13 pengadaan, pengolahan, penelusuran, manajemen anggota, sirkulasi dan
pelaporan. 1.
Otentikasi Sistem. Sistem akan melakukan pengecekan apakah username dan password yang dimasukkan adalah sesuai dengan yang ada di
database.
2. Menu Utama. Menampilkan berbagai menu pengadaan, pengolahan,
penelusuran, anggota dan sirkulasi, katalog peraturan, administrasi dan security.
3. Administrasi, Security dan Pembatasan Akses. Fitur ini mengakomodasi
fungsi untuk menangani pembatasan dan wewenang user, mengelompokkan user, dan memberi user id serta password. Juga
mengelola dan mengembangkan serta mengatur sendiri akses menu yang diinginkan.
4. Pengadaan Bahan Pustaka. Fitur ini mengakomodasi fungsi untuk
pencatatan permintaan, pemesanan dan pembayaran bahan pustaka, serta penerimaan dan laporan reporting proses pengadaan.
5. Pengolahan Bahan Pustaka. Fitur ini mengakomodasi proses pemasukkan
data bukumajalah ke database, penelusuran status buku yang diproses, pemasukan cover bukunomer barcode, pencetakan kartu katalog, label
barcode, dan nomor punggung buku call number.
6. Penelusuran Bahan Pustaka. Penelusuran atau pencarian kembali koleksi
yang telah disimpan adalah suatu hal yang penting dalam dunia perpustakaan.
7. Manajemen Anggota dan Sirkulasi. Ini termasuk jantungnya sistem
otomasi perpustakaan, karena sesungguhnya disinilah banyak kegiatan manual yang digantikan oleh komputer dengan jalan mengautomasinya.
8. Pelaporan Reporting. Sistem reporting yang memudahkan pengelola
perpustakaan untuk bekerja lebih cepat, dimana laporan dan rekap dapat dibuat secara otomatis, sesuai dengan parameter-parameter yang dapat kita
atur.
Berdasarkan pendapat di atas bahwasanya fitur-fitur SIM Perpustakaan harus dapat memenuhi kebutuhan perpustakaan itu sendiri.
2.3. Sistem Kerumahtanggaan Perpustakaan
2.3.1. Pengadaan
Pengadaan bahan pustaka merupakan ikon penting dalam penyelenggaraan perpustakaan. Kegiatan pengadaan acquisition menurut Siregar 1997, 4,
Universitas Sumatera Utara
14 Semua kegiatan yang berkaitan dengan pemerolehan bahan pustaka yang
dilakukan baik melalui pembelian, pertukaran, maupun berupa hadiah. Termasuk didalamnya kegiatan pengecekan bibliografi pre-order
bibliographic checking yang dilakukan sebelum pemesanan dan penerimaan bahan pustaka, pemerosesan faktur, dan pemeliharaan arsip
yang berhubungan dengan pengadaan .
Fungsi utama dari sistem pengadaan menurut Siregar 1997, 5 yaitu
“Pemilihan, pengecekan bibliografi bibliographic checking, pemesanan dan penerimaan bahan pustaka baru”.
1. Pemilihan.
Pemilihan bahan pustaka baru yang akan dibeli atau dipesan biasanya dilakukan oleh pustakawan atau pengguna perpustakaan. Pemilihan dapat
dilakukan dengan menggunakan sumber informasi yang tersedia seperti katalog penerbit atau katalog penjual buku.
2. Pengecekan Bibliografi.
Pengecekan bibliografi dilakukan oleh asisten pustakawan. Kartu-kartu pilihan diverifikasi dengan cara mencocokkan isi kartu dengan file
katalog, file pesanan dan file desiderata. Asisten pustakawan membuat catatan nota yang dianggap perlu pada kartu, untuk memberitahu
pustakawan bahwa suatu bahan pustaka yang dipilih telah terdapatdalam salah satu dari ketiga file tersebut. Setelah melakukan pengecekan asisten
pustakawan kemudian mengembalikan kartu-kartu tersebut kepada pustakawan.
3. Pemesanan.
Proses pemesanan dimulai dengan menerima kartu-kartu pilihan dari prosedur pemilihan. Seorang asisten pustakawan kemudian mensortir
kartu-kartu tersebut sesuai dengan urutan prioritas. Kartu-kartu tersebut dibagi ke dalam dua kelompok sesuai dengan dana yang tersedia.
Kelompok yang pertama mendapat prioritas untuk dipesan diketik ke dalam bentuk daftar dan selanjutnya di pesan.
4. Penerimaan dan Pengajuan Tuntutan.
Bahan-bahan pustaka baru dan faktur biasanya diterima bersamaan. Seorang asisten pustakawan melakukan verifikasi terhadap faktur dengan
cara mencocokkan faktur dengan mencocokkannya dengan daftar pesanan. Setelah itu, ia mencocokkan faktur dengan bahan-bahan pustaka yang
diterima. Dari uraian di atas diketahui pengadaan adalah kegiatan yang berkaitan
dengan pemerolehan bahan pustaka dan dalam meningkatkan mutu koleksi bahan
Universitas Sumatera Utara
15 pustaka dilakukan pemilihan, pengecekan bibliografi, pemesanan, penerimaan dan
pengajuan tuntutan di dalam suatu perpustakaan.
2.3.2. Pengatalogan
