11 Faktor pendukung yang perlu diketahui dan dievaluasi dalam memilih
perangkat lunak, antara lain menyangkut dokumentasi untuk pedoman instalasi, petunjuk pengoperasian, pemeliharaan dan sebagainya.
Selain itu perlu diketahui, apakah vendor menyediakan bantuan untuk memasang perangkat lunak, pelatihan dan modifikasi sistem upgrade
sesuai perkembangan teknologi komputer, misalnya jika muncul versi baru dari perangkat lunak tersebut. Perlu juga diketahui apakah ada organisasi
pengguna user group untuk perangkat lunak tersebut.Biasanya perangkat lunak yang baik, memunculkan user group sebagai wadah tukar-menukar
pengalaman menggunakannya. Biasanya user group ini menerbitkan newsletter secara berkala, dan ada
kalanya menyelenggarakan seminar dan kegiatan lainnya.
4. Faktor Biaya
Faktor penting yang menjadi pertimbangan adalah harga dari perangkat lunak yang akan dibeli. Mahal atau murahnya harga suatu perangkat lunak
harus dipertimbangkan dengan fasilitas yang tersedia di dalamnya. Semakin lengkap fasilitasnya tentu harganyapun cenderung menjadi
semakin mahal. Untuk itu perlu dilakukan perhitungan yang cermat sesuai dengan
kemampuan anggaran perpustakaan.
5. Faktor Hukum
Salah satu faktor yang tidak boleh diabaikan dalam memilih dan membeli perangkat lunak ialah faktor hukum. Hal penting yang perlu diketahui
dalam faktor hukum adalah mencakup ada tidaknya jaminan dalam pembelian perangkat lunak tersebut. Biasanya jaminan dalam membeli
perangkat lunak selalu ada, akan tetapi tenggang waktu jaminan tersebut dapat berbeda satu dengan lainnya.
Berkenaan dengan jaminan ini, hal lain yang perlu diperhatikan ialah pengesahan kontrak, baik kontrak pembelian sistem dan kontrak
pemeliharaan sistem.
Berdasarkan uraian di atas, maka dalam pemilihan perangkat lunak yang gratis ataupun berbayar disesuaikan dengan kriteria dan faktor-faktor yang
mempengaruhi pemilihan perangkat lunak.
2.2.3. Manfaat Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan
Sistem informasi manajemen perpustakaan adalah sebuah sistem yang terintegrasi untuk menyediakan informasi guna mendukung operasi, manajemen,
dan fungsi pengambilan keputusan dalam perpustakaan.
Universitas Sumatera Utara
12 Menurut Ishak 2008, 89, manfaat dari penerapan sistem informasi pada
perpustakaan diantaranya adalah: 1.
Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan. 2.
Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna. 3.
Meningkatkan citra perpustakaan. 4.
Pengembangan infrastruktur, nasional, regional, dan global.
Menurut Supriyadi 2013, Manfaat sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat
bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi. 2.
Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung
sistem informasi. 5.
Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi. 6.
Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.
7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan
pemeliharaan sistem. 8.
Dalam organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan
sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
Dari pendapat di atas bahwa manfaat sistem informasi manajemen perpustakaan ialah efisiensi, layanan yang lebih baik, meningkatkan citra
perpustakaan dan pengembangan infrastruktur.
2.2.4. Fitur-Fitur Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan
Fitur-fitur sistem informasi manajemen perpustakaan menurut Wahono 2006, Harus mengakomodasi kebutuhan perpustakaan secara lengkap, dari
otentikasi sistem, menu utama, administrasi, security dan pembatasan akses,
Universitas Sumatera Utara
13 pengadaan, pengolahan, penelusuran, manajemen anggota, sirkulasi dan
pelaporan. 1.
Otentikasi Sistem. Sistem akan melakukan pengecekan apakah username dan password yang dimasukkan adalah sesuai dengan yang ada di
database.
2. Menu Utama. Menampilkan berbagai menu pengadaan, pengolahan,
penelusuran, anggota dan sirkulasi, katalog peraturan, administrasi dan security.
3. Administrasi, Security dan Pembatasan Akses. Fitur ini mengakomodasi
fungsi untuk menangani pembatasan dan wewenang user, mengelompokkan user, dan memberi user id serta password. Juga
mengelola dan mengembangkan serta mengatur sendiri akses menu yang diinginkan.
4. Pengadaan Bahan Pustaka. Fitur ini mengakomodasi fungsi untuk
pencatatan permintaan, pemesanan dan pembayaran bahan pustaka, serta penerimaan dan laporan reporting proses pengadaan.
5. Pengolahan Bahan Pustaka. Fitur ini mengakomodasi proses pemasukkan
data bukumajalah ke database, penelusuran status buku yang diproses, pemasukan cover bukunomer barcode, pencetakan kartu katalog, label
barcode, dan nomor punggung buku call number.
6. Penelusuran Bahan Pustaka. Penelusuran atau pencarian kembali koleksi
yang telah disimpan adalah suatu hal yang penting dalam dunia perpustakaan.
7. Manajemen Anggota dan Sirkulasi. Ini termasuk jantungnya sistem
otomasi perpustakaan, karena sesungguhnya disinilah banyak kegiatan manual yang digantikan oleh komputer dengan jalan mengautomasinya.
8. Pelaporan Reporting. Sistem reporting yang memudahkan pengelola
perpustakaan untuk bekerja lebih cepat, dimana laporan dan rekap dapat dibuat secara otomatis, sesuai dengan parameter-parameter yang dapat kita
atur.
Berdasarkan pendapat di atas bahwasanya fitur-fitur SIM Perpustakaan harus dapat memenuhi kebutuhan perpustakaan itu sendiri.
2.3. Sistem Kerumahtanggaan Perpustakaan
