Pengelolaan Perpustakaan FKIP UNS dalam Rangka Meningkatkan

commit to user 56 c Petugas memasukkan data anggota dan barcode buku kedalam sistem peminjaman UNSLA UNS Library Automation buatan UPT Pusat Komputer PUSKOM UNS. d Petugas memberi stempel tanggal pengembalian buku pada slip tanggal yang ada dibuku. e Petugas menyerahkan buku dan kartu anggota kepada pengunjung. Sedangkan prosedur pengembalian buku perpustakaan FKIP UNS meliputi: a Pengunjung menyerahkan buku kepada petugas. b petugas memasukkan barcode buku kedalam sistem pengembalian UNSLA. c Petugas melihat keterlambatan pengunjung mengembalikan buku. d Petugas menentukan denda sesuai peraturan yaitu Rp. 200,00 per buku per hari. e Pengunjung membayar sejumlah denda sesuai peraturan.

B. Deskripsi Permasalahan Penelitian

Perpustakaan merupakan suatu tempat yang menyediakan bahan pustaka untuk dipinjam atau dibaca secara berkesinambungan. Suatu perpustakaan sebagai pusat sumber pengetahuan dan informasi yang dibutuhkan oleh masyarakat penggunanya. Dalam melayani pengunjung, perpustakaan memerlukan suatu pengelolaan yang baik, rapi dan menarik sehingga dapat memberikan kepuasan dan kenyamanan pengunjung. Pengunjung yang merasa puas tidak akan segan untuk kembali ke perpustakaan FKIP UNS. Hal itu berarti perpustakaan dapat meningkatkan minat dan keinginan penggunanya untuk berkunjung sehingga pada akhirnya dapat meningkatkan minat civitas akademika untuk membaca.

1. Pengelolaan Perpustakaan FKIP UNS dalam Rangka Meningkatkan

Minat Baca Civitas Akademika di Perpustakaan FKIP UNS Pengelolaan perpustakaan adalah proses kegiatan mengkoordinasikan seluruh sumber daya yang ada guna mencapai tujuan yaitu memperluas wawasan dan pengetahuan civitas akademika. Untuk dapat mewujudkan tujuannya maka commit to user 57 diperlukan usaha perpustakaan FKIP UNS untuk meningkatkan minat baca civitas akademika. Untuk dapat meningkatkan minat baca civitas akademika FKIP UNS, perpustakaan harus dapat memberikan pelayanan yang baik dan memuaskan kepada semua pengunjungnya tanpa membedakan usia, jenis kelamin dan perbedaan-perbedaan lainnya. Dengan adanya pelayanan yang baik maka civitas akademika FKIP UNS akan senang untuk berkunjung ke perpustakaan FKIP UNS. Suatu pelayanan yang baik dan memuaskan dapat terwujud jika perpustakaan FKIP UNS dapat melaksanakan pengelolaan yang baik. Pengelolaan perpustakaan FKIP UNS dalam rangka meningkatkan minat baca dapat dilihat dari pengelolaan unsur-unsur yang terdapat di dalam perpustakaan yaitu: a. Pengelolaan Personalia Perpustakaan FKIP UNS Personalia perpustakaan atau pustakawanan adalah seseorang yang melaksanakan kegiatan perpustakaan dengan jalan memberikan pelayanan kepada pengunjung perpustakaan. Pustakawan adalah unsur terpenting yang menggerakkan unsur-unsur perpustakaan yang lain untuk mencapai tujuan. Pengelolaan personalia perpustakaan yang dijalankan di perpustakaan FKIP UNS meliputi: 1 Perencanaan Perencanan personalia perpustakaan FKIP UNS terdiri dari spesifikasi kualitas dan kuantitas tenaga perpustakaan melalui perencanaan kebutuhan personalia perpustakaan dalam hal ini penempatan tenaga di perpustakaan yang merupakan wewenang dari Pemerintah Pusat atas pengajuan dari Sub Bagian Kepegawaian Universitas Sebelas Maret Surakarta. Personalia perpustakaan FKIP saat ini berjumlah empat orang yang terdiri dari satu Kepala Urusan Perpustakaan yang berlatar belakang pendidikan perpustakaan dan tiga tenaga administrasi. Hal ini belum mencukupi kebutuhan akan pegawai perpustakaan, maka dari itu pihak perpustakaan yakni Kepala Urusan Perpustakaan selaku manajer perpustakaan mengajukan ke fakultas akan penambahan pegawai perpustakaan dengan menentukan kriteria minimal berlatar belakang pendidikan D2 perpustakaan, berdisiplin, dan mampu mengoperasikan komputer, serta jumlah penambahan commit to user 58 minimal empat orang untuk mengisi bagian siekulasi yang selama ini masih di pegang oleh mahasiswa magang dari BKK PAP dan Prodi Bahasa Indonesia, namun pihak fakultas belum bisa menindaklanjuti karena dirasa masih bisa berjalan dengan tenaga perpustakaan yang ada. Pihak fakultas hanya bisa mengusahakan pergeseran pegawai untuk masa yang akan datang demi peningkatan pelayanan perpustakaan. Perpustakaan FKIP UNS juga merencanakan penggunaaan teknologi informasi kepada personalia perpustakaan dalam setiap pelaksanaan tugasnya agar lebih efektif dan efisien sehingga tercapai pelayanan prima kepada pengunjung perpustakaan. Hal di atas diperkuat pernyataan dari informan XI Kepala Bagian Pendidikan, wawancara tanggal 29 Mei 2009 sebagai berikut: Untuk pengadaan tenaga perpustakaan merupakan wewenang Pemerintah Pusat dengan pengajuan dari Sub Bagian Kepegawaian Universitas sebelas Maret Surakarta. Saat ini memang untuk tenaga perpustakaan yang sudah memiliki sertifikat pustakawan baru satu, namun karena faktor kebiasaan maka petugas perpustakaan bisa menjalankan tugasnya. Pihak fakultas dalam rangka meningkatkan pengetahuan tenaga perpustakaan juga berupaya mengirim tenaga perpustakaan untuk mengikuti pelatihan-pelatihan, seminar, simulasi, lokakarya yang berkaitan dengan perpustakaan. 2 Pengorganisasian Pengorganisasian merupakan penyatuan langkah dari seluruh kegiatan yang akan dilaksanakan oleh elemen-elemen dalam suatu lembaga. Penyatuan langkah ini penting agar tidak terjadi tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas. Proses pengorganisasian suatu perpustakaan akan berjalan dengan baik apabila memiliki sumber daya, sumber dana, prosedur, koordinasi dan pengarahan pada langkah-langkah tertentu. Koordinasi sebenarnya merupakan proses pengintegrasian tujuan-tujuan pada satuan-satuan yang terpisah dalam suatu lembaga untuk mencapai tujuan lembaga perpustakaan. Perpustakaan FKIP UNS menjalankan fungsi pengorganisasian personalia dengan jalan membuat struktur organisasi dengan garis kewenangan yang akan memudahkan pengontrolan personalia perpustakaan FKIP UNS, arus informasi dan komunikasi serta pertanggungjawaban tugas masing-masing bagian. commit to user 59 Struktur organisasi juga menggambarkan spesialisasi yang dimiliki masing- masing bagian sesuai dengan pembagian tugas yang telah direncanakan. Pengorganisasian yang dijalankan di perpustakaan FKIP UNS dalam rangka meningkatkan pengetahuan serta skill keahlian personalia perpustakaan, pihak pengelola perpustakaan yang terdiri dari Sub Bagian Pendidikan FKIP UNS yang membawahi perpustakaan beserta Kepala Urusan Perpustakaan selaku pimpinan perpustakaan senantiasa berperan aktif mengirimkan petugas perpustakaan untuk mengikuti pelatihan-pelatihan, seminar-seminar, workshop, lokakarya yang berkaitan dengan perpustakaan. Pelaksanaan dari hasil pelatihan yang pernah diikuti personalia perpustakaan membawa hasil yang positif dalam rangka meningkatkan pelayanan perpustakaan. Hal ini terbukti dengan pengetahuan petugas perpustakaan akan teknologi informasi IT meningkat, sehingga petugas dapat menjalankan tugasnya dengan mengoperasikan komputer. Pelayanan perpustakaan menjadi lebih ringan dan cepat dengan kemampuan yang dimiliki petugas perpustakaan dalam mengoperasikan komputer. Hal ini juga sesuai dengan pernyataan informan I Kepala Urusan Perpustakaan, wawancara tanggal 27 April 2009 sebagai berikut: Dalam rangka meningkatkan pengetahuan, kemampuan serta skill keahlian personalia perpustakaan di sini, kami selaku pihak pengelola didukung pihak fakultas dalam hal ini Sub Bagian Pendidikan senantiasa mengirim tenaga perpustakaan untuk mengikuti pelatihan-pelatiahan, seminar, lokakarya, workshop yang berkaitan dengan perpustakaan. Pelatihan yang baru-baru ini diikuti adalah tentang UNSLA. Juga dibentuk struktur organisasi untuk mempermudah mekanisme pertanggungjawaban. Keterampilan serta pengetahuan yang dimiliki personalia perpustakaan FKIP menentukan spesialisasi yang dimiliki personalia perpustakaan. Dalam proses pengorganisasian kemudian dibentuk pembagian kerja untuk mewadahi kegiatan yang harus dilakukan oleh banyak orang dalam waktu bersamaan, penentuan sumber kewenangan yang akan menentukan tanggung jawab serta menciptakan tata hubungan antara jabatan-jabatan dan unit-unit yang ada di perpustakan FKIP UNS agar dapat berkembang tim kerja yang harmonis. commit to user 60 3 Penggerakan Fungsi manajemen perpustakaan yang ketiga setelah fungsi perencanaan dan pengorganisasian, adalah penggerakan. Fungsi tersebut merupakan penggabungan dari beberapa fungsi manajemen yang saling berhubungan satu sama lainnya. Penggerakaan yang dilakukan pengelola perpustakaan FKIP UNS meliputi kepemimpinan, pengarahan, komunikasi, pemberian motivasi, dan penyediaan sarana dan prasarana atau fasilitas. Hal-hal tersebut merupakan tugas Kepala Urusan Perpustakaan selaku pemimpin manajer dalam sebuah lembaga atau perpustakaan. kepemimpinan yang dijalankan di perpustakaan FKIP UNS meliputi tiga macam sekaligus pertama kepemimpinan organisasi, yang bersifat kaku karena bertujuan menegakkan tata tertib dan disiplin organisasi; kedua kepemimpinan personal, yang bersifat pendekatan kemanusiaan dalam menghadapi bawahan, tujuannya adalah menciptakan iklim kepercayaan bawahan terhadap atasan sehingga berkembang dukungan; ketiga kepemimpinan tim kerja kolektif, yang bertujuan menegakkan kerja sama atas dasar kesederajatan terhadap posisi dan tugas dengan prinsip integritas. Pemberian pengarahan dilakukan setiap saat ketika proses pelayanan perpustakaan berlangsung. Komunikasi antar bagian senantiasa dijalin dengan tujuan menciptakan arus informasi yang harmonis. Setiap sebulan sekali diadakan pertemuan semua bagian yang ada di perpustakaan FKIP, selain untuk pemberian pengarahan juga untuk pemberian motivasi kepada personalia perpustakaan agar petugas lebih menikmati tugas-tugas yang dijalankan. Proses penggerakan di perpustakaan FKIP UNS berjalan baik karena setiap bagian diberikan fasilitas untuk memperlancar pekerjaannya seperti komputer dibagian sirkulasi, printer serta mesin ketik manual dibagian pengolahan bahan pustaka. 4 Pengawasan Pengawasan adalah kegiatan membandingkan atau mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma, standar, atau rencana-rencana yang sudah ditetapkan sebelumnya. Pengawasan di perpustakaan FKIP UNS yang dijalankan pihak pengelola perpustakaan dalam hal ini Sub commit to user 61 Bagian Pendidikan FKIP UNS beserta Kepala Urusan Perpustakaan, dilakukan dengan cara meminta laporan atas pelaksanaan kegiatan, dan mencocokkan dengan standar atau ukuran yang telah ditetapkan, dan melihat langsung ke lapangan serta mengadakan pertemuan dengan personalia perpustakaan untuk mengadakan evaluasi dari kegiatan yang telah dijalankan serta dicari solusi dalam setiap permasalahan kemudian dirumuskan kebijakan dalam rangka peningkatan pelayanan perpustakan FKIP UNS. Untuk memudahkan pengawasan terhadap kinerja personalia perpustakaan maka dibuat struktur organisasi perpustakaan beserta pembagian tugas masing-masing bagian agar lebih mudah dikontrol serta pertanggungjawaban akan tugas-tugas yang diberikan lebih jelas. b. Pengelolaan Koleksi Perpustakaan FKIP UNS Unsur terpenting dari suatu perpustakaan adalah koleksi, tanpa koleksi yang lengkap dan menarik maka minat civitas akademika untuk berkunjung akan berkurang sehingga akan sulit untuk meningkatkan minat baca civitas akademika. Koleksi sangat penting untuk menarik minat civitas akademika untuk berkunjung, hal tersebut seperti diungkapkan oleh informan II mahasiswa BKK PAP angkatan 2005, wawancara tanggal 7 Mei 2009 sebagai berikut: ”Untuk dapat menarik minat civitas akademika untuk berkunjung itu banyak, salah satunya adalah koleksi yang dimiliki perpustakaan itu sendiri. Koleksi harus menarik dan disesuaikan dengan keinginan dan kebutuhan civitas akademika atau pengunjung.”. Dari wawancara di atas dapat diketahui bahwa untuk dapat menarik minat civitas akademika untuk berkunjung maka hal terpenting yang harus diusahakan adalah menyediakan koleksi yang menarik serta dapat memenuhi kebutuhan civitas akademika, baik untuk bahan referensi materi kuliah ataupun untuk bahan mengadakan penelitian, serta menambah wawasaninformasi. Meskipun koleksi yang ada di perpustakaan FKIP UNS masih terbatas namun setidaknya telah mewakili dari keinginan atau kebutuhan buku dari civitas akademika. Hal yang sama juga diungkapkan oleh informan III mahasiswa Prodi Pendidikan Bahasa Indonesia angkatan 2008, wawancara tanggal 7 Mei 2009 sebagai berikut: commit to user 62 ”Saya ke perpustakaan untuk mencari buku-buku yang berkenaan dengan materi kuliah dan untuk menambah informasi, kadang juga untuk menghabiskan waktu luang waktu jeda kuliah. Biasanya saya membaca di ruang baca lesehan karena suasananya lebih santai”. Faktor yang mendorong civitas akademika untuk berkunjung ke perpustakaan ada beraneka ragam antara lain untuk mencari informasi, mencari referensi, rekreasi intelektual, atau sekedar mengisi waktu luang sehabis kuliah atau jeda waktu pergantian jam kuliah. Dari beberapa alasan tersebut sebagian besar beralasan karena membutuhkan bahan referensi untuk mengerjakan tugas kuliah yang diharapkan dapat diperoleh dari bahan pustaka yang tersedia di perpustakaan. Pada saat pengunjung mencari bahan pustaka yang dibutuhkannya maka kemungkinan mereka juga akan mengambil lagi bahan pustaka yang lain jika mereka menganggap bahan pustaka tersebut juga menarik, hal tersebut seperti yang diungkapkan oleh informan V mahasiswa Prodi Pendidikan Matematika angkatan 2008, wawancara 7 Mei 2009 yaitu: Saya berkunjung ke perpustakaan FKIP UNS dapat membantu menambah pengetahuan saya, meski kadang saya tidak menemukan buku yang saya inginkan. Tapi kalau sudah ketemu buku yang saya inginkan, saya juga akan mencari buku lain yang menarik untuk dibaca misalnya trubus. Dari wawancara di atas dapat diketahui bahwa minat baca akan bertambah atau meningkat dengan adanya penyediaan koleksi atau bahan pustaka yang menarik. Juga dapat diketahui bahwa pengunjung tidak hanya mengambil bahan pustaka yang dibutuhkannya tetapi juga mengambil bahan pustaka yang dianggapnya menarik untuk dibaca yang berguna untuk menambah pengetahuan. Selain itu bahan pustaka yang tersedia di perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan civitas akademika baik untuk menambah pengetahuan, mengerjakan tugas kuliah maupun untuk bahan penelitian. Koleksi yang lengkap dengan volume yang memadai untuk memenuhi kebutuhan civitas akademika akan bahan pustaka juga terbitan baru agar senantiasa sejalan dengan perkembangan dunia pendidikan. commit to user 63 Koleksi perpustakaan selain menarik juga harus lengkap yaitu dapat memenuhi keinginan pengunjung perpustakaan. Koleksi yang ada di perpustakaan FKIP UNS masih terbatas baik dari segi volume atau jumlah buku maupun dari segi kelengkapan bahan pustaka, sehingga terkadang pengunjung tidak menemukan buku atau bahan pustaka yang diinginkan. Untuk perpustakaan FKIP UNS tidak hanya menyediakan bahan pustaka untuk kepentingan kuliah tetapi juga harus dilengkapi bahan pustaka yang bersifat umum untuk menambah wawasan dan pengetahuan civitas akademika... Dalam pengelolaan koleksi dibagi dalam dua kegiatan pelayanan yaitu pelayanan teknis dan pelayanan pemakai. Pelayanan teknis pada intinya adalah proses kegiatan yang berusaha untuk memperoleh bahan pustaka kemudian mengolahnya sehingga siap untuk dibaca atau dipinjam oleh pengunjung. Pelayanan pemakai atau bisa juga disebut pelayanan pembaca adalah pelayanan kepada pengunjung perpustakaan dalam menggunakan bahan pustaka, seperti pelayanan referensi, pelayanan sirkulasi, pelayanan informasi, pelayanan promosi, dan lain-lain. Pelayanan-pelayanan yang ada di perpustakaan dapat mempengaruhi minat civitas akademika untuk berkunjung ke perpustakaan FKIP UNS. Seperti yang diungkapkan oleh informan IX mahasiswa Prodi Pendidikan Bahasa Indonesia angkatan 2006, wawancara 8 Mei 2009 yaitu: Menurut saya pelayanannya sudah cukup baik, sehingga membuat saya tertarik untuk berkunjung kembali ke perpustakaan ini, saya juga tidak segan untuk meminjam atau mengembalikan buku ke perpustakaan ini juga untuk bertanya-tanya karena petugasnya ramah-ramah. Dari wawancara di atas dapat diketahui bahwa pengunjung akan merasa senang untuk berkunjung dan memanfaatkan koleksi jika mendapat pelayanan yang baik dari petugas. Pelayanan perpustakaan baik berupa pelayanan teknis ataupun pelayanan pembaca akan sangat mempengaruhi kepuasan pengunjung. Pengelolaan Bahan pustaka atau koleksi yang ada di perpustakaan FKIP UNS meliputi: 1 Perencanaan Perencanaan koleksi perpustakaan FKIP UNS diawali dengan kegiatan perencanaan kebutuhan koleksi yang meliputi sistem dan metode pengadaan, commit to user 64 pengolahan, penyusunan, dan pemberdayaan dan pemberian layanan, serta penyediaan anggaran yang diperlukan. Pengadaan koleksi bahan pustaka diawali dengan melakukan survai bahan pustaka yang disesuaikan dengan kebutuhan civitas akademika. Kemudian dilakukan kegiatan menghimpun koleksi bahan pustaka melalui berbagai cara antara lain dari kegiatan menghimpun atau mengumpulkan, membeli, sumbanganbantuan, menerbitkan, melalui kerjasama dengan pihak terkait. Untuk pengadaan bahan pustaka di perpustakaan FKIP UNS didapatkan dari berbagai pihak misalnya sumbanganbantuan alumni atau dosen, Dikti dan membeli hal ini disesuaikan dengan anggaran dana yang dimiliki perpustakan FKIP UNS. Hal ini sesuai dengan yang diungkapkan oleh informan I Kepala Urusan Perpustakaan, wawancara tanggal 27 April 2009 sebagai berikut: ”Tambahan buku di perpustakaan FKIP UNS ini diperoleh dari sumbanganbantuan alumni atau dosen, dari Dikti, maupun dari kegiatan membeli yang dananya berasal dari alokasi dana fakultas untuk perpustakaan”. Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan dengan berbagai cara, selain pihak pengelola perpustakaan FKIP UNS membeli dari berbagai penerbit juga menerima berbagai sumbangan dari berbagai pihak, dengan cara ini diharapkan koleksi yang tersedia di perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan penggua jasa perpustakaan. Salah satu fungsi perpustakaan adalah menghimpun, mengolah, dan melestarikan koleksi bahan pustaka, karena koleksi merupakan suatu hal yang penting bagi pengguna jasa perpustakaan. Koleksi bahan pustaka harus memadai mengenai jumlah, jenis dan mutunya, yang tersusun rapi dengan sistem pengolahan agar memudahkan akses atau temu kembali, karena hal ini merupakan salah satu kunci keberhasilan perpustakaan. Berdasarkan data dokumen yang dimiliki perpustakaan FKIP UNS koleksi bahan pustaka yang ada di perpustakaan FKIP UNS sebagai berikut: a Jumlah koleksi buku 4.657 judul dengan jumlah eksemplar 11.163. b Jumlah jurnal asing lima juduleksemplar commit to user 65 c Jumlah jurnal Indonesia lima belas judul dengan jumlah eksemplar 112. d Jumlah majalah tiga puluh dua judul dengan jumlah eksemplar 1905 2 Pengorganisasian Setelah koleksi bahan pustaka dikumpulkan kemudian dilakukan pengorganisasian antara lain dengan melakukan katalogisasi. Katalogisasi di perpustakaan merupakan suatu hal yang sangat penting karena katalogisasi adalah suatu daftar petunjuk seluruh bahan pustaka yang tersedia di perpustakaan yang dibuat dan disusun menurut aturan-atiuran tertentu sehingga mudah digunakan untuk mencari dan menemukan kembali suatu pustaka yang dikehendaki. Di perpustakaan FKIP UNS juga sudah menerapkan katalogisasi, seperti yang diungkapkan oleh informan I Kepala Urusan Perpustakaan, wawancara tanggal 27 April 2009 sebagai berikut: Untuk katalogiasasi sudah diterapkan, sekarang kami menggunakan katalog komputer, yang mana pengunjung diharapkan aktif untuk mencari sendiri buku yang diperlukan melalui komputer katalog yang disediakan. Namun demikian, masih ada beberapa pengunjung yang belum bisa menggunakan layanan ini. Hal yang sama juga diungkapkan oleh informan II mahasiswa PAP angkatan 2005, wawancara tanggal 7 Mei 2009 sebagai berikut: ”Katalogisasi perpustakaan FKIP UNS sudah menggunakan katalog komputer, jadi saya mudah menemukan tempat buku yang saya inginkan melalui pencarian lewat komputer katalog. Tapi untuk mengakses judul- judul skripsi masih sangat terbatas”. Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa dengan adanya katalogisasi pengunjung diharapkan tidak akan kesulitan untuk mencari buku- buku yang dibutuhkan. Namun masih ada beberapa kendala yaitu adanya pengunjung yang belum bisa menggunakan komputer katalog, hal ini perlu adanya sosialisasi dari pihak perpustakaan kepada penguna jasa perpustakaan FKIP UNS, untuk judul-judul skripsi belum sepenuhnya bisa di akses karena baru beberapa softfile skripsi yang masuk ke perpustakaan FKIP UNS, hal ini butuh kerjasama dengan pihak jurusan maupun prodi yang ada di FKIP UNS. commit to user 66 Pengorganisasian bahan pustaka juga dilakukan dengan pemberian callnumber pada bahan pustaka kemudian perawatan misalnya pemberian sampul, stempel kepemilikan perpustakaan, pemberian pengharum pada rak-rak buku dan penempatan buku pada rak-rak sesuai klasifikasinya. 3 Penggerakkan Setelah pengorganisasian bahan pustaka selesai maka kegiatan selanjutnya adalah penggerakkan koleksi atau bahan pustaka yang dijalankan dengan pengarahan bahan pustaka yang disesuaikan dengan klasifikasinya kemudian ditempatkan pada tempatnya sesuai dengan klasifikasi tersebut serta diarahkan juga personalia perpustakaan yang bertanggung jawab terhadap penempatan serta pemeliharaan bahan pustaka tersebut sesuai dengan pembagian tugas masing-masing personalia perpustakaan. Hal terpenting yang harus dilakukan dalam penggerakkan bahan pustaka adalah dengan mengarahkan bahan pustaka sesuai jenisya misalnya bahan pustaka yang bisa dipinjamkan kepada pengguna jasa perpustakaan maupun bahan-bahan referensi dan skripsi yang tidak dapat dipinjamkan namun hanya dapat dibaca ditempat dan juga difotokopi. Hal tersebut juga dalam upaya pengontrolan bahan pustaka atau koleksi yang tersedia di perpustakaan FKIP UNS. 4 Pengawasan Salah satu cara untuk mengontrol bahan pustaka pihak pengelola perpustakaan hanya meminjamkan bahan pustaka yang non-referensi dan non- skripsi. Peminjaman juga hanya diperuntukkan bagi anggota yang memiliki kartu anggota perpustakaan, untuk mahasiswa dari fakultas lain atau dari universitas lain hanya diberikan kartu baca sehingga hanya dapat memanfaatkan layanan baca di tempat atau fotokopi, tidak diperkenankan meminjam buku untuk dibawa pulang. Untuk bahan pustaka yang bersifat referensi dan skripsi hanya bisa dibaca ditempat atau difotokopi baik untuk mahasiswa, dosen atau pegawai FKIP UNS maupun oleh masyarakat diluar FKIP UNS seperti mahasiswa atau dosen dari fakultas lain yang masih berada dibawah UNS maupun dari universitas lain di luar UNS. commit to user 67 Untuk pengawasan koleksi yang berkaitan dengan pengguna jasa perpustakaan, maka dibuat peraturan peminjaman yakni apabila pengembalian buku terlambat akan dikenakan denda Rp. 200,00 per hari per buku, apabila terdapat tindakan yang menyalahi aturan peminjaman misalnya merusak atau merobek buku maka akan dikenakan sanksi mengganti buku atau mengganti uang seharga buku yang dirusak. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa minat civitas akademika untuk berkunjung ke perpustakaan FKIP UNS akan meningkat apabila koleksi bahan pustaka yang ada di perpustakaan FKIP lengkap, dengan jumlah yang memadai dan buku-buku baru yang sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan. Selain itu kunjungan civitas akademika ke perpustakaan FKIP UNS akan meningkat apabila pelayanan teknis maupun pelayanan pembaca bisa dijalankan dengan baik. c. Pengelolaan Sarana dan Prasarana Perpustakaan FKIP UNS Sarana dan Prasarana perpustakaan adalah semua barang, perlengkapan dan perabot yang disediakan perpustakaan untuk menunjang kegiatan pelayanan kepada pengguna jasa perpustakaan. Pengelolaan Sarana dan Prasarana yang dijalankan perpustakaan FKIP UNS meliputi: 1 Perencanaan Dalam perencanaan sarana dan prasarana di perpustakaan FKIP UNS memerhatikan beberapa hal agar tidak terjadi pemborosan dan agar terjadi kesesuaian perabot dengan ruangan dan orang yang melakukan pekerjaan. Langkah-langkah itu antara lain: a Pencatatan perabot yang telah dimiliki Perlu diinventaris perabot yang telah dimiliki, mengenai jenis, spesifikasi, dan jumlahnya. Beberapa kira-kira perabot yang masih bisa digunakan, berapa yang harus diperbaiki, dan berapa yang harus diganti baru. Inventaris ini penting, karena dengan data ini dapat digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan dalam perencanaan perabot perpustakaan. commit to user 68 b Ketersediaan ruangan Perlu diketahui secara pasti luas ruangan, ventilasi, warna, pencahayaan dan tinggi rendahnya ruangan. Unsur-unsur ini diperlukan sebagai bahan pertimbangan penentuan jenis perabot, ukuran, spesifikasi, model, dan warnanya. c Spesifikasi sarana dan prasarana Sarana dan prasarana yang diperlukan perpustakaan FKIP UNS dicatat spesifikasinya, ukuran, ciri khas, merek, bahan, warna, kemampuan, ketahanan, dan lainnya. Hal ini perlu diperhatikan agar terjadi harmonisasi sarana dan prasarana dengan ruangan yang tersedia. Pengadaan sarana dan prasrana yang ada di perpustakaan FKIP UNS dilakukan dengan cara pembelian yang disesuaikan dengan anggaran dana perpustakaan dari dana alumni yang dikelola pihak fakultas. Selain itu juga dengan merekronstruksi ulang perabot yang sudah tidak digunakan dengan desain baru yang disesuaikan dengn kebutuhan perpustakaan seperti misalnya lemari buku dua sisi, meja sirkulasi, loker. 2 Pengorganisasian Pengorganisasian yang dilakukan di perpustakaan FKIP UNS berkaitan dengan pemakaian sarana dan prasrana yang disesuaikan dengan kebutuhan, prosedur, atau aturan yang ada, agar benda-benda tersebut memiliki daya tahan dan kegunaan sesuai dengan standarnya, sehingga dibuatlah peraturan penggunaan sarana dan prasarana tersebut misalnya pengunjung yang membawa tas, jaket, topi dititipkan ke bagian loker, untuk tempat yang beralaskan karpet pengunjung melepas sepatu dan menaruhnya di lemari sepatu yang telah disediakan. 3 Penggerakkan Sarana dan prasarana yang ada di perpustakaan FKIP UNS diarahkan untuk digunakan dalam rangka membantu tugas-tugas personalia perpustakaan dalam menjalankan pelayanan kepada pengunjung sehingga ada tanggung jawab dari masing-masing bagian untuk memelihara dan merawat sarana dan prasana yang ada agar dalam keadaan baik, siap dipakai serta terawat baik atau tidak mudah rusak. commit to user 69 Sarana dan prasarana tersebut juga dilakukan pengarahan dalam peyimpanannya agar jumlahnya utuh, tidak ada yang hilang dan terhindar dari hal- hal yang tidak diinginkan bersama. Untuk perabot yang telah aus, rusak, tidak ekonomis seperti biaya perawatan lebih mahal daripada daya kegunaanya untuk diperbarui maka dilakukan pegarahan untuk penghapusan. 4 Pengawasan Pengawasan terhadap sarana dan prasarana di perpustakaan FKIP UNS dilakukan dengan senantiasa mengawasi penggunaannya secara langsung maupun dengan kegiatan penginventarisan dalam periode tertentu agar mudah diketahui benda-benda yang masih bisa digunakan, benda-benda yang perlu perbaikan serta benda-benda baru yang perlu diadakan. Unsur perpustakaan yang turut berpengaruh dalam meningkatkan minat baca adalah fasilitas yang dimiliki oleh perpustakaan. Fungsi fasilitas adalah untuk menunjang dan menggalakkan kegiatan program perpustakaan agar semua kegiatan tersebut dapat berjalan dengan efisien. Dengan fasilitas yang baik, perpustakaan seolah-olah memiliki kekuatan, semua peralatan berdaya guna sehingga pengunjung merasa tertarik dan semakin sering datang dan betah di perpustakaan. Hal tersebut seperti yang diungkapkan oleh informan X mahasiswa Prodi Pendidikan Bahasa Indonesia angkatan 2007, wawancara tanggal 8 Mei 2009 yaitu: Peningkatan fasilitas di perpustakaan FKIP UNS sudah cukup baik, ruang baca yang cukup menyenangkan dan tertata rapi, juga sudah terpasang AC untuk kenyamanan pengunjung, sehingga saya merasa betah disini. Namun masih ada beberapa yang perlu di perhatikan, yaitu di bagian ruang referensi dan skripsi. Dari wawancara di atas dapat diketahui bahwa fasilitas yang disediakan untuk pelayanan pengunjung akan dapat menunjang tercapainya kenyamanan dan kepuasan dari pengunjung sehingga akan merasa betah berada di perpustakaan. Hal senada juga diungkapkan oleh informan VIII mahasiswa Prodi Pendidikan Biologi angkatan 2007, wawancara tanggal 8 Mei 2009 sebagai berikut: commit to user 70 ”Fasilitasnya sudah cukup baik, ruangannya nyaman lesehannya itu lho.. trus ada tempat penitipan barang juga, jadi aman deh. Itu untuk ruang bacanya mbak, namun untuk ruang skripsi maupun ruang referensi masih perlu pembenahan”. Ruangan perpustakaan yang juga perlu diperhatikan adalah sirkulasi udara yang baik untuk pengunjung perpustakaan, adanya fasilitas AC juga sangat berpengaruh terhadap kenyamanan pengunjung yang berada di perpustakaan. Pengunjung akan merasa senang dan nyaman bila sirkulasi udara di dalam perpustakaan baik, sejuk dan tidak membuat pengunjung merasa gerah. Hal tersebut seperti yang diungkapkan oleh informan III mahasiswa Prodi Pendidikan Bahasa Indonesia, wawancara 7 Mei 2009: ”Saya senang membaca di ruang baca perpustakaan ini, karena tata ruang, sirkulasi udara, dan pencahayaan yang cukup baik. Juga karena ada AC nya. Meskipun ruangan disini masih terlalu sempit untuk aktivitas membaca apalagi di ruang skripsi dan referensi”. Dari wawancara di atas dapat diketahui bahwa pengaturan ruang yang baik dapat membuat pengunjung merasa betah untuk melakukan aktivitas membaca. Jadi untuk pengaturan ruangan yang perlu diperhatikan antara lain adalah sirkulasi udara, pengaturan cahaya dan pengaturan peralatan yang baik sehingga tidak mengganggu kenyamanan pengunjung saat membaca di perpustakaan. Berdasarkan pengamatan peneliti selama mengikuti program magang di perpustakaan FKIP pengorganisasian fasilitas di perpustakaan FKIP UNS sudah cukup baik. Untuk pencahayaan dan sirkulasi udara di ruang baca lesehan dan ruang baca dengan meja dan kursi sudah baik karena dilengkapi dengan dua AC juga pengunjung bisa melihat pemandangan di luar perpustakaan melalui jendela yang tirainya dibuka, sehingga dapat menghadirkan suasana baru di perpustakaan. Namun untuk pencahayaan dan sirkulasi udara di ruang referensi dan skripsi masih perlu diperhatikan agar pengunjung merasa nyaman berada di ruang tersebut. Juga perlu adanya penambahan toilet untuk pengunjung agar lebih nyaman. Untuk pengadaan sarana dan prasarana di perpustakaan dana yang commit to user 71 digunakan berasal dari alokasi dana fakultas untuk perpustakaan FKIP UNS. Dengan adanya sarana dan prasarana yang memadai dan bahan pustaka yang dapat memenuhi kebutuhan pengunjung maka fungsi perpustakaan sebagai sumber informasi dan rekreasi bisa terpenuhi. d. Pengelolaan Pengguna Jasa Perpustakaan FKIP UNS Pengguna jasa perpustakaan FKIP UNS adalah civitas akademika baik dari intern FKIP UNS yaitu mahasiswa, dosen dan pegawai, maupun masyarakat umum, yang sebagian besar adalah kalangan mahasiswa baik dari fakultas lain yang ada di UNS maupun dari universitas lain. Kunjungan dosen ke perpustakaan FKIP UNS masih sangat minim. Hal ini didasarkan pada data dokumen yang dimiliki perpustakaan FKIP UNS pengunjung perpustakaan tahun 2008 dapat dilihat pada tabel di bawah ini: Tabel IV.4 Peminjam dan Pengunjung Perpustakaan FKIP UNS Tahun 2008 BULAN PEMINJAM PENGUNJUNG Januari 159 160 Februari 50 70 Maret 45 55 April 30 45 Mei 365 375 Juni 279 294 Juli 5 10 Agustus 92 102 September 611 621 Oktober 471 481 November 427 437 Desember 439 450 JUMLAH 2.944 3.100 commit to user 72 Dari tabel di atas dapat dilihat bahwa tidak semua pengunjung perpustakaan meminjam buku perpustakaan, ada yang membaca di tempat atau mencatat hal-hal penting dari buku yang dibacanya di perpustakaan FKIP UNS. Dari tabel di atas juga diketahui bahwa jumlah pengunjung perpustakaan masih minim apabila dibandingkan dengan jumlah dosen sebanyak 439 orang, staf administrasi sebanyak 100 orang, staf arsiparis sebanyak 3 orang dan mahasiswa sebanyak 7450 orang. Selama peneliti magang di perpustakaan FKIP UNS dalam kurun waktu dua bulan hanya dua dosen yang berkunjung ke perpustakaan FKIP UNS untuk meminjam buku. Hal ini dikarenakan koleksi bahan pustaka perpustakaan FKIP UNS yang belum memenuhi kebutuhan dosen, serta kurangnya promosi yang dilakukan pihak perpustakaan FKIP UNS dalam hal pelayanan dan sosialisasi pentingnya budaya membaca dikalangan civitas akademika dalam rangka mewujudkan perguruan tinggi yang mengusung visi The World Class University. Promosi yang dilakukan pihak pengelola perpustakaan baru sebatas pemberitahuan pada waktu mahasiswa baru mendapat pengenalan tentang FKIP UNS, juga pihak pengelola perpustakaan FKIP UNS mengundang beberapa dosen untuk menghadiri launching digital library pada bulan September 2008. Hal tersebut seperti yang diungkapkan oleh informan I Kepala Urusan Perpustakaan FKIP UNS, wawancara tanggal 27 April 2009 sebagai berikut: Pengunjung perpustakaan FKIP UNS kebanyakan berasal dari mahasiswa FKIP sendiri, namun ada juga mahasiswa dari fakultas lain baik itu mahasiswa UNS maupun universitas lain. Untuk dosen masih jarang, kemungkinan karena koleksi buku-buku di perpustakaan belum lengkap. Dalam hal promosi kami juga mengakui masih kurang. Salah satu promosi yang kami lakukan adalah pada waktu launching digital library bulan September 2008 kemarin kami mengundang beberapa dosen. Pernyataan informan I di atas diperkuat oleh penytaan informan XIII Dosen, wawancara tanggal 2 Juni 2009I sebagai berikut: Alasan mengapa saya jarang berkunjung ke perpustakaan FKIP UNS adalah koleksi buku yang belum dapat memenuhi kebutuhan saya untuk bahan mengajar. Saya lebih sering berkunjung ke perpustakaan pusat atau perpustakaan daerah dan tidak jarang saya membeli buku-buku commit to user 73 sehingga koleksi buku yang saya punya lebih lengkap daripada di perpustakaan. Saya juga jarang mendapat informasi mengenai pelayanan perpustakaan FKIP UNS. Pengunjung perpustakaan datang ke perpustakaan karena mereka mengetahui manfaat dari perpustakaan. Hal tersebut seperti diungkapkan oleh informan VII mahasiswa Prodi Pendidikan Biologi angkatan 2008, wawancara tanggal 8 Mei 2009 sebagai berikut: ”Menurut saya dengan adanya perpustakaan FKIP UNS sangat berguna bagi civitas akademika yang membutuhkan buku, juga bagi mahasiswa yang sedang membutuhkan referensi untuk keperluan skripsi ataupun tugas kuliah”. Dari wawancara di atas dapat diketahui bahwa manfaat dari perpustakaan yang utama adalah dapat menyediakan bahan pustaka yang berisi informasi yang dibutuhkan civitas akademika dan masyarakat umum yang berkunjung ke perpustakaan FKIP UNS. Pengelolaan pengguna jasa perpustakaan FKIP UNS djalankan sebagai berikut: 1 Perencanaan Pengguna jasa perpustakaan merupakan target dan sasaran utama penyelenggaraan perpustakaan. Semua daya dan upaya semata-mata diarahkan untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna jasa perpustakaan. Perencanaan yang dilakukan perpustakaan FKIP UNS antara lain melalui rencana sosialisasi perpustakaan kepada civtas akademika, membuka dan memperluas akses dan informasi perpustakaan FKIP UNS, mengadakan kegiatan yang melibatkan civitas akademika, memberikan kemudahan layanan dan pemakaian perpustakaan FKIP UNS, mengembangkan jenis layanan, menerapkan teknologi informasi tepat guna yang dapat membantu pemakai. 2 Pengorganisasian Pengorganisasian pengguna jasa perpustakaan dilaksanakan melalui penerapan tata tertib bagi pengunjung dan peminjam bahan pustaka perpustakaan FKIP UNS serta pelayanan kepada pengunjung misalnya pemberian fasilitas commit to user 74 pembuatan kartu anggota perpustakaan FKIP UNS dengan syarat foto satu lembar ukuran 2x3, mengisi blangko data diri serta biaya administrasi sebesar Rp. 2.000,00. Pelayanan pemberian surat bebas perpustakaan FKIP yang diberikan kepada mahasiswa yang akan mendaftar wisuda dengan syarat sudah tidak memiliki tanggungan pinjaman buku perpustakaan FKIP UNS, memperlihatkan surat yudisium yang asli, memperlihatkan surat keterangan penyerahan skripsi, serta melengkapi surat keterangan ketentuan sumbangan buku yang sudah diberi nomor agenda oleh Sub Bagian Pendidikan. 3 Penggerakkan Penggerakkan pengguna jasa perpustakaan dilakukan dengan memberikan bimbingan, pengarahan dan informasi kepada pengunjung agar tata tertib perpustakaan dapat berjalan baik, sehingga tercipta kenyamanan pengunjung. 4 Pengawasan Pengontrolan dilakukan dengan melakukan pengawasan langsung kepada pengunjung dan juga penyediaan loker untuk penitipan tas, jaket, dan topi untuk menghindari resiko kehilangan bahan pustaka. Dari pengamatan yang dilakukan peneliti tidak jarang petugas perpustakaan menegur pengunjung yang ramai sehingga mengganggu konsentrasi pengunjung lain, juga ketika pengunjung tidak meletakkan sepatu pada tempatnya ketika menggunakan ruang baca yang beralaskan karpet. Kegiatan pengelolaan pengguna jasa perpustakaan dilaksanakan untuk meningkatkan pelayanan kepada pengguna jasa perpustakaan agar merasa puas dan untuk mejaga ketertiban jalannya proses pelayanan perpustakaan tersebut agar perpustakaan dapat menjalankan fungsinya sebagai sumberi informasi dan rekreasi. commit to user 75

2. Faktor-faktor yang Mendukung Pengelolaan Perpustakaan FKIP UNS