105
f. Perumusan Kebutuhan Anggaran Kegiatan Promosi
Dalam mengalokasikan dana yang diberikan APBD kepada Kantor Arsip dan Perpustakaan maka perlu dibuat mengenai perumusan kebutuhan anggaran.
Hal ini dikarenakan perumusan kebutuhan anggaran disesuaikan dengan kebutuhan pokok yang sangat terpenting mengingat biaya yang diberikan tidak
mencukupi semua kebutuhan. Menurut informan HS dalam penyusunan kebutuhan anggaran dilakukan sebelum mengajukan proposal pendanaan kepada
APBD Kabupaten Klaten. Setiap pengajuan anggaran belum tentu setiap alokasi anggaran dipenuhi secara utuh, akan tetapi dilihat dari fungsi, kegunaan dan
seberapa besar kebutuhannya. Hal tersebut sesuai hasil wawancara dengan Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan HS pada tanggal 8 Juli 2012 bahwa:
“Untuk membuat anggaran kebutuhan kegiatan promosi perpustakaan, biasanya melihat berdasarkan besar kecilnya alokasi dana yang diterima
dari APBD maupun perpustakaan nasional Klaten. Karena setiap pengajuan proposal pendanaan hasil yang didapat selalu tidak sesuai
dengan apa yang direncanakan”.
Pernyataan yang telah diutarakan Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan HS, dapat diperkuat dari pernyataan yang diutarakan pustakawan RA berdasarkan
hasil wawancara pada tanggal 9 Juli 2012 bahwa perumusan setiap anggaran selalu disesuaikan dengan alokasi dana yang diperoleh, akan tetapi sebelumnya
telah dibuat perincian anggaran untuk setiap kebutuhan. “Perumusan dana dalam perencanaan promosi perpustakaan disesuaikan
dengan besarnya
alokasi dana
yang diperoleh.
Karena, menurut
pengalaman dengan adanya dana alokasi tersebut masih belum mencukupi kebutuhan untuk dilakukannya kegiatan promosi yang lebih banyak”.
Anggaran dana tetap sampai saat ini diterima oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan untuk penunjang kegiatan perpustakaan di peroleh dari PEMDA
106 dengan anggaran APBD, selain itu dibantu oleh perpustakaan nasional bisanya
berupa buku-buku. Hal ini sesuai yang hasil wawancara dengan Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan HS pada tanggal 9 Juli 2012 bahwa, “Sumber dana
perpustakaan untuk kebutuhan operasional berasal dari Pemda Klaten yang berasal dari anggaran APBD kabupaten Klaten dan berasal dari Perpustakaan
Nasional”. Penuturan Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan HS sependapat dengan
pustakawan HP berdasarkan hasil wawancara pada tanggal 9 Juli 2012 bahwa setiap tahun Kantor Arsip dan Perpustakaan mendapatkan alokasi dana dari
APBD untuk kegiatan operasional perpustakaan. Selain dana dari APBD kegiatan perpustakaan didukung oleh perpustakaan nasional dengan mengkontribusikan
beberapa jenis buku. Berikut penuturannya, “Setiap tahun perpustakaan mendapatkan jatah dana dari APBD Kabupaten Klaten, di samping itu juga
mendapat dana dari Perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Daerah Jawa Tengah”.
Dalam mengalokasikan
dana yang
diperoleh Kantor
Arsip dan
Perpustakaan menggunakannya untuk kebutuhan operasional. Adapun kebutuhan operasional yang paling pokok dibutuhkan seperti buku-buku sebagai tambahan
koleksi, serta barang-barang untuk perawatan. Kantor Arsip dan Perpustakaan memilih buku sebagai kebutuhan pokok, dikarenakan buku-buku setiap periode
selalu mengalami pembaharuan. Berikut hasil wawancara dengan Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan pada tanggal 11 Juli 2012 bahwa:
“Dasar dalam
penentuan anggaran
perpustakaan berdasarkan
dari kebutuhan-kebutuhan
yang pokok
untuk operasional
perpustakaan.
107 Biasanya dana yang diperoleh digunakan untuk perawatan media promosi,
pengadaan atau pembaharuan media promosi, penambahan koleksi buku, pemeliharaan dan perawatan koleksi buku”.
Hal serupa
diungkapkan oleh
pustakawan PD
berdasarkan hasil
wawancara pada tanggal 11 Juli 2012 bahwa “Dasar anggaran digunakan menurut kebutuhan-kebutuhan yang harus dipenuhi demi berjalannya perpustakaan, seperti
dibelikannya buku-buku untuk menambah koleksi”. Berdasarkan hasil wawancara mengenai perumusan kebutuhan anggaran
untuk kegiatan promosi perpustakaan disesuaikan berdasarkan alokasi dana yang diterima, karena setiap pengajuan dana belum tentu hasil yang didapat sesuai
dengan pengajuan. Adapun sumber dana untuk perpustakaan berasal dari APBD, perpustakaan
nasional dan
perpustakaan daerah.
Sumber dari
informan mengemukakan bahwa dana yang diperoleh digunakan untuk menambah buku-
buku koleksi perpustakaan, sehingga koleksi buku setiap tahunnya bisa terbarui sesuai dengan perkembangan zaman. Selain itu digunakan untuk perawatan dan
pemeliharaan koleksi buku, sehingga kondisi buku-buku bisa tetap terjaga. Dasar penentuan anggaran untuk promosi perpustakaan adalah dari kebutuhan-
kebutuhan pokok promosi perpustakaan, supaya perpustakaan terus tetap berjalan semaksimal mungkin.
g. Penyusunan Pedoman Pelaksanaan Kegiatan Promosi
Pedoman pelaksanaan merupakan acuan dalam menjalankan tujuan, sehingga dapat tercapai secara maksimal. Pedoman pelaksanaan dibentuk
berdasarkan kegiatan yang akan dilakukan. Berdasarkan hasil wawancara dengan informan mengenai penyusunan pedoman pelaksanaan, bahwa Kantor Arsip dan
Kategori