Pengembangan aplikasi helpdesk pada Pt.jict (Jakarta international container terminal)

PENGEMBANGAN APLIKASI HELPDESK PADA PT. JICT

(JAKARTA INTERNATIONAL CONTAINER TERMINAL)

TONI KURNIAWAN 104093003013

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

PERNYATAAN

DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENAR-BENAR HASIL KARYA SENDIRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKAN SEBAGAI SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI ATAU LEMBAGA MANAPUN.

Jakarta, Juli 2011

Toni Kurniawan

ABSTRAK

TONI KURNIAWAN (104093003013). Pengembangan Aplikasi Helpdesk

Pada PT. JICT (Jakarta International Container Terminal) dibimbing oleh

ZAINUDDIN BEY FANANIE dan QURROTUL AINI.

PT. JICT (Jakarta International Container Terminal), perusahaan jasa terminal dan logistik yang terkemuka mempunyai misi menjamin penyediaan jasa pelayanan terminal container secara prima. Dalam menjalankan proses usaha perusahaan seringkali ditemukan masalah-masalah pada peralatan penunjang yang ada dilapangan dan harus segera diselesaikan. Namun penanganan masalah masih kurang baik, karena proses pencatatan helpdesk yang masih sederhana sehingga mempengaruhi kinerja perusahaan. Hal ini dapat memberi dampak negatif, yakni: terdapat masalah yang beresiko dicatat secara berulang, perhitungan masalah tidak akurat dan manajer operasional menunggu lama untuk mendapatkan laporan

helpdesk. Oleh karena itu, penulis mengajukan aplikasi helpdesk yang dibuat unutuk mengatasi dan meminimalisasi masalah diatas. Secara garis besar aplikasi yang dikembangkan terdiri dari proses pencatatan keluhan helpdesk, informasi status keluhan helpdesk, informasi cara penyelesaian keluhan helpdesk, serta laporan helpdesk. Metode penelitian yang penulis lakukan antara lain metodde pengumppulan data berupa studi pustaka, studi lapangan dengan observasi dan wawancara, serta studi literatur sejenis. Sedangkan metode pengembangan aplikasi helpdesk ini, penulis menggunakan Rapid Application Development

(RAD) dengan dimodelkan dengandiagram-diagram Unified Modelling Language

(UML). Tahapan yang dilakukan dalam RD adalah Scope definition, Analysis,

Design Construction and Testing. Tools yang digunakan adalah XAMPP 1.7.1

dengan spesifikasi Apache 2.2.11 sebagai web server, PHP versi 5.2.9 sebagai bahasa pemrograman dan MySQL versi 5.1.33 sebagai database. Dengan diterapkannya aplikasi ini mampu mempersingkat waktu pengolahan data

helpdesk, mengatasi masalah human error pengelolaan helpdesk. Aplikasi ini juga

menghasilkan laporan-laporan helpdesk dengan cepat dan akurat yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan perusahaan.

Kata Kunci: Aplikasi Helpdesk, Rapid Application Development (RAD), Unified

Modelling Language (UML).

V Bab + 80 Halaman + 24 Daftar Pustaka + 28 Gambar + 4 Daftar Simbol Pustaka Acuan: 24 (2000-2010)

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas segala rahmat dan karunia-Nya yang diberikan kepada penulis dalam kehidupan di dunia ini sehingga penulis dapat melaksanakan dan menyelesaikan skripsi dengan lancar. Shalawat serta salam penulis curahkan kepada Nabi besar Muhammad SAW yang telah menyampaikan ajaran Islam ke muka bumi ini.

Skripsi ini berjudul “Pengembangan Aplikasi Helpdesk pada PT. JICT (Jakarta International Container Terminal)”, yang disusun sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan program Strata Satu (S1) pada Program Studi Sistem Informasi di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

Pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah mendukung atas terselesaikannya laporan ini. Mereka yang telah mendukung penulis adalah :

1. Bapak DR. Syopiansyah Jaya Putra, M.Sis, selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi.

2. Ibu Nur Aeni Hidayah, MMSI, selaku Kepala Program Studi Sistem Informasi 3. Bapak Zainuddin Bey Fananie, M.Sc sebagai dosen pembimbing I yang telah banyak memberikan masukan, bimbingan dan motivasi dalam menyelesaikan skripsi ini.

4. Ibu Qurrotul Aini, MT selaku dosen pembimbing II yang telah banyak membantu dalam menyelesaikan skripsi ini, terima kasih banyak untuk waktu dan pengarahannya selama ini.

5. Seluruh Dosen dan Staf Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Sains dan Teknologi, yang telah berjasa kepada penulis selama diperkuliahan.

6. Keluargaku, Ayah, Ibu dan Adik-adikku, yang telah memberikan bantuan berupa moril maupun materiil.

7. Teman-teman seperjuanganku, jurusan Sistem Informasi terutama kelas SIC 04 yang sudah menemani penulis selama kuliah. Terima kasih kepada Afrialdi SBB yang sudah membantu dalam pembuatan aplikasi. Serta Sigit, Sahrul, Fachrurozi yang menemani dalam penuliasan skripsi ini.

Akhir kata penulis menyadari bahwa tak ada gading yang tak retak, dalam penulisan skripsi ini mungkin masih ada kesalahan dan kekurangan sehingga kritik membangun sangatlah diperlukan. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat baik untuk diri penulis maupun untuk kepentingan universitas.

Jakarta, Juli 2011

DAFTAR ISI

Halaman Judul……… i

Lembar Persetujuan……… ii

Lembar Pengesahan………...iii

Lembar Pernyataan……… iv

Abstrak………... v

Kata Pengantar………...vi

Daftar Isi……….. viii

Daftar Gambar……….. xii

Daftar Simbol………...xvi

BAB I PENDAHULUAN………1

1.1 Latar Belakang... 1

1.2 Rumusan Masalah... 3

1.3 Batasan Masalah... 4

1.4 Tujuan Penelitian... 4

1.5 Manfaat Penelitian... 5

1.6 Metodologi Penelitian... 6

1.7 Sistematika Penulisan... 6

BAB II LANDASAN TEORI... 8

2.1 Pengertian Sistem... 8

2.2 Konsep Dasar Helpdesk... 8

2.2.1 Pengertian Helpdesk... 8

2.2.2 Kelebihan Helpdesk... .. 10

2.2.3 Tipe Helpdesk... 11

2.2.4 Struktur Helpdesk... 11

2.3 Konsep Pengumpulan Data... 13

2.4 Konsep Pengembangan Sistem... 14

2.5 Konsep RAD (Rapid Application Development)... 15

2.7 Konsep Unified Modelling Languange (UML)... 20

2.8 Konsep Basis Data…………..……….. 24

2.8.1 Basis Data... 24

2.8.2 Database Management Sistem (DBMS)... 26

2.9 Pengujian Perangkat Lunak... 27

2.10 Literatur Sejenis... 28

BAB III METODOLOGI PENELITIAN...31

3.1 Metode Pengumpulan Data……… 31

3.1.1 Studi Pustaka... 31

3.1.2 Studi Lapangan... 31

3.1.3 Literatur Sejenis... 32

3.2 Metode Pengembangan Sistem………..… 32

3.2.1 Scope Definition... .32

3.2.2 Analysis... 32

3.2.3 Design... 33

3.2.4 Construction & Testing...... 34

3.3 Kerangka Penelitian... 35

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN... 36

4.1 Profil Perusahaan….………. 36

4.1.1 Gambaran Umum Perusahaan………. 36

4.1.2 Logo Perusahaan……….. 37

4.1.3 Visi dan Misi……….... 37

4.2 Scope Definition... 37

4.3 Analysis... 38

4.3.1 Analisa Permasalahan(Problem Analysis)……….. 38

4.3.3 Analisa Keputusan(Decision Analysis)………... 41

4.4 Design System... 42

4.4.1 Use Case Model Diagram……… 42

4.4.2 Activity Diagram……….. 48

4.4.3 Class Diagram………….………... 54

4.4.5 Statechart Diagram..……….. 62

4.4.6 Database Specification ……….……… 65

4.4.7 Design Interface ………..……….……… 70

4.5 Construction & Testing……….………... 74

4.5.1 Pemrograman………. 74

4.5.2 Perangkat Sistem... 75

4.5.4 Pengujian Perangkat Lunak………... 77

BAB V PENUTUP... 79

5.1 Simpulan... 79

5.2 Saran... 79

DAFTAR PUSTAKA... 81

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Struktur Helpdesk ...11

Gambar 2.2 Strategi Rapid Application Development ....……….…...16

Gambar 3.1 Kerangka Penelitian ………..35

Gambar 4.1 Logo Perusahaan ...36

Gambar 4.2 Sistem Helpdesk Yang Berjalan ...38

Gambar 4.3 Sistem Helpdesk Yang Diusulkan ...40

Gambar 4.4 Use Case Diagram ...44

Gambar 4.5 Activity Diagram Login... ... 49

Gambar 4.6 Activity Diagram Input Problem... 50

Gambar 4.7 Activity Diagram Update Problem...51

Gambar 4.8 Activity Diagram Input Data User... . 52

Gambar 4.9 Activity Diagram View Report Helpdesk...53

Gambar 4.10 Class Diagram ... 55

Gambar 4.11 Sequence Diagram Login ...56

Gambar 4.12 Sequence Diagram Input Problem...57

Gambar 4.13 Sequence Diagram Update Problem... 57

Gambar 4.14 Sequence Diagram Input data User...58

Gambar 4.15 Sequence Diagram View Report Problem... 59

Gambar 4.16 Statechart Diagram Login... 60

Gambar 4.17 Statechart Diagram User... 60

Gambar 4.18 Statechart Diagram Problem... 61

Gambar 4.19 Statechart Diagram View Report... 61

Gambar 4.20 Rancangan Menu Login... 67

Gambar 4.21 Rancangan Halaman Input Data User... 68

Gambar 4.22 Rancangan Halaman Input Problem...69

Gambar 4.23 Rancangan Halaman View Problem Log...70

Gambar 4.24 Rancangan Halaman View Report... 71

DAFTAR SIMBOL

SIMBOL USE-CASE DIAGRAM

Simbol Keterangan

Actor

Use case

Association

«extends» Extends

«uses» Uses (includes)

Inheritance

System Boundary

(Sumber: Whitten, 2004)

Actor1

SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM

Simbol Keterangan

State

Control Flow

Initial State

Final State

Transition

Decision

Partition1 Swimlane

SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM

Simbol Keterangan

Object

Actor

Lifeline

Message

Message (return)

Message (call)

Activation

SIMBOL CLASS DIAGRAM

Simbol Keterangan

Class

1. class name

2. attributes

3. behaviors

Association

Agregation

(composite)

Agregation

(shared)

Generalization

(Sumber: Whitten, 2004)

1 *

Class 1

2 3

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dalam suatu perusahaan, penting memiliki helpdesk yang menjadi tempat pengguna sistem operasional perusahaan dapat menghubungi untuk mendapatkan bantuan dari masalah yang ditemukan dalam proses penggunaan sistem tersebut. Beberapa nama umum untuk sebuah helpdesk meliputi: : Computer Support Center, IT Response Center, Customer Support Center, IT Solutions Center,

Resource Center, Information Center, dan Technical Support Center.

(http://searchcrm.techtarget.com/definition/help-desk, 2011).

Helpdesk merupakan bagian pada sistem operasional perusahaan yang

menjadi single point of contact bagi karyawan untuk menangani masalah operasional sistem. (Trimawangsari, 2010).

PT. JICT (Jakarta International Container Terminal) sebagai sebuah perusahaan jasa terminal dan logistik yang terkemuka, mempunyai misi menjamin penyediaan jasa pelayanan terminal container, terminal multi purpose, logistik dan jasa bunker secara prima. Helpdesk yang terkomputerisasi sangat mendesak diperlukan oleh PT. JICT. Dikarenakan dalam menjalankan proses usaha perusahaan seringkali ditemukan masalah-masalah pada peralatan penunjang yang ada dilapangan dan harus segera diselesaikan. Adapun masalah yang berkaitan dengan kerusakan infrastructure, tim yang berada di lapangan akan menyampaikan masalah tersebut ke bagian helpdesk, kemudian bagian helpdesk

menyelesaikan masalah yang dilaporkan, dan jika telah selesai akan melaporkan kembali ke bagian helpdesk untuk dicatat bahwa complain masalah tersebut telah berhasil terselesaikan. Namun penanganan masalah yang saat ini terjadi pada

helpdesk di PT. JICT masih kurang baik, karena proses pencatatan helpdesk yang

masih manual dan sederhana sehingga mempengaruhi kinerja perusahaan karena masalah yang ada di lapangan tidak cepat teratasi, dan tidak terkontrolnya proses

complain masalah. Semua pencatatan laporan bulanan serta perhitungan masalah

masih dilakukan manual. Hal ini dapat memberi dampak negatif, yakni: terdapat masalah yang beresiko dicatat secara berulang, perhitungan masalah tidak akurat karena dilakukan manual dan perlunya manajer operasional menunggu untuk mendapatkan laporan yang diinginkan. Dan juga belum adanya sistem yang mampu menghitung kuantitas masalah pada helpdesk dalam menangani permasalahan yang terjadi pada PT. JICT.

Bertolak dari latar belakang yang dikemukan di atas dan seiring dengan berkembangnya teknologi informasi maka dilakukan perancangan dan pembuatan aplikasi untuk mengelola dan mencatat permasalahan pengguna terkait, maka dibutuhkan sistem helpdesk yang terintegrasi dengan baik sehingga pengaksesan data pada helpdesk dapat dilakukan dengan mudah dan cepat guna pengukuran tingkat masalah serta pengaksesan laporan oleh manajer operasional, serta permasalahan dapat tertangani dengan baik dalam cakupan batasan masalah yang menghasilkan solusi tepat untuk mengatur sumber daya yang ada, maka penulis mencoba mengungkapkan obyek dari studi dengan judul “PENGEMBANGAN APLIKASI HELPDESK PADA PT. JICT (JAKARTA INTERNATIONAL CONTAINER TERMINAL)”.

Adapun Software yang digunakan dalam pembuatan sistem ini adalah

EditPlus 2, Macromedia Dreamweaver 8, Eclipse, sebagai software editor, Adobe

Photoshop CS2 untuk mengolah gambar. XAMPP versi 1.7.1. yang mencakup: Apache versi 2.2.11 untuk web server, PHP versi 5.2.9 untuk bahasa pemrograman, dan MySQL versi 5.1.3 dan Navicat untuk database nya.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan penjabaran latar belakang penulisan maka dapat dirumuskan bahwa masalah yang saat ini dihadapi adalah:

1. Adanya keterlambatan dalam proses laporan helpdesk.

2. Adanya masalah human error dalam pengelolaan data helpdesk, sehingga status keluhan helpdesk tidak dapat dipantau dan tidak cepat terselesaikan.

Berdasarkan identifikasi di atas, maka permasalahan yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah “Bagaimana mengembangkan aplikasi helpdesk yang dapat mengurangi masalah human error dalam pengelolaan data helpdesk, dan mempercepat proses pelaporan helpdesk agar dapat dipantau secara akurat?”.

1.3. Batasan Masalah

Berdasarkan rumusan masalah di atas maka dalam penulisan skripsi ini, penulis membatasi masalah sebagai berikut:

1. Aplikasi yang dikembangkan dibagi berdasarkan kategori masalah.

2. Aplikasi yang dikembangkan meliputi input problem, update problem, view report problem.

3. Aplikasi yang dikembangkan hanya bertanggung jawab terhadap manajer operasional dan tidak terkait dengan fungsi lain di perusahaan.

4. Aplikasi helpdesk menggunakan pemrograman PHP dan MySQL sebagai

database-nya.

6. Peneliti menggunakan Rapid Application Development (RAD) menurut Whitten 2004 sebagai metode pengembangan sistem dari tahap Scope Definition sampai dengan tahapan Construction & Testing.

7. Keamanan sistem sebatas login berupa username dan password.

1.4. Tujuan Penelitian

Tujuan yang diperoleh dari skripsi ini adalah:

1. Mempermudah dan mempercepat pengolahan data helpdesk.

2. Mengurangi masalah human error pengelolaan helpdesk Membuat laporan yang sistematis kepada manajer operasional dari permasalahan yang terjadi.

3. Menghasilkan laporan-laporan helpdesk dengan cepat dan akurat.

1.5. Manfaat Penelitian

Manfaat pembuatan aplikasi helpdesk diantaranya adalah:

1. Memahami kondisi sebenarnya yang terjadi pada proses penanganan

complainproblem helpdesk pada PT. JICT.

2. Menghasilkan suatu informasi yang cepat dan akurat dalam membantu dan memudahkan proses helpdesk.

Manfaat pembuatan laporan penelitian ini bagi para penggunanya adalah sebagai berikut:

1. Memberikan pemahaman mengenai konsep proses pengembangan aplikasi helpdesk.

2. Menjadi referensi bagi penelitian berikutnya dalam pengembangan aplikasi helpdesk.

1.6. Metodologi Pengumpulan Data

Adapun metode pengumpulan data yang digunakan dalam skripsi ini adalah :

1. Studi Pustaka

Penulis membaca dan mempelajari buku-buku, jurnal/artikel dari website

yang ada kaitannya dengan pengembangan aplikasi helpdesk yang dapat dijadikan bahan acuan penulis dalam pembahasan masalah penelitian ini.

2. Studi Lapangan a. Observasi

Pengamatan yang langsung dilakukan peneliti terhadap obyek-obyek yang ada pada perusahaan atau instansi terkait untuk mendapatkan data-data yang diperlukan.

b. Wawancara

Mengumpulkan data dengan mewawancarai langsung orang yang terkait langsung.

3. Studi Literatur Sejenis

Penulis melakukan suatu kajian dari hasil penelitian yang sudah ada sebagai suatu perbandingan dan sumber referensi dalam pengembangan aplikasi

1.7. Metode Pengembangan Sistem

Metodologi pengembangan sistem yang digunakan untuk mengembangkan sistem ini yaitu Rapid Application Development (RAD). RAD merupakan sebuah strategi pengembangan sistem yang menekankan kecepatan pengembangan melalui keterlibatan pengguna yang ekstensif dalam konstruksi, cepat, berulang dan bertambah serangkaian prototipe bekerja sebuah sistem yang pada akhirnya berkembang ke dalam sistem final. RAD dibagi dalam beberapa tahapan, diantaranya: Scope Definition, Analysis, Design, Construction and Testing, Delivery of a version, dan System Operation and Maintenance (Whitten, 2004).

Namun penulis membatasi dengan hanya melalui beberapa tahapan, dari Scope Definition sampai dengan tahapan Construction & Testing, selebihnya diserahkan pada pihak perusahaan dalam mengelola aplikasi ini.

1.8. Sistematika Penulisan

Dalam penulisan skripsi ini, penulis menjabarkan penelitian pengembangan aplikasi Helpdesk pada PT. JICT dibagi menjadi:

BAB I. PENDAHULUAN

Dalam bab ini akan diuraikan tentang latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metodologi penelitian serta sistematika penulisan.

BAB II. LANDASAN TEORI

Dalam bab ini akan diuraikan mengenai landasan teori yang digunakan dalam pembahasan penulisan skripsi ini dan sumber landasan teori tersebut.

BAB III. METODOLOGI PENELITIAN

Bab ini berisi metodologi penelitian yang dilakukan serta langkah-langkah yang digunakan terkait dengan penelitian yang dilakukan.

BAB IV. PEMBAHASAN

Dalam bab ini berisi tentang analisis dan perancangan kebutuhan sistem dari hasil penelitian serta pembahasan yang mencakup gambaran umum tentang obyek penelitian.

BAB V. PENUTUP

Bab ini merupakan akhir penulisan penulisan skripsi, di mana berdasarkan uraian-uraian yang telah dibahas akan dituangkan ke dalam suatu bentuk simpulan akhir serta saran-saran.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Sistem

Sistem adalah suatu kesatuan utuh yang terdiri dari beberapa bagian yang saling berhubungan dan berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu (Wahyono, 2003). Sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung satu sama lain (Al Fatta, 2007).

2.2. Konsep Dasar Helpdesk

2.2.1. Pengertian Helpdesk

Beberapa definisi mengenai helpdesk yang terdapat dalam beberapa literatur:

a. Helpdesk adalah nama yang umum digunakan untuk pusat bantuan terhadap

end-user. Saat ini helpdesk makin dilihat sebagai satu kesatuan dengan fungsi

layanan dan bertanggung jawab untuk menjembantani sumber daya untuk

menyelesaikan masalah dan memenuhi kepuasan user

(http://philverghis.com/helpdesk.html).

b. Helpdesk adalah titik pusat pelaporan masalah dan selanjutnya dikelola atau

dikoordinasi. Dari sudut pandang yang lebih luas, juga dilihat sebagai bagian utama dari fungsi layanan, bertanggung jawab menjembatani sumber daya untuk menyelesaikan masalah. Pengguna helpdesk bisa internal atau

jalannya organisasi dan kualitas bantuan yang ditawarkan kepada pelanggan (http://www.help-desk-world.com).

c. Helpdesk adalah lapisan pertama yang harus dihubungi oleh end user bila mereka mereka mendapatkan masalah. Helpdesk akan berupaya menanganinya, tapi bila gagal akan mengirimkan ke lapisan yang lebih senior. Selama itu, helpdesk akan menjadi koordinator dari penanganan masalah. End user harus selalu menghubungi helpdesk saat meminta bantuan ataupun menanyakan progress permintaan bantuan mereka. End User

dilarang untuk menghubungi secara langsung lapisan support yang lebih dalam (mem-bypass helpdesk). Helpdesk adalah titik utama dimana client dari IT akan pertama kali menghubungi divisi IT saat mempunyai pertanyaan atau masalah yang berhubungan dengan IT. Helpdesk membawa harga diri dan wibawa divisi IT saat berhubungan dengan client sehingga Helpdesk sangat mempengaruhi customer experience. Helpdesk menyimpan database dari masalah dan solusi yang muncul dari operasional IT sehari-hari. Helpdesk

memfasilitasi komunikasi antara user dan bagian IT lainnya, merespon

complain, dan membuat prioritas pengerjaan masalah. Karena merupakan

titik pertama hubungan ke client, staf helpdesk harus mempunyai pengetahuan yang luas (meskipun tidak mendalam). Hal ini diperlukan agar sebuah masalah dapat segera dikategorikan dan diberikan pada tim solusi yang benar. Helpdesk haruslah menjadi tempat utama client pertama kali menghubungi divisi IT. Bila tidak, penanganan masalah menjadi tidak terkoordinasi dan pengetahuan menjadi hilang setelah solusi diimplementasikan. Client tidak diperkenankan untuk menghubungi divisi

lain karena akan mengacaukan prioritas kerja. Helpdesk sebaiknya dibantu oleh software tertentu untuk memfasilitasi pelacakan sebuah insiden, eskalasi masalah, dan pelaporan. Software harus juga mampu melakukan pengkategorian masalah, menyimpan pengetahuan dari solusi yang didapat, dan melakukan prioritas pengerjaan. Intensitas dari pekerjaan Helpdesk yang tinggi menyebabkan seringnya bagian Helpdesk mengalami kejatuhan moral kerja karena tekanan dan lembur yang harus ditanggung. Alternatif yang baik adalah memberikan kompensasi yang besar untuk helpdesk atau melakukan

rotasi pekerjaan untuk menghilangkan kejenuhan

(http://pandarion.wordpress.com/2008/11/09/struktur-organisasi-it-dan-peran-divisi-it/).

2.2.2. Kelebihan Helpdesk

Helpdesk memiliki beberapa kelebihan, antara lain (helpdeskworld,2007) :

a. Helpdesk dapat memberikan solusi atas pertanyaan-pertanyaan maupun

complain yang masuk dalam waktu yang lebih singkat.

b. Helpdesk dapat mengecek status permasalahan yang ada dan mengatur

pembagian kerja staf.

c. Helpdesk dapat meningkatkan efisiensi perusahaan dalam menangani

pertanyaan dan complain dari pelanggan.

d. Helpdesk dapat memberikan laporan kerja perkembangan kinerja para staf

2.2.3. Tipe Helpdesk

Berdasarkan tipe customer yang ditanganinya, helpdesk dapat dibagi menjadi dua jenis (Trimawangsari, 2010) :

a. Internalhelpdesk

Adalah helpdesk memberikan pelayanan kepada internalcustomer yaitu para karyawan yang bekerja pada perusahaan tersebut. Tujuan utama daripada dibentuknya helpdesk ini adalah membantu karyawan untuk dapat memaksimalkan infrastruktur yang ada untuk mengoptimalkan kinerja mereka.

b. Externalhelpdesk

Adapun external helpdesk biasanya terdapat pada perusahaan yang melakukan penjualan produk atau layanan tertentu kepada pihak di luar perusahaan. Sehingga helpdesk disini ditekankan pada pelayanan terhadap

customer pengguna produk/jasa perusahaan sebagai additional services after

sales terhadap penjualan perusahaan tersebut.

2.2.4. Struktur Helpdesk

Gambar 2.1 Struktur Helpdesk (Trimawangsari, 2010).

HELPDESK

END USER

NETWORKING SYSTEM ADMINISTRATOR TELECOMMUNI-

CATION

BUSINESS APPLICATION

Gambar diatas mendeskripsikan struktur dan posisi helpdesk dalam suatu organisasi perusahaan. Helpdesk adalah lapisan pertama yang harus dihubungi oleh end user bila meereka mendapatkan masalah. Helpdesk akan berupaya menanganinya, tapi bila gagal akan mengirimkan ke lapisan yang lebih senior. Selama itu, helpdesk akan menjadi koordinator dari penanganan masalah. End user harus selalu menghubungi helpdesk saat meminta bantuan mereka. End user

dilarang untuk menghubungi secara langsung lapisan support yang lebih dalam (tanpa melalui helpdesk).

Pada umumnya, didalam organisasi helpdesk sendiri. Helpdesk juga memiliki tingkatan-tingkatan sebagai berikut (ANT training center, 2008) :

a. Frontliner

Semua inquiry calls yaitu pelaporan problem dan request oleh user diterima oleh frontliner yang biasanya juga terbagi dua macam :

1. Dispatcher : adalah frontliner yang bertugaas untuk menerima layanan problem, mengidentifikasi dan meneruskannya kepada second level sesuai dengan kategori problem tersebut tanpa harus mencoba menyelesaikan problem.

2. Resolver : adalah frontliner yang menerima laporan problem yang tidak

dapat diidentifikasi oleh dispatcher.

b. Second level

Second level memiliki kemampuan teknis yang lebih spesifik untuk menangani problem misalnya hardware atau software desktop. Apabila

second level belum dapat menyelesaikan problem itu juga maka akan diteruskan kepada third level.

c. Third level

Third level adalah divisi IT yang lain di luar ruang lingkup helpdesk misalnya

network administrator, database administrator atau vendor lain yang dapat membantu menyelesaikan problem tersebut.

2.3. Konsep Pengumpulan Data

Pengumpulan data dilakukan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan penelitian (Gulo, 2002). Beberapa cara yang dapat dilakukan dalam pengumpulan data antara lain:

1. Studi Pustaka

Mengadakan survei terhadap data yang ada merupakan langkah yang penting sekali dalam metode ilmiah. Memperoleh informasi dari penelitian terdahulu harus dikerjakan, tanpa memperdulikan apakah sebuah penelitian menggunakan data primer atau data sekunder, apakah penelitian tersebut menggunakan penelitian lapangan ataupun laboratorium ataupun di dalam museum. Menelusuri literatur yang ada serta menelaahnya secara tekun merupakan kerja kepustakaan yang sangat diperlukan dalam mengerjakan penelitian (Nazir, 2005).

2. Studi Lapangan a. Observasi

Observasi (pengamatan) adalah metode pengumpulan data di mana peneliti mencatat informasi sebagaimana yang mereka saksikan selama penelitian (Gulo, 2002).

b. Wawancara

Wawancara adalah bentuk komunikasi langsung antara peneliti dengan responden. Komunikasi berlangsung dalam bentuk tanya-jawab dalam hubungan tatap muka, sehingga gerak dan mimik responden merupakan pola media yang melengkapi kata-kata secara verbal (Gulo, 2002).

3. Studi Literatur Sejenis

Studi literatur merupakan salah satu kegiatan penelitian yang mencakup: memilih teori-teori hasil penelitian, mengidentifikasi literatur, dan menganalisa dokumen, serta menerapkan hasil analisa sebagai landasan teori bagi penyelesaian masalah dalam penelitian yang dilakukan. Teori yang tepat disini adalah teori-teori yang bersesuaian dengan ruang lingkup masalah (Subana, 2005).

2.4. Konsep Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem (system development) dapat berarti menyusun suatu sistem baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal (Jogiyanto, 2005).

Pada umumnya proses pengembangan sistem sederhana di organisasi mengikuti pendekatan pemecahan masalah. Pendekatan tersebut biasanya terdiri dari beberapa langkah problem-solving yang umum yaitu (Whitten, 2004):

1. Mengidentifikasi masalah.

2. Menganalisis dan memahami masalah.

3. Mengidentifikasi solusi yang diharapkan.

4. Mengidentifikasi solusi alternatif dan memilih tindakan yang terbaik.

5. Mendesain solusi yang dipilih.

6. Mengimplementasikan solusi yang dipilih.

7. Mengevaluasi hasilnya (jika masalah tidak terpecahkan, kembali ke langkah 1 atau 2 seperlunya).

2.5. Konsep RAD (Rapid Application Development)

RAD (Rapid Application Development) adalah suatu pendekatan desain

sistem yang menggunakan teknik terstruktur, prototiping, dan JAD (Joint

Application Development) untuk mengembangkan sistem secara cepat (Whitten,

2004).

RAD adalah sebuah strategi pengembangan sistem yang menekankan kecepatan pengembangan melalui keterlibatan pengguna yang ekstensif dalam konstruksi, cepat, berulang dan bertambah serangkaian prototype bekerja sebuah sistem yang pada akhirnya berkembang ke dalam sistem final (Whitten, 2004).

Adapun strategi dari RAD dapat divisualisasikan melalui Gambar 2.3 dibawah ini.

Scope Definition

Problem Analysis + Requirement Analysis +

Decision Analysis Design

Construction & Testing

Delivery of a version Current System

Operation & Maintenance The User

Community

Gambar 2.2. Strategi Rapid Application Development

Sebagai respon pada kemajuan ekonomi pada umumnya, Rapid

Application Development (RAD) / pengembangan aplikasi cepat telah menjadi

rute yang populer untuk mengakselerasi pengembangan sistem. Gagasan-gagasan RAD adalah (Whitten, 2004):

1. Lebih aktif melibatkan para pengguna sistem dalam aktivitas analisis, desain, konstruksi.

2. Mengorganisasikan pengembangan sistem ke dalam rangkaian seminar yang intensif dan berfokus dengan para pemilik, pengguna, analis, desainer, pembangun sistem.

3. Mengakselerasi fase-fase analisis dan desain persyaratan melalui pendekatan konstruksi berulang.

4. Memperpendek waktu yang diperlukan sebelum para pengguna mulai melihat sebuah sistem yang bekerja.

Model RAD mempunyai beberapa keunggulan sebagai berikut (Whitten, 2004):

1. Mendorong pengguna aktif dan partisipasi manajemen (berkebalikan dengan reaksi pasif pada model-model sistem yang tidak bekerja). Hal ini meningkatkan antusiasme pengguna akhir proyek.

2. Proyek-proyek memiliki visibilitas dan dukungan lebih tinggi karena keterlibatan pengguna yang ekstensif selama proses.

3. Para pengguna dan manajemen melihat solusi-solusi yang berbasis perangkat lunak dan bekerja lebih cepat dari pada pengembangan model-driven.

4. Error dan penghilangan cenderung untuk dideteksi lebih awal dalam

prototipe dari pada model sistem.

5. Pengujian dan pelatihan adalah produk tambahan alami dari pendekatan

prototyping yang mendasar.

6. Pendekatan berulang adalah proses yang lebih “alami” karena perubahan adalah faktor yang diharapkan selama pengembangan.

2.6. Konsep OOAD (Object Oriented Analysis and Design)

Obyek adalah pembungkusan data (disebut properti) yang mendeskripsikan orang, obyek, tempat, kejadian, atau sesuatu yang berlainan, dengan semua proses (disebut metode) yang diizinkan untuk menggunakan atau memperbaharui data dan properti-properti tersebut (Whitten, 2004).

Object Oriented Analysis / Analisis Berorientasi Obyek adalah sebuah

teknik model driven yang mengintegrasikan data dan proses kedalam konstruksi yang disebut obyek. Model-model OOA adalah gambar-gambar yang mengilustrasikan obyek-obyek sistem dari berbagai macam perpsektif, seperti srtuktur, kelakuan, dan interaksi obyek-obyek (Whitten, 2004).

Object Oriented Design / Perancangan Berorientasi Obyek adalah sebuah

pada obyek yang berkolaborasi, atribut mereka dan metode mereka (Whitten, 2004).

Beberapa karakteristik object oriented antara lain (Sholiq, 2006): 1. Abstraksi (Abstraction)

Abstraksi atau abstraction secara sederhana dikatakan sebagai proses memilah beberapa atribut dan beberapa operasi suatu obyek hanya sampai pada yang benar-benar diperlukan saja, dan membuang atribut dan operasi yang tidak diperlukan untuk persoalan yang dihadapi.

2. Pewarisan (inheritance)

Obyek adalah anggota atau instan suatu kelas, dan sebaliknya kelas adalah sebuah kategori dari beberapa obyek yang mempunyai atribut dan operasi yang sama, maka obyek mempunyai semua karakteristik dari suatu kelas. 3. Banyak bentuk (polymorphism)

Yaitu suatu operasi dengan nama yang sama, tetapi jika diberikan pada obyek yang berbeda akan mengakibatkan operasi yang berbeda.

4. Pembungkusan (encapsulation)

Menyembunyikan kompleksitas dari luar membuka operasi yang diperlukan saja terhadap obyek-obyek lain.

5. Pengiriman pesan (message sending)

Suatu obyek mengirimkan pesan ke obyek lain untuk melakukan sebuah operasi, dan juga dapat menerima pesan dari obyek lain untuk melakukan operasi lain.

6. Assosiasi (association)

Pada saat seseorang melakukan turn-on pada sebuah televisi maka menurut terminologi berorientasi obyek, seseorang tersebut sedang berasosiasi dengan televisi.

7. Aggregasi (aggregation)

Bentuk khusus dari assosiasi yang lebih kuat, dimana asosiasi yang terjadi adalah ”part-of” antara obyek yang satu dengan beberapa obyek yang lain.

Terdapat beberapa kelebihan dalam penggunaan teknik pemodelan berorientasi obyek, diantaranya:

1. Jika terjadi perubahan pada sistem, maka hanya perlu mengubah obyek dan fungsinya yang dikehendaki tanpa akan mempengaruhi obyek lain yang tidak dikehendaki terjadi perubahan. Hal ini dikarenakan setiap obyek berdiri secara mandiri (Whitten, 2004).

2. Jika terjadi perubahan pada sistem, maka akan lebih mudah mengubahnya, meskipun pada sistem besar sekalipun (Whitten, 2004).

3. Pendekatan obyek menuntun penggunaan ulang (reuse) komponen-komponen program sebelumnya (Hariyanto, 2004).

4. Perangkat lunak yang dikembangkan dengan berorientasi obyek mempermudah pemeliharaan (Hariyanto, 2004).

5. Sistem berorientasi obyek lebih mudah di adaptasi dan di skala menjadi sistem lebih besar karena sistem-sistem lebih besar dibuat dengan merakit subsistem-subsistem yang dapat diguna ulang (Hariyanto, 2004).

2.7. Konsep UML (Unified Modelling Language) 2.7.1. Definisi UML

UML adalah keluarga notasi grafis yang didukung oleh model-model tunggal, yang membantu pendeskripsian dan desain sistem perangkat lunak, khususnya sistem yang dibangun menggunakan pemrograman berorientasi obyek (Fowler, 2004).

UML merupakan satu kumpulan konvensi pemodelan yang digunakan untuk menentukan atau menggambarkan sebuah sistem software yang terkait dengan obyek (Whitten, 2004). Jeffrey L. Whitten menambahkan bahwa UML menawarkan diagram yang dikelompokkan menjadi beberapa perspektif berbeda untuk memodelkan suatu sistem, seperti satu set cetak biru (blueprint) yang digunakan untuk membangun sebuah rumah (Whitten, 2004).

2.7.2. Diagram UML 2.7.2.1. Use CaseDiagram

Diagram yang menggambarkan interaksi antara sistem dengan eksternal sistem dan pengguna. Dengan kata lain, secara grafis menggambarkan siapa yang akan menggunakan sistem dan dengan cara apa pengguna mengharapkan untuk berinteraksi dengan sistem (Whitten, 2004). Adapun simbol-simbol dari use case

diagram terdapat pada daftar simbol.

Dalam use case diagram memiliki pemodelan sebagai berikut (Whitten, 2004):

1. Use case

Use case merupakan urutan langkah-langkah yang secara tindakan saling terkait (scenario), baik otomatis maupun secara manual.

2. Actor (Pelaku)

Actor merupakan segala sesuatu yang perlu berinteraksi dengan sistem untuk pertukaran informasi.

3. Relationship (Hubungan)

Pada diagram use case, relationship digambarkan sebagai sebuah garis antara dua simbol. Pemaknaan relationship berbeda-beda tergantung bagaimana garis tersebut digambar dan tipe simbol apa yang digunakan untuk menghubungkan garis tersebut. Berikut ini adalah perbedaan di antara

relationship yang ada pada sebuah diagram use case:

a. Association

Association merupakan relationship antara actor dengan use case

dimana terjadi interaksi di antara mereka.

b. Extends

Extendsuse case merupakan use case yang terdiri dari langkah yang

terekstraksi dari use case yang lebih kompleks untuk menyederhanakan masalah dan karena itu memperluas fungsinya.

c. Uses (includes)

Hubungan uses menggambarkan bahwa satu use case seluruhnya meliputi fungsionalitas dari use case lainnya.

d. Depends on

Terkadang suatu use case memiliki ketergantungan pada use case

yang lainnya yang bertujuan untuk menentukan urutan dalam pengembangan use case. Ketergantungan ini dimodelkan menggunakan

depends on relationship.

e. Inheritance

Hubungan inheritance terjadi ketika dua atau lebih actor menggunakan

use case yang sama.

2.7.2.2. Activity Diagram

Activity diagram secara grafis digunakan untuk menggambarkan rangkaian

aliran aktifitas baik proses bisnis atau usecase (Whitten, 2004). Adapun simbol-simbol dari activity diagram terdapat pada daftar simbol.

2.7.2.3. ClassDiagram

Class diagram gambar grafis mengenai struktur obyek statis dari suatu sistem, menunjukkan kelas-kelas obyek yang menyusun sebuah sistem dan juga hubungan antara kelas obyek tersebut (Whitten, 2004). Adapun simbol-simbol dari class diagram terdapat pada daftar simbol.

2.7.2.4. Sequence Diagram

Sequence diagram secara grafis menggambarkan bagaimana object

berinteraksi dengan satu sama lain melalui pesan pada eksekusi sebuah usecase

atau operasi. Diagram ini mengilustrasikan bagaimana pesan terkirim dan diterima di antara object dan sequence (ruang waktu) (Whitten, 2004). Adapun simbol-simbol dari sequence diagram terdapat pada daftar simbol.

2.7.2.5. Statechart Diagram

Statechart diagram mengilustrasikan siklus hidup object dan keadaan yang

dapat diasumsikan oleh object dan events yang menyebabkan object beralih dari satu state ke state yang lain (Whitten, 2004). Adapun simbol-simbol dari

statechart diagram terdapat pada daftar simbol.

2.7.3. Keunggulan UML

Adi Nugroho mengemukakan bahwa secara umum UML diterapkan dalam pengembangan sistem/perangkat lunak berorientasi obyek sebab metodologi UML ini umumnya memiliki keunggulan-keunggulan sebagai berikut (Nugroho, 2005):

a. Uniformity. Dengan metodologi UML, para pengembang cukup

menggunakan 1 metodologi dari tahap analisis hingga perancangan. Hal ini tidak bisa dilakukan dalam metodologi pengembangan terstruktur. Dengan perkembangan masa kini ke arah aplikasi GUI (Graphical User Interface), UML juga memungkinkan kita merancang komponen antarmuka pengguna

(user interface) secara integrasi bersama dengan perancangan perangkat

lunak sekaligus dengan perancangan basis data.

b. Understandability. Dengan metodologi ini kode yang dihasilkan dapat

diorganisasi ke dalam kelas-kelas yang berhubungan dengan masalah sesungguhnya sehingga lebih mudah dipahami siapapun juga.

c. Stability. Kode program yang dihasilkan relatif stabil ssepanjang waktu sebab

d. Reusability. Dengan metodologi berorientasi obyek, dimungkinkan penggunaan ulang kode, sehingga pada gilirannya akan sangat mempercepat waktu pengembangan perangkat lunak.

2.8. Konsep Basis Data 2.8.1. Basis Data (Database)

Database merupakan kumpulan file yang saling berhubungan. Akan tetapi,

database tidak hanya kumpulan file. Record di dalam tiap file harus dapat dihubungkan dengan record di dalam file lain (Whitten, 2004).

Dalam manajemen database relational terdapat komponen utama dalam konsep database (Whitten, 2004).

1. Field adalah unit terkecil data yang disimpan dalam database. Unit terkecil data yang disimpan dalam database:

a. Primary key yaitu field yang unik dan mengidentifikasi satu record. Contoh: Customer Number dan Order Number.

b. Secondary key yaitu field yang mengidentifikasi sebuah record atau bagian dari beberapa record yang terkait.

c. Foreign key yaitu field yang menunjuk beberapa record pada file lain. Contoh: Order Record berisi foreign key Customer Number.

d. Descriptive field yaitu non-key field.

2. Record adalah kumpulan field yang diatur dalam format yang predermined

a. Fixed-length record structures

Sebagian besar teknologi database memaksakan struktur record fixed length, dalam artian setiap instance record mempunyai field yang sama, jumlah field yang sama, dan ukuran logika yang sama. Akan tetapi beberapa sistem database akan mengkompresi field-field dan nilai-nilai yang tidak digunakan untuk menghemat ruang penyimpanan disk.

b. Variable-length record structures

Memperbolehkan record-record pada file yang sama memiliki length

yang berbeda.

3. File dan Tabel

File adalah kumpulan semua kejadian dari struktur record yang ditentukan. Tipe-tipe dari file yaitu:

a. File induk/master adalah file penting dalam sistem dan akan tetap ada selama siklus hidup sistem informasi berputar.

b. File transaksi adalah file yang digunakan untuk merekam data dari suatu transaksi yang terjadi.

c. File laporan adalah file yang berisi sistem informasi yang akan ditampilkan.

d. File sejarah adalah file yang berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi.

e. File pelindung adalah salinan dari file-file yang masih aktif di database

pada saat tertentu yang digunakan bila file database rusak.

f. File kerja adalah suatu proses program secara sementara karena memori komputer tidak mencukupi.

Sedangkan tabel adalah suatu kesatuan unit dari row / record dengan atribut-atributnya (column)

2.8.2. DBMS (Database Management System)

DBMS (Database Management System) adalah kumpulan/gabungan

database dengan perangkat lunak aplikasi yang berbasis database. DBMS

merupakan koleksi terpadu dari database dan program-program komputer yang digunakan untuk mengakses dan memelihara database. Program-program tersebut menyediakan berbagai fasilitas operasi untuk memasukkan, melacak, dan memodifikasi data kedalam database, mendefinisikan data baru, serta mengolah data menjadi informasi yang dibutuhkan (Ladjamudin, 2005).

Tujuan utama DBMS adalah menyediakan lingkungan yang nyaman dan efisien untuk penyimpanan dan pengambilan data dari basisdata. DBMS berperan memberi abstraksi data tingkat tinggi ke pemakai. Sedangkan tujuan lain dari DBMS antara lain (Hariyanto, 2004):

1. Menghindari redudansi dan inkonsistensi data. 2. Menghindari kesulitan pengaksesan data. 3. Menghindari isolasi data.

4. Menghindari terjadinya anomali pengaksesan konkuren. 5. Menghindari masalah-masalah keamanan.

6. Menghindari masalah-masalah integritas.

Keunggulan DBMS (Database Management System) antara lain (Hariyanto, 2004):

1. Pengendalian terhadap redudansi data 2. Konsistensi data

3. Informasi yang lebih banyak yang dapat dibentuk dari data tersimpan yang sama.

4. Pemakaian bersama data. 5. Peningkatan integritas data.

6. Penyeimbangan kebutuhan-kebutuhan sumber daya yang terbatas. 7. Peningkatan pengaksesan dan daya tanggap data.

8. Peningkatan produktivitas.

9. Peningkatan pemeliharaan lewat ketidakbergantungan data. 10. Peningkatan konkurensi.

11. Peningkatan layanan backup dan pemulihan data.

2.9. Pengujian Perangkat Lunak

Pengujian perangkat lunak adalah proses pemeriksaan atau evaluasi sistem atau komponen sistem secara manual atau otomatis untuk memverifikasi apakah sistem memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang dispesifikasikan atau mengindentifikasi perbedaan-perbedaan antara hasil yang diharapkan dengan hasil yang terjadi (Hariyanto, 2004).

Terdapat dua teknik pengujian berdasarkan ketersediaan logika sistem, yaitu black box testing dan white box testing (Hariyanto, 2004). Namun, dalam membangun perangkat lunak ini penulis hanya menggunakan black box testing.

Konsep black box testing digunakan untuk mempresentasikan sistem yang cara kerja didalamnya tidak tersedia untuk diinspeksi. Di dalam kotak hitam,

item-item yang di uji dianggap ”gelap” karena logiknya tidak diketahui hanya apa yang masuk dan apa keluar dari kotak hitam. Pada black box testing, kasus–kasus pengujian berdasarkan pada spesifikasi sistem. Rencana pengujian dapat dimulai sedini mungkin di proses pengembangan perangkat lunak. Teknik black box juga dapat digunakan untuk pengujian berbasis skenario, dimana isi dalam sistem mungkin tidak tersedia untuk diinspeksi tapi masukan dan keluaran yang didefinisikan dengan use case dan informasi analisis yang lain (Hariyanto, 2004).

2.10. Literatur Sejenis

Sebagai suatu perbandingan dan sumber referensi dalam pengembangan aplikasi helpdesk, diperlukan suatu acuan terhadap penelitian yang dibuat sebelumnya.

Berdasarkan hasil evaluasi dari literatur sejenis, maka penulis mengidentifikasi diketahui bahwa aplikasi helpdesk pada suatu perusahaan sangat tergantung terhadap kebutuhan perusahaan itu sendiri. Adapun hasil penelitian sejenis yang dijadikan referensi adalah sebagai berikut:

1. Maria Betha Trimawangsari, 2010, Universitas Gunadarma, Pengembangan Aplikasi Webtools Helpdesk Support dengan Online Attendance dan

Real-Time Report pada PT. Dexa Medica.

2. Sri darmawati, 2003, Institut Pertanian Bogor, Perancangan Sistem Informasi Pendukung/Helpdesk Untuk Menunjang Proses Penyelesaian Permasalahan Sistem Komputer di PT. BRI (persero).

3. Hilaludin, 2002, Institut Pertanian Bogor, Prototype System Penunjang Keputusan Helpdesk .

4. Dilly Gita Sari dan Rachmat Adriansyah, 2008, Universitas Pembangunan Nasional Veteran Jakarta, Analisa dsan rancangan helpdesk berbasis web pada PT. Kertas Nusantara.

5. Mika Mayshe & Anita Mulyana & Oktavia, 2007, Universitas Bina Nusantara, Analisis dan perancangan basis data pada aplikasi IT helpdesk

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

3.1. Metode Pengumpulan Data 3.1.1 Studi Pustaka

Penulis mempelajari buku-buku, dan pustaka lainnya yang terdapat kaitan dengan penelitian yang dilakukan penulis, antara lain:

1. Buku Metode Desain & Analisis Sistem karya Jeffrey L. Whitten, penerbit Andi Yogyakarta, tahun 2004.

2. Buku Pemodelan Visual dengan UML karya Munawar, penerbit Graha Ilmu Jakarta, tahun 2005.

Adapun buku-buku dan jurnal lainnya yang menjadi referensi dapat dilihat dalam daftar pustaka.

3.1.2 Studi Lapangan

1. Observasi

Penulis melakukan observasi pada Perusahaan PT. JICT (Jakarta International Container Terminal) yang dimaksudkan agar dapat mengetahui secara langsung proses sistem aplikasi helpdesk yang dilakukan. Kegiatan observasi dilakukan pada bulan Februari 2011 di PT. JICT yang beralamat di Jl. Sulawesi Ujung No.1 Tanjung Priok-Jakarta Utara 14310. Hasil dari pengamatan yang dilakukan penulis dapat dilihat pada halaman lampiran 1.

2. Wawancara

Penulis melakukan wawancara langsung kepada pihak terkait yaitu Bapak Alex Sandi selaku user yang menggunakan sistem aplikasi helpdesk yang telah berjalan sebelumnya. Wawancara dilakukan pada tanggal 22 Februari 2011, di kantor PT. JICT di Tanjung Priuk, Jakarta Utara. Adapun hasil wawancara dapat dilihat pada lampiran 2.

3.1.3 Literatur Sejenis

Sebagai suatu perbandingan dan sumber referensi dalam pengembangan sistem aplikasi helpdesk, diperlukan suatu acuan terhadap penelitian yang dibuat sebelumnya. Penelitian sejenis yang menjadi pembanding dari skripsi ini dapat dilihat di halaman terakhir bab II.

3.2. Metode Pengembangan Sistem 3.2.1. Scope Definition

Pada tahap ini, penulis dan user melakukan sejenis pertemuan untuk menggambarkan permasalahan, menentukan ruang lingkup pengembangan sistem, mengidentifikasi tujuan dari sistem dan kebutuhan informasi untuk mencapai tujuan.

3.2.2. Analysis

Pada tahap ini, penulis menjabarkan tentang permasalahan yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan dan analisis sistem yang diusulkan untuk memperbaiki sistem yang lama. Terdapat tiga tahapan analisis sistem pada alur pengembangan sistem RAD, yaitu:

1. Problem Analysis, mempelajari sistem yang ada atau sistem berjalan dengan pemahaman akan masalah-masalah pengembangan sistem.

2. Requirement Analysis, mendefinisikan dan memprioritaskan

persyaratan-persyaratan bisnis.

3. Decision Analysis, menghasilkan arsitektur aplikasi untuk solusi yang

disetujui.

3.2.3. Design

Pada tahap perancangan sistem, metode yang digunakan adalah Desain berorientasi obyek/ Object-oriented design (OOD) dengan UML (Unified

Modelling Language) sebagai tools untuk perancangan dan pengembangan

aplikasinya.

Namun tidak semua diagram yang disediakan oleh UML digunakan oleh penulis dalam perancangan sistem ini. Hanya beberapa diagram UML saja yang digunakan oleh penulis, yang dapat menurut penulis dapat mendukung perancangan aplikasi ini. Adapun beberapa diagram berikut ini:

1. Use Case Diagram, diagram yang menjelaskan aktivitas apa saja yang

dilakukan sistem yang akan dibangun dan siapa saja yang berinteraksi dengan sistem tersebut.

2. Activity Diagram, diagram yang menggambarkan berbagai alir aktivitas

dalam sistem yang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal sampai bagaimana mereka berakhir.

3. Class Diagram, diagram yang menunjukkan antara class dalam sistem yang

sedang dibangun dan bagaimana mereka saling berkolaborasi untuk mencapai suatu tujuan.

4. Sequence Diagram, diagram yang menjelaskan secara detail urutan proses yang dilakukan oleh sistem untuk mencapai tujuan dari use case, interaksi antar class, operasi apa saja yang terlibat, urutan antar operasi dan informasi yang diperlukan oleh masing-masing operasi.

5. Statechart Diagram, diagram yang menjelaskan perilaku secara umum dari

semua obyek di dalam class tertentu dan transisi di antara mereka.

Selain diagram di atas, digunakan juga diagram lain yang tentunya di luar dari diagram UML, namun perannya cukup penting dalam mendukung perancangan sistem ini, yaitu spesifikasi database danperancangan interface.

3.2.4. Construction & Testing

Setelah melakukan analisis dan perancangan sistem, selanjutnya saatnya sistem untuk diimplementasikan. Pada tahap ini terdapat beberapa aktivitas yang dilakukan. Aktivitas-aktivitas yang dimaksud yaitu:

1) Pemrograman

Pada tahap ini hasil desain dimasukkan ke dalam bentuk bahasa pemrograman yang gunakan agar dapat dijalankan dalam bentuk aplikasi. Adapun

Software yang digunakan dalam pembuatan sistem ini adalah EditPlus 2 dan

Macromedia Dreamweaver 8 sebagai software editor, Adobe Photoshop CS2 untuk mengolah gambar. XAMPP versi 1.7.1. yang mencakup: Apache versi 2.2.11 untuk web server, PHP versi 5.2.9 untuk bahasa pemrograman, dan MySQL versi 5.1.33 untuk database nya.

2) Pengujian (Testing)

Pada tahap ini dilakukan uji coba terhadap sistem baru agar dapat digunakan tanpa menemukan kendala-kendala apapun. Adapun uji coba yang akan dilakukan menggunakan metode black-box.

Pengujian secara black box, merupakan pendekatan menguji apakah setiap fungsi di dalam program dapat berjalan dengan benar. Berikut beberapa proses yang dilakukan dalam pengujian ini, yaitu:

1. Fungsi-fungsi yang tidak benar, baik input maupun output. 2. Kesalahan interface.

3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database.

3.1 Kerangka Penelitian

Dalam melakukan penelitian ini, penulis melakukan tahapan-tahapan kegiatan dengan mengikuti rencana kegiatan yang tertuang dalam kerangka berpikir penelitian meliputi metode pengumpulan data dan metode pengembangan sistem yang dilihat pada gambar 3.1 berikut:

Mulai Metode Pengumpulan Data Metode Pengembangan Sistem Studi Pustaka Studi Lapangan Studi Literatur Sejenis Observasi Wawancara Rapid Application Development (Whitten, 2004) Scope Definition Analysis Design Construction & Testing Selesai Decision Analysis Requirement Analysis Problem Analysis Analisis Sistem Berjalan Identifikasi Masalah Sistem Usulan Use Case Diagram Activity Diagram Class Diagram Sequence Diagram Statechart Diagram Design Interface Perancangan Use Case Identifikasi Actor Use Case Narrative Pemrograman Black Box Testing

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Profil Perusahaan

4.1.1. Gambaran Umum Perusahaan

Jakarta International Container Terminal merupakan perusahaan gabungan antara Hutchison Port Holdings (HPH) dan PT Pelabuhan Indonesia II. Berlokasi di Tanjung Priok, JICT menjadi terminal peti kemas terbesar di Indonesia.

PT Jakarta International Container Terminal (JICT) yang didirikan pada 1 April 1999 merupakan perusahaan yang melaksanakan kegiatan pelayanan bongkar muat petikemas ekspor/impor maupun petikemas transhipment di Pelabuhan Tanjung Priok. Perusahaan ini telah beroperasi di Indonesia selama 12 tahun dan menginvestasikan lebih dari US$250 juta untuk peralatan baru, dermaga dan sistem komputer modern untuk meningkatkan kinerjanya.

Pada saat berdirinya tahun 1999, PT JICT mampu menangani 1,8 juta TEUs. Kapasitas ini kemudian ditingkatkan secara bertahap menjadi 2,1 juta TEUs dan saat ini mencapai 2,4 Juta TEUs. Dengan demikian PT JICT merupakan terminal petikemas terbesar dan tersibuk di Indonesia. Untuk menunjang kinerja pelayanan bongkar muat PT JICT dilengkapi sarana dan prasaranya yang cukup memadai.

4.1.2. Logo Perusahaan

Gambar 4.1. Logo Perusahaan

4.1.3. Visi dan Misi

1. Visi:

PT JICT, sebagai sebuah terminal berstandar kelas dunia di Indonesia, untuk memastikan bahwa perusahaan mampu menyediakan layanan bermutu yang dibutuhkan untuk mendukung pertumbuhan ekonomi Indonesia dan untuk menyediakan layanan terbaik bagi para pelanggan. Dengan motto perusahaan yaitu Reliable Terminal with

Service Excellence (Terminal Terpercaya dengan Layanan

Sempurna), kepuasan pelanggan menjadi prioritas utama. 2. Misi:

Misi PT JICT adalah menjadi suatu perusahaan yang terus maju, tanggap, dapat dipercaya, yang menyediakan fasilitas terminal petikemas yang dapat memenuhi semua permintaan baik untuk perdagangan domestik maupun internasional bagi seluruh masyarakat.

4.2. Scope Definition

Untuk lebih memfokuskan penelitian ini, maka penulis akan membatasi permasalahan dan lingkungan pada bagian helpdesk. Bagian helpdesk adalah

sebuah bagian pada PT. JICT yang memiliki tugas membantu para pegawai, memberikan saran, serta bantuan atas masalah mereka terutama pada complain

yang berhubungan dengan equipment perusahaan. Bagian helpdesk tersebut bertanggungjawab kepada seorang manajer operasional.

Aplikasi helpdesk ini ditekankan pada pencatatan setiap complain problem

yang masuk ke bagian helpdesk kemudian dari pencatatan complain problem

tersebut didapat report problem. Sedangkan apabila terdapat hal pada aplikasi sistem informasi helpdesk ini, maka hal tersebut hanyalah tambahan bagi aplikasi ini.

4.3. Analysis

4.3.1. Problem Analysis

4.3.1.1.Analisa Sistem Berjalan

Pegawai

Frontliner Helpdesk

- Menerima complain problem call - Mencatat problem

- Mengirim work order problem kepada teknisi

- Menerima problem solusion dari teknisi jika problem telah diselesaikan

- Mencatat problem solusion yang telah diselesaikan Manajer Operasional 7 6 1 Complain call 2 Teknisi 4 3

- Menerima work order problem dari frontliner helpdesk

- Menyelesaikan problem - Mengirim problem solusion kepada frontliner helpdesk jika problem telah terselesaikan

5

- frontliner mengirim laporan helpdesk kepada manajer operasional

Work order problem Problem solusion

Penjelasan sistem operasional prosedur penanganan helpdesk pada perusahaan yaitu :

1. Pegawai perusahaan menelpon frontliner helpdesk dengan menggunakan telepon maupun handy talkie.

2. Frontliner helpdesk menerima telepon dan mencatat problem pegawai pada

aplikasi Microsoft Excel.

3. Frontliner helpdesk mengirim work order problem kepada teknisi.

4. Teknisi menerima work order problem dari frontliner hepodesk dan segera menyelesaikan tugas tersebut.

5. Teknisi mengirim problem solusion kepada frontliner helpdesk jika problem

tersebut terselesaikan.

6. Frontliner helpdesk langsung pergi ke lapangan untuk menyelesaikan

problem dan mencatat bahwa complain tersebut telah terselesaikan.

7. Frontliner helpdesk mengirim laporan helpdesk kepada manajer operasional.

4.3.1.2.Identifikasi Masalah

Di dalam mengidentifikasi masalah, peneliti menganalisa sistem yang berjalan. Peneliti menemukan masalah yang terjadi pada pengolahan helpdesk

yaitu :

1. Dalam proses pencatatan complain pegawai, frontliner helpdesk merasa kesulitan karena dirasa tidak praktis dengan menggunakan aplikasi Microsoft Excel.

2. Pada proses pencarian data, frontliner helpdesk merasa kesulitan karena banyaknya data yang tumpang tindih atau redundant.

3. Pada proses pelaporan kepada manajer operasional, frontliner helpdesk

merasa kesulitan mengkategorikan tipe permasalahan yang sama dan banyaknya permasalahan.

4. Frontliner helpdesk kesulitan dalam penyelesaian complain, dikarenakan

banyaknya kategori masalah dan cara penyelesaian masalah yang tidak ada panduannya.

5. Hasil laporan ke manajer operasional sering terlambat, dan tidak user

friendly sehingga mempengaruhi proses pengambilan keputusan.

4.3.1.3.Sistem Usulan

Adapun prosedur dari perancangan yang diusulkan adalah sebagai berikut:

Pegawai

Helpdesk

- Menerima complain problem call - input problem

- Menyelesaikan problem - Update problem jika telah terselesaikan

Manajer Operasional 4

3 1

Complain call 2

- Manajer Operasional dapat melihat laporan Helpdesk kapan saja

Gambar 4.3. Sistem aplikasi helpdesk yang diusulkan

Penjelasan sistem operasional prosedur penanganan helpdesk pada perusahaan yaitu :

1. Pegawai perusahaan menelpon helpdesk melaporkan keluhan yang dihadapinya.

2. Petugas helpdesk menerima telepon dan meng-input problem ke aplikasi

helpdesk.

3. Petugas helpdesk menyelesaikan problem dan meng-update problem jika telah terselesaikan.

4. Manajer Operasional dapat melihat laporan helpdesk kapan saja.

4.3.2. Decision Analysis

Dari tahapan analisis sebelumnya telah diketahui permasalahan dari sistem berjalan dan kebutuhan yang diinginkan, maka tahapan selanjutnya adalah analisis keputusan yaitu menentukan komponen-komponen dari sistem usulan yang akan dirancang, dibangun, dan diimplementasikan. Berikut merupakan komponen-komponen yang dibutuhkan:

a. Data Master

Proses perekaman data-data yang berhubungan dengan helpdesk, yaitu data pegawai dan data problem. Seluruh data ini terkait pada aplikasi helpdesk. b. Menentukan hak akses(user)

Dalam hal ini menentukan hak akses masing-masing pengguna. Setiap pengguna hanya dapat mengakses fitur sesuai masing-masing bagiannya. Setelah mengetahui komponen-komponen sistem yang diusulkan selanjutnya adalah menentukan jenis perangkat sistem yaitu berupa tools atau alat untuk merancang dan mengimplementasikan sistem usulan sehingga menghasilkan arsitektur sistemusulan yang terpenting adalah pemahaman

terhadap jenis tools yang akan digunakan karena harus sesuai dengan kebutuhan pengguna dan fungsi-fungsi sistem yang terdapat didalamnya.

Di dalam sistem yang lama, proses pengolahan datanya dilakukan secara manual, sedangkan pada sistem informasi yang akan dikembangkan adalah sistem informasi terkomputerisasi berbasi Local Area Network (LAN), dan konsep pengembangan aplikasi ini menggunakan pemrograman berorientasi obyek. Sistem usulan dirancang dengan menggunakan UML (Unified Modelling

Languange). Sedangkan bahasa pemrograman PHP dan perancangan sistem

database menggunakan Database Relational dan mengimplementasikannya pada

MySQL.

4.4. DesignSystem

Pada tahapan ini, penulis memberikan informasi mengenai rancangan sistem yang penulis ajukan guna menanggulangi permasalahan-permasalahan sistem yang telah disebutkan sebelumnya.

4.4.1. Use case Model Diagram

4.4.1.1. Identifikasi Actor

Adapun actor yang terlibat dalam aplikasi helpdesk ini dapat diklasifikasikan menjadi 2 actor yaitu Helpdesk dan Manajer Operasional. Untuk lebih jelas peran-peran actor yang ada dalam sistem dapat dilihat pada tabel 4.2 identifikasi actor.

Tabel 4.1. Identifikasi Actor

Actor Description

Helpdesk Helpdesk bertanggung jawab mengelola complain

dan update problem). Manajer

Operasional

Manajer Operasional hanya dapat melihat laporan

helpdesk yang terkini.

Administrator Administrator bertugas untuk mengelola pengguna

helpdesk.

4.4.1.2. Identifikasi Use Case

Setelah actor teridentifikasi, selanjutnya mengidentifikasi use case.

Tabel 4.2. Identifikasi Use case

No Use case Name Description Actor

1 Login Use case menggambarkan kegiatan login

ke dalam sistem dengan memasukkan username dan password untuk masuk ke halaman utama.

Helpdesk, Manajer Operasional

2 Inputproblem Use case ini menggambarkan kegiatan

memasukkan problem pegawai.

Helpdesk

3 Update problem Use case ini menggambarkan kegiatan

merubah status problem yang telah terselesaikan.

Helpdesk

4 Add User Use case ini menggambarkan kegiatan

menambahkan pengguna aplikasi helpdesk

Helpdesk

5 View report helpdesk Use case ini menggambarkan kegiatan melihat laporan helpdesk.

4.4.1.3. Perancangan Use Case diagram

Helpdesk Manajer Operasional

Login

Aplikasi Helpdesk

Input Problem

Update Problem

View Report Helpdesk

Add User Administrator

Gambar 4.4.Use Case Diagram

4.4.1.4.Use Case Narrative

Use case Narrative merupakan pemaparan naratif penjelasan tentang

kegiatan yang dilakukan oleh actor dan respon yang diberikan oleh sistem sesuai dengan yang terjadi pada perangkat lunak aplikasi helpdesk.

Tabel berikut ini merupakan use case narrative dari aplikasi helpdesk.

Tabel 4.3Use Case Narrative Login

Use case Name Login

Use case ID 1

Actor(s) Helpdesk, Manajer Operasional, Administator

Description Use case menggambarkan kegiatan login ke dalam sistem dengan memasukkan username dan password untuk masuk ke halaman utama.

Precondition Belum login

Trigger Use case ini dilakukan setelah actor membuka browser dan mengetik url http://localhost/problem-log

Typical Course of Events

Actor Action System Response

Langkah 1: Mengisikan username, password, dan level.

Langkah 2:Klik tombol ”Login” Langkah 3: Validasi username, password

Langkah 4: Sistem menampilkan halaman utama authenticuser.

Alternate Courses Alt Langkah 1: Jika mengklik tombol ”Reset”, sistem akan membatalkan dan mengkosongkan kembali isian usename dan password.

Alt Langkah 2: Jika username, password tidak sesuai, sistem menampilkan pesan kesalahan dan kembali ke halaman login.

Conclusion User berhasil masuk ke dalam aplikasi helpdesk problem-log.

Postcondition User bisa menggunakan sistem.

Tabel 4.4Use case Narrative InputProblem

Use case Name Input Problem

Use case ID 2

Actor(s) Helpdesk

Description Use case menggambarkan kegiatan input problem ke dalam sistem dengan memasukkan beberapa isian pada halaman add problem.

Precondition Login sebagai helpdesk

Trigger Use case ini dilakukan setelah user melakukan login ke dalam sistem dan memilih menu problem log.

Typical Course of Events

Actor Action System Response

Langkah 1: Memilih submenu ”problem log”, lalu mengklik sub menu ”add problem”.

Langkah 3: Mengisikan data problem.

Langkah 4: Klik tombol ”Simpan”.

Langkah 2: Sistem menampilkan halaman ”add problem”.

Langkah 5: Mengecek kelengkapan data.

Langkah 6: Menyimpan data problem.

Langkah 7: Menampilkan di halaman ” view problem”.

Alternate Courses Alt Langkah 1: Jika mengklik submenu ” view problem”, maka sistem akan menampilkan data problem yang telah ada.

dan kembali pada halaman ”view problem”.

Alt Langkah 5: Jika data belum lengkap, maka sistem akan menampilkan alert pada form yang harus di isi.

Alt Langkah 6: Jika ingin mencari data problem tertentu dapat menggunakan fasilitasdan mengklik tombol ”search”, sistem akan menampilkan data problem yang dicari.

Conclusion Data problem bertambah.

Postcondition Penambahan data problem akan disimpan dalam tabel problem.

Tabel 4.5Use Case Narrative Update Problem

Use case Name Update Problem

Use case ID 3

Actor(s) Helpdesk

Description Use case menggambarkan kegiatan update problem untuk merubah status dan data problem dari sebelumnya not finished menjadi running well serta menambahkan beberapa data problem.

Precondition Login sebagai helpdesk

Trigger Use case ini dilakukan setelah user melakukan login ke dalam sistem dan memilih menu problem log.

Typical Course of Events

Actor Action System Response

Langkah 1: Memilih submenu ”problem log”, lalu mengklik sub menu ”view problem”..

Langkah 3: Mengklik icon update

” ”

Langkah 5: Mengisikan data isian solusi problem.

Langkah 6:: Klik tombol”Simpan”.

Langkah 2: Sistem menampilkan halaman ”view problem”.

Langkah 4: Sistem akan menampilkan halaman ”update problem”

Langkah 7: Menyimpan data problem.

Alternate Courses Alt Langkah 1: Jika mengklik icon remove ” ”, sistem akan menampilkan alert untuk meyakinkan hapus data user yang dipilih.

Conclusion Data problem berubah.

Tabel 4.6Use Case Narrative Add User

Use case Name Input Problem

Use case ID 4

Actor(s) Administrator

Description Use case menggambarkan kegiatanmenambahkan user.

Precondition Login sebagai Administrator

Trigger Use case ini dilakukan setelah user melakukan login ke dalam sistem dan memilih menu add user.

Typical Course of Events

Actor Action System Response

Langkah 1: Memilih submenu ”user

administration”, lalu mengklik sub menu ”add user”.

Langkah 3: Mengisikan data user.

Langkah 4: Klik tombol ”Save”.

Langkah 2: Sistem menampilkan halaman ”Tambah User” .

Langkah 5: Mengecek kelengkapan data.

Langkah 6: Menyimpan data user.

Langkah 7: Menampilkan di halaman

” Lihat User”.

Alternate Courses Alt Langkah 1: Jika mengklik submenu ”view user”, maka sistem akan menampilkan data user yang telah ada.

Alt Langkah 4:Jika mengklik tombol ”back”, maka sistem akan membatalkan dan kembali pada halaman ”view user”.

Alt Langkah 5: Jika data belum lengkap, maka sistem akan menampilkan alert pada form yang harus di isi.

Alt Langkah 7a: Jika ketik nama userdan mengklik tombol ”Cari”, sistem akan menampilkan nama user yang dicari.

Alt Langkah 7b: Jika mengklik iconupdate” ”, sistem akan menampilkan

halaman ”Update User” untuk mengubah data user yang dipilih.

Alt Langkah 7c: Jika mengklik icon remove” ”, sistem akan menampilkan alert untuk meyakinkan hapus data user yang dipilih.

Conclusion Data user bertambah.

Postcondition Penambahan data user akan disimpan dalam tabel user.

Tabel 4.7Use Case Narrative View Report Helpdesk

Use case Name View Report Helpdesk

Use case ID 5

Description Use case menggambarkan kegiatan melihat laporan helpdesk.

Precondition Login sebagai helpdesk atau manajer operasional.

Trigger Use case ini dilakukan setelah user melakukan login ke dalam sistem dan data problem telah terisi.

Typical Course of Events

Actor Action System Response

Langkah 1: Memilih menu ”Report”,

memilih submenu ”Report Summary”,

lalu mengklik submenu ”By Year” atau ”By Month”

Langkah 3: Memilih menu ”Report”,

memilih submenu ”Report Chart”,

memilih submenu ”Total Problem”,

lalu mengklik submenu ”By Year” atau ”By Month”

Langkah 5: Memilih menu ”Report”, memilih submenu ”Report Chart”, memilih submenu ”Percentage”, lalu mengklik submenu ”By Year” atau ”By Month”

Langkah 2: Menampilkan halaman ”Problem Report Summary”.

Langkah 4: Menampilkan halaman ”chart problem total”.

Langkah 6: Menampilkan halaman

”chart percentage report”.

Alternate Courses Alt langkah 1: Jika ingin memilih tahun atau bulant tertentu, maka dapat menggunakan fasilitas search dengan memasukkan isian tahun dan mengklik icon ”view” .

Conclusion Lihat data problem

Postcondition Data problem ditampilkan.

4.4.2. Activity Diagram

Berdasarkan dari narrative use case maka dapat digambarkan aktivitas-aktivitas yang terjadi atau alur kerja dalam use case. Aliran kerja tersebut digambarkan secara grafis dengan Activity diagram. Berikut ini adalah Activity

1. Activity Diagram Login

apakah data login benar ? Sistem

Helpdesk, Manajer Operasional, Administrator

Akses

http://localhost/problem-log Menampilkan halaman login

input username, password

Klik tombol login

tidak

ya

Menampilkan halaman utama authentic user

Gambar 4.5.Activity Diagram Login

Aktivitas pada gambar 4.5 dilakukan oleh manajer operasional, administrator dan helpdesk melakukan pengisian username, password pada halaman login. Jika username, password, dan level yang dimasukkan salah, maka sistem akan menampilkan peringatan username dan password yang dimasukkan salah. Jika benar, maka user akan dapat mengakses sistem aplikasi tersebut.

2. Activity Diagram Input Problem

Helpdesk Sistem

Menampilkan form Add Problem Log Memilih menu Problem Log

mengisi form Add Problem Log

Klik tombol save

Menampilkan halaman view Problem ya

tidak

Menyimpan data problem apakah data problem lengkap ?

Gambar 4.6 Activity Diagram Input Problem

Aktivitas pada gambar 4.6 digunakan oleh helpdesk untuk mengisi dan menambah data problem. Sebelum melakukan penambahan data problem,

helpdesk telah melakukan login untuk mendapatkan hak akses. Setelah itu,

helpdesk dapat menggunakannya untuk meng-input data problem. Setelah data

dimasukkan kemudian helpdesk mengklik tombol save. Jika data yang

dimasukkan belum lengkap maka akan diberikan peringatan pada form yang belum diisi, tetapi jika data lengkap maka akan tersimpan dalam database dan menampilkan data user.

3. Activity Diagram Update Problem

Helpdesk Sistem

Menampilkan view Problem Log Memilih menu Problem Log

Mengklik tombol update pada tabel Problem Log

Merubah status problem dan memasukkan solusi problem

Menampilkan halaman tabel Problem Klik tombol save

Gambar 4.7.Activity Diagram Update Problem

Aktivitas pada gambar 4.7 digunakan helpdesk untuk merubah status

problem dan menambahkan data solusi problem. Sebelum melakukan

penambahan data problem, helpdesk telah melakukan login untuk mendapatkan hak akses. Setelah itu, helpdesk dapat menggunakannya untuk meng-update data

problem. Setelah data dimasukkan kemudian helpdesk mengklik tombol save.

4. Activity Diagram Add User

Helpdesk Sistem

Memilih menu user

Klik menu add user Menampilkan form Add user

Input data user

Klik tombol save

tidak

ya

Menyimpan data user

Menampilkan halaman view data user apakah data user lengkap ?

Gambar 4.8.Activity Diagram Input Data User

Aktivitas pada gambar 4.8 digunakan administrator untuk mengisi dan menambah data user. Sebelum melakukan penambahan data user, helpdesk telah melakukan login untuk mendapatkan hak akses. Setelah itu, helpdesk dapat menggunakannya untuk memasukkan data user. Setelah data dimasukkan

kemudian helpdesk mengklik tombol save . Jika data yang dimasukkan belum lengkap maka akan diberikan peringatan pada form yang belum diisi, tetapi jika data lengkap maka akan tersimpan dalam database dan menampilkan data user.

5. Activity Diagram View Report Helpdesk

Sistem Manajer operasional

Menampilkan report summary by month Memilih menu report

Memilih menu report summary Memilih menu report chart

Memilih menu By year Memilih menu By month Memilih menu total problem Memilih menu percentage

Memilih menu By year Memilih menu By month Memilih menu By year Memilih menu By month

Menampilkan report summary by year

Menampilkan report percentage by month

Menampilkan report total problem by year Menampilkan report total problem by month

Menampilkan report percentage by year

Gambar 4.9Activity diagram View Report Helpdesk

Aktivitas pada gambar 4.9 digunakan manajer operasional untuk melihat laporan helpdesk. Sebelum melihat laporan helpdesk, manajer operasional telah melakukan login untuk mendapatkan hak akses. Setelah itu, user dapat menggunakannya untuk melihat laporan helpdesk.

Lampiran

WAWANCARA AWAL

1. Bagaimana sistem helpdesk yang berjalan di PT. JICT ?

- Helpdesk yang dimaksud dalam perusahaan JICT merupakan helpdesk internal yang diperuntukkan bagi karyawan perusahaan yang menemui kesulitan dalam melakukan operasioanl perusahaan terutama kesulitan dalam peralatan kerja yang membutuhkan teknisi untuk

memperbaikinya.

- Jika karyawan tersebut menemui masalah, maka dia akan

menghubungi helpdesk melalui telepon atau handy talkie kemudian frontliner helpdesk tersebut akan menghubungi teknisi agar segera melakukan perbaikan sesuai informasi yang masuk ke helpdesk.

2. Apakah terdapat kendala dalam pelaksanaan sistem helpdesk selama ini ? - Ya, pada proses pencatatan. Seringkali data-data yang masuk tidak

tercatat atau malah tertulis dua kali sehingga terjadi kesulitan dalam proses perbaikan alat tersebut. Selain itu, jika diminta laporan helpdesk maka data-data helpdesk yang masuk dihitung ulang. Laporan yang masuk pun itu sulit dimengerti dan tidak jelas

3. Peralatan apa saja yang biasanya memerlukan penanganan helpdesk? - Ada bagian infrastructure yang meliputi backbone, wireless, dan

electrical. Selain bagian pager, HHT, VMT. Permasalahan yang ada pada equipment termasuk usage problem, data problem, dan hardware problem. Untuk lebih jelas nya dapat dilihat pada mindmap.

4. Siapa saja atau jabatan apa saja yang berkaitan dengan helpdesk? - Tentunya manajer operasional yang memerlukan laporan helpdesk

merangkap sebagai teknisi yang bekerja secara bergantian. Kemudian mungkin perlu administrator untuk mengelola helpdesk.

5. Apakah perlu dilakukan perbaikan dalam sistem helpdesk, dan kira-kira ingin seperti apa?

- Helpdesk yang diperlukan pada perusahaan berjalan pada LAN karena hanya dalam lingkup kecil dan penggunanya sedikit. Selanjutnya ya terserah anda saja bagaiman membuat aplikasi helpdesk agar mudah dipakai dan berguna.

Lampiran

WAWANCARA HASIL

6. Bagaimana system aplikasi helpdesk yang saya usulkan apakah telah berjalan dengan baik ?

- Yap, aplikasi helpdesk yang kamu buat telah dipakai secara rutin di perusahaan. Terima kasih banyak.

7. Apakah ada kesulitan dalam pemakaian aplikasi tersebut ?

- Sedikit, tapi mungkin hanya soal kebiasaan. Para petugas helpdesk kebanyakan telah mengerti menggunakan aplikasi helpdesk problem log.

8. Lalu perubahan yang terasa dari perpindahan system yang lama dengan yang baru apa pak ?

- Ooo banyak, misalnya, pergantian shift petugas helpdesk lebih jelas, sehingga pekerjaan helpdesk nya pun jelas siapa petugas helpdesk yang mengerjakan

- Lalu dari segi waktu, tidak perlu pengukuran yang detail, jelas dapat dipastikan dengan adanya aplikasi helpdesk ini sangat memudahkan pencatatan, memudahkan penyelesaian pekerjaan helpdesk dan mempersingkat waktu pembuatan laporan helpdesk. Laporan nya sangat mudah dimengerti oleh manajer operasional.

9. Apa ada saran dari bapak mengenai aplikasi helpdesk ini pak ?

- Mungkin helpdesk ini juga diperlukan pada bagian lain di perusahaan sehingga helpdesk ini dapat digunakan tidak hanya pada bagian operasional.