73
Keuangan, meningkatkan kinerja keuangan dengan pengurangan nilai persediaan dan
pengurangan nilai outstanding Account Receivable, karena informasi yang real-time
Proses bisnis, penyempurnaan dan penyederhanaan bisnis proses yang praktis
merupakan hal mutlak yang harus dilakukan, demi meningkatkan kompetitif bisnis agar organisasi dapat meningkatkan keuntungan secara maksimal.
Produktivitas, meningkatkan kinerja organisasi dan meningkatkan pelayanan kepada
pelanggan customer satisfaction hanya dapat dilakukan, jika organisasi meningkatkan produktivitas dalam melakukan proses produksi.
Rantai persediaan, terintegrasi dengan supplier dan customer dalam menghasilkan
suatu produk yang dibutuhkan pelanggan hanya tercapai, jika rantai persediaan berjalan baik.
E-bisnis, tersedia fasilitas web based dalam sistem yang terintegrasi, agar proses
transaksi bisnis tidak tergantung dengan waktu dan jarak.
Komunikasi, tersedia fasilitas yang memungkinkan terjadinya komunikasi antara
supplier dengan customer secara efektif
Informasi, tersedianya berbagai informasi yang dibutuhkan untuk mendukung
operasional fungsional untuk pengambilan keputusan strategis dalam perencanaan dan pengawasan bagi manajemen puncak Organisasi
sebelum penggunaan sistem informasi : Waktu, pengerjaan proses bisnis memerlukan waktu yang relative lama dibanding
dengan cara kerja menggunakan aplikasi program ERP.
Proses transaksi, transaksi keuangan dengan multi-currency, maka diperlukan untuk
beberapa file, sehingga proses lama
Keuangan, meningkatkan biaya pengadaan inventory dan overdue saldo Account
Receivable, karena informasi yang tidak update
Proses bisnis, terjadinya duplikasi pekerjaan, sehingga terjadinya tidak efisien dalam
pekerjaan dan proses bisnis yang berbelit-belit
Produktivitas, terjadinya respon lambat, karena diperolehnya informasi yang kurang
jelas
Rantai persediaan, tidak terjadi integrasi dengan supplier dan customer E-bisnis, pekerjaan dilakukan secara tradisional, belum adanya fasilitas web based
dalam Sistem informasi yang terintegrasi
Komunikasi, tidak efektif dalam berkomunikasi antara supplier dengan customer,
sehingga sering terjadi mis-komunikasi.
Informasi, kurangnya berbagai informasi yang dibutuhkan dalam operasional
fungsional untuk pengambilan keputusan strategis dalam perencanaan dan pengawasan, maka tiap fungsional manajerial disibukkan untuk pengumpulan data-
data untuk pembuatan laporan yang dikerjakan secara manual.
Infrastruktur merupakan hal utama dalam perencanaan membangun sistem informasi. Dengan adanya infrastruktur yang kuat, maka dapat dikatakan bahwa
organisasi telah membangun pondasi yang kuat. Secara umum, Infrastruktur sistem informasi berbasis teknologi informasi yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut :
a. Orang, orang yang terlibat dalam penerapan sistem informasi merupakan faktor yang
sangat penting, terutama dalam hal komitmen waktu, dukungan, rasa memiliki, keterlibatan, semangat, dan rasa perlawanan yang minimum.
b. Proses Bisnis, hal terpenting dalam proses yang merupakan acuan utama dalam
melakukan implementasi sistem informasi tersebut adalah sebelum mengambil keputusan menggunakan sistem informasi, maka organisasi harus sudah memiliki
bisnis prosedur yang baik yang akan diterapkan dalam implementasi dalam sistem informasi yang dibangun.
c. Teknologi, penerapan sistem informasi terintegrasi identik dengan investasi yang
relatif besar, dimana teknologi meliputi infrastruktur jaringan dan komunikasi, hardware, software.
74
KESIMPULAN
Tantangan penerapan project scope management dan implementasi sistem informasi adalah memastikan pengembangan sebuah proyek sistem informasi dapat
berdayaguna dan dapat digunakan dan berguna bagi kepentingan pengguna, manajerial, pelanggan, dan pihak terkait, dengan adanya pengukuran kinerja dan hasil pencapaian
kinerja sebagai bukti bahwa tercapainya tingkat efisien hasil pekerjaan, optimal dalam penggunaan orang dan proses bisnis. Dengan penerapan project scope management
dan sistem informasi dalam divisi produksi, terbukti bahwa peningkatan daya saing pada perusahaan tercapai dan terbukti adanya peningkatan efisiensi dan efektifitas produksi,
sehingga dapat meningkatkan produktifitas kerja, mampu menghasilkan informasi yang real-time, dokumentasi yang sistematis sehingga memudahkan pimpinan perusahaan
dalam mengambil keputusan dan akhirnya dapat meningkatkan keunggulan bersaing.
Walaupun demikian, tantangan penerapan project scope management dan implementasi sistem informasi dapat berjalan baik, bukan hanya tergantung perangkat
software yang digunakan pembelian paket software atau dilakukan in-house development, tetapi lebih ditentukan oleh kesiapan pengguna dan manajerial dalam
memberikan respon terhadap terjadinya perubahan proses bisnis. Untuk itu, diperlukan adanya tindakan untuk menyelaraskan strategis bisnis dengan strategi teknologi
informasi, dan komitmen pimpinan puncak menjadi teladan dan sumber perubahan sampai terjadinya perubahan pola pikir change mindset dari para pengguna dan
manajerial.
DAFTAR PUSTAKA
1. Groover, P. M. 2008.
“Automation, Production Systems, and Computer- Integrated Manufacturing
”. 3
rd
Edition, New Jersey: Pearson Prentice Hall. 2. Jack
T. Marchewka, 2010.
“Information technology
project management
”, 3rd Edition. John Wiley Sons, Inc. Hoboken.
3. Kathy Schwalbe, 2007.
“Information technology project management”, 5th
Edition, Course Technology. Massachusetts. 4. Kerzner, Harold, 2005.
“Project Management”, 5th Edition, New York: Van
Nostrand Reinhold. 5. Santo F.Wijaya dan Darudiarto Suparto, 2009. ERP dan Solusi Bisnis,
Graha Ilmu, Yogyakarta, ISBN : 978-979-756-472-8 6. Santo F.Wijaya dan Hendra Alianto, 2012, Esensi dan penerapan ERP dalam
Bisnis dilengkapi studi kasus aplikasi ERP dengan menggunakan metode OOAD, Graha Ilmu, Yogyakarta, ISBN : 978-979-756-744-6
7. Turban,Efraim;Aronson,JE;Liang, Ting Peng, 2005.
“Decision Support Sistem and Intelligent Sistems”, 6th Edition, Prentice Hall International, New Jersey.
75
MAC SAP Ma Chung Student Approval
Meme Susilowati
1
, Fika Aditya Agus Wibawa
2
1
Prodi Sistem Informasi - Universitas Ma Chung, Malang, me2s2006gmail.com
2
Prodi Sistem Informasi - Universitas Ma Chung, Malang, fikaditgmail.com
ABSTRAK
Penelitian ini berawal dari evaluasi dan pengamatan sistem yang sedang berjalan dimana seluruh proses penerimaan calon mahasiswa baru berlangsung secara manual
tanpa melibatkan sebuah sistem teknologi informasi yang terintegrasi secara tepat. Hal ini sangat tidak efektif mengingat setiap proses membutuhkan waktu yang lama untuk
sekedar verifikasi maupun input data calon mahasiswa. Isu pasar global 2015 juga menjadi alasan Universitas Ma Chung UMC untuk menjangkau seluruh wilayah
nusantara dengan dukungan sistem teknologi informasi yang mampu bekerja lebih efektif dan efisien.
Penulis memberikan solusi permasalahan dengan membangun Sistem Informasi Pendaftaran dan Penerimaan Mahasiswa Baru atau kami sebut dengan MAC SAP
Machung Student Approval. Sistem ini menjadi penyelesaikan atas permasalahan- permasalahan seperti pengambilan formulir dapat dilakukan secara online dimanapun,
kapanpun, kemudian informasi proses penyeleksian hingga penetapan kategori beasiswa secara realtime dan online sampai dengan mengatasi resiko kesalahan penginputan data
oleh pihak manajemen maupun calon mahasiswa. Untuk mencapai tujuan tersebut penulis menggunakan metode System Development Life Cycle SDLC dalam proses
pengembangan sistem ini. Penulis membangun MAC SAP mulai dari Identifikasi Masalah dan Objek
Pengembangan Sistem, kemudian berlanjut ke tahap perumusan kebutuhan informasi hingga tahap perancangan meliputi desain DFD Data Flow Diagram, ERD Entity
Relationship Diagram, Kamus Data, Sitemap hingga desain form input output. MAC SAP dikembangkan menggunakan bahasa pemrograman PHP Hypertext Pre Processor dan
Oracle yang merupakan salah satu perangkat lunak DBMS DataBase Management System. Dengan demikian MAC SAP berbasis web mampu menyajikan formulir
pendaftaran online yang terjangkau diseluruh wilayah nusantara. MAC SAP juga memiliki kemampuan dalam penyajian informasi yang responsive dan realtime, juga mengurangi
kegiatan input data yang berulang-ulang sehingga pengumuman penerimaan mahasiswa barupun bisa segera diketahui oleh calon mahasiswa mapun walinya. Konsep desain
MAC SAP juga dapat dikembangkan untuk instansi pendidikan lain karena proses bisnis yang ada sudah memberikan inovasi untuk alir kerja Administrasi pendaftaran dan
penerimaan mahasiswa baru secara umum. Kata kunci: sistem informasi, pendaftaran, penerimaan, mahasiswa baru
1. Pendahuluan Sistem teknologi informasi sudah merambah banyak dunia industri tanpa terkecuali
dalam instansi pendidikan. Dimana saat ini seluruh instansi pendidikan harus menyiapkan dirinya menyambut pasar global 2015 karena tantangan untuk menjadi tuan
di negeri sendiri tentu tidak mudah. Begitu pula dengan Universitas Ma Chung UMC yang merupakan salah satu dari Perguruan Tinggi Swasta PTS di wilayah Kopertis VII
Jawa Timur ini juga mempunyai target pasar seluruh wilayah Indonesia. Keinginan untuk menjangkau seluruh wilayah Indonesia demi pemerataan pendidikan maka diperlukan
pula komponen sistem teknologi informasi sebagai pendukung kelancaran proses dan penerima mahasiswa barunya.
Kebutuhan sistem informasi pada proses penerimaan mahasiswa baru ini berdasarkan kondisi sistem yang berlangsung sekarang masih manual. Hal ini berdampak pada
lamanya proses menindak-lanjutin calon mahasiswa baru yang hendak mendaftar maupun bertanya seputar proses tersebut. Sehingga berakibat masyarakat enggan untuk
76
melanjutkan proses pendaftarannya. Alhasil tujuan lembaga untuk menjangkau masyarakat luas terutama diluar jawa terhambat. Berdasarkan kondisi tersebut penulis
dapat merumuskan permasalahannya secara rinci yaitu bagaimana mengatasi proses pendaftaran, penyeleksian dan pengelolahan data calon mahasiswa sampai dengan
menghasilkan informasi seputar pendaftaran serta penerimaan mahasiswa baru. Oleh sebab itu penulis bertujuan membangun sebuah sistem informasi pendaftaran dan
penerimaan mahasiswa baru atau yang kami sebut dengan MAC SAP Machung Student Approval. Dimana sistem ini memberikan solusi permasalahan-permasalahan seperti
pengambilan formulir dapat dilakukan secara online dimanapun, kapanpun, kemudian informasi proses penyeleksian hingga penetapan kategori beasiswa secara realtime dan
online sampai dengan mengatasi resiko kesalahan penginputan data oleh pihak manajemen UMC maupun calon mahasiswa baru.
Untuk mencapai tujuan tersebut penulis menggunakan metode System Development Life Cycle SDLC dalam proses pengembangan sistem ini. Metode SDLC meliputi Identifying
problems, Determining Human Information Requirement, Analyzing system needs, Designing The recommended System, Developing and Documenting, Testing and
Maintaining The System sampai dengan tahap terakir yaitu Implementing and Evaluating The System. Kendall, 2011
MAC SAP dibangun menggunakan bahasa pemograman PHP dan Oracle sebagai pengelolah databasenya. Adapun PHP merupakan salah satu bahasa skrip yang
dirancang untuk penggunaan dengan platform web yang bersifat dinamis. Asrar, 2013 2. Pembahasan
Sesuai dengan latar belakang diatas maka pembahasan MAC SAP ini disesuaikan dengan tahapan SDLC. Tahap pertama yaitu indentifikasi masalah Identifiying Problems
yang disajikan seperti tampak pada tabel dibawah ini:
Tabel 1 : Identifikasi Masalah dan Objek Pengembangan Sistem
Identifikasi Masalah Objektif Pengembangan Sistem
Pengambilan formulir fisik untuk calon mahasiswa yang tidak berdomisili di Kota
Malang. Formulir daring online yang dapat
diakses dimana saja Belum ada pratinjau kategori grid calon
mahasiswa dalam beasiswa atau reguler dan beberapa jalur yang telah ditetapkan
UMC Pratinjau kategori grid calon mahasiswa
setelah memasukkan data formulir dan berkas yang dibutuhkan dan disetujui
admisi
Formulir fisik yang diisi calon mahasiswa dimasukkan kembali oleh admisi ke
aplikasi pengolah data Microsoft Excel. Formulir langsung diisi oleh calon
mahasiswa secara daring online, admisi hanya melakukan pengecekan
kesesuaian dengan berkas yang bersangkutan
Resiko kesalahan pemasukan data yang dilakukan oleh admisi karena data calon
mahasiswa pada berkas formulir fisik relatif banyak
Tahap kedua yaitu Kebutuhan Informasi Determining Human Information Requirement. Tahap ini merupakan tahap analisis untuk menentukan kebutuhan informasi dari
pengguna-pengguna yang terlibat dalam MAC SAP. Dimana aliran kerja diadaptasi dari proses yang ada pada sistem pendaftaran dan penerimaan mahasiswa baru di UMC.
Nantinya aliran kerja ini dapat digunakan pada perencanaan berikutnya yaitu perencanaan kebutuhan data yang dibutuhkan oleh masing-masing peng-guna dalam
penggunaannya di sistem yang direkomendasikan. Setelah memetakan proses yang terjadi pada sistem informasi pendaftaran dan penerimaan mahasiswa baru Universitas
Ma Chung, maka kebutuhan data dapat didefinisikan untuk tiap-tiap proses yang terjadi. Data yang dibutuhkan oleh pengguna telah diklasifikasikan menurut kebutuhan akses
masing-masing
77
Tahap ketiga yaitu Desain Sistem Designing the recommended System. Tahap ini
Gambar 1 : Diagram Alir Kerja
Gambar 2 : DFD level 0 MAC SAP
SITARMABAGambar 3 : Sitemap admisi
78
meliputi desain DFD Data Flow Diagram, ERD Entity Relationship Diagram, Kamus Data, Sitemap hingga desain form input output.
Tahap keempat yaitu Pengembangan dan Dokumentasi Sistem Developing and Documenting MAC SAP yang dilakukan bersamaan dengan pengembangan modul-
modul lain yang terangkum dalam grand desain sistem akademik online. MAC SAP dikembangkan menggunakan bahasa pemrograma PHP Hypertext Pre Processor dan
Oracle yang merupakan salah satu perangkat lunak DBMS DataBase Management System. Sedangkan untuk tahap selanjutnya yaitu Pengujian Testing and Maintaining
dan Evaluasi Implementing and Evaluating The System akan disampaikan secara detail pada artikel berikutnya.
3. Kesimpulan Penelitian ini pada akhirnya menyimpulkan bahwa MAC SAP dapat membantu
meminimalisasi kelemahan-kelemahan pada sistem sebelumnya yaitu: 1. Formulir Pendaftaran mahasiswa baru MAC SAP yang disajikan secara online
dapat memudahkan calon mahasiswa dalam pengisian data yang dibutuhkan untuk pendaftaran, tidak menutup kemungkinan bahwa calon mahasiswa yang
berlokasi jauh sudah dapat mengisi formulir tanpa harus datang langsung ke UMC.
2. Untuk mengetahui informasi grid jalur tes maupun grid jalur rapor sebelumnya calon mahasiswa menunggu surat pemberitahuan mengenai hal ini tetapi dengan
MAC SAP secara online, calon mahasiswa yang telah diverifikasi dapat masuk ke halaman pendaftar terverifikasi untuk melihat di grid mana calon mahasiswa
tersebut diterima dan melanjutkan dengan penandatanganan SKR Surat Keputusan Rektor atau tidak dengan memasukkan pengajuan tanggal dan
waktu persetujuan secara online.
3. Calon mahasiswa langsung mengisi formulir yang kemudian diverifikasi oleh admisi, tidak ada perulangan langkah yaitu pemindahan data pada formulir fisik
yang dipindahkan ke aplikasi pengolah data oleh admisi untuk diolah lebih lanjut. 4. Data yang dimasukkan langsung oleh calon mahasiswa dan tidak perlu
dimasukkan kembali oleh admisi yang dapat meminimalisasi kesalahan masukan oleh admisi. Sedangkan formulir untuk calon mahasiswa diperketat dengan
validasi. 5. Dengan halaman pendaftar terverifikasi serta informasi melalui email,
pemberitahuan grid maupun informasi lain kepada mahasiswa tidak terlambat dan lebih real-time.
Berdasarkan paparan diatas maka kesimpulan penulis yaitu beberapa hal pada sistem lama telah diperbaiki pada sistem baru ini tetapi beberapa kekurangan akan ditambahkan
pada saran pengembangan berikutnya MAC SAP merupakan salah satu bagian dari grand desain pengembangan sistem
akademik online. Penulis memberikan saran untuk pengembangan sistem berikutnya untuk dapat mengintegrasikannya dengan sistem akademik sehingga MAC SAP tidak
Gambar 4 : Form output Dashboard
79
berhenti sampai keluarnya SKR tetapi dapat berlanjut ke submisi mahasiswa lebih lanjut ke bagian akademik. Dengan begitu data mahasiswa dan data formulirnya akan
terhubung dan dapat dengan mudah mencari berkas-berkas terkait mahasiswa tersebut. Selain itu, beberapa metode pendataan mungkin akan berkembang seiring berjalannya
waktu, saran dari penulis adalah pengembangan sistem tersebut tetap memiliki inti yang sama, dengan kata lain melanjutkan pengembangan dengan sistem ini sehingga sistem
secara generatif berkembang sesuai kebutuhan, tidak ditutupi dengan yang baru lalu sistem yang lama ditinggalkan.
Pengkodean sistem ini masih menggunakan raw code tetapi tidak menutup kemungkinan kode-kode tersebut dapat dirapikan lalu ditetapkan sebagai framework baru untuk MAC
SAP yang bisa dijadikan dasar untuk pengembangan sistem pendaftaran dan penerimaan
Daftar Pustaka
1. Jr., Rainer, Cegieslski, RK, 2012, Introduction to Information Systems: Supporting and Transforming Business 4th edition, John Wiley Sons, Inc.,
Amerika Serikat. 2. Asrar, W, 2013, Sistem Informasi Pendaftaran Mahasiswa Baru Secara Online
Pada Yayasan Sekolah tinggi Ilmu Kesehatan STIKes Harapan Bangsa Darussalam Banda Aceh Dengan Menggunakan PHP dan MySQL, Program
Studi S1 Teknik Informatika, STMIK Ubudiyah Indonesia, Banda Aceh. 3. Kendall, JA, Kendall, EJ, 2011, System Analysis and Design: Eighth Edition,
Prentice Hall, New Jersey. 4. Coronel, C, Morris, S, Rob, P, 2010, Database Systems: Design, Implementation,
and Management, Cengage Learning, Amerika Serikat. 5. Wijaya, SWS, Mulyanto, A, Mustakim, M, 2010, Sistem Informasi Penerimaan
Mahasiswa Baru Berbasis Web Dan Wap, Seminar Nasional VI SDM Teknologi Nuklir, Yogyakarta.
80
Sistem Penunjang Keputusan Penetapan Dosen Pembimbing dan Penguji Skipsi Dengan Menggunakan Metode AHP
A Yani Ranius Universitas Bina Darma, Jl. A. Yani No 12 Palembang, ay_raniusyahoo.com
Abstraksi
Sistem Pendukung Keputusan SPK adalah sistem yang dapat membantu seseorang dalam mengambil keputusan yang akurat dan tepat sasaran. Diantara permasalahan
yang dapat diselesaikan dengan menggunakan SPK adalah penentuan dosen pembimbing dan penguji skripsi. Ada beberapa metode yang dapat digunakan dalam
membangun suatu SPK diantaranya analytical hierarchy process AHP. AHP merupakan metode yang paling banyak digunakan dalam memecahkan permasalahan yang bersifat
multikriteria. Penelitian ini menggunakan metode AHP dalam menentukan dosen pembimbing dan penguji skripsi. Kriteria dosen yang menjadi dasar pengambilan
keputusan dalam menentukan dosen pembimbing dan penguji skripsi antara lain dosen yang memiliki jenjang akademik, kualifikasi pendidikan, dan golongan jabatan dosen.
Produktivitas berarti apakah jumlah yang dibimbing atau yang diuji tersebut logis atau tidak, dilihat dari jumlah mahasiswa yang mengajukan skripsi, jumlah dosen yang akan
ditetapkan sebagai pembimbing atau penguji, dan jumlah peserta ujian dalam satu semester. Adapun hasil akhir dalam penelitian ini adalah hasil prioritas kriteria dosen
sebagai pembimbing I atau II dan penguji I atau II, yang diurutkan dari yang tertinggi hingga terendah, sehingga penentuan dosen pembimbing dan penguji dapat dengan
mudah ditentukan. Kata kunci : Dosen, Pembimbing, Penguji, AHP.
Latar Belakang
Perkembangan teknologi
informasi saat
ini sudah
sedemikian pesat.
Perkembangan yang pesat tersebut tidak hanya dari sisi teknologi perangkat keras dan perangkat lunak saja, akan tetapi juga termasuk metode komputasinya ikut berkembang.
Metode komputasi yang cukup berkembang saat ini adalah metode sistem pengambilan keputusan Decisions Support System. Pada teknologi informasi, sistem pengambilan
keputusan merupakan cabang ilmu yang letaknya diantara system informasi dan sistem cerdas.
Sistem pengambilan keputusan juga membutuhkan teknologi informasi karena di era globalisasi, suatu instansi dituntut untuk bergerak cepat saat mengambil suatu
keputusan dan tindakan diantaranya adalah penetapan dosen pembimbing dan penguji skripsi. Mengacu kepada solusi yang ada pada metode AHP Analytical Hierarcy
Process untuk membantu membuat keputusan, seorang decision maker dapat menentukan keputusan tentang penetapan dosen pembimbing dan penguji secara
objektif berdasarkan multi kriteria yang ditentukan.
Pengambilan keputusan menetapkan dosen pembimbing dan penguji juga mengandalkan kriteria-kriteria sesuai dengan metode AHP yaitu metode pengambilan
keputusan yang multi kriteria. Kriteria menetapkan dosen pembimbing dan penguji yang dipergunakan untuk mengambil keputusan akan sangat baik menggunakan metode AHP
dengan multi kriteria. Permasalahan
Permasalahan yang ada disebabkan sulitnya menentukan dosen pembimbing dan penguji berdasarkan kriteria dalam menetapkan dosen pembimbing dan penguji yang
nantinya akan ditetapkan berdasarkan dosen yang memiliki jenjang akademik, urutan dosen yang memiliki kualifikasi pendidikan, jumlah bimbingan dan penguji yang logis.
Tujuan
Tujuan dari penelitian ini adalah memberi pengetahuan tentang arti dari metode AHP dan untuk membuat menetapkan keputusan yang dapat membantu ketua program
81
studi atau pihak terkait untuk mengambil keputusan yang terbaik guna mencapai hasil yang maksimal.
Pengertian Metode AHP
Metode AHP adalah sebuah kerangka untuk mengambil keputusan dengan efektif atas persoalan yang kompleks dengan menyederhanakan dan mempercepat proses
pengambilan keputusan dengan mengurai persoalan tersebut kedalam bagian- bagiannya. Metode AHP membantu memecahkan persoalan yang kompleks dengan
menstruktur suatu hirarki kriteria, pihak yang berkepentingan, hasil dan didasari dari berbagai pertimbangan guna mengembangkan bobot atau prioritas. Metode ini juga
menggabungkan kriteria yang ditentukan dan logika sesuai aturan dari berbagai persoalan, selanjutnya dengan menyeimbangkan dari berbagai pertimbangan yang
beragam menjadi hasil yang cocok untuk diterapkan Saaty, 1993.
Proses hierarki adalah suatu model yang memberikan kesempatan bagi perorangan atau kelompok untuk membangun kebijakan dan mendefinisikan persoalan
dengan cara membuat perkiraan agar masing-masing dapat memperoleh pemecahan dari persoalan yang ada sesuai dengan yang diinginkan Ada dua alasan untuk
menyatakan suatu tindakan akan lebih baik dibanding tindakan lain. Pertama adalah pengaruh tindakan tersebut kadang-kadang tidak dapat dibandingkan karena sutu ukuran
atau bidang yang berbeda. Kedua adalah menyatakan bahwa pengaruh tindakan tersebut kadang-kadang saling bentrok, yang berarti perbaikan pengaruh tindakan
tersebut yang satu dapat dicapai dan yang lainnya tidak. Dari alasan tersebut akan menyulitkan dalam membuat ekuivalensi antar pengaruh sehingga diperlukan suatu skala
luwes yang disebut prioritas.
Prinsip Dasar dan Aksioma AHP AHP berdasarkan atas 3 prinsip dasar yaitu:
1. Dekomposisi, dengan prinsip ini struktur masalah yang kompleks dibagi menjadi bagian-bagian secara hierarki. Tujuannya untuk mendefinisikan dari yang umum
sampai khusus. Bentuk yang paling sederhana struktur akan dibandingkan dengan tujuan, kriteria dan level alternatif. Himpunan alternatif dapat dibagi dengan lebih
banyak menjadi tingkatan yang lebih detail, mencakup lebih banyak kriteria yang lain. Level paling atas dari hirarki tersebut merupakan tujuan yang terdiri atas satu
elemen. Level berikutnya mungkin memiliki beberapa elemen, dari elemen-elemen tersebut bisa dibandingkan apakah memiliki kepentingan yang hampir sama dan
tidak memiliki perbedaan yang terlalu mencolok. Bila perbedaan tersebut terlalu besar harus dibuatkan level yang baru.
2. Perbandingan penilaianpertimbangan comparative judgments, menggunakan prinsip ini akan dibangun perbandingan berpasangan dari semua elemen yang ada
dengan tujuan menghasilkan skala kepentingan relatif dari elemen yang ada. Penilaian dapat menghasilkan skala penilaian yang berupa angka. Perbandingan
seacara berpasangan dalam bentuk matriks bila dikombinasikan akan menghasilkan prioritas.
3. Sintesa prioritas, dilakukan dengan mengalikan prioritas lokal dengan prioritas dari kriteria bersangkutan di level atasnya dan menambahkannya ke tiap elemen dalam
level yang dipengaruhi oleh kriteria. Hasil yang diperoleh berupa gabungan atau dikenal dengan prioritas global yang kemudian digunakan untuk memboboti prioritas
lokal dari elemen di level terendah sesuai dengan kriterianya.
AHP didasarkan atas 3 aksioma utama yaitu : 1. Aksioma resiprokal, menyatakan jika PC EA,EB adalah sebuah perbandingan
berpasangan antara elemen A dan elemen B, yang memperhitungkan C sebagai elemen parent, hal ini menunjukan berapa kali lebih banyak properti yang dimiliki
elemen A terhadap B, maka PC EB,EA= 1 PC EA,EB. Misalnya jika A 5 kali lebih besar dari B, maka B=15 A.
2. Aksioma homogenitas, menyatakan bahwa elemen yang dibandingkan tidak berbeda terlalu jauh. Bila perbedaan terlalu besar, hasil yang didapatkan
82
mempunyai nilai kesalahan yang tinggi. Saat hirarki dibangun harus berusaha mengatur elemen-elemen agar elemen tersebut tidak menghasilkan hasil dengan
akurasi rendah dan inkonsistensi tinggi. 3. Aksioma ketergantungan, menyatakan bahwa prioritas elemen dalam hirarki tidak
bergantung pada elemen level di bawahnya. Aksioma ini bisa menerapkan prinsip komposisi hirarki.
Kelebihan dan Kekurangan Metode AHP Kelebihan
1. Struktur yang berhierarki sebagai konsekwensi dari kriteria yang dipilih sampai
pada sub-sub kriteria yang paling dalam. 2.
Memperhitungkan validitas sampai batas toleransi inkonsentrasi sebagai kriteria dan alternatif yang dipilih oleh para pengambil keputusan.
3. Memperhitungkan daya tahan atau ketahanan output analisis sensitivitas
pengambilan keputusan. Kelemahan
1. Ketergantungan model AHP pada input utamanya. Masukan utama berupa pendapat seorang ahli sehingga dalam hal ini melibatkan
subyektifitas sang ahli selain itu juga model menjadi tidak berarti jika ahli tersebut memberikan penilaian yang keliru.
2. Metode AHP ini hanya metode matematis tanpa ada pengujian secara statistik sehingga tidak ada batas kepercayaan dari kebenaran model yang terbentuk.
Metode pairwise comparison
Metode ―pairwise comparison‖ AHP mempunyai kemampuan untuk memecahkan masalah yang diteliti multi obyek dan multi kriteria yang berdasar pada perbandingan
preferensi dari tiap elemen dalam hierarki. Model ini merupakan model yang komperehensif yang dapat membuat keputusan untuk menetukan pilihan atas pasangan
perbandingan yang sederhana, dapat membangun semua prioritas untuk urutan alternatif. Pairwaise comparison AHP menggunakan data yang ada bersifat kualitatif
berdasarkan pada pendapat, pengalaman, intuisi sehingga dirasakan dan diamati, namun kelengkapan data numerik tidak dapat menunjang untuk memodelkan secara
kuantitatif.
Tahapan Dalam Metode AHP Langkah
– langkah dan proses Analisis Hierarki Proses AHP adalah sebagai berikut 1.
Mendefinisikan permasalahan dan menentukan tujuan. Jika AHP digunakan untuk memilih dari alternatif yang ada atau menyusun prioriras alternatif, tahapan
ini dilakukan untuk pengembangan alternatif. 2.
Menyusun masalah kedalam hierarki sehingga permasalahan yang kompleks dapat ditinjau dari sisi yang detail dan terukur.
3. Penyusunan prioritas untuk tiap elemen masalah pada hierarki. Proses tersebut
menghasilkan bobot atau kontribusi elemen terhadap pencapaian tujuan sehingga elemen dengan bobot tertinggi memiliki prioritas penanganan. Prioritas
yang dihasilkan dari suatu matriks perbandinagan berpasangan antara seluruh elemen pada tingkat hierarki yang sama.
4. Melakukan pengujian konsitensi terhadap perbandingan antar elemen yang
didapatkan pada tiap tingkat hierarki. Sedangkan langkah-
langkah ―pairwise comparison‖ AHP adalah 1.
Pengambilan data dari obyek yang diteliti. 2.
Menghitung data dari bobot perbandingan berpasangan responden dengan metode ―pairwise comparison‖ AHP berdasar hasil kuisioner.
3. Menghitung rata-rata rasio konsistensi dari masing-masing responden.
4. Pengolahan dengan metode ―pairwise comparison‖ AHP.
5. Setelah dilakukan pengolahan tersebut, maka disimpulkan adanya konsitensi
atau tidak, bila data tidak konsisten maka diulangi lagi dengan pengambilan data
83
seperti semula, namun sebaliknya maka akan digolongkan data terbobot yang selanjutnya dapat dicari nilai beta b.
Menentukan Pembimbing dan Penguji
Saat menentukan siapa dosen pembimbing dan penguji seorang mahasiswa dalam membuat dan melaksanakan ujian skripsi ditententukan oleh dosen yang memiliki
jenjang akademik, urutan dosen yang memiliki kualifikasi pendidikan, dan golongan. Jumlah yang dibimbing ataupun yang diuji dosen juga menjadi pertimbangan secara logis
dapat dijalankan atau tidak. Pertimbangan lain adalah dilihat dari jumlah mahasiswa yang mengajukan skripsi, jumlah dosen yang akan ditetapkan sebagai pembimbing atau
penguji, dan dari jawdal ujian yang ditetapkan dalam satu semester. Penyelesaian
1. Langkah pertama
Menentukan botot dari masing – masing kriteria.
Jenjang akademik lebih penting 2 kali dari pada
kualifikasi pendidikan. Jenjang akademik
lebih penting 3 kali dari pada golongan.
Kualifikasi pendidikan lebih penting 1.5 kali dari pada
golongan. Pair Comparation Matrix
Kriteria Jenjang
akademik Kualifikasi
pendidikan Golongan
Priority Vector
Jenjang akademik 1
2 3
0,5455 Kualifikasi pendidikan
0,5 1
1,5 0,2727
Golongan 0,333
0,667 1
0,1818 Jumlah
1,833 3,667
5,5 1,0000
Pricipal Eigen Value lmax 3,00
Consistency Index CI Consistency Ratio CR
0,0 Dari gambar diatas, Prioity Vector kolom paling kanan menunjukan bobot
dari masing-masing kriteria, jadi dalam hal ini Jenjang akademik merupakan bobot tertinggiterpenting, disusul kualifikasi pendidikan dan yang terakhir adalah golongan.
Cara menentukan tabel tersebut : 1. Untuk perbandingan antara masing
–masing kriteria berasal dari bobot yang telah ditetapkan pertama kali.
2. Sedangkan untuk baris jumlah, merupakan hasil proses penjumlahan vertikal dari masing
–masing kriteria. 3. Untuk Priority Vector didapat dari hasil penjumlahan dari semua sel disebelah
kirinya pada
baris yang
sama setelah
terlebih dahulu
dibagi dengan jumlah yang ada dibawahnya, selanjutnya hasil penjumlahan tersebut
dibagi dengan angka 3. 4. Untuk mencari Principal Eigen Value lmax rumusnya adalah menjumlahkan
hasil perkalian antara sel pada baris jumlah dan sel pada kolom Priority Vector 5. Menghitung Consistency Index CI dengan rumus CI = lmax-nn-1
6. Sedangkan untuk menghitung nilai CR Menggunakan rumuas CR = CIRI , nilai RI didapat dari :
N 1
2 3
4 5
6 7
8 9
10
RI 5,8
0,9 1,12
1,24 1,32
1,41 1,45
1,49 Jadi untuk n=3, RI=0.58. Jika hasil perhitungan CR lebih kecil atau sama dengan
10, ketidak konsistenan masih bisa diterima, sebaliknya jika lebih besar dari 10, tidak bisa diterima.
84
2. Langkah Kedua
Berdasarkan penetapan pembimbing dan penguji semester sebelumnya telah ditentukan jumlah dosen pembimbing dan penguji dengan memperhatikan jumlah
mahasiswa yang dapat menyelesikan skripsinya disebut sebagai pair-wire comparation.
Jenjang akademik lebih penting 2 kali dari pada
kualifikasi pendidikan. Jenjang akademik
lebih penting 3 kali dari pada golongan.
Kualifikasi pendidikan lebih penting 1.5 kali dari pada
golongan. Pembimbing I 4 kali
Jenjang nya lebih tinggi daripada Pembimbing II
Pembimbing I 3 kali Jenjang
nya lebih tinggi dari pada Penguji I Pembimbing II 12 kali
Jenjang nya lebih tinggi dari pada Penguji I
Pembimbing I 13 kali kualifikasi pendidikan
daripada Pembimbing II Pembimbing I 14 kali
kualifikasi pendidikan dari pada Penguji I
Pembimbing II 12 kali kualifikasi pendidikan
dari pada Penguji I
Dari hasil penilaian tersebut maka dapat dibuat table disebut Pair-wire comparation matrix
Jenjang akademik Pemb. I
Pemb. II Penguji I
Priority Vector
Pemb. I 1
4 3
0,6233 Pemb. II
0,25 1
0,5 0,1373
Penguji I 0,333
2 1
0,2394
Pricipal Eigen Value lmax 3,025
Consistency Index CI 0,01
Consistency Ratio CR 2,2
Kualifikasi pendidikan
Pemb. I Pemb. II
Penguji I Priority
Vector
Pemb. I 1
0,333 0,25
0,1226 Pemb. II
3 1
0,5 0,3202
Penguji I 4
2 1
0,5572 Jumlah
8 3,333
1,75 1,0000
Pricipal Eigen Value lmax 3,023
Consistency Index CI 0,01
Consistency Ratio CR 2,0
Kualifikasi pendidikan
Pemb. I Pemb. II
Penguji I Priority
Vector
Pemb. I 1,00
0,010 0,10
0,0090 Pemb. II
100,00 1,00
10,0 0,9009
Penguji I 10,00
0,100 1,0
0,0901 Jumlah
111,00 1,11
11,10 1,0000
Pricipal Eigen Value lmax 3
Consistency Index CI Consistency Ratio CR
0,0
3. Langkah ketiga
Setelah mendapatkan bobot untuk ketiga kriteria dan skor untuk masing-masing kriteria bagi ketiga pilihan, maka langkah terakhir adalah menghitung total skor untuk
ketiga kriteria tersebut. Dapat dirangkum semua hasil penilaiannya tersebut dalam bentuk tabel yang disebut Overall composite weight, seperti berikut :
85
Overall composit weight Pemb. I
Pemb. II Penguji I
Penguji II Jenjang akademik
0,5455 0,6233
0,1373 0,2394
Kualifikasi pendidikan 0,2727
0,1226 0,3202
0,5572
Golongan 0,1818
0,0090 0,9009
0,0901
Composit Weight 0,3751
0,3260 0,2989
Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil adalah sebagai berikut : 1. Memakai metode ini dapat memberikan pertimbangan untuk menentukan
pembimbing dan penguji skipsi berdasarkan kriteria yang ditetapkan. 2. Keputusan dapat membantu dan menghindari kesalahan dalam penentuan
perimbangan siapa dapat membimbing dan menguji skipsi dapat berkurang.
Daftar Pustaka
1. Dewayana, A Budi. 2009, Pemilihan Pemasok Cooper Rod menggunakan Metode ANP Studi Kasus: PT. Olex Cables Indonesia
OLEXINDO, Jurnal. UNDIP 2. Erika Susilo. 2011. Sistem Pendukung Keputusan Perizinan dan Penempatan
Kolam Jaring Terapung Menggunakan Metode AHP Studi Kasus PT. PJB Cirata Badan Pengelolaan Waduk Cirata, Jurnal. Universitas Komputer Indonesia
3. http:haniif.wordpress.com23-tinjauan-pustaka-sistem-pendukung-keputusan-spk 4. http:bangded.blogspot.com201104penerapan-metode-ahp.html
5. http:blog.uad.ac.idsulisworo20090416analisis-hierarki-proses 6. http:piithaselaludisinii.blogspot.com201104macam-macam-metode-sistem-
penunjang.html 7. Permenpan no 12 tahun 2013 tentang Jabatan fungsional dosen dan angka
kreditnya. 8. Saaty, TL. 1993. The Analytical Hierarchy Process : Planning, Priority, Setting,
Resources Allocation. The Wharton Scholl. University of Pennsylvania
86
Optimalisasi Pengelolaan Aset Perguruan Tinggi di UMC
Hendro Poerbo Prasetiya
1
, Dede Wahyu Hidayat
2
1
JurusanSistem Informasi, Universitas Ma Chung Malang, hendro.poerbomachung.ac.id
2
JurusanSistem Informasi, Universitas Ma Chung Malang,dd.wahyu16gmail.com
ABSTRAK
Setiap perguruan tinggi memiliki aset yang harus dikelola dengan baikkarenaaset-aset tersebut merupakan nilai dari sesuatu yang dimiliki oleh sebuah
perguruan tinggi. Setiap tahun aset akan bertambah jumlahnya sesuai dengan perkembangan perguruan tinggi tersebut. Seiring berjalannya waktu aset-aset yang
dimiliki pasti akan mengalami perubahan kondisi baik itu habis, rusak, dalam perbaikan atau bahkan hilang.kondisi-kondisi ini menyebabkan perlu adanya pengelolaan aset yang
tepat dan cepat.
Optimalisasi pengelolaan aset di universitas Ma Chung UMC perlu di lakukan karena didalam pengelolaannya tenaga yang dimiliki tidak sebanding dengan jumlah aset
yang harus dikelola.Disamping itu juga tidak adanya sistem khusus untuk menangani aset-aset tersebut.Untuk itu perlu dibuat suatu sistem informasi yang dapat menangani
dan pengelolaan aset-aset tersebut.Optimalisasi pengelolaan aset di Universitas Ma Chung dilakukan dengan cara membangun sebuah Sistem Informasi manajemen aset
yang dirancang secara online berbasis web dengan melibatkan berbagai pihak yang terkaitdengan penanganan aset UMC.Sistem juga dirancang agar bisa terintegrasi
dengan basis data dan sistem informasi perguruan tinggi yang sudah ada di UMCsehingga akan memberi kemudahan-kemudahan bagi penggunanya.
Sistem Informasi manajemen aset di UMC yang dibuat telah menunjukkan hasil yang sesuai dengan yang diharapkan meskipun masih ada beberapa bagian yang perlu
diperbaiki dan disempurnakan.penggunaan Sistem Inforasi Manajemen aset telah membantu para pengelola aset di universitas Ma Chung didalam menangani pengelolaan
aset-asetnya sehingga penanganan pengelolaan aset di UMC menjadi lebih lebih optimal darisebelumnya.
Kata kunci
— Sistem Informasi ,Manajemen, Aset, Optimalisasi
1.Pendahuluan
Setiap perguruan tinggi memiliki aset yang harus dikelola dengan baikkarenaaset-aset tersebut merupakan nilai dari sesuatu yang dimiliki oleh sebuah
perguruan tinggi.Setiap tahun aset akan bertambah jumlahnya sesuai dengan perkembangan perguruan tinggi tersebut.Setiaptahun Universitas Ma chungUMC selalu
menganggarkan biaya untuk pengadaan aset. Pihak-pihak yang mengajukan permintaan aset adalah Fakultas dan direktorat direktorat yang ada di UMC. Pengelolaan dan
perawatan aset-aset UMC dilakukan oleh Direktorat adalah Direktorat Pemeliharaan Pelayanan Kampus P2K. Setiap awal dan akhir semester Direktorat P2K selalu
disibukkan dengan kegiatan pengelolaan aset-aset UMC. Mulai dari pengecekan kondisi aset, perbaikan aset, perawatan aset bahkan auditterhadap seluruh aset yang dimiliki
oleh UMC dan melakukan audit setiap kondisi aset karena Seiring berjalannya waktu aset-aset yang dimiliki pasti akan mengalami perubahan kondisi baik itu habis, rusak,
dalam perbaikan atau bahkan hilang. Seluruh kegiatan yang ditangani oleh Direktorat P2K masih menggunakan cara manual dan belum terkomputerisasi. Data masih disimpan
dalam bentuk excel. Proses pencarian informasi tentang data aset akan memerlukan waktu yang tidak sedikit jika masih menggunakan excel. Dalam pembuatan kartu
inventaris dan laporan pengajuan aset masih menggunakan excel, sangat mungkin terjadi human error. Hal ini sangat menyulitkan Direktorat P2K dalam mengelola aset
yang ada di UMC apalagi tenaga yang dimiliki tidak sebanding dengan jumlah aset yang harus dikelola.Untuk itu di perlukan sebuah sistem informasi manajemen aset.
87
Manajemena setadalah serangkaian kegiatan yang terkait dengan mengidentifika siapa saja yang dibutuhkan aset, mengidentifikasi kebutuhan dana, memperoleh aset,
menyediakan sistem dukungan logistik dan pemeliharaan untuk aset, menghapus atau memperbaharui aset sehinggas ecara efektif dan efisien dapat memenuhi tujuan
Hastings,2010.
Direktorat P2K UMC memerlukan sebuah system informasi manajemen aset yang bisa membantu pencatatan aset serta memudahkan pemeliharaan aset yang di
UMC. Kegiatan manajemen aset dimulai dari identikfikasi aset, menentukan rating dan melakukan inventerisasi aset penilaian atas kondisi aset serta penilaian atas aset itu
sendiri, mencatat sisa hidup aset, siklus pembiayaannya dan menganalisis kesenjangan yang ada. Aset juga perlu di monitoring atau dirawat. Aplikasi yang di butuhkan juga
harus fleksible dan mobile agar bisa digunakan di manapun dan diakses dari manapun. Teknologi yang cocok untuk aplikasi yang dibutuhkan oleh Direktorat Pemeliharaan
Pelayanan Kampus adalah teknologi internet yaitu website aplication. Untuk mendukung penyimpanan data yaitu menggunakan teknologi basisdata Oracle.
Sistem informasi manajemen aset ini mampu mengatasi kesulitan Direktorat P2K dalam mengelola aset yang ada di UMC diantara lain dalam hal pencatatan aset,
pencarian informasi aset yang dimiliki UMC dan pembuatan laporan, kartu inventaris aset, pencetakan barcode dan menyajikan laporan bagi manajemen kampus sehingga
optimalisasi pengelolaan aset dapat tercapai. 2. Pembahasan
2.1 Metodologi dan analisa kebutuhan
Metodelogi yang digunakan untuk pengembangan Sistem Informasi Manajaemen Aset adalah metode wawancara pada Direktorat P2K yang diguanakan untuk keperluan
melihat proses bisnis yang ada dan membuat daftar kebutuhan user. Sedangkan untuk Metodelogi pengembangan sistem yang digunakan adalah SDLC System Development
Life Cycle. Pada tahap analisa kebutuhandilakukanpenjabaransecara detail mengenaihal-hal yang
diinginkanolehpenggunasistemininantinya.
Padatahapinidilakukaninvestigasi yang
lebihmendalammengenaialursistemsehinggadapatterlihatsecarajelas. Seperti
tampak
pada tabel 1. Tabel1TabelAnalisaKebutuhan
ID Deskripsi
1 KebutuhanFungsionalSistem
1.1 Sistemdapatmenampilkan data barang
1.1.1 Sistem dapat menampilkan data rekapitulasi barang per periode barang
elektronik non komputer, meubeller, ATK, mobil, dan Gedungruangan
1.1.2 Sistem dapat menampilkan data barang yang belum disetujui maupun belum
disetujui barang elektronik non komputer, meubeller, ATK, mobil, dan Gedungruangan
1.1.3 Sistemdapatmenampilkan data barang per jenis, seperti barang elektronik non
komputer, meubeller, ATK, mobil, dan Gedungruangan
1.1.4 Sistem dapat menampilkan barang masuk dan keluar, seperti barang elektronik
non komputer, meubeller, ATK, mobil, dan Gedungruangan
1.1.5 Sistemdapatmembuatkodebarang barcode
1.1.6 Sistem dapat menampilkan data barang per kondisi, seperti ruangan dengan
kondisi yang masih diperbaiki atau normal bisa dipakai, mobil yang sedang mengalami kerusakan, atau kursi yang sedang rusak dan berada di gudang
1.1.7 Sistem dapat menampilkan data barang per Unit
1.1.8 Sistem dapat menampilkan data barang per ruangan, barang meubeler dan
alat elektronik non komputer dapat di ketahui lokasinya.
1.1.9 Sistem dapat menampilkan data barang per tanggal datang
1.1.10 Sistemdapatmenampilkanlokasi barang, seperti barang elektronik non komputer,
meubeller, ATK, mobil, dan Gedungruangan
88
ID Deskripsi
1.1.11 Sistem dapat menampilkan data barang dengan scanning barcode 1.2
Sistemdapatmenampilkan data Unit 1.2.1
Sistemdapatmenampilkanstokbarang yang ada unit, barang yang sering di monitoring seperti ATK yaitu kertas, spidol, dll
1.2.2 Sistemdapatmenampilkandata barang yang diajukan oleh unit baik yang telah
disetujui maupun belum disetujui
1.2.3 Sistem dapat menampilkan data barang-barang yang ada di unit
1.2.4 Sistem dapat menampilkan barang yang sudah diterima atau masih dalam
pengadaan
1.3 Sistemdapatmenampilkan data Ruangan
