Membentuk Tim Teknis yang Efektif

37 Kumpulan Praktik yang Baik Dalam Penyelenggaraan Pelayanan Terpadu Satu Pintu PTSP

3.2. Aspek Teknis

3.2.1. Membentuk Tim Teknis yang Efektif

Sebagaimana disampaikan di bagian awal buku ini, salah satu ciri utama PTSP adalah keberadaan Tim Teknis yang terdiri dari unsur-unsur SKPD Teknis tetapi bekerja di bawah koordinasi Kepala PTSP. Dengan adanya Tim Teknis, koordinasi kelembagaan antara PTSP dengan SKPD dalam pemrosesan izin tidak perlu lagi secara langsung, cukup melalui Tim Teknis. Dalam praktik, tidak mudah membentuk Tim Teknis yang efektif. Dalam beberapa kasus, SKPD Teknis enggan mengirim orangnya untuk bertugas sebagai anggota Tim Teknis dengan berbagai alasan. Dalam beberapa kasus lain, Tim Teknis ada, tetapi tidak diberi kewenangan yang cukup, sehingga dalam pemrosesan izin masih diperlukan rekomendasi teknis yang harus ditandatangani oleh Kepala SKPD. Hal seperti itu tentu saja menyebabkan pemrosesan izin memakan waktu labih lama, karena meskipun sudah ada PTSP, tetapi pemrosesan izin lebih mirip dengan sistem pelayanan satu atap. Kabupaten Aceh Selatan adalah contoh daerah yang mampu membentuk Tim Teknis yang efektif untuk PTSP-nya. Tim Teknis dibentuk melalui SK Bupati dan beranggotaan unsur-unsur dari dinas. Orang yang terlibat dalam Tim Teknis adalah mereka yang mendapat mandat dan penugasan dari Kepala SKPD untuk bertindak untuk dan atas nama SKPD dalam pemrosesan izin. Jika ada permohonan izin yang membutuhkan survei lapangan, Kepala PTSP mengundang Kepala SKPD yang relevan untuk memutuskan apakah benar diperlukan survei lapangan atau tidak. Jika dalam pertemuan tersebut disimpulkan bahwa memang diperlukan tinjauansurvei lapangan, maka Kepala PTSP akan menugasi Tim Teknis dari unsur SKPD terkait untuk melaksanaan survei lapangan tersebut. Setelah survei lapangan dilakukan, Tim Teknis membuat Berita Acara Pemeriksaan BAP yang pada intinya berisi kesimpulan apakah permohonan izin tersebut layak diproses lebih lanjut atau tidak. 38 Kumpulan Praktik yang Baik Dalam Penyelenggaraan Pelayanan Terpadu Satu Pintu PTSP Mekanisme kerja Tim Teknis tersebut di atas memperlihatan bahwa rekomendasi teknis dari Kepala SKPD tidak diperlukan lagi, cukup dari Tim Teknis. Hanya saja, perlu dicatat bahwa khusus untuk izin-izin bidang kesehatan masih membutuhkan rekomendasi dari Kepala Dinas Kesehatan, karena ada Peraturan Menteri Kesehatan yang mensyaratkan rekomendasi hal itu. Sejak tahun 2014, anggaran untuk Tim Teknis berasal dari KPPT. Total anggaran untuk pelaksanaan tinjauan lapangan per tahun adalah sekitar Rp 80 juta. Dalam satu minggu Tim Teknis melakukan satu hingga dua kali survei lapangan dengan model pendekatan per wilayah untuk beberapa izin yang sedang diproses. Hal ini dilakukan dalam rangka meningkatkan efektivitas dan efesiensi waktu dan biaya, terutama untuk lokasi izin yang relatif jauh. Tim Teknis yang melakukan survei ke lapangan biasanya eselon berasal dari pejabat eselon IV bahkan kadang-kadang eselon III didampingi sejumlah staf. Hambatan dalam pelaksanaan tim teknis secara umum adalah keterbatasan sarana dan prasarana untuk melakukan kunjungan ke lapangan. Kendaraan operasional yang digunakan untuk survei lapangan terbatas, yaitu satu unit mobil dan empat unit sepeda motor. Hal itu pula yang menjadi pendorong dilakukannya tinjauan lapangan dengan sistem wilayah bukan satu izin satu tinjauan, karena dengan demikian penggunaan kendaraan menjadi lebih efisien. Masalah dukungan SKPD Teknis yang menjadi kendala di banyak daerah tidak dihadapi oleh PTSP Aceh Selatan. Ada beberapa faktor yang menjadi menyebabkan tidak ada masalah dalam hal koordinasi dengan SKPD di Aceh Selatan, yaitu: • SKPD Teknis dilibatkan dalam penyusunan SOP, sehingga tercapai kesamaan pemahaman dan persepsi serta kesepakatan bersama terkait standar waktu, persyaratan dan prosedur pelayanan, termasuk di dalamnya tugas, peran dan fungsi Tim Teknis. • Pendekatan persuasif dan kekeluargaan dengan cara mendatangimengunjungi SKPD Teknis oleh kepala KPPT sehingga mereka merasa dihargai dan diakui eksistensinya • Dukungan dan komitmen yang kuat dari pimpinan bupati terhadap PTSP KPPT Aceh Selatan yakin bahwa SKPD memiliki komitmen dan tanggung jawab yang tinggi terhadap izin yang diterbitkannya. Tanggung jawab muncul karena itu sesuai dengan tupoksinya, bahwa pengawasan, pembinaan dan pengendalian masih menjadi kewenangan SKPD. SKPD merasa bahwa PTSP beserta Tim Teknis sebagai salah satu perangkatnya saling mendukung dengan SKPD. Selain itu, adanya Undang-Undang Aparatur Sipil Negara menjadi motivasi bagi pegawai. Semakin bagus kinerja seseorang, maka akan semakin banyak tugas dan pekerjaannya sehingga dapat meningkatkan pendapatan dan kesejahteraannya.

3.2.2. Menyusun SOP dan Standar Pelayanan yang Baik