2 Teamwork
, yaitu nilai yang menekankan kerja sama dalam menyelesaikan pekerjaan.
3 Integrity
, yaitu nilai yang mendorong pegawai percaya diri dan jujur Adapun filosofi yang selalu dikedepankan PT. Tempo group dalam
berbisinis yaitu di mana bumi dipijak di situ langit dijunjung. Perkembangan PT. Tempo group yang semakin besar mendorong untuk membuat anak-anak
perusahaan yang tersebar di seluruh Indonesia sebagai perusahaan distributor yang bernama PT. Tempo Group, salah satunya yakni pada Cabang Bogor yang baru
berdiri sekitar bulan Desember 2008 sehingga terhitung 3 tahun lamanya. PT. Tempo Group Cabang Bogor ini ialah sebuah kelompok usaha yang
bergerak di bidang pemasaran, dan pemegang lisensi dari produk-produk farmasi, nutrasetikal, perawatan kesehatan, kosmetika, dan minuman ringan dengan merek-
merek yang terkenal antara lain seperti Hemaviton, Bodrex, Bodrexin, Neo Rheumacyl, Oskadon, Vidoran, Revlon, Estee Lauder, Marina, My Baby, Claudia,
Total Care, SOS, Pritho, Exclusive Barclay, Fraser Neave FN, dan lain-lainnya. Adapun struktur organisasi PT. Tempo Cabang Bogor yang terlampir pada Lampiran
1.
4.2. Gambaran Sistem Informasi Keuangan Pada PT. Tempo Group Cabang Bogor
PT. Tempo Cabang Bogor memiliki pedoman terhadap prosedur operasional standar yang telah ditetapkan oleh kantor pusat, pengakuan piutang secara sistem
yakni ketika menjadi quatition sales order atau mengentry setiap sales order pemesanan oleh seorang CSS Customer Sales Service, namun proses nominal
piutang per delivery note faktur pembelian masuk pada bagian keuangan yakni ketika sampai di bagian POD Billing atau Proof of Delivery, yang bertugas
memverifikasi setiap delivery note yang dikelompokkan per nama supir atau bagian pengiriman, delivery note diverifikasi apakah sesuai dengan barang yang dikirim lalu
dibubuhkan cap penerima barang atau outlet bersangkutan serta tanda tangan dan
sudah tidak ada revisi, sehingga selanjutnya dapat di billingapproval agar tercetak faktur pajak untuk penagihan kepada outlet tersebut.
Proses billing merupakan proses pemberian tanggal dan jam waktu menerima barang sehingga sesuai dengan faktur pajak bagi penagihan selanjutnya.
Tugas seorang Proof Of Delivery juga sebagai pengendali delivery note faktur pembelian yang belum sampai pada bagian keuangan namun, telah dikirim
barangnya kepada pelanggan. Hal ini sebagai salah satu bentuk pengendalian untuk menghindari tindak kecurangan yang dilakukan oleh pihak gudang.
Setelah faktur pajak tercipta seorang POD Billing mengklasifikasikan delivery note tersebut dengan faktur pajak lalu diberikan kepada bagian inkaso untuk dapat
dilakukan penagihan. Secara sistematis gambaran prosedur operasional standar Proof Of Delivery
terdapat pada Lampiran 2. Delivery Note
yang telah terlampir dengan faktur pajak disebut faktur penagihan, faktur penagihan diperoleh dari POD Billing untuk dapat diatur jadwal
penagihan terhadap para salesman, sesuai matrix atau jadwal wilayah yang akan dilalui para salesman dalam penagihan maupun sales order terhadap pesanan
selanjutnya. Delivery note dikumpulkan dalam satu borderel inkaso yang dapat dibawa oleh para salesman dalam penagihan, para salesman coorporate farma
apotek, rumah sakit, dll pulang untuk menyerahkan hasil tagihan setiap sore hari dan langsung menuliskan status faktur
–faktur yang telah dibawanya agar dapat dicek kembali oleh inkaso, sedangkan uang yang didapat dalam penagihan langsung
disetorkan kepada kasir dan kasir memberikan bukti pembayaran yang akan dilampirkan pada borderel inkaso tersebut. Prosedur operasional standar Inkaso dan
Kasir terdapat pada Lampiran 3. Para Salesman Modern Trade supermarket dan General Trade toko-toko
kecil, pulang untuk menyerahkan borderel inkaso diberikan setiap pagi pada setiap harinya , borderel inkaso diberikan kepada inkaso untuk dapat dicek lalu, uang pun
disetorkan kepada Kasir sehingga kasir dapat langsung membukukan pendapatan atau Remittance
tersebut.
Setelah borderel inkaso di cek dan disesuaikan dengan setoran para salesman maka selanjutnya borderel inkaso beserta bukti setoran para salesman diberikan kepada
bagian AR Control. Seorang AR Control melakukan payment posting pelunasan dan pembayaran
atas piutang secara harian berdasarkan borderel inkaso yang diperoleh oleh bagian inkaso, payment dilakukan untuk mengurangi piutang yang telah dilunasi ataupun
dicicil oleh outlet atau pelanggan, data piutang pelanggan yang menjadi pedoman seorang AR Control yakni daftar faktur terbuka, dan daftar giro terbuka yang
mencakup data-data piutang para outlet. Data tersebut juga menjadi acuan seorang CSS
Customer Sales Service untuk kredit kepada para outlet, sehingga outlet yang
sudah mendekati batas kredit yang maksimum tidak dapat melakukan pemesanan. AR Control
juga melakukan pengendalian internal terhadap faktur-faktur yang berada pada inkaso agar diketahui status faktur tersebut, apakah lunas, cicilan,
dibayar melalui giro, ataupun berupa potongan atas faktur retur. Proses opname faktur
ini dilakukan sebulan sekali yang dilakukan pada dua minggu pertama di awal bulan, selain itu juga dilakukan konfirmasi langsung terhadap pelanggan atau outlet
yang dilakukan pada dua minggu menjelang akhir bulan. Gambaran umum pekerjaan yang dilakukan AR Control terlampir pada Lampiran 4.
Proses ini untuk memastikan antara faktur yang dianggap lunas, maupun masih bersifat piutang terhadap outlet pengecekan.
4.3. Analisis Standar Kredit
