Latar Belakang Masalah PENDAHULUAN

commit to user

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Setiap perpustakaan, baik kecil maupun besar perlu diatur dengan suatu sistem agar dapat memberi pelayanan yang baik kepada masyarakat penggunanya. Setiap orang mengharapkan pelayanan yang baik, demikian pula pemakai perpustakaan. Pelayanan dikatakan baik apabila dapat dilakukan dengan: 1. Cepat, artinya untuk memperoleh layanan, orang tidak perlu menunggu terlalu lama. 2. Tepat waktu, artinya orang dapat memperoleh kebutuhannya tepat pada waktunya. 3. Benar, artinya pelayanan membantu perolehan sesuatu sesuai dengan yang dibutuhkan. Tugas pokok perpustakaan adalah menghimpun bahan pustaka, mengolahnya, dan menyajikannya untuk dapat dimanfaatkan oleh masyarakat penggunanya. Bahan pustaka dapat berupa buku dan non-buku, yang berisi informasi seperti teori ilmu pengetahuan, gagasan, pengalaman seseorang, atau penemuan baru. Yang dimaksud dengan non-buku antara lain adalah film, kaset, tape. Buku dan non-buku adalah tempat untuk mewadahi informasi, maka disebut wadah informasi. Bahan pustaka berupa buku dan non-buku, yang dihimpun oleh perpustakaan disebut koleksi. Koleksi tersebut perlu diolah sebelum disajikan kepada pengguna jasa perpustakaan. Pengolahan bahan pustaka harus baik agar setiap pustaka dapat dengan mudah dan cepat dicari dan ditemukan kembali pada waktu dibutuhkan. Koleksi perpustakaan yang telah diolah dan disajikan, sudah siap dimanfaatkan oleh penggunanya. Orang dapat memakainya untuk menambah pengetahuan, katerampilan, atau hiburan. Perpustakaan meminjamkan bahan pustaka kepada civitas akademika yang berminat, baik untuk dimanfaatkan di tempat atau dibawa pulang. Karena fungsi ini perpustakaan disebut sebagai penyalur informasi. 1 commit to user 2 Perpustakaan, disamping berfungsi sebagai penyedia informasi, dikatakan juga sebagai pusat informasi, karena menyimpan wadah-wadah informasi tersebut, serta menyediakan alat telusur, yaitu katalog. Proses pembuatan katalog, sebagai alat telusur informasi disebut katalogisasi, atau proses mengolah pustaka. Untuk mengolah pustaka dengan baik agar informasi yang ada di dalamnya dapat dengan mudah dan cepat dicari dan ditemukan, diperlukan pengetahuan ilmu perpustakaan atau kepustakawanan. Seorang ahli perpustakaan atau pustakawan memperoleh ilmu tersebut lewat pendidikan tinggi, baik jalur gelar maupun jalur non-gelar. Lewat jalur gelar orang dapat memperoleh gelar sarjana S1, S2, S3, sedang lewat jalur non-gelar Diploma 1,Diploma 2,Diploma 3. Setelah perpustakaan selesai didirikan atau dibentuk maka selanjutnya perpustakaan itu akan beroperasi melaksanakan tugas dan fungsinya. Pemeran utama pelaksanaan tugas dan fungsi perpustakaan adalah pemimpin atau kepala perpustakaan yang diangkat oleh penyelenggara. Pemimpin perpustakaan ini yang mengelola seluruh kegiatan yang berlangsung di perpustakaan. Jadi tugas mengelola manajemen perpustakaan baru dilaksanakan setelah pembentukan perpustakaan selesai dan penyelenggara, yaitu organisasi yang menaunginya telah mengangkat pemimpin atau kepala perpustakaan. Keberhasilan pelaksanaan tugas dan fungsi perpustakaan tergantung kepada pemimpin perpustakaan tersebut. Sutarno NS, 2003: 76. Jabatan pustakawan adalah jabatan fungsional, karena mereka mengelola perpustakaan dengan menerapkan keahliannya. Seorang pustakawan yang menjabat sebagai kepala perpustakaan atau kepala salah satu unit di dalam perpustakaan, harus dapat bertindak sebagai manajer yang terampil dan berwibawa. Ia dituntut untuk mengelola suatu perpustakaan, atau mengelola suatu unit di dalam suatu perpustakaan. Tugas pengelolaan atau manajemen adalah yang berhubungan dengan hal-hal teknis operasional sebuah perpustakaan, yang dimulai dari proses perencanaan atas seluruh kegiatan, termasuk sarana dan prasarana, waktu, personalia, biaya dan lain sebagainya; kemudian pelaksanaan kegiatan yang harus dikendalikan, diarahkan, dan diorganisasikan serta diberdayakan oleh pemimpin commit to user 3 organisasi dengan mengerahkan seluruh kekuatan dan potensi yang tersedia. Semua itu untuk diarahkan kepada target, sasaran dan tujuan akhir perpustakaan, yaitu terselenggaranya semua kegiatan, termanfaatkannya seluruh koleksi bahan pustaka, dan meningkatnya pengetahuan, bertambahnya keterampilan, dan berubahnya sikap kearah yang semakin baik masyarakat pengguna jasa perpustakaan. Oleh karena keberhasilan penyelenggaraan perpustakaan tergantung kepada pemimpin atau kepala perpustakaan, maka seorang kepala perpustakaan harus dapat menjalankan tugas dan fungsinya dengan baik. Menurut Sutarno NS 2003:77, tugas-tugas penyelenggaraan perpustakaan meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut: 1. Menyiapkan rencana dan anggaran, terutama anggaran rutin tahunan, dan mengusahakan memperoleh persetujuan untuk dilaksanakan. 2. Pengorganisasian pekerjaan. 3. Penyediaan dan penyiapan pegawai serta sarana dan prasarana kerja. 4. Menggerakkan para pelaksana agar rajin dan bersemangat kerja. 5. Melaksanakan kerja sama dengan perpustakaan lain dalam rangka pemanfaatan bersama koleksi dan sarana prasarana perpustakaan. 6. Menjalin hubungan baik dengan atasan, penyelenggaraan, pembinaan mitra kerja dan unit-unit kerja terkait lainnya. 7. Mengawasi pelaksanaan rencana kerja dan penggunaan anggaran, perlengkapan dan sarana prasarana kerja. 8. Melakukan evaluasi terhadap rencana program, pelaksanaannya, penggunaan PERSONALIA dan sumber daya perpustakaan, serta menyiapkan konsep perbaikan dan peningkatan. 9. Membuat dan memberikan laporan dan pertanggungjawaban pelaksanaan program kerja kepada atasan. Agar pengelolaan perpustakaan dapat berjalan dengan baik, maka para pelaksana perlu mengerti, memahami dan mampu menerapkan fungsi-fungsi manajemen dengan benar. Mengenai fungsi-fungsi manajemen ini, banyak sekali pendapat yang diketengahkan oleh para pakar. Salah satunya adalah yang dikemukakan oleh George R. Terry yang dikutip oleh Sutarno NS 2003: 80, yang terdiri atas: 1. Perencanaan Perencanaan atau planning merupakan fungsi yang pertama dalam manajemen. Perencanaan adalah perhitungan dan penentuan tentang apa yang akan dijalankan dalam rangka mencapai suatu tujuan objective yang tertentu, di commit to user 4 mana, kapanbilamana, oleh siapa dan bagaimana tata caranya. Perencanaan yang baik memerlukan kemampuan-kemampuan berfikir yang tertentu, seni tertentu, dan perkiraan ke depan tentang apa yang akan dicapai atau diwujudkan. Oleh karena itu perencanaan yang baik merupakan kunci manajemen. Ada tiga kemampuan berfikir yang diperlukan untuk perencanaan menurut Sutarno NS 2003:80, yaitu: 1. Berfikir secara trayektoris, artinya melihat ke depan memperkirakan keadaan, serta memperkirakan jalan lintas yang hendak ditempuh. 2. Berfikir secara kualitatif, artinya dapat mengenal, melihat, dan menentukan segala apa yang akan diperlukan, seperti misalnya PERSONALIA, keahlian, kemampuan, keterampilan, dana, mesin- mesin peralatan, bahan, teknologi, dan waktu. 3. Berfikir secara kuantitatif, artinya dapat melihat dimensi-dimensi, mengukur dan menghitung, membuat jadwal, menganggarkan, dan lain-lain. 2. Pengorganisasian Fungsi manajemen terpenting yang kedua adalah organising atau pengorganisasian, yakni fungsi yang dijalankan oleh semua manajer dari semua tingkatan, termasuk administrator. Menurut Atmosudirdjo yang dikutip oleh Sutarno NS 2003: 82 pengorganisasian organisation adalah suatu bentuk kerja sama antara sekelompok orang, berdasarkan suatu perjanjian untuk bekerja sama guna mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan. Setiap bentuk pasti ada konfigurasinya yang tertentu, yang disebabkan oleh sesuatu di dalamnya yang disebut struktur atau kerangka. Di dalamnya terdapat jabatan-jabatan, prinsip- prinsip serta aturan permainan. Di dalam perpustakaan ada hal-hal penting yang harus ada yaitu: a. Tugas pokok atau misi dan tujuan. b. Strategi atau kebijakan. c. Program dan fungsi. d. Tugas-tugas dan peranan. commit to user 5 3. Penggerakan Penggerakan actuating dijalankan setelah adanya rencana dan organisasi. Penggerakan merupakan pelaksanaan atas hasil-hasil perencanaan dan pengorganisasian. Pengorganisasian adalah aktivitas-aktivitas atau kegiatan utama sehari-hari seorang kepala atau manajer. Menurut Sutarno NS 2003: 84 fungsi-fungsi penggerakan actuating tersebut secara singkat dibagi menjadi lima subfungsi manajemen, yaitu: 1. Komunikasi. 2. Kepemimpinan. 3. Pengarahan. 4. Motivasi. 5. Penyediaan sarana dan kemudahan. 4. Pengawasan Pengawasan controlling, yang dilakukan oleh atasan terhadap bawahan adalah didalam melaksanakan semua aktivitas, menggunakan sumber daya organisasi, memanfaatkan biaya, waktu, dan sarana prasarana. Pengawasan dimulai sejak proses perencanaan, sampai dengan akhir suatu tahap kegiatan. Pengawasan tersebut dapat dibedakan menjadi, pertama, pengawasan langsung atasan kepada bawahan, yang sering disebut pengawasan melekat waskat, yang pelaksanaannya dapat rutin atau berkala periodik, dan sifatnya internal. Kedua pengawasan fungsional wasnal, yang dilakukan oleh lembaga diluar organisasi yang sifatnya eksternal. Pengawasan tersebut dilakukan oleh suatu badan pengawaspemeriksa dan dilakukan secara berkala ataupun sewaktu- waktu insidental jika diperlukan. Ketiga adalah pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat wasmas, baik melalui lembaga perwakilan rakyat DPR, Lembaga Swadaya Masyarakat LSM, pers, maupun perorangan. Mekanisme pelaksanaan pengawasan oleh masyarakat tersebut dapat dilakukan secara terbuka, transparan, langsung atau tidak langsung. Setelah dilakukan studi pendahuluan dan keikutsertaan penulis dalam program magang selama dua bulan yaitu bulan Januari sampai dengan bulan Februari 2009 di perpustakaan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan FKIP Universitas Sebelas Maret UNS Surakarta, ditemui beberapa permasalahan yang commit to user 6 perlu diadakan pembenahan dalam pengelolaan perpustakaan FKIP UNS baik dari segi kualitas maupun kuantitas; antara lain koleksi buku di perpustakaan FKIP UNS masih terbatas, sehingga banyak pengguna jasa perpustakaan FKIP UNS yang kecewa karena tidak mendapatkan buku atau literatur yang dibutuhkan; kurang ketersediaannya komputer untuk mengakses katalogisasi melalui digital library perpustakaan FKIP UNS, komputer untuk mengakses katalog yang tersedia saat ini hanya satu unit dan hanya bisa dilakukan penelusuran dengan kata kunci pada judul yang dicari, hal ini menyulitkan pengguna untuk mencarinya dan membutuhkan waktu yang relatif lama; jumlah pengguna jasa perpustakaan yang relatif banyak, kurang lebih 100 pengunjung setiap harinya tidak didukung dengan adanya jumlah personalia perpustakaan yang hanya berjumlah empat orang, sehingga kegiatan pengawasan controlling juga belum maksimal terbukti dengan adanya pengunjung yang membawa makanan masuk ke ruang baca dan masih ada pengunjung yang mengenakan jaket masuk ke ruang koleksi dan ruang baca; untuk ruang non-referensi dan non-skripsi banyak pengunjung yang tidak menggunakan fasilitas perpustakaan untuk menggali informasi namun hanya dijadikan tempat berkumpul dan bersendau gurau, pengunjung yang datang ke bagian referensi dan skripsi benar-benar menggali informasi karena yang berkunjung rata-rata mahasiswa semester atas yang sedang menyusun skripsi. Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka penulis ingin mengkaji dan meneliti lebih dalam tentang “Analisis Pengelolaan Perpustakaan FKIP UNS Dalam Rangka Meningkatkan Minat Baca Civitas Akademika di Perpustakaan FKIP UNS”.

B. Perumusan Masalah