7
BAB III LANGKAH- LANGKAH PEMETAAN
Sebagaimana diuraikan
sebelumnya, tahap
pelaksanaan pemetaan
sistem pengendalian intern suatu Instansi Pemerintah meliputi:
1. Tahap persiapan
2. Tahap pelaksanaan
3. Tahap pelaporan
Langkah-langkah pemetaan secara rinci mengikuti tahapan seperti yang diuraikan di bawah ini.
A.
Tahap Persiapan
1. Pembentukan Tim Pemetaan dan Entry Meeting
Pemetaan dilakukan oleh tim yang para anggotanya memahami SPIP. Tim yang akan melakukan pemetaan ditetapkan dengan surat tugas yang dikeluarkan oleh
sekurang-kurangnya pejabat eselon 2. Besar kecilnya jumlah tim disesuaikan dengan ukuran dan kompleksitas instansi yang akan dipetakan.
Di samping tim pemetaan, perlu ditetapkan pula petugas yang akan melakukan fungsi quality assurance terhadap pelaksanaan pemetaan. Petugas tersebut harus
memiliki pemahaman lebih tentang SPIP dan pemetaan. Tahapan setelah pembentukan tim pemetaan yang tidak kalah pentingnya adalah
entry meeting. Pada saat ini tim pemetaan harus berhasil menjelaskan kepada manajemen arti penting SPIP dalam rangka mengawal tujuan yang akan dicapai
instansi pemerintah yang bersangkutan. Oleh karenanya dalam proses entry meeting ini harus diperhatikan juga dengan siapa kita berhadapan, diupayakan ada
kesesuaian eselonering antara tim pemetaan dengan pejabat instansi pemerintah yang didiagnosis.
8
2. Penetapan Counterpart
Agar mendapatkan hasil yang optimal dalam pelaksanaan pemetaan, diharapkan ada peran aktif dari instansi pemerintah yang dipetakan. Untuk itu, setiap instansi
pemerintah perlu didorong untuk membentuk satuan tugas penyelenggaraan SPIP yang akan menjadi rekan kerja counterpart dan pendamping tim pemetaan dalam
pelaksanaan pemetaan. Counterpart dapat terdiri dari beberapa pejabat struktural fungsional staf yang mewakili unit-unit kerja yang ada di instansi pemerintah
tersebut. Anggotanya harus telah memahami SPIP dan mempunyai motivasi tinggi dalam melakukan perubahan.
3. Penyusunan Kerangka Acuan Kerja KAK.
Setelah surat tugas disampaikan dan counterpart dibentuk, tahap persiapan selanjutnya adalah menyusun kerangka acuan kerja pelaksanaan pemetaan.
Kerangka acuan kerja ini nantinya akan disampaikan kepada pimpinan instansi
pemerintah untuk mendapat persetujuan. Rancangan kerangka acuan kerja pemetaan paling tidak memuat hal-hal sebagai
berikut: a.
Latar belakang Bagian ini antara lain menguraikan alasan perlunya pelaksanaan pemetaan.
b. Tujuan dan manfaat pemetaan
c. Ruang lingkup pemetaan.
Ruang lingkup pemetaan meliputi pemetaan pada tingkat entitas dan aktivitas. d.
Metodologi pemetaan Metodologi yang digunakan sebagaimana diuraikan pada pedoman ini.
e. Tahapan dan jadwal waktu pemetaan.
Bagian ini menguraikan tahapanlangkah kerja yang akan diambil berikut waktu pelaksanaannya. Lamanya pemetaan disesuaikan dengan besar kecilnya dan
kompleksitas instansi pemerintah yang dipetakan. Perencanaan waktu agar memperhitungkan hambatan yang mungkin dihadapi.
f. Sistematika pelaporan
Sistematika pelaporan sebagaimana diuraikan pada pedoman ini
9 g.
Rencana kebutuhan sumber daya Bagian ini menguraikan kebutuhan sumber daya, antara lain sumber daya
manusia dan dana. Pada bagian ini diuraikan pula instansi pemerintah yang akan menanggung pembebanan kebutuhan sumber daya.
h. Susunan tim pemetaan
Susunan tim pemetaan merupakan gabungan yang terdiri dari tim fasilitator pemetaan dan tim counterpart.
Terhadap rancangan kerangka acuan kerja pemetaan, perlu dilakukan pembahasan bersama di antara tim fasilitator dan tim counterpart.
4. Pemaparan Kerangka Acuan Kerja KAK
