Belajar dari “Teman Sebaya”

32 Kumpulan Praktik yang Baik Dalam Penyelenggaraan Pelayanan Terpadu Satu Pintu PTSP Hal itu dimungkinkan karena PTSP Provinsi memiliki akses informasi yang baik terhadap berbagai kebijakan pusat. Akses itu bisa merupakan hasil inisiatif mereka sendiri, melalui kontak langsung dengan Kementerian Dalam Negeri, maupun melalui LSM yang menjadi mitra kerja mereka baik yang ada di daerah maupun di pusat. Secara alamiah, sebagai ‘perpanjangan tangan’ pemerintah pusat, memang sudah seharusnya provinsi mempunyai akses informasi yang lebih baik daripada kabupatenkota. Contoh: Sosialisasi Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah dilakukan oleh pemerintah pusat kepada semua provinsi. Dalam kasus Jatim, PTSP Provinsi kemudian meneruskan hasil sosialisasi khususnya yang terkait dengan perizinan kepada PTSP KabupatenKota melalui Forum PTSP Provinsi. PTSP Provinsi tidak harus menjadi narasumber. Mereka juga dapat bertindak sebagai fasilitator forum dan mendatangkan narasumber yang relevan. Oleh karena itu, sebaiknya PTSP Provinsi juga mengalokasian anggaran untuk keperluan Forum PTSP Provinsi sebagai bagian dari anggaran operasional PTSP. Adanya Forum PTSP Provinsi juga penting bagi para pejabat penyelenggara PTSP yang baru saja ditunjuk. Dalam beberapa kasus, pejabat baru tidak memiliki pengetahuan yang cukup tentang PTSP. Dalam kondisi demikian, para pejabat tersebut dapat menggunakan Forum PTSP Provinsi sebagai kesempatan belajar tentang apa, mengapa dan bagaimana PTSP diselenggarakan.

3.1.7. Belajar dari “Teman Sebaya”

Sebagian daerah di Indonesia telah membentuk forum PTSP. Ada keragaman alasan pembentukan forum. Namun, secara umum, dapat dikatakan keberadaan forum dimaksudkan sebagai wadah pertemuan antara pejabat PTSP untuk membahas persoalan-persoalan yang muncul, di mana PTSP dapat saling belajar dari satu sama lain. Dalam perjalanannya, sebagian forum mampu bertahan, bahkan terus eksis menjadi sesuatu yang dibutuhkan oleh anggotanya. Sementara itu, ada pula forum yang gagal berlanjut karena berbagai sebab. 33 Kumpulan Praktik yang Baik Dalam Penyelenggaraan Pelayanan Terpadu Satu Pintu PTSP Terdapat dua tingkatan formal forum PTSP. Tingkat pertama adalah tingkat nasional, di mana anggotanya adalah PTSP provinsi dan kabupatenkota. Dua lembaga, yaitu Kemendagri dan BKPM masing-masing memiliki corak forumnya sendiri. PTSP provinsi dan kabupatenkota dapat bergabung dengan kedua-duanya atau memilih salah satu tergantung kebutuhannya sebab ada PTSP yang hanya fokus kepada aspek penanaman modal. Tingkat kedua adalah PTSP provinsi. Anggotanya adalah PTSP kabupatenkota. Oleh karena lingkupnya provinsi, biasanya PTSP provinsi ditunjuk sebagai ketua atau pengarah forum. Dengan kata lain, tanggung jawab pengelolaan dan keberlangsungan forum berada di tangan provinsi. Ini termasuk melakukan agenda setting dan penganggaran. Di lapangan ada juga variasi seperti PTSP provinsi menjadi pengarah, sedangkan salah satu PTSP kabupatenkota ditetapkan sebagai ketua. Tanggung jawab pengelolaan dan keberlangsungan kemudian dibagi di antara provinsi dan kabupatenkota. Ada persoalan mendasar yang lazim mengemuka dalam forum PTSP tingkat provinsi, yaitu apabila pemerintah provinsi sendiri belum memiliki PTSP atau telah memiliki namun belum berjalan sebagaimana mestinya. Kondisi tersebut biasanya disiasati dengan memberi peran lebih besar kepada PTSP kabupatenkota yang lebih maju, sedangkan provinsi mengambil peran mendukung. Siasat ini tentu saja tidak solutif ketika provinsi pada dasarnya tidak memberikan dukungan kepada forum maupun pengembangan PTSP itu sendiri. Terlepas dari berbagai keragaman situasi itu, Forum PTSP seperti apakah yang terbukti berhasil? Berhasil di sini tidak dimaknai sebagai hanya berupa pertemuan seremonial, tetapi sungguh-sungguh bermanfaat bagi PTSP. Dalam kerangka cara pandang tersebut, pemahaman tentang forum kemudian menjadi melampaui formalisme forum, tetapi bergerak menuju intensitas relasi dan kesediaan untuk saling berbagi di antara PTSP. Temuan di lapangan dari praktik baik forum PTSP menunjukkan terdapat dua macam forum PTSP yang berhasil. Pertama adalah forum PTSP formal yang berjalan dengan dukungan penuh pemerintah provinsi. Kedua adalah forum yang lebih dekat kepada relasi informal yang berlangsung relatif tanpa keterlibatan maksimal dari provinsi. Pada forum jenis pertama, forum formal digunakan sebagai ajang untuk mewacanakan perkembangan terbaru yang terkait dengan PTSP, baik mengenai regulasi, mekanisme kerja, kelembagaan, sumber daya manusia dan sebagainya. Forum semacam ini diisi dengan pertemuan seluruh anggota, termasuk dengan mengundang pihak terkait. Dalam pertemuan, semua pihak saling berdiskusi sambil masing-masing menjajaki kemungkinan penerapan gagasan atau wacana yang muncul dalam forum di tempatnya. Daerah yang telah menjalankan akan menceritakan pengalamannya, sedangkan daerah yang belum akan bertanya untuk mencari tahu. Forum semacam ini memberi kesempatan kepada semua untuk belajar. 34 Kumpulan Praktik yang Baik Dalam Penyelenggaraan Pelayanan Terpadu Satu Pintu PTSP Bagi petinggi PTSP, forum formal tersebut juga merekatkan hubungan dengan sesama pejabat di daerah lain. Ada banyak kisah di mana hubungan yang cair lewat pertemuan-pertemuan memungkinkan para pejabat PTSP untuk bekerjasama maupun saling berkomunikasi di luar forum. Ada saja kepala PTSP yang memanfaatkan jaringan di forum untuk menanyakan kalau-kalau PTSP lain dapat membantu menemukan solusi atas masalah yang dihadapi instansinya. Forum PTSP pun menciptakan komunitas komunikatif yang sehari-hari bergulat dengan isu yang sama. Temuan di lapangan menunjukkan efektivitas forum semacam itu cukup baik, sejauh dilakukan dengan agenda setting yang t e p a t . Sejumlah PTSP kemudian menginisiasi perubahan d i daerahnya setelah mengikuti forum. Daerah yang mengikuti forum tetapi b e l u m sepenuhnya mengoperasionalisasikan PTSP a k a n didorong untuk mulai mengambil langkah berbeda. Hal terakhir ini dialami antara lain oleh Pemkab Toraja Utara yang setelah hampir d u a tahun memiliki perda tentang perizinan akhirnya melengkapi kelembagaan dan SDM PTSP. Meski demikian, forum formal seperti ini umumnya membutuhkan dukungan pihak luar untuk melakukan agenda setting. Ini dikarenakan PTSP provinsi sendiri kadangkala masih belajar mengenai pengelolaan PTSP. Sejumlah PTSP menggandeng Kemendagri atau BKPM untuk membantu, sebagian lainnya bekerjasama dengan lembaga konsultan. Forum PTSP bisa saja tidak merancang sendiri agendanya, tetapi pembelajaran dari praktik baik di lapangan memperlihatkan bahwa forum perlu selalu membuka dan menjalin komunikasi dengan sumber informasi maupun pengetahuan tentang PTSP. Sumber ini bisa apa atau siapa saja sejauh memungkinkan forum memenuhi fungsinya untuk tempat belajar dan berdiskusi. Tanpa suplai informasi dan pengetahuan dari ‘pihak yang lebih tahu,’ forum PTSP formal menjadi rentan terjatuh kepada formalisme kegiatan. Forum kemudian menjadi sekadar pertemuan seremonial dengan agenda pembahasan yang tak jarang basi atau ketinggalan. Ketika ini terus berlanjut, pejabat PTSP pun kehilangan alasan untuk rutin mengikuti forum. Sebagai ganti, mereka hanya mengutus stafnya untuk menghadiri forum. Dengan demikian, fungsi ideal forum sebagai tempat berkomunikasi melemah. Adapun forum jenis kedua, adalah forum informal, di mana tidak ada struktur yang jelas dan peran provinsi biasanya minimal, untuk tidak mengatakan tidak ada. Peran provinsi yang minimal juga terkadang disebabkan persoalan yang dihadapi PTSP provinsi berbeda dengan yang sehari-hari dialami PTSP kabupatenkota. 35 Kumpulan Praktik yang Baik Dalam Penyelenggaraan Pelayanan Terpadu Satu Pintu PTSP Pengalaman menunjukkan PTSP kabupatenkota yang bertanya kepada provinsi kerapkali tidak memperoleh solusi karena provinsi juga tidak memiliki informasi maupun pengalaman yang relevan. PTSP provinsi umumnya lebih difokuskan pada perizinan di bidang penanaman modal, sedangkan PTSP kabupatenkota malah cenderung tidak banyak menggeluti bidang tersebut. Sebaliknya, provinsi tidak terlalu memahami perizinan ‘kecil,’ seperti SIUP, IMB dan lain-lain, yakni makanan sehari-hari PTSP kabupatenkota. Dalam hal ini, proses belajar memang lebih cocok antara sesama PTSP kabupatenkota. Dalam forum semacam ini yang berelasi akhirnya adalah satu PTSP dengan PTSP lain secara langsung. Mereka mengikat kerjasama, entah tertulis resmi maupun lisan untuk saling belajar. Karena sama-sama di tingkat kabupaten yang menangani persoalan teknis, pembelajaran yang terjadi juga menjadi terasa lebih mengena. Praktik di lapangan memperlihatkan cara berelasi dan belajar yang beragam. Ada PTSP yang mengirimkan stafnya untuk menjalani magang di PTSP yang sudah baik. Ada pula PTSP yang meminta PTSP yang sudah baik untuk mendampingi upaya pengembangan di tempatnya. Apapun model kerjasama yang dipilih, dipersyaratkan adanya PTSP yang sudah baik di wilayah bersangkutan. Tanpa itu, model ini menjadi sulit dilakukan. Di sini sudah baik tidak berarti PTSP berhenti belajar. Seorang pengelola PTSP mengungkapkan pengalamannya sebagai berikut: “Kami mengambil paparan praktik baik dari daerah-daerah. Bagus di kami belum tentu di daerah lain. Begitu juga bagus di daerah lain belum tentu di kami. Selalu masih dapat sesuatu.” Saling belajar ternyata tidak terbatas di antara PTSP dalam satu provinsi. Tidak jarang ada PTSP yang belajar ke luar provinsinya karena di wilayahnya belum ada PTSP yang dapat dijadikan rujukan. Namun, hal ini dapat dikatakan telah di luar lingkup ‘forum’ provinsi. PTSP yang saling belajar dengan PTSP di provinsi yang sama akan tetap mengikuti forum formal di wilayahnya apabila sudah ada. Namun, karena berbagai keterbatasan yang ada, keikutsertaan dalam forum formal tersebut lebih untuk menjaga relasi dengan sesama PTSP di tingkat provinsi. Guna meningkatkan mutu forum, PTSP akan mengundang pihak luar sebagai narasumber. Kehadiran pihak luar, apalagi jika dari pemerintah pusat, juga diharapkan memotivasi anggota forum untuk menjalankan agenda perubahan. Pembelajaran antar PTSP seringkali berlanjut hingga tahap yang serius, di mana PTSP yang belum baik mengadopsi sistem, SOP, maupun manual kerja di PTSP yang sudah baik. Ketika disepakati bahwa perlu pendampingan yang intensif, PTSP yang didampingi biasanya akan menyediakan anggaran yang dibutuhkan. Meski demikian, PTSP pendamping tidak mengenakan biaya jasa asistensi. PTSP pendamping akan mengutus staf teknis untuk secara periodik memeriksa kemajuan. 36 Kumpulan Praktik yang Baik Dalam Penyelenggaraan Pelayanan Terpadu Satu Pintu PTSP Relasi yang langsung dan cair semacam itu membuat setiap PTSP juga berkomunikasi dalam aktivitas sehari-hari. PTSP yang sudah baik dijadikan tempat bertanya tentang bermacam hal, termasuk informasi terbaru mengenai PTSP. Ada daerah di mana antar PTSP tidak terdapat kesepakatan kerjasama, tetapi komunikasi tetap dilakukan pada berbagai kesempatan. Pengelola PTSP membagikan pandangan pihaknya mengenai bantuan bagi PTSP yang belum baik melalui wadah forum demikian: “Kami mau karena kami ingin menciptakan satu visi PTSP, yaitu orang masuk provinsi ini bisa dilayani dengan satu sistem. Bisa online sama. Ini semestinya provinsi yang memikirkan. Ini perasaan yang sama di kabupatenkota. Investor masuk, syaratnya sama semua, tapi inikan tidak mudah.” “Begitu ada daerah bilang mau punya sistem layanan seperti di kami, mereka bilang sudah kami ikut kalian saja, kami bilang kalau begitu pakai saja. Akhirnya syarat dan sistemnya sama. Tidak ada imbalan apa-apa untuk kami. Perangkat mereka sediakan sendiri. Mereka hanya beri uang lelah untuk staf teknis tim IT.” PTSP Kubu Raya merupakan salah satu PTSP yang menjadi teman belajar bagi PTSP lain. Belakangan ini, mereka memfungsikan situs web untuk menyampaikan informasi terbaru mengenai PTSP yang tidak saja dapat dibaca oleh pihak luar, tetapi juga sesama PTSP. Situs web tersebut diperbarui secara rutin. Selain situs web, Kubu Raya menggunakan media sosial Facebook, juga situs blog. “Kami sampaikan kepada teman-teman PTSP kabupaten kota bahwa mereka bisa mengakses website kami untuk memperoleh informasi. Kalau ada hal tertentu yang belum dimengerti, kami persilakan mengontak kami,” kata seorang pengelola PTSP Kubu Raya. Kubu Raya bersedia memberikan contoh dokumen bila diminta. Forum PTSP yang baik mampu bertahan karena ada kesediaan untuk saling berbagi. Ada keterbukaan dan kerendahan hati untuk mendengarkan dan membantu. Forum menjadi tempat bagi PTSP untuk mencari tahu bagaimana mereka dapat mencapai kinerja yang lebih baik, pun ketika dukungan dari pemda masing-masing dirasakan kurang memadai. Mereka bisa saja mencari informasi ke BKPM atau Kemendagri, atau pihak lain dengan kewenangan dan pengetahuan yang melampaui mereka. Namun, yang dialami oleh PTSP yang saling belajar dengan sesama PTSP sejenis berbeda. Dengan bertanya kepada yang konteksnya kurang lebih sama dan telah menjalani sendiri, PTSP bisa berharap mendapatkan informasi yang lebih sesuai dengan masalah spesifik yang dihadapinya. 37 Kumpulan Praktik yang Baik Dalam Penyelenggaraan Pelayanan Terpadu Satu Pintu PTSP

3.2. Aspek Teknis