mahal untuk membayar orang-orang
profesional tersebut. Biaya ini harus dipertimbangkan dengan membandingkan manfaat sistem informasi tersebut. Walaupun demikian, dampak penggunaan sistem informasi
yang efisien akan meningkatkan produktivitas sumber daya manusia, menyederhanakan proses bisnis, mengurangi tingkat kesalahan dengan mengotomatisasikan pekerjaan
yang berulang-ulang double jobs, sehingga memungkinkan terjadinya budaya dan perilaku organisasi menjadi lebih baik, dengan telah tersedianya semua informasi yang
akurat, informatif dan uptodate untuk kebutuhan manajemen dalam mengambil keputusan yang menunjang strategi bisnis, yang akhirnya dapat meningkatkan kinerja
organisasi, dimana tercapainya tingkat kepuasan pelanggan dengan memberikan solusi dan respon yang cepat dari permasalahan yang dihadapi. Dengan demikian, tingkat
manajerial tidak selalu disibukkan dengan pengumpulan data untuk penyusunan laporan bagi manajemen organisasi, tetapi sebaliknya fungsi tingkat manajerial lebih difokuskan
untuk bersinergi dalam pengambilan keputusan strategis bagi organisasi berdasarkan informasi yang telah tersedia dalam sistem informasi.
Penerapan Sistem Informasi dapat berhasil baik, maka diperlukan suatu sistem informasi yang berbasis komputer, dengan memanfaatkan kemampuan Teknologi
Informasi dalam menunjang pelaksanaan aktivitas bisnis. Struktur dari Sistem Informasi Berbasis Komputer terdiri dari hal-hal sebagai berikut :
• Kebijakan dan Strategi, peraturan organisasi misi, strategi, tujuan, sasaran bisnis,
Anggaran biaya investasi, biaya operasi, pemeliharaan, sumber pembiayaan
• Organisasi dan Sumber Daya Manusia, fungsi dan struktur organisasi mendukung
strategi bisnis, kuantitas dan kualitas sumber daya manusia yang tepat
• Sistem dan Prosedur, fungsi unit kerja dan kewenangannya ; alur data dan informasi ;
sistem pelaporan
• Data, sumber data ; volume data ; kualitas data ; tipe data • Teknologi Informasi, perangkat keras ; perangkat lunak sistem operasi, aplikasi
program ; perangkat komunikasi
• Informasi, kegunaan dan kepentingan ; ketersediaan dan keakuratan ; kemudahan
mendapatkan Berikut adalah Perbandingan setelah penggunaan sistem informasi dan sebelum
sistem informasi : setelah penggunaan sistem informasi
Waktu, waktu pengerjaan dalam membuat suatu laporan akan relatif lebih cepat, lebih
akurat dan informatif yang dapat digunakan bagi kepentingan manajemen puncak organisasi
Pengulangan pekerjaan, dengan penggunaan aplikasi program ERP, maka secara
otomatis dan bertahap akan mengurangi terjadinya pengerjaan yang berulang double job, dimana melalui aplikasi program ERP, maka setiap transaksi yang diinput pada
aplikasi program, secara otomatis dapat digunakan untuk transaksi berikutnya yang berkaitan. Hal ini tentunya akan terjadinya pengurangan waktu dalam proses bisnis.
Proses kerja, proses transaksi dengan menggunakan aplikasi program ERP, tentunya
akan lebih efisien, seperti hal yang sederhana akan terjadi pengurangan penggunaan kertas
73
Keuangan, meningkatkan kinerja keuangan dengan pengurangan nilai persediaan dan
pengurangan nilai outstanding Account Receivable, karena informasi yang real-time
Proses bisnis, penyempurnaan dan penyederhanaan bisnis proses yang praktis
merupakan hal mutlak yang harus dilakukan, demi meningkatkan kompetitif bisnis agar organisasi dapat meningkatkan keuntungan secara maksimal.
Produktivitas, meningkatkan kinerja organisasi dan meningkatkan pelayanan kepada
pelanggan customer satisfaction hanya dapat dilakukan, jika organisasi meningkatkan produktivitas dalam melakukan proses produksi.
Rantai persediaan, terintegrasi dengan supplier dan customer dalam menghasilkan
suatu produk yang dibutuhkan pelanggan hanya tercapai, jika rantai persediaan berjalan baik.
E-bisnis, tersedia fasilitas web based dalam sistem yang terintegrasi, agar proses
transaksi bisnis tidak tergantung dengan waktu dan jarak.
Komunikasi, tersedia fasilitas yang memungkinkan terjadinya komunikasi antara
supplier dengan customer secara efektif
Informasi, tersedianya berbagai informasi yang dibutuhkan untuk mendukung
operasional fungsional untuk pengambilan keputusan strategis dalam perencanaan dan pengawasan bagi manajemen puncak Organisasi
sebelum penggunaan sistem informasi : Waktu, pengerjaan proses bisnis memerlukan waktu yang relative lama dibanding
dengan cara kerja menggunakan aplikasi program ERP.
Proses transaksi, transaksi keuangan dengan multi-currency, maka diperlukan untuk
beberapa file, sehingga proses lama
Keuangan, meningkatkan biaya pengadaan inventory dan overdue saldo Account
Receivable, karena informasi yang tidak update
Proses bisnis, terjadinya duplikasi pekerjaan, sehingga terjadinya tidak efisien dalam
pekerjaan dan proses bisnis yang berbelit-belit
Produktivitas, terjadinya respon lambat, karena diperolehnya informasi yang kurang
jelas
Rantai persediaan, tidak terjadi integrasi dengan supplier dan customer E-bisnis, pekerjaan dilakukan secara tradisional, belum adanya fasilitas web based
dalam Sistem informasi yang terintegrasi
Komunikasi, tidak efektif dalam berkomunikasi antara supplier dengan customer,
sehingga sering terjadi mis-komunikasi.
Informasi, kurangnya berbagai informasi yang dibutuhkan dalam operasional
fungsional untuk pengambilan keputusan strategis dalam perencanaan dan pengawasan, maka tiap fungsional manajerial disibukkan untuk pengumpulan data-
data untuk pembuatan laporan yang dikerjakan secara manual.
Infrastruktur merupakan hal utama dalam perencanaan membangun sistem informasi. Dengan adanya infrastruktur yang kuat, maka dapat dikatakan bahwa
organisasi telah membangun pondasi yang kuat. Secara umum, Infrastruktur sistem informasi berbasis teknologi informasi yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut :
a. Orang, orang yang terlibat dalam penerapan sistem informasi merupakan faktor yang
