50
d. Pengendalian Promosi Perpustakaan 1 Pengertian Pengendalian Promosi Perpustakaan
Pengendalian merupakan bagian terakhir dari fungsi manajemen. Adapun fungsi-fungsi manajemen yang dikendalikan adalah perencanaan,
pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengendalian itu sendiri. Antara pengendalian dan pengawasan terdapat perbedaan, yaitu pada pengawasan
hanya sebatas memberi saran sedangkan pada pengendalian sampai pada tahap melakukan tindak lanjut dari saran tersebut. Jadi pengendalian lebih
luas daripada pengawasan, sehingga untuk menghindari tumpang tindih dalam penerapannya, maka lebih banyak dipakai istilah pengendalian
karena di dalamnya sudah mengandung inti dari pengawasan. Menurut Sondang P. Siagian 2007: 125 pengendalian merupakan
usaha sadar dan sistematis untuk lebih menjamin bahwa semua tindakan operasional yang diambil dalam organisasi benar-benar sesuai dengan
rencana yang
telah ditetapkan
sebelumnya. Selanjutnya,
Prajudi Admosudirjo Suhari, 2005: 22 controlling atau pengendalian adalah
keseluruhan dari kegiatan-kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria-kriteria, norma-
norma, standar, atau rencana-rencana yang telah ditetapkan. “Pengendalian
manajemen adalah
usaha sistematik
untuk menetapkan
standar pelaksanaan
dengan tujuan-tujuan
perencanaan, merancang
sistem informasi
umpan balik,membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah
ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan
untuk
menjamin bahwa
semua sumber
daya perusahaan
dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam
51 pencapaian tujuan-tujuan perusahaan”. Robert J. Mockler Hani
Handoko, 2003: 360-361. Selanjutnya pengertian atau definisi pengendalian menurut Husaini
Usman 2006:401 ialah kegiatan memantau, menilai dan melaporkan kemajuan proyek disertai tindak lanjutnya.
Berdasarkan definisi di atas maka dapat ditarik sebuah kesimpulan bahwa pengendalian promosi perpustakaan adalah usaha sistematis untuk
menetapkan standar dan ukuran pelaksanaan, menilai pelaksanaan, menemukan penyimpangan dan hambatan, dan mengambil tindakan
koreksi yang diperlukan untuk menjamin pencapaian tujuan dari promosi perpustakaan yang efektif dan efisien.
2 Tujuan dan Manfaat Pengendalian Promosi Perpustakaan
Tujuan dan manfaat dari pengendalian menurut Husaini Usman 2006:400 adalah sebagai berikut:
a Menghentikan atau meniadakan kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, hambatan dan ketidakadilan
b Mencegah terulangnya kembali kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, hambatan dan ketidakadilan.
c Mendapatkan cara-cara yang lebih baik atau membina yang telah baik
d Menciptakan suasana keterbukaan, kejujuran, partisipasi dan akuntabilitas organisasi.
e Meningkatkan kelancaran operasi organisasi f Meningkatkan kinerja organisasi
g Memberikan opini atas kinerja organisasi h Mengarahkan manajemen untuk melakukan koreksi atas
masalah-masalah pencapaian kinerja yang ada i Menciptakan terwujudnya pemerintahan yang bersih.
Berdasarkan pernyataan tersebut maka dapat disimpulkan bahwa pengendalian promosi perpustakaan bertujuan untuk mengukur dan
52 menjamin ketercapaian tujuan promosi perpustakaan yang dilaksanakan
dengan perencanaan. Adapun manfaat dari
pengendalian promosi perpustakaan yaitu sebagai sarana atau alat untuk mengetahui ketercapaian
pelaksanaan promosi beserta penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dan memberikan saran untuk tindakan perbaikan.
3 Sifat dan Waktu Pengendalian
Sifat dan waktu pengendalian menurut Hani Handoko 2003: 361- 362 dibagi menjadi tiga macam, yaitu:
a Pengendalian pendahuluan feed forward control Pengendalian pendahuluan atau sering disebut steering control,
dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah atau penyimpangan- penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat
sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan. b Pengendalian yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan
concurrent control Tipe
pengendalian ini
dilakukan selama
suatu kegiatan
berlangsung, dimana suatu aspek tertentu harus terlaksana terlebih dahulu sebelum kegiatan-kegiatan lain bisa dilanjutkan. Tipe pengendalian ini
bisa menjadi semacam peralatan “double check” yang lebih menjamin ketepatan suatu kegiatan.
c Pengendalian umpan balik feedback control Tipe pengendalian ini mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan
yang telah dilaksanakan. Sebab-sebab penyimpangan dari rencana
53 ditentukan, penemuan-penemuan diterapkan untuk kegiatan-kegiatan
serupa di masa yang akan datang. pengendalian ini bersifat historis, pengukuran dilakukan setelah kegiatan terjadi.
4 Jenis-jenis Pengendalian
Jenis-jenis pengendalian menurut Hasibuan 2007: 244-245 adalah sebagai berikut:
a Pengendalian karyawan personnel control pengendalian yang ditujukan kepada hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan
karyawan. b Pengendalian
keuangan financial
control pengendalian
terhadap hal-hal
yang menyangkut
keuangan, tentang
pemasukan dan pengeluaran, dan termasuk pengendalian anggarannya.
c Pengendalian produksi production control pengendalian untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang
dihasilkan, apakah sesuai dengan standar atau rencananya. d Pengendalian
waktu time
control pengendalian
yang ditujukan pada penggunaan waktu, artinya kesesuaian antara
waktu untuk mengerjakan suatu pekerjaan dengan rencana. e Pengendalian teknis technical control pengendalian terhadap
hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.
f Pengendalian kebijaksanaan policy control pengendalian untuk
mengetahui dan
menilai kesesuaian
antara kebijaksanaan-kebijaksanaan
organisasi yang
telah dilaksanakan dengan yang telah digariskan.
g Pengendalian penjualan sales control pengendalian untuk mengetahui kesesuaian antara penjualan produk atau jasa yang
dihasilkan dengan target yang ditetapkan. h Pengendalian inventaris inventor control pengendalian untuk
mengetahui keadaan inventaris perusahaan. i Pengendalian
pemeliharaan maintenance
control pengendalian untuk mengetahui apakah semua inventaris
perusahaan dan kantor dipelihara dengan baik atau tidak, dan jika ada yang rusak apa kerusakannya, apa masih bisa
diperbaiki atau tidak.
54
5 Macam-macam Pengendalian
Menurut Hasibuan 2007: 248 pengendalian dikenal atas beberapa macam, yaitu:
a Pengendalian intern internal control, yaitu pengendalian yang dilakukan oleh seorang atasan kepada bawahannya. Pengendalian
ini meliputi pelaksanaan tugas, prosedur kerja, kedisiplinan karyawan, dan lain-lainnya.
b Pengendalian ekstern external control, yaitu pengendalian yang dilakukan oleh pihak luar. Pengendalian ini bisa dilakukan secara
formal maupun informal. c Pengendalian resmi formal control, yaitu pemeriksaan yang
dilakukan oleh instansi atau pejabat resmi dan dapat dilakukan secara intern maupun ekstern.
d Pengendalian konsumen informal control, yaitu penilaian yang dilakukan oleh masyarakat, baik secara langsung maupun tidak
langsung.
6 Metode Pengendalian
Pengendalian sebenarnya mengandung arti penjagaan stabilitas atau keseimbangan, dan dalam pelaksanaannya, teknik-teknik yang
digunakan hendaknya digunakan secara simultan dengan metode-metode pengendalian, tidak berdiri sendiri-sendiri. Menurut Hani Handoko 2003:
375-377 metode pengendalian terdiri dari dua kelompok yaitu metode bukan kuantitatif dan metode kuantitatif.
55 Metode bukan kuantitatif adalah metode-metode pengendalian
yang digunakan manajer dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen. Pada umumnya hal ini mengawasi keseluruhan organisasi, dan sebagian
besar mengawasi sikap dan kinerja karyawan. Teknik-teknik yang digunakan dalam metode ini meliputi a pengamatan, b inspeksi teratur
dan langsung, c pelaporan lisan dan tertulis, d evaluasi pelaksanaan, e diskusi antara manajer dan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan.
Metode bukan kuantitatif merupakan metode yang cenderung menggunakan data khusus dan metode-metode kuantitatif untuk mengukur
dan memeriksa kuantitas dan kualitas keluaran output.Teknik yang digunakan dalam metode ini terdiri dari a anggaran, b audit, c analisa
break-even, d analisa rasio, e bagan atau teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan, seperti bagan gantt, Program
Evaluation and Review Technique PERT, dan Critical Path Method CPM.
7 Karakteristik Pengendalian yang Efektif
Karakteristik dari pengendalian yang efektif menurut Hani Handoko 2003: 373-374 adalah sebagai berikut:
a Akurat b Tepat waktu
c Obyektif dan menyeluruh d Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik
e Realistik secara ekonomis f Realistik secara organisasional
g Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi h Fleksibel
i Bersifat sebagai petunjuk dan operasional j Diterima para anggota organisasi
Kategori