suatu organisasi dihadapkan pada pertentangan kepentingan internal organisasi, seperti munculnya tuntutan unjuk rasa para karyawannya tentang perbaikan
kesejahteraan.
2. Kegiatan Pertukaran Informasi
Pencapaian tujuan suatu organisasi memerlukan proses komunikasi. Proses komunikasi memungkinkan anggota organisasi bertukar informasi menggunakan
suatu bahasa atau simbol-simbol yang biasa umum digunakan. Disamping itu, melalui proses komunikasi tersebut akan diperoleh suatu hasil yang sangat berarti.
Secara umum, komunikasi mempunyai dua fungsi penting dalam organisasi:
Komunikasi memungkinkan orang-orang untuk saling bertukar informasi
Komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi yang terpisah dari anggota lainnya.
Pada umumnya, organisasi sangat bergantung pada komunikasi untuk mencapai tujuannya. Berikut ini adalah beberapa kegiatan organisasi yang
berkaitan dengan pertukaran informasi. a.
Menetapkan Tujuan Kebanyakan organisasi mempunyai berbagai macam tujuan, baik yang
bersifat formal maupun nonformal. Untuk menetapkan suatu tujuan, mereka yang terlibat dalam organisasi baik staff manajemen puncak, manajemen menegah,
manajemen bawah, maupun karyawan, perlu melakukan berbagai pembahasan yang serius dan cukup matang.
Tujuan organisasi dapat di definisikan dalam arti keuangan finansial, mutu produk, penguasan pasar, kepuasan karyawan, atau memberikan pelayanan
bagi pelanggan. Dalam mentapkan berbagai macam tujuan organisasi tersebut
Universitas Sumatera Utara
sangat diperlukan pertukaran informasi atau komunikasi antar unit-unit yang ada alam organisasi tersebut.
b. Membuat dan Melaksanakan Keputusan
Tujuan yang telah ditetapkan dalam suatu organisasi dapat tercapai bila orang-orang dalam organisasi tersebut membuat berbagai keputusanyang
mendukung terlaksananya tujuan, serta mematuhi keputusan yang telah disepakati. Untuk membuat keputusan-keputusan yang mendukung tujuan
organisasi, mereka harus mengumpulkan fakta-fakta agar dapat melakukan penilaian terhadap berbagai pilihanalternatif yang ada, dengan cara membaca
bertanya kepada orang lain, dan sebagainya. Bila telah diambil, suatu keputusan harus dilaksanakan dan hal ini memerlukan lebih banyak komunikasi.
c. Mengukur Prestasi Kerja
Saat keputusan telah dilaksanakan, manajemen perlu melakukan pengukuran untuk mengetahui apakah hasil yang diharapkan telah tercapai.
Pengukuran prestasi kerja mencakup beberapa faktor yaitu, biaya, penjualan, pangsa pasar, produktivitas, tingkat perputaran karyawan, den tingkat persediaan
yang ada. Pada perusahaan berskala besar, semua data tersebut diproses dengan
komputer, dan hal ini dapat mempercepat perolehan hasil laporan. Pada perusahaan yang berskala kecil, pengolahan data dilakukan secara manual,
sehingga waktu yang diperlukan lebih lama. Namu disisi lain, data-data yang terdapat dalam perusahaan besar bisa jadi berkali lipat banyaknya dari pada yang
Universitas Sumatera Utara
terdapat dalam perusahaan kecil, dan hal ini dapat membuat waktu yang diperlukan untuk menganalisisnya menjadi lebih lama.
Oleh karena itu, untuk mengukur prestasi kerja organisasi secara menyeluruh sangat diperlukan terjalinnya komunikasi yang baik antar unit yang
ada dalam organisasi tersebut. d.
Merekrut dan Mengembangkan Staff Jika ingin merekrut seseorang, suatu perusahaan harus mengumumkan
secara terbuka, peneliti resume, dan melakukan awancara dengan pelamar sehingga dapat ditentukan orang yang benar-benar cocok untuk menduduki
jabatan yang tersedia. Selanjutnya, karyawan baru perlu diperkenalkan dengan staff organisasi.
Sebagai orang baru dalam suatu organisasi, dia juga perlu diberi umpan balik feedback atas prestasi yang telah dicapai, baik dalam bentuk penghargaan,
pengakuan, maupun tanggung jawab yang lebih tinggi. Dalam kaitan ini, komunikasi akan lebih banyak diperlukan dan menjadi penting artinya.
e. Pelayanan Pelangganan
Semua organisasi akan berhubungan dengan para customer atau pelangganan internal maupun eksternal dengan menggunakan komunikasi, baik
dalam bentuk formal maupun nonformal. Harga yang tertera pada suatu produk, nama kelompok produk yang tertulis dalam rak-rak, dan berbagai macam bentuk
simbol seperti dilarang merokok, arah panah, dan sejenisnya merupakan bentuk komunikasi yang mungkin digunakan oleh suatu organisasi dalam berhungan
dalam pelanggan atau konsumennya.
Universitas Sumatera Utara
Penggunaan nota penjualan, brosur, iklan, telephone bebas pulsa, dan berbagai bentuk promosi lainnya adalah bentuk komunikasi yang digunakan oleh
organisasi sebagai sarana untuk merangsang keinginan para pelanggan agar menggunakan produknya.
f. Negosiasi dengan Pemasok
Untuk mendapatkan harga produk yang baik, manajemen dalam suatu perusahaan perlu mengadakan negosiasi baik dengan pemasok maupun dengan
pemberi pinjaman. Setelah mendapatkan bantuan dana yang diperlukan, mereka harus secara rutin memberikan laporan perkembangan perusahaannya kepada
pihak-pihak yang terkait. Melakukan negosiasi dengan berbagai pihak dan menyampaikan laporan
perkembangan suatu perusahaan kepada pihak lain yang berkepentingan, tentu saja, memerlukan komunikasi yang dapat memuaskan kedua belah pihak yang
sedang bernegosiasi. g.
Memproduksi Produk Untuk menuangkan ide atau gagasan mengenai produk baru, kemudian
menepatkannya dalam proses produksi, sampai akhirnya menjadi suatu produk yang siap dipasarkan, diperlukan komunikasi. Seorang perancang mendesain
rencana produk, pemasar melakukan penelitian pasar, dan manajer penjualan melakukan kampanye penjualan. Kegiatan diatas memerlukan banyak
komunikasi, baik komunikasi antara manajer dengan karyawan, antara karyawan yang satu dengan yang lain, atau antara bagian pemasaran dengan para pelanggan.
Dengan kata lain, proses produksi erat kaitannya dengan komunikasi.
Universitas Sumatera Utara
h. Berinteraksi dengan Peraturan yang Ada
Komunikasi bukan saja terjadi dalam tubuh perusahaan, tetapi juga antara perusahaan dengan pemerintah. Sebagai wakil masyarakat, pemerintah seharusnya
melindungi kepentingan masyarakat. Untuk itulah, pemerintah menyusun peraturan yang bertujuan untuk memberi perlindungan bagi masyarakat luas dari
tindakan sewenang-wenang perusahaan.
F. Hambatan Komunikasi dalam Organisasi
